Copilot Pagesはどこに残る？｜退職時と削除の落とし穴

「コパイロットの対話を消したのだから、そこで作ったページも一緒に消えているはずだ」「コパイロットが作った物は、会社のどこか1か所にまとまっているのだろう」。情報管理の担当者から、こうした見立てを聞くことがあります。そう考えたくなる気持ちは分かります。画面の上では、対話とページが並んで見えるからです。けれども、ページは対話の一部ではありません。本当は、利用者ごとの保存の器に置かれる、独立したファイルです。この記事では、マイクロソフトの公式の説明で確かめた範囲で、ページがどこに残り、何が効いて何が効かないのか、退職と削除のときにどこでつまずくのかを整理します。

「対話を消せばページも消える」は誤解

最初に、よくある誤解を正しておきます。コパイロットの対話の中でページを作ると、画面の上では対話とページがつながって見えます。そのため、対話を消せばページも消える、対話の保持を掛ければページも同じ期間だけ残る、と考えがちです。しかし、公式の説明を読むと、ページは対話とは別の場所に、別のファイルとして保存されています。

公式の管理向けの説明では、コパイロットのページはページ形式のファイルとして保存され、ノートブックとともに、利用者が持ち主になる保存の器に入ると書かれています。この器は、マイクロソフトのループというアプリの「マイワークスペース」と同じものです。つまり、ページはコパイロットの対話の中ではなく、ループと共有の器の中にあるということです。

もう一つの誤解は、コパイロットが作った物が会社のどこか1か所にまとまっている、というものです。実際には、器は利用者ごとに1つずつあります。社員が百人いれば、器も百個に分かれています。会社全体の一覧が最初から用意されているわけではないので、探すときも、保持を考えるときも、利用者ごとの器を前提にします。

この2つの誤解は、平常時には問題になりません。困るのは、退職者のページを探すとき、監査で提出を求められたとき、誤って消されたノートブックを戻したいときです。どれも、置き場を正しく知っていれば避けられるつまずきです。次の章から、公式の説明に沿って置き場を見ていきます。

ページとノートブックは、利用者ごとの1つの器に入る

公式の保存の説明によると、コパイロットのページとノートブックは、組織の中のシェアポイント・エンベッデッドという仕組みに保存されます。利用者一人ひとりに、1つの器が割り当てられ、その中にページ、ノートブック、ループのマイワークスペースの中身がまとめて入ります。器の寿命は利用者のアカウントと結びついて管理されると書かれています。

この器の容量は、組織全体のシェアポイントの保存容量に数えられます。1つの器の上限は25テラバイトで、この上限は増やすことも減らすこともできない、とされています。ふつうの使い方で上限に届くことは考えにくいですが、容量を管理している担当者にとっては、コパイロットのページがシェアポイントの容量を使っているという点は知っておきたい事実です。

器の中身は、既定では本人だけが見られる状態です。公式の説明では、ワンドライブと同じように、共有や共同編集を強いられずに作業できる、個人の置き場として説明されています。つまり、ページを作った本人が共有しない限り、周りの人はそのページの存在を知らないことがあります。

ここから分かるのは、ページの管理はワンドライブに近い考え方で進める必要がある、ということです。ただし、ワンドライブそのものではありません。器はシェアポイント・エンベッデッドの管理の道具で扱うと公式に書かれており、ふだんのワンドライブの管理画面とは入口が違います。

器の名前は「ページ」か「マイワークスペース」、管理画面では「ループ」

探すときに最初につまずくのが、器の名前です。公式の説明では、利用者が先にコパイロットのアプリを開いた場合、器の名前は「ページ」になります。先にループのアプリを開いた場合は「マイワークスペース」になり、利用者の言語に合わせた名前で作られます。同じ中身の器でも、どちらのアプリを先に開いたかで名前が変わるのです。

さらに、シェアポイントの管理センター、管理用の命令を打つ画面、パービューの監査の記録では、この器のアプリの名前は常に「ループ」と表示されます。器の中にコパイロットのページしか入っていなくても、表示は「ループ」です。公式の説明は、コパイロットのページやノートブックだけを絞り込む仕組みはない、と明記しています。

