訪問看護ステーションに主治医から届く訪問看護指示書を読み取り、指示期間・病名・指示内容を利用者ごとの台帳にそろえて、期限切れ間近と記載の欠けを拾う

処理の起点を決める

受付フォルダへの保存を、Apps Script の時間主導型トリガーで数分おきに見に行きます。 インストール型トリガーの一覧には、スプレッドシートの編集やフォームの送信を起点とするものはありますが、ドライブのフォルダへのファイルの追加を起点とするものはありません。 そのため、最短1分ごとから設定できる時間主導型のトリガーで、新しいファイルを探します。実行の時刻はわずかにずれることがあるとされています。

数分の遅れは問題になりません。 期限の管理は日単位です。

処理が終わったファイルは処理済みのフォルダへ移します。移すのは、確認待ちのシートへの書き出しまで成功したときだけです。 受付フォルダに残っている数が、そのまま未処理の数になります。

FAXと原本は別のファイルとして扱います。 同じ指示書が2回入ってくることを前提にし、重複は後段で見つけます（前処理の6番）。

入力データを集める

質を決めるのは、下の3つです。 利用者台帳に生年月日が無いと、同姓同名の利用者を分けられません。指示書台帳に前回の期間が無いと、つながりを計算する相手がありません。 主治医の書式の表が無いと、独自書式の指示書で期間の欄を取り違えます。

データの取得方法を決める

文字の唯一の置き場所は text です。 処理結果の説明では、text が文書の文字の source of truth とされ、ほかの要素は textAnchor の開始・終了の位置でそこを指します。値を写すときは、必ず textAnchor から text を引いて写し、別の要素の文字を組み合わせて作らないようにします。

チェックボックスは、フォームのフィールドの中なら valueType が filled_checkbox／unfilled_checkbox として返ります。 ただし、この様式の多くは□ではなく選択肢を○で囲む書き方です。○の位置は信頼度の低い文字の重なりとして返るか、何も返らないことがあるため、選択の欄は「要目視」として扱い、AIに値を決めさせません。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDF、TIFF、JPEG、PNG などの対応形式であることを確かめます。複合機の既定の保存形式を先に確かめておきます
2. 解像度の確認 … 公式のページでは、スキャンは最低200dpi、300dpi以上が一般に最もよいとされています。FAXの受信画像はこれを下回ることが多いため、FAXの画像は「仮の読み取り」として扱います
3. ページ数の確認 … Form Parser のオンラインの処理は1回の要求で15ページまでです。指示書は1〜2枚ですが、まとめてスキャンされたものは分けます
4. ファイルサイズの確認 … オンラインの処理は40MBまでです
5. 向きと傾きの補正 … FAXは横向きや逆さで届くことがあります。向きを直してから渡します
6. 重複の検知 … 同じ利用者・同じ指示日・同じ医療機関のものが直近にあれば、FAXと原本の組として結び付けます
7. 個人情報の範囲の確認 … 指示書以外の書類（診療情報提供書など）が混ざっていないかを、1ページ目の題名の文字で確かめます

2番目と6番目は組で考えます。 FAXで先に読み取った値は、原本が届いたら原本の読み取り結果で上書きし、どの欄が変わったかを記録します。 FAXの段階では「仮」の印のまま台帳に載せず、期限の拾い出しにだけ使います。

AIに処理させる

させるのは、OCRの結果を台帳の項目に当てはめ、それぞれに状態の印を付けることです。 期間の計算や上限の確認はさせません。

状態の印は4つです。 ok は値が読めて項目として解釈できるもの、missing は値が無いもの、unreadable は文字は検出されたが信頼度が低いもの、ambiguous は候補が複数あるものです。missing は主治医への確認、unreadable は原本の到着待ちか送り直しに回ります。

3行目は特に守らせます。 「特記すべき留意事項」には薬の相互作用やアレルギーの既往が書かれます。

指示内容を固定する

あなたは訪問看護ステーションの事務で、主治医から届いた指示書を
台帳の項目に書き写す立場です。
OCRが返した読み取り結果だけを見て、書かれているとおりに写してください。

【写す項目】
1. 指示書の種類の候補（訪問看護指示書／在宅患者訪問点滴注射指示書／特別訪問看護指示書）
2. 訪問看護指示期間（開始日・終了日）
3. 点滴注射指示期間（開始日・終了日）
4. 患者氏名・生年月日
5. 主たる傷病名（1）〜（3）
6. 装着・使用医療機器等（番号と、サイズ・交換の間隔）
7. 留意事項及び指示事項（原文のまま）
8. 緊急時の連絡先・不在時の対応
9. 指示日・医療機関名・医師氏名

【status の選び方】
- ok ......... 値が読み取れており、その項目として解釈できる
- missing .... 値が無い。項目名だけがあって値が空の場合も missing
- unreadable . 文字は検出されているが信頼度が低く、値として確定できない
- ambiguous .. 値の候補が複数あり、1つに決められない
迷ったときに ok を選ばないでください。

