社会保険労務士事務所の職員から出る「この手続きはどの様式でいつまでに出すか」の質問に、日本年金機構・ハローワークの手引きと事務所の手順書を根拠に答える

処理の起点を決める

起点は、職員が事務所内のチャット画面で顧問先を選び、質問を送ったことです。 画面は事務所の ID でログインした職員と社会保険労務士だけが使い、顧問先は使いません。 顧問先・事案の種類・事実の日付を選ばないと送信できない作りにします。

顧問先は、顧問先の台帳の一覧から選ばせます。 質問の文に顧問先の名前を書かせると、同じグループの似た名前の顧問先を取り違える余地が残ります。顧問先のコードを画面で確定させます。

事実の日付は、入社日・退職日・扶養に入った日を入れます。 日付が分からないうちに聞くときは空でもよく、その場合は期限の日付を出さずに起算の文だけを返します。1件の事案は1つのセッションで続け、「その人は70歳以上だった」と聞き足すと同じセッションで絞り直します。別の顧問先の事案は、新しいセッションで始めます。

入力データを集める

質を決めるのは、文書ごとのメタデータです。 文書ごとに、出どころ（年金機構／雇用保険／健康保険組合／事務所）、対象の保険者、手続きの区分（取得／喪失／扶養／変更）、取得日、資料の更新日を付けます。健康保険組合の手引きには、その組合のコードを付け、その組合に加入している顧問先の質問でだけ引かれるようにします。

事務所の期限表は、検索の文書とは別に持ちます。 届書の名前、起算の仕方（当日／翌日／翌月）、日数か日付、根拠の条と資料を1行ずつ並べた表で、社会保険労務士が作って確かめます。 期限の日付は、この表だけから計算します。

データの取得方法を決める

公開資料は、ページとPDFを取得して Cloud Storage に置き、取得日付きでデータストアへ取り込みます。 年金機構のページには更新日が書かれており、取得のたびに更新日が変わったページだけを取り込み直します。法令は e-Gov 法令検索の法令API から条文を取得し、条ごとに分けて入れます。

絞り込みの式は、保険者と手続きの区分で書きます。 項目を索引可能にしておけば、insurer: ANY("kyokai", "all") AND procedure: ANY("acquire") のように、協会けんぽの顧問先の、資格取得の資料を引けます。all は年金機構の資料や法令のように、保険者を問わない文書に付けます。索引可能にしても絞り込みに使えない項目があるとされているので、 項目ごとに確かめます。

保険者と手続きの区分は、台帳と画面の値を中継プログラムが式に入れます。 モデルにも職員にも書かせません。

AIへ渡す前に整形する

1. 公開資料の写しを取る … 年金機構の届書ごとのページ、詳細説明のPDF、記入例を取り、取得日と更新日を付けます
2. 法令を条ごとに分ける … 雇用保険法施行規則の第6条・第7条など、手続きの期限を定めた条を1条ずつ入れます
3. 健康保険組合の手引きを組合ごとに分ける … 組合のコードを付け、組合の手引きどうしを混ぜません
4. 事務所の手順書に事案を書き足す … 先輩の職員と社会保険労務士に聞き、70歳以上の入社、退職後すぐの再雇用などの進め方を書きます
5. 期限表を作る … 届書ごとに起算の仕方と根拠を1行にし、社会保険労務士が確かめます
6. 顧問先の従業員の情報を入れない … 手続きの記録は、従業員の氏名とマイナンバーに関わるので取り込みません
7. 見出しを断片に含める … データストアの作成時に分割を有効にし、includeAncestorHeadings を有効にします

5番目は、検索とは別の作業です。 期限の日付を計算する規則を、モデルの読み取りに頼らず、人が根拠の条を読んで決めた表にします。届書の数は数十で、一度作れば改正のたびに直すだけです。

7番目は、データストアを作る前に決めます。 分割はデータストアの作成後に有効にも無効にもできず、見出しを含める設定は既定では無効です。 「5日以内」とだけ書かれた断片は、見出しが無いとどの届書の期限か分かりません。 分割の大きさは100〜500トークンで、既定は500です。

AIに処理させる

させるのは、質問の事案に当たる届書を資料から見つけ、届書ごとに決まった項目に分けて、根拠付きで並べることです。 期限の日付の計算と、届書の記入はさせません。

answer メソッドの設定は次のようにします。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「翌月10日まで」と「翌日から起算して10日以内」を並べて日付を出させると、どちらかを取り違えた日付が、正しい形で出てきます。 日付は表示されているだけで信じられやすいので、モデルには出させません。

指示内容を固定する

answer メソッドの preamble に、次の指示を入れます。

あなたは社会保険労務士事務所の手続き課で、職員の手続きの確認を手伝う立場です。
選ばれた顧問先の事案について、必要な届書と、提出先・期限・添付書類の根拠を
検索結果の資料から探します。読むのは事務所の職員です。

【答え方】
1. 届書ごとに、次の項目を分けて書いてください。
   届書の名前／提出する人と提出先／期限の起算の文／提出方法／添付書類／事務所での進め方
2. 期限は、資料と条文の文のまま写してください（例：「事実発生から5日以内」）。
3. 根拠にした資料の出どころ（年金機構／雇用保険の法令／健康保険組合／事務所）、
   ページ名または条、資料の更新日を書いてください。
4. 健康保険と雇用保険のように出し先が違う届書は、分けて並べてください。