このため、監査の記録から「コパイロットのページの操作」を探そうとしても、その名前では見つかりません。コパイロットのページを探すときは、ループの器を探すと覚えておくのが近道です。社内の手順書にも、この読み替えを1行書いておくと、担当者が替わっても迷いません。

公式の説明では、名前にかかわらず利用者の器を一覧にする方法が案内されています。器の名前で探すのではなく、利用者が持ち主になっている器を一覧にしてから、目的の利用者の器を選ぶ、という順番です。名前で探して見つからないとき、器がないと早合点しないことが大切です。

課題1：保持を掛けたはずのものが残る、または消えている

ここから、現場で起きやすい課題を見ていきます。一つめは、コパイロットの保持を掛けているのに、ページが期待どおりに残らない、または消えない、という相談です。対話の保持を1年と決めたのに、2年前のページが残っている。反対に、対話は残っているのに、そこから作ったページが見当たらない。どちらも、対話とページを同じ物として扱ったときに起きる食い違いです。

この食い違いは、監査や社内調査の場面で表に出ます。ある期間の対話とページをまとめて出してほしいと頼まれたとき、対話は電子情報開示で見つかるのに、ページは別の手順でしか見つからない、といったことが起きます。担当者が慌てるのは、提出の期限が迫っているときです。

もう一つ起きやすいのは、画面に見えているかどうかで判断してしまうことです。公式の保持の説明は、コパイロットの画面に見えている対話が、保持や完全な削除の状態を正しく表しているわけではない、と注意しています。画面に見えるかどうかで、残っているかどうかを判断しないことが出発点です。

この課題は、設定を1つ足せば片づくものではありません。対話とページのそれぞれについて、何が効くのかを分けて確かめる必要があります。原因の章で、公式に書かれている範囲を整理します。

課題2：退職者のページが見つからず、ノートブックは戻らない

二つめの課題は、退職のときに起きます。退職した社員が作っていたページを、後任の担当者が引き継ぎたいと言ってきたのに、どこにあるのか分からない。探しているうちに、アカウントの削除の流れが進んでしまう。こうした相談は、ページの置き場が利用者ごとの器だと知らないと、起きやすくなります。

公式の説明では、器の持ち主のアカウントが削除されると、器は削除の予定に入ります。つまり、アカウントの削除は、そのままページの削除の始まりになるということです。後任に渡したいページがあるなら、アカウントの削除の前に動く必要があります。

三つめの困りごとは、ノートブックを誤って消したときです。ページを消した、ノートブックを消した、と社員から連絡があっても、ノートブックについては、公式の説明が戻せないと明記しています。利用者向けのごみ箱がなく、管理者も利用者も、個別に消したノートブックを戻すことはできない、とされています。

ここで挙げた場面で、よく見かける失敗の型をまとめておきます。どれも、置き場と流れを知っていれば防げるものです。特に、アカウントの削除とノートブックの削除は、一度進むと後から取り返しがつきにくい操作です。平常時のうちに、どの操作の前に誰が確かめるかを決めておくと、慌てずに済みます。

• 対話の保持を掛けたことで、ページも同じ期間だけ残ると思い込んでいる
• 退職者のアカウントを先に削除し、器の引き継ぎを後回しにしている
• ノートブックも、ワンドライブのファイルと同じようにごみ箱から戻せると社員に案内している
• 監査の記録で「コパイロット」の名前で検索し、何も見つからないので器がないと判断している
• ループを止めればページの器も作られないと考えている

原因1：対話の保持と、ページのファイルは置き場が違う

課題の原因を見ていきます。一つめの原因は、対話とページの置き場の違いです。公式の保持の説明によると、コパイロットの保持の対象は、利用者の指示とコパイロットの応答です。応答には、文章、リンク、参照が含まれると書かれています。これらのやりとりの写しは、利用者のメールボックスの中の隠れたフォルダーに保存され、電子情報開示の道具で検索できます。

保持の処理にも時間の幅があります。公式の説明では、期限が来たものを見直す処理はふつう1日から7日かけて動き、削除の前の一時的な置き場に少なくとも1日置かれてから、次の処理で完全に消されます。1日で消す設定にしても、完全に消えて検索に出なくなるまで、最大で16日ほどかかることがある、と例が示されています。