【厳守事項】
- 記載がなければ「不明」とし、status を missing にしてください。
  前回の指示書や他の欄から補って埋めないでください。
- 訪問看護指示期間と点滴注射指示期間を混ぜないでください。
  どちらの欄に書かれた日付かが分からないときは ambiguous です。
- 日付は書かれた年号・書き方のまま value に入れてください。
  西暦への変換、終了日の計算、期間の長さの計算はしないでください。
- 病名・薬剤名・用量は書かれた文字のまま写してください。
  言い換え、略語の展開、誤字と思われる箇所の修正をしないでください。
- 留意事項及び指示事項は要約せず、全文を写してください。
- ○で囲む選択（指示書の種類、寝たきり度、認知症の状況、要介護認定の状況）は、
  候補を candidates に挙げるだけにし、status を ambiguous にしてください。
- evidence には、判定の根拠にした文字列をそのまま写してください。
- confidence は OCR が返した値をそのまま入れてください。
- 指示の内容が適切かどうか、訪問を続けてよいかは書かないでください。
- 指示書でない書類と判断した場合は、写さずに document_type に種類を書いてください。

【読み取り結果】{ocr_result}
【この医療機関の書式の型】{form_profile}

「期間を計算しない」を明記しないと、終了日が空欄の指示書に「開始日から6か月後」を入れてきます。 上限は6か月でも、主治医が6か月と書いたとは限りません。書かれていない終了日は missing として主治医に確かめるもので、埋めた瞬間にその確認が消えます。

○で囲む選択を ambiguous に固定しているのも同じ理由です。 AIに選ばせると、もっともらしい1つを選びます。選択の欄は、人が画像で1回見れば済む欄です。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Claude API の構造化出力では、output_config.format に json_schema を渡してこの形に固定します。オブジェクトには additionalProperties: false が必要です。

{
  "file_id": "",
  "document_type": "home_nursing_order",
  "order_type_candidates": ["visit_nursing", "iv_infusion", "special_visit"],
  "patient": {
    "name": { "status": "ok", "value": "", "confidence": 0, "evidence": "" },
    "birth_date": { "status": "ok", "value": "", "confidence": 0, "evidence": "" }
  },
  "fields": [
    { "item": "visit_period_start", "status": "ok | missing | unreadable | ambiguous",
      "value": "", "confidence": 0, "evidence": "", "candidates": [] }
  ],
  "instructions_fulltext": "",
  "source_channel": "fax | original"
}

fields の item は visit_period_start ／ visit_period_end ／ iv_period_start ／ iv_period_end ／ diagnosis_1〜diagnosis_3 ／ devices ／ emergency_contact ／ absence_response ／ order_date ／ institution ／ physician などです。

構造化出力を使う理由は3つあります。 1つ目は、期間の欄を別々の項目に固定できることです。自由文で返させると、訪問看護と点滴の期間が1つの文に混ざります。2つ目は、status を後段の規則がそのまま読めることです。3つ目は、evidence と confidence で確認が速くなることです。

公式のページでは、列挙の値の大文字・小文字が変わることがあるとされているため、status の比較は大文字・小文字を区別せずに行います。 max_tokens で打ち切られたときはスキーマに合わない出力になりうるので、検証に通らない出力は確認待ちに回します。

後段の Apps Script が付ける印は次のとおりです。

システムへ連携する

指示書台帳へは、人が確定した行しか書き込みません。 確認待ちのシートと台帳を分けるのは、未確認の値が期限の一覧に混ざらないようにするためです。 FAXの仮の読み取りだけは、期限間近の拾い出しにだけ使い、台帳の値は原本で確定させます。

記録・請求のソフトには書き込みません。 請求に関わる値を自動で書き換える経路を持たないことで、読み取りの誤りが請求まで進むことを防ぎます。 事務は、確定した台帳を見ながらソフトに入力します。2重入力は残りますが、どちらが正しいかは台帳で決まるようになります。

人が確認する

人が開くのは、印の付いた行と、指示書の種類の確定だけです。

1. 指示書の種類を確定する … 全件で行います。○の位置を画像で見て、候補から選びます。1通あたり数秒の作業です
2. 要目視の行を見る … unreadable と ambiguous の欄を、画像の該当箇所と見比べて値を直します
3. 期間の切れ目と上限超えを管理者が見る … 切れ目がある場合、その間に訪問の予定が入っていないかを確かめます
4. 記載の欠けを主治医に確かめる … 依頼の文面の下書きを見て、管理者が送るかを決めます
5. 直した欄を記録する … どの欄を、何から何に直したかを残します

3番目は管理者が見ます。 訪問の計画に関わる判断だからです。

目標は、90通をならして1通6分です。 種類の確定は数秒、印の無い行は流し見で終わり、時間を使うのは要目視と主治医への確認が要る行だけという想定です。

例外に対処する

上から3行目は、自動で行を作らないことが大事です。 氏名の読み違いで新しい利用者の行ができると、本来の利用者の期限の一覧から、その指示書が抜けます。

記録を残す

• 指示書の画像（FAXと原本の両方）と、受け取った日・経路
• OCRが返したJSONの全文
• AIの出力（fields、status、evidence、confidence）
• 人が直した欄の記録 … どの欄を、何から何に直したか、誰が確定したか
• 期間の切れ目と上限超えについて、管理者が行った判断と主治医への依頼の日付
• 医療機関ごとの unreadable の発生率

4つ目が、AIの使い方を直す材料になります。 同じ医療機関の同じ欄で直しが続くなら、主治医の書式の表にその欄の位置を書き足します。

最後の行は、医療機関に送信の解像度を上げてもらう相談の材料になります。