社会保険労務士事務所が顧問先へ毎月送る法改正・助成金のニュースレターを、所員が書いた公表資料のメモから下書きし、顧問先の業種ごとの注意点を添える

処理の起点を決める

シナリオは2本に分けます。 1本目は毎月20日の定時実行で、印の付いたメモを読み、共通の本文と注意点の下書きを確認用の一覧へ書き出します。2本目は、確認用の一覧で社労士が「確定」にしたことを起点に、顧問先ごとの版を作ります。

1本にまとめないのは、間に人の確認を挟むためです。 下書きから顧問先ごとの版まで一息に作ると、確かめる前の文章が120社分に複製されます。直すべき1か所が、120か所に増えます。

20日にしているのは、月末の手続の締切から逆算した日付です。 確認に2〜3営業日、送付に1営業日を見ると、月末の繁忙期の前に送り終えられます。メモの締切は前日の19日とし、20日以降に書かれたメモは翌月に回します。 急ぎの改正があれば、1本目を手で動かします。

公表資料の取り込みを自動にしないことも、トリガーの設計の一部です。 厚生労働省は新着情報を RSS で提供していますが、RSS のページには、配信された情報に基づくメールマガジンの作成や情報の再配布を断る旨が書かれています。 RSS の内容をそのままニュースレターの材料に流し込む設計にはしません。所員が原文を読み、自分の言葉でメモを書くところを起点にします。

入力データを集める

質を決めるのは、いちばん上のメモです。 メモの要点が3行で書かれていれば、AIはそれを読める文章に直せます。メモが「育休関係で何か改正あり」だけなら、AIは何も足せません。 足させないように作っているので、下書きは空欄だらけになります。それで正しい動きです。

業種の区分には、働き方の特徴を書いておきます。 「介護：シフト制、夜勤あり、有期雇用が多い」と書いてあれば、AIは改正がどこに効くかを書き分けられます。特徴の書いていない区分は、注意点が一般論になります。

顧問先台帳から生成AIへは何も渡しません。 台帳は、7番目の規則で欄を選ぶためだけに Make の中で使います。顧問先の名前も従業員数も、AIの入力には入りません。

データの取得方法を決める

メモは、掲載の印と公表日で絞って読みます。 印の付いていないメモは、所員の勉強用として残しておいてかまいません。印を付けるのは社労士の仕事で、ここだけはAIに選ばせません。 どの話題を顧問先に伝えるかは、事務所の判断そのものだからです。

メモの出典URLは、AIへ渡す前に Make の側で形を確かめます。 https:// で始まらないもの、空欄のものは、そのメモを下書きの対象から外して確認用の一覧に「出典なし」と書きます。出典の無い事実を、顧問先へ送る文章にしないためです。

AIへ渡す前に整形する

1. 出典の確認 … 出典URLが無いメモは対象から外し、書いた所員に戻します
2. 施行日・期限の形の確認 … 日付の列が日付として読めるかを確かめます。「10月から」のような書き方は、メモの段階で日付に直してもらいます
3. 掲載本数の確認 … 掲載の印が付いたメモが3本未満、または8本を超えるときは、社労士に通知して止めます
4. 対象の印の確認 … 対象の印が空のメモは「全顧問先」として扱わず、確認用の一覧に「対象未設定」と書きます
5. 助成金のメモの確認 … 種別が助成金のメモに、制度の名称、問い合わせ先、要領の改定日のどれかが欠けていれば、そのまま止めます
6. 前月との重複の確認 … 同じ出典URLのメモが前月に掲載済みなら、「続報」の印を付けて下書きの書き方を変えます

4番目を「全顧問先」にしないのは、取り違えの多くがここから出るためです。 対象が空のメモを全社に載せると、外国人を雇っていない顧問先に在留資格の手続の話が届きます。 印が無いことは、確かめていないことだと扱います。

