機関投資家・証券会社から届くIR面談の依頼メールを分類し、希望日時・面談相手・関心テーマを抜き出して担当の予定表に回す

処理の起点を決める

IR窓口のメールアドレスに「IR/面談依頼」のラベルが付いたことを起点にします。 ラベルは Gmail のフィルタで付けます。条件は、件名に「面談」「ミーティング」「meeting」「1on1」「conference」などを含むもの、または証券会社と運用会社のドメインから届いたものです。拾いすぎは構いません。 面談の依頼でないものは、AIが not_meeting に分類して受付の一覧から外します。

シナリオの実行間隔は15分にします。 決算の後の山の時期でも、依頼が届いてから1時間以内に受付の一覧に載れば、当日中に返事ができます。

処理が終わったメールには「IR/受付済」のラベルを付け、「IR/面談依頼」のラベルを外します。 外すのは、面談台帳への書き込みと仮押さえが両方とも成功したときだけです。「IR/面談依頼」のラベルが残っているメールの数が、そのまま未処理の数になります。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん下の関心テーマの一覧です。 一覧を渡さずに抜き出させると、第3章の（d）と同じく「中計」「中期経営計画」「中計の進捗」がばらばらに入ります。一覧から選ばせ、どれにも当たらないものは原文のまま other_topics に入れます。 後から投資家ごとの関心を数えられる台帳にするためです。

沈黙期間の表は、IR課が決算の日程を決めた時点で更新します。 開始日と終了日のほかに、例外として受けてよい依頼（すでに約束していた面談の取り消しの連絡など）を備考に書いておきます。

データの取得方法を決める

メールは Watch emails で取り出し、本文はプレーンテキストで受け取ります。 HTML のメールは表の崩れたテキストになることがあるので、HTML とテキストの両方がある場合はテキストの側を使います。 添付ファイルはこの段階では読みません。証券会社の依頼に添付される投資家のプロフィールの資料は、担当者が受付の一覧から開きます。

投資家の一覧と面談台帳は、Google スプレッドシートの Search Rows で引きます。 引く順は、差出人のドメインが先、AIが抜き出した会社名が後です。会社名から先に引くと、「〇〇 Asset Management」と「〇〇 Investment Management」のような名前の揺れで外れます。 面談台帳は、引いた投資家の過去12か月分の行だけを取ります。

予定表の空きは、Get Free/Busy Information で調べます。 調べる対象は、IR課の3名の予定表と、依頼に面談相手として書かれていた役員の予定表です。希望日時の候補ごとに、前後30分を含めた枠で空きを見ます。 面談の前後には移動と準備が要るからです。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用部分の切り離し … 返信のメールでは、過去のやり取りが本文の下に引用されています。「On … wrote:」「-----Original Message-----」「〇〇 様からのメッセージ」などの区切りより下を切り離し、最新の本文だけをAIに渡します
2. 署名の切り分け … 署名の部分は切り離さず、本文と分けて渡します。依頼元の会社名と担当者は、署名から取るのがいちばん確実です
3. 同じスレッドの確認 … スレッドIDが面談台帳の受付IDに結び付いていれば、日程の変更か取り消しの可能性が高いので、その受付の内容を添えます
4. 受信日時の付与 … 「来週火曜」「明後日」のような相対的な日付を解釈できるよう、受信日時（日本時間）と曜日を入力に添えます

1番目を省くと、日程の変更が新規の依頼として二重に登録されます。 引用部分には前回の候補日時が残っていて、AIはそれも希望日時として拾うからです。3番目のスレッドの確認とあわせて、二重の受付を防ぎます。

AIに処理させる

させるのは、依頼の種類を1つ選び、決まった項目を本文から写すことだけです。 種類は次の6つです。

抜き出す項目は次のとおりです。

希望日時のタイムゾーンを「写す」だけにしているのが、いちばん大事な点です。 「9am HKT」なら HKT と写し、日本時間に直すのはワークフローの日付関数です。 換算までAIにさせると、計算の誤りと読み取りの誤りの区別がつかなくなります。

指示内容を固定する

あなたは上場会社のIR課で、IR窓口に届いたメールを受け付ける担当です。
メールに書かれていることだけを写してください。推測で補わないでください。

【手順】
1. このメールの種類を、次の6つから1つ選んでください。
   new_meeting / reschedule / cancel / conference /
   survey_or_media / not_meeting
   迷ったときは new_meeting ではなく、近いほうを選んだうえで
   needs_review を true にしてください。
2. 依頼元（メールを送ってきた会社と担当者）と、投資家（面談を
   希望している運用会社と担当者）を分けて写してください。
   同じ会社であれば、両方に同じものを入れてください。
3. 希望日時を、候補ごとに分けて写してください。
   日付、開始時刻、終了時刻、書かれていたタイムゾーンの表記を
   そのまま入れてください。
4. 希望する面談相手を、書かれていた肩書のまま写してください。
5. 関心テーマを、関心テーマの一覧から選んでください。
   一覧に無いものは、原文のまま other_topics に入れてください。