【厳守事項】
- 検索結果の資料に書かれていることだけで答えてください。
  あなたが覚えている様式名や期限で補わないでください。
- 期限の日付を計算しないでください。「何月何日まで」と書かないでください。
- 「この届書は不要です」と言い切らないでください。
  要件に当たるかが事実次第のときは、確かめる事実を並べてください。
- 資料どうしで期限や提出先が食い違うときは、どれが正しいかを決めず、
  食い違う箇所を並べて「社会保険労務士の確認が要る」と書いてください。
- 期限を過ぎた届出について、問題ないと書かないでください。

「何月何日まで、と書かない」を明記しないと、親切に日付を足します。 事実の日付が質問に書かれていれば、モデルは計算した日付を「参考」として付けます。日付は期限表から出した値が画面の別の欄に並ぶので、モデルの日付は二重になり、食い違ったときにどちらを信じるかで迷います。

「覚えている様式名で補わない」も明記します。 届書の名前は改正で変わることがあり、モデルが覚えている名前は、取り込んだ資料の名前と違うことがあります。

出力形式を固定する

answer メソッドの応答を、中継プログラムが期限表と合わせて次の形に整え、画面と記録に渡します。

{
  "query_id": "",
  "session_id": "",
  "staff_id": "",
  "client_id": "C0412",
  "insurer": "kyokai | kumiai",
  "event": { "type": "hire | leave | dependent | change", "date": "2026-10-01" },
  "question": "",
  "filings": [
    { "form_name": "", "submit_to": "", "deadline_text": "",
      "deadline_rule_id": "", "deadline_date": "",
      "methods": [""], "attachments": [""], "office_steps": [""],
      "refs": [ { "source": "nenkin | koyo_law | kumiai | office",
                  "location": "", "updated_on": "", "uri": "" } ] }
  ],
  "not_found": [""],
  "conflicts": [ { "summary": "", "refs": [""] } ],
  "status": "answered | routed | skipped",
  "staff_feedback": { "correct": true, "note": "" }
}

1つ目の理由は、deadline_text と deadline_date を別の層に置けることです。 deadline_text はモデルが資料から写し、deadline_rule_id と deadline_date は中継プログラムが期限表から入れます。期限表に当たる届書が無ければ deadline_date は空のままで、その事案は社会保険労務士へ回ります。

2つ目は、filings を届書ごとに持てることです。 1つの入社で、健康保険・厚生年金保険の資格取得届、雇用保険の資格取得届、扶養の届が並びます。届書ごとに出し先と期限が違うので、1つの文に混ぜると、どれか1つを出し忘れます。

3つ目は、refs の updated_on で古い資料を見つけられることです。 根拠に出た資料の更新日が、取り込み直しの後の日付より古ければ、写しの取り込み漏れを疑えます。

システムへ連携する

手続きの管理表と電子申請の仕組みには、つなぎません。 期限は職員が根拠を確かめてから管理表に書き、画面の答えから管理表や届書が書き換わる経路を作りません。 誤った答えが、そのまま提出に流れるのを防ぎます。

確認の待ち行列で社会保険労務士が答えた事案は、事務所の手順書に書き足します。 同じ事案が2回回ってきたら、手順書と期限表に書いて取り込むところまでを1件の完了とします。

人が確認する

職員は、毎回、根拠の資料を開いて確かめます。 画面の答えだけで届書を作らない運用にします。

1. 顧問先と保険者を確かめる … 画面の上に出る顧問先と保険者が、事案と合っているかを見ます
2. 根拠の資料を開く … 年金機構のページや条文で、届書の名前と期限の文を読みます
3. 期限の日付を確かめる … 期限表から出た日付と、資料の起算の文が合っているかを見ます
4. not_found と conflicts は社会保険労務士へ回す … 職員の判断で届書を決めません

3番目を省かないでください。 期限表は人が作ったもので、改正があった直後は表のほうが古いことがあります。 資料の起算の文と表の規則が違えば、表を直します。

目標は、300件をならして1件4分です。 大半は根拠を開いて確かめるだけで、社会保険労務士へ回るものは1割前後という想定です。

例外に対処する

6行目は、この画面で見つかることがあります。 顧問先からの連絡が遅れて届いた事案は、期限を過ぎてから職員の手元に来ます。 遅延の扱いは提出先ごとに違うので、社会保険労務士が判断します。

記録を残す

• 質問の文、顧問先のコード、保険者、事案の種類と日付、職員、日時、セッションの ID
• 絞り込みの式と、answer メソッドの応答の全文（出典と根拠のスコアを含む）
• 整えた答え（filings、not_found、conflicts）と、使った期限表の行と版
• そのとき参照した資料の取得日と更新日
• 職員の評価と、社会保険労務士へ回った事案の回答、手順書に書き足した文

4つ目で「そのときの資料」を残すのは、改正の前後で答えが変わるためです。 「去年の同じ事案と答えが違う」と言われたとき、どの更新日の資料で答えたかを記録から示せます。

3つ目の期限表の版も残します。 期限表を直したら、直す前の表で出した日付の事案を洗い出し、 管理表の期限を見直します。