一方、ページのファイルは、前の章で見た利用者ごとの器に入っています。公式の保持の説明が対話について書いている仕組みは、メールボックスの中の話です。ページのファイルがどの保持の対象になるかは、対話の保持の説明には書かれていないため、この記事でも断定はしません。情報管理の担当者が、器に効く保持の設定を自社の環境で確かめる必要があります。

ページについて公式に確かめられるのは、作成を止めた後も既存のページが検索とパービューで見つかり、管理者が取り出せる、という点です。つまり、ページは電子情報開示の外にあるわけではありません。探す入口が対話とは別なのだと考えると、課題1の食い違いの説明がつきます。

原因2：退職時の引き継ぎは、自動では起きない

二つめの原因は、退職時の流れです。公式の説明によると、利用者が組織を離れるとき、器はワンドライブと同じ削除の流れに乗ります。ここまでは、ワンドライブの管理に慣れている担当者にとって分かりやすい部分です。ただし、公式は続けて、離職のときに手作業の引き継ぎの工程が1つあると書いています。

その工程とは、器への立ち入りの権限と、引き継ぎの知らせが自動では行われない、という点です。ワンドライブでは、退職者の上司に自動で知らせが届く運用に慣れている会社もあるでしょう。しかし、ページの器については、誰かが手を動かさない限り、後任は立ち入れないのです。

公式の説明では、器を新しい持ち主に恒久的に付け替えるという選択肢も示されています。一時的に中身を確かめたいのか、業務としてずっと引き継ぐのかで、選ぶ道が変わります。どちらを選ぶかは、退職者の業務の中身と、そのページを今後も更新するかどうかで決めます。

退職時に片づける物の全体像、たとえば指示文や自動化の止め方といった一般的な手順は、退職時に片づけるAIの項目を整理した記事にまとめています。この記事では、ページの器に固有の、手作業が1回要るという点に絞ります。

原因3：ノートブックには利用者向けのごみ箱がない

三つめの原因は、ノートブックの削除の扱いです。公式の保存の説明には、重要な注意として、コパイロットのノートブックには利用者向けのごみ箱がない、と書かれています。さらに、管理者も利用者も、個別に削除されたノートブックを戻すことはできないとされています。

ワンドライブやシェアポイントのファイルに慣れた社員は、消してもごみ箱から戻せると考えがちです。その感覚のままノートブックを整理すると、必要なノートブックまで消してしまい、戻す手段がありません。社員向けの案内で、ノートブックは消したら戻らないとはっきり伝えておく必要があります。

一方で、ノートブックに入れた元のファイルについては、別の扱いになります。公式の管理向けの説明では、ノートブックに追加したファイルは、もとのワンドライブやシェアポイントの置き場に残る、と書かれています。つまり、ノートブックを消しても、元の資料そのものが消えるわけではありません。

失われるのは、ノートブックという入れ物と、その中で作った物です。どの資料を集めたか、どんな問いを立てたかという作業の跡は、消した時点で戻せません。大事なノートブックは、中身の要点を別の文書に書き出しておくなど、消えても困らない形にしておくのが安全です。

原因4：作成を止める設定は、ループの設定と対になっている

四つめの原因は、作成を止める設定の仕組みです。公式の管理向けの説明によると、ページとノートブックの作成は、クラウドポリシーの「コパイロットのページとノートブックの作成と表示」という設定で管理します。この設定の既定値は「有効」です。何もしなければ、社員は誰でもページとノートブックを作れます。

注意したいのは、器がループと共有されている点です。公式の説明では、器は、コパイロットのページとノートブックの設定か、ループの「ループのワークスペースの作成」の設定の、どちらか一方でも作成を許していれば作られる、とされています。器そのものを作らせたくない場合は、同じ利用者について、両方の設定を無効にする必要があります。

また、組織が一部の利用者についてワンドライブの作成を止めている場合、この設定がどうなっていても、その利用者はページもノートブックも作れない、と書かれています。ワンドライブの作成を止めている部署がある会社では、この関係を知らないと、なぜその部署だけページが作れないのかの問い合わせに答えられません。