5番目は、助成金の案内の質を守るためです。 厚生労働省の雇用関係助成金のページには、共通要領の Q&A を更新したお知らせが日付付きで載っています。要領はこうして改定されていくので、いつ時点の要領を見て書いたメモかを残しておかないと、翌月には古い案内になります。

AIに処理させる

させるのは2つだけです。メモを顧問先向けの本文に直すことと、業種ごとの注意点を書き分けることです。

注意点は、関係が薄い業種には書かせません。 すべての組み合わせで何か書かせると、建設の会社に「深夜業の改正にご注意ください」のような当てはまらない注意が並びます。 関係が薄いと判断したら relevance を low にして、注意点を空にさせます。載せるかどうかは、後段の規則と社労士の確認で決めます。

1行目が、いちばん起きやすい失敗です。 生成AIは、メモに「来年4月施行」とあれば、知っている範囲で経過措置や対象の規模を書き足そうとします。それが正しくても、所員が原文で確かめていない事実は送れません。

前処理で「続報」の印が付いたメモは、書き方を変えさせます。 前月に送った本文をあわせて渡し、「前月にお知らせした件の続き」として、変わった点だけを書かせます。 同じ改正を毎月一から説明すると、顧問先の担当者は読み飛ばすようになります。変わった点がメモから読み取れなければ、続報として載せずに needs_check に書かせます。

指示内容を固定する

あなたは社会保険労務士事務所の所員として、顧問先の人事・総務の担当者に
送るニュースレターの下書きを書きます。

【入力】
- メモ：所員が公表資料を読んで書いたもの。これが唯一の事実の根拠です
- 業種の区分とその特徴（注意点を書くときだけ渡します）
- 文体の決まり

【書くもの】
1. 見出し（30字以内）
2. 本文（400字程度）。何が変わるのか、いつからか、顧問先が何をすればよいか
3. 業種の注意点（150字程度）。この業種の働き方の特徴に照らして、
   どの書類・どの運用に関係しそうかを書く

【厳守事項】
- メモに書かれていない事実を書かないでください。施行日、期限、金額、
  対象となる企業の規模、経過措置は、メモに無ければ書かないでください。
- メモに書かれていても読み取れない点は、本文に書かず、
  needs_check に「メモで確認が要る点」として書いてください。
- 日付と数字は、メモの表記のまま写してください。言い換えないでください。
- 出典URLはメモのものをそのまま source_url に入れてください。
- 助成金について「受けられます」「もらえます」と書かないでください。
  「要件に当てはまるかは個別に確認が必要です」と書いてください。
- 法令の解釈を断定しないでください。「〜とされています」と書いてください。
- 業種の注意点で、この業種への関係が薄いと判断した場合は、
  relevance を low にし、caution を空にしてください。
  無理に注意点を作らないでください。
- 見直しの候補になる書類は、就業規則、賃金規程、労働条件通知書、
  36協定、育児・介護休業規程、雇用契約書 の中から選んでください。
- 使わない表現：{banned_phrases}

【メモ】{memo}
【業種の区分と特徴】{industry_profile}
【文体の決まり】{style_rules}

「メモに無ければ書かない」を、項目を並べて書いています。 「推測しないでください」だけでは、施行日や対象の規模のようにAIが知っていそうな事実ほど書き足されます。 書いてはいけない項目を名前で挙げると、守られやすくなります。

見直しの候補の書類を6種類に限っているのは、後段で集計するためです。 自由に書かせると「就業規則等」「社内規程」と表記が揺れ、顧問先ごとに「見直す書類」の欄を作るときにまとめられません。

出力形式を固定する

共通の本文は、次の形のJSONで受け取ります。

{
  "memo_id": "M-2026-10-03",
  "headline": "",
  "body": "",
  "effective_date": "",
  "source_url": "",
  "needs_check": [""],
  "used_banned_phrase": false
}