【厳守事項】
- 日時を日本時間に換算しないでください。書かれていた時刻と
  タイムゾーンの表記をそのまま入れてください。
- タイムゾーンが書かれていない時刻は、timezone を
  unspecified にしてください。日本時間だと決めつけないでください。
- 「来週火曜」のような書き方は、受信日時をもとに日付を書き、
  原文の言い方を raw_text に残してください。
- 誰が面談に出るべきかを書かないでください。
- 投資家の重要度や、投資方針を推測しないでください。
- 引用されている過去のメールの日時を、新しい希望日時として
  扱わないでください。
- 1通に複数の投資家の依頼が入っている場合は、requests に
  投資家ごとに分けて入れてください。

【受信日時（日本時間）と曜日】{received_at}
【同じスレッドの受付の内容（あれば）】{thread_context}
【関心テーマの一覧】{topic_list}
【署名】{signature}
【本文】{body}

「日本時間だと決めつけない」を明記しないと、タイムゾーンの無い時刻はほぼ全部が日本時間として扱われます。 海外の担当者は自分の地域の時刻で書くことが多く、書かれていないことと日本時間であることは別です。 unspecified を受け付けの段階で拾えば、担当者が返事の中で確かめられます。

出力形式を固定する

構造化出力で、次の形のJSONを受け取ります。

{
  "message_id": "",
  "type": "new_meeting | reschedule | cancel | conference | survey_or_media | not_meeting",
  "sender": { "company": "", "person": "" },
  "requests": [
    {
      "investor": { "company": "", "person": "" },
      "slots": [
        { "date": "2026-10-20", "start": "09:00", "end": "10:00",
          "timezone": "HKT | unspecified", "raw_text": "" }
      ],
      "requested_attendees": ["CFO"],
      "format": "in_person | online | phone | unspecified",
      "language": "ja | en | interpreter_needed | unspecified",
      "topics": ["mid_term_plan"],
      "other_topics": [""]
    }
  ],
  "needs_review": false
}

1つ目の理由は、requests で1通に入った複数の依頼を分けて持てることです。 面談台帳には requests の要素を1行ずつ書き、メールのIDで結びます。証券会社のまとめた依頼も、投資家ごとの受付として並びます。

2つ目は、type と timezone を決まった値に絞れることです。 構造化出力のスキーマで enum を使うと、決めた種類以外の値が返ってきません。 Claude API の構造化出力では、オブジェクトの additionalProperties を false にする必要があり、数や長さの制約はサポートされないとされています。候補日時の数の上限は、受け取った後にワークフローで確かめます。

3つ目は、raw_text で確認が速くなることです。 担当者は、換算後の日時と原文の書き方を並べて見られます。ワークフローの側で、raw_text が本文にそのまま含まれるかを確かめ、含まれなければ needs_review を立てます。

ワークフローは、このJSONに次の列を足して面談台帳に書きます。

システムへ連携する

仮押さえは、IR課の担当者の予定表にだけ入れます。役員の予定表には入れません。 役員の予定表に入れるのは、面談相手と日時が決まってからです。仮押さえの件名は「【仮】面談依頼：会社名」とし、説明欄に受付IDを書きます。

conference には仮押さえを入れず、cancel も自動では消しません。 取り消しを読み違えて予定を消すと、相手が来たときに誰もいない、ということが起きます。

人が確認する

担当者が毎朝と午後に1回ずつ、受付の一覧を見ます。 並べ方は、沈黙期間に当たるもの、needs_review のもの、候補日時の近いものの順です。

1. in_quiet_period のものを先に見る … 沈黙期間に入る日時の依頼は、期間後の候補を出すか、見送るかを決めます
2. timezone が unspecified のものを見る … 返事の中で、どの時間帯の時刻かを確かめます
3. 面談相手を決める … 希望された肩書と、面談台帳の前回の出席者を見て、出席する役員を決めます
4. 返事を書く … 候補の日時と出席者を書いて、依頼元へ送ります
5. AIの分類を直したら記録する … type や topics を直した場合は、元の値と直した値を台帳の別の列に残します

目標は、150件をならして1件4分です。 種類と候補日時と空きがそろった状態で一覧が並ぶので、担当者の仕事は判断と返事に絞られます。

例外に対処する

上から3行目は、運用の穴を拾うための行です。 沈黙期間の表が更新されていないと、すべての依頼が clear として通ってしまいます。表に行が無いことを clear と扱わず、unknown として止めます。

記録を残す

• 元のメール（Gmail に残し、受付IDとメールのIDを台帳に書く）
• AIが返したJSONの全文と、呼び出した日時
• ワークフローが足した列（日本時間の候補日時、沈黙期間、空き、前回の面談）
• 人が type・topics・出席する役員を決めた・直した記録
• 返事を送った日時と、確定した面談の日時
• 見送った依頼と、その理由（沈黙期間、日程が合わない、など）

最後の行は、第3章の（c）で記録が残らなかった機会のためです。 四半期ごとに見ると、決算後のどの週に受けきれていないかが分かります。