設定を変えてから反映されるまでにも時間がかかります。公式の説明では、それまでに設定の構成があった場合は最大90分、構成がなかった場合は最大24時間とされています。設定を変えた直後に確かめて「効いていない」と判断しないことも、担当者の小さな注意点です。

対策1：対話とページで、効く設定を分けて一覧にする

ここから対策に入ります。一つめは、対話とページとノートブックについて、それぞれ何が効くのかを一覧にすることです。公式の説明で確かめた範囲を表にすると、次のようになります。空欄の部分は、自社の環境で確かめて埋めていきます。

対象	置き場	公式で確かめた扱い
対話（指示と応答）	利用者のメールボックスの隠れたフォルダー	コパイロット用の保持の対象。電子情報開示で検索できる。退職者は非アクティブのメールボックスに残る
ページ	利用者ごとのシェアポイント・エンベッデッドの器	作成を止めても消えない。検索とパービューで見つかり、管理者が取り出せる
ノートブック	ページと同じ器	利用者向けのごみ箱がなく、個別に消したものは戻せない
ノートブックに入れた元の資料	もとのワンドライブやシェアポイント	ノートブックとは別に、もとの置き場に残る

この表を作ると、対話の保持だけでは、ページとノートブックの扱いは決まらないことが一目で分かります。情報管理の責任者は、表の右の列を見ながら、器に効かせる保持の設定を自社で確かめ、表に書き足していきます。

どのくらいの期間残すか、何を捨てる基準にするかといった一般的な考え方は、AIの成果物を残す期間を整理した記事で扱っています。ここでは、置き場ごとに効く設定が違うという事実を、社内の一覧に落とすことに絞ります。

対策2：退職の手順に、器の引き継ぎを1行足す

二つめの対策は、退職の手順に、ページの器の引き継ぎを加えることです。公式の説明どおり、器の引き継ぎは自動では起きません。ワンドライブの引き継ぎの手順がすでにある会社は、その手順の中に器の確認の欄を1つ足すのが最も手戻りの少ない方法です。今の退職の手順書に、次の流れを足します。

この順番で大切なのは、アカウントの削除を最後に置くことです。アカウントを先に消すと、器は削除の予定に入り、後から引き継ごうとしても時間との勝負になります。手順書では、削除の前に器の確認欄を置き、確認が済まないと次に進めない形にしておきます。

対話の側は、別の扱いになります。公式の保持の説明では、アカウントが削除された退職者の対話のうち保持の対象のものは、非アクティブのメールボックスに残り、電子情報開示で検索できます。対話は保持で残り、ページは引き継ぎの手作業で残す、という違いを手順書の中で並べて書いておきます。

対策3：作成を止める範囲と、開く範囲を組み立てる

三つめの対策は、作成を止める設定を、会社の方針に合わせて組み立てることです。公式の説明では、設定は全社にも、特定のグループにも当てられます。一部の利用者だけに開きたい場合は、開く人のグループに「有効」を当てて優先度を高くし、全員のグループに「無効」を当てて優先度を低くする、という2つのグループの組み方が案内されています。同じ画面には、ページや対話の中でAIが作ったコードの下見を動かすかどうかの設定もあり、こちらも既定は有効です。

公式の説明では、優先度は数字の小さいほうが先に評価されます。たとえば、開くグループを0、全員のグループを1にすると、開くグループの人には「有効」が、それ以外の人には「無効」が効きます。優先度の数字の向きを取り違えると、意図と逆の結果になるので、設定の記録には数字の意味も書いておきます。

作成を止めたときの見え方も押さえておきます。公式の説明では、作成を止めると、新しいページもノートブックも作れなくなります。コパイロットのアプリの中で、ページの欄は見えたまま、ノートブックの欄は隠れ、既存のノートブックにはアプリから入れなくなります。ノートブックへの共有のリンクも動かなくなる、と注意書きがあります。

ただし、止めても既存のページとノートブックは消えないと公式に書かれています。権限があれば、既存のページはループのアプリで見たり直したりでき、対話から作ったものはコパイロットのアプリから開けます。止めることは、消すことではありません。この点を社員に伝えないと、止めた日にページが消えたと問い合わせが集まります。