業種ごとの注意点は、組み合わせごとに次の形で受け取ります。

{
  "memo_id": "M-2026-10-03",
  "industry": "介護",
  "relevance": "high | medium | low",
  "caution": "",
  "documents_to_review": ["就業規則", "労働条件通知書"],
  "needs_check": [""]
}

1つ目の理由は、施行日と出典を本文と別の欄に持てることです。 確認用の一覧で、effective_date とメモの施行日を並べて表示し、一致しないものに色を付けます。 社労士は本文を読む前に、日付と出典が写されているかを一目で確かめられます。

2つ目は、relevance で載せる組み合わせを絞れることです。 確認用の一覧では、low の組み合わせを最初から折りたたんでおきます。社労士が開くのは high と medium だけです。 low を載せたい場合は、社労士が手で上げます。

3つ目は、needs_check が空でないものを先に見られることです。 メモが足りない点をAIが書き出しているので、確認の順番が決まります。 ここに何か書かれている下書きは、メモを書いた所員に戻すのが早道です。

顧問先ごとの欄を選ぶ規則は、Make の側に置きます。

システムへ連携する

顧問先台帳には書き込みません。 載せた話題の履歴は、別の送付記録の表に書きます。台帳は顧問先との契約の内容を持つ表で、ここに自動で書き込む経路を作らないためです。

メールは下書きまでです。 顧問先ごとの版を作った後、担当の所員が一言を足して送ります。自動で送ると、確定前の版や、取り違えた版がそのまま届きます。

人が確認する

確認は2段階です。丁寧に見るのは1段目だけです。

1. 社労士が共通の本文を確かめる … effective_date とメモの施行日が一致しているか、source_url がメモのものか、needs_check に何が書かれているかを先に見ます。そのうえで本文を読み、言い回しを直します
2. 社労士が業種ごとの注意点を確かめる … high と medium の組み合わせだけを開きます。その業種の働き方に照らして当たっているかを見ます。 直したら「確定」にします
3. 所員が顧問先ごとの版を流し見る … 宛名、業種の注意点が顧問先の業種と合っているか、助成金の欄の有無を見ます
4. 所員が「御社の場合」の一言を足す … 前月の面談の内容など、所員しか知らないことを書きます。ここはAIに書かせません

2番目で直した内容は、業種の区分の特徴に戻します。 「介護の注意点で毎回夜勤の話を落とす」と分かれば、介護の区分の特徴に夜勤の書き方を足します。直した結果を入力の側に戻すと、翌月の下書きが良くなります。

4番目をAIに書かせないのは、ニュースレターが顧問先との関係の道具だからです。 一言は短くても、担当者が自分で書いたものだと伝わることに意味があります。

1番目と2番目は、同じ社労士が続けて見るのが効率的です。 共通の本文を読んだ直後なら、メモの中身が頭に入っているので、業種ごとの注意点の当たり外れを短い時間で判断できます。本文と注意点を別の人に分けると、それぞれがメモを読み直すことになります。 社労士が不在の月は、確認を後ろにずらしても送付を急がない、と事務所で決めておきます。

例外に対処する

3行目を「確定にできない」としているのは、日付の誤りがもっとも重いためです。 施行日が1か月ずれた案内は、顧問先の就業規則の改定の時期を狂わせます。

記録を残す

• 掲載したメモの内容と、そのときの出典URL・施行日
• 生成AIへ渡したプロンプトと、返ってきたJSONの全文
• 社労士が直す前と直した後の本文・注意点
• 顧問先ごとに、載せた話題・注意点・助成金の欄と、それを選んだ規則
• 送付した日時と、送付した版のファイル

4つ目の「選んだ規則」は、問い合わせへの答えになります。 「なぜうちには載っていないのか」と聞かれたとき、台帳のどの列とメモのどの印で外れたのかを示せます。 台帳が古かったのなら、台帳を直せば翌月から載ります。

3つ目の「直す前と後」は、業種の区分の特徴を見直す材料です。 同じ区分で同じ直しが続くなら、特徴の書き方が足りていません。