対策4：社員への案内で伝える3つのこと

四つめの対策は、社員への案内です。ページの置き場と削除の扱いは、管理者だけが知っていても事故は防げません。実際に作ったり消したりするのは社員だからです。案内で伝えることは、次の3つに絞ると伝わりやすくなります。

一つめは、ページは対話を消しても残るということです。対話の画面から消えても、ページは自分の器に残っています。機密の情報を入れたページは、対話とは別に、自分で整理する必要があります。二つめは、ノートブックは消したら戻らない、ということです。ごみ箱から戻せるファイルと同じ感覚で扱わないよう、はっきり伝えます。

三つめは、退職や異動の前に、業務で使っているページを上司に知らせる、ということです。器の引き継ぎには管理者の手作業が要るため、本人が申し出てくれると、見落としが減ります。退職の手続きの案内に、この一文を加えておきます。

案内は長くしないほうが読まれます。3つのことを箇条書きにし、詳しい手順は社内の手順書へのリンクに回します。管理者の知識を、社員の3つの行動に置き換えるのが、案内の役割です。

AIに任せる範囲と、人が決める範囲

この仕事でも、AIを使える場面はあります。社員向けの案内文の下書き、退職の手順書に足す一文の下書き、設定を変えたときの記録の下書きです。公式の説明の要点を貼り付けて、社員向けのやさしい言葉に言い換えてもらうと、文章を整える時間が短くなります。

ただし、どの保持を掛けるかをAIに判断させないことが前提です。保持の期間や対象は、法令や社内の規程、訴訟への備えといった、会社ごとの事情で決まります。AIの下書きに期間や設定の名前が出てきたら、根拠となる公式の説明の箇所を書かせ、人がその箇所を読んで確かめます。

人が確かめる範囲は、作業の前に決めておきます。たとえば、保持の設定の中身、退職の手順の順番、社員に「消えない」「戻らない」と伝える文言の3つは、情報管理の責任者が必ず確かめる、と決めておきます。確かめる範囲を先に決めておけば、下書きを任せても事故にならないのです。

また、公式の説明は更新されます。この記事で参照した管理向けの説明も、2026年9月10日に更新されていました。AIに下書きさせるときも、人が読むときも、確かめた日付を記録に残すことで、後から説明が変わったときに見直す箇所がすぐに分かります。

設定前の確認項目一覧

最後に、設定を変える前、または運用を始める前に確かめておきたい項目を一覧にします。どれも、この記事で見た公式の説明に沿ったものです。

• ページとノートブックが、利用者ごとのシェアポイント・エンベッデッドの器に入ることを、情報管理の担当者が知っているか
• 監査の記録や管理画面で、器が「ループ」の名前で表示されることを手順書に書いたか
• 対話の保持と、ページの器に効く設定を、別々に確かめて一覧にしたか
• 退職の手順で、器の引き継ぎをアカウントの削除より前に置いたか
• 器の立ち入りの権限と知らせを、誰が手で行うかを決めたか
• ノートブックは消したら戻らないことを、社員向けの案内に書いたか
• 作成を止める場合、ループの設定もあわせて見直したか
• 設定の反映に最大90分または24時間かかることを、確かめの手順に入れたか

• ここで挙げた項目は、2026年9月時点のマイクロソフトの公式の説明に基づく
• 公式の説明は更新されることがあるため、設定を変える前に最新の説明を読み直す
• 共有の設定や、コパイロットが読む範囲の管理は、この一覧には含めていない

まとめ

Copilot Pagesのページとノートブックは、対話とは別に、利用者ごとのシェアポイント・エンベッデッドの器に残ります。管理画面では「ループ」の名前で表示され、対話の保持とは置き場も効く設定も違います。退職時はワンドライブと同じ削除の流れに乗りますが、引き継ぎには手作業が1回要るため、アカウントの削除は最後に置きます。ノートブックは消したら戻らないこと、作成を止めても既存のページは消えないことを社員に伝え、保持の判断は情報管理の責任者が公式の説明を確かめて決めましょう。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。