商談の録音に同意は要るのか？｜記録係のAIと付き合う

「商談を記録に残したいが、相手の同意が要るのか分からない」「自動で議事録を作る仕組みを入れたが、断りを入れるべきか迷う」——記録の自動化を進める企業が新しく抱える迷いです。録音の可否は、法律だけで決まる話ではありません。黙って記録していたと後から分かることが、関係を損ないます。この記事では、判断の考え方と、伝え方を整理します。

気づいたら会議に記録係が座っている

この数年で、打ち合わせの風景が変わりました。以前は誰かが手で議事録を取り、後から整えて共有していました。今は道具が自動で参加し、終わった数分後には要点の一覧が届きます。便利さは疑う余地がなく、戻る理由もありません。ただ、便利さの裏で決めるべきことが増えたのに、決めないまま使っている会社が多いのが現状です。

決めていないと何が起きるか。まず、担当者ごとに対応がばらつきます。毎回断る人、何も言わない人、相手に聞かれたら止める人。同じ会社なのに対応が違うと、相手から見て不安が残ります。特に相手が慎重な業種であれば、この差だけで印象を落とします。

次に、音声と文字起こしの置き場所が散らばります。道具の中に残るもの、担当者の端末に落ちたもの、共有の場に貼られた所在。顧客の名前や検討中の金額が入った記録が、把握されない場所に増えていきます。後から探すのも、消すのも困難になります。

そして、相手の会社の規程に触れることがあります。録音を禁じている会社、事前の申請を必要とする会社があります。こちらが何も言わずに録音していたことが後から分かると、取引の見直しにまで話が及ぶことがあります。決めておくべき理由は、法律より先にこの実務上の危うさにあります。

日本では録音そのものは原則として違法ではない

法律の側から整理します。自分が参加している会話を録音する行為について、日本では会話の当事者の一方が同意していれば違法とはされないという考え方が定着しています。商談や会議に自分が出ているなら、相手の事前の同意がなくても録音それ自体が違法になるわけではありません。

この整理は、後から証拠として使えるかという場面で特に意味を持ちます。話した内容について後日に主張が食い違ったとき、録音が判断の材料になり得ます。取引の条件をめぐる争いを想定すると、記録が残っていることは自社を守る側にも働きます。

一方で、自分が参加していない会話を録音する行為はまったく別です。他人同士の会話をこっそり録る行為は、状況によっては違法と評価される可能性があります。会議室に道具だけを置いて席を外す、といった使い方は避けるべきです。

なお、この記事の整理は一般的なもので、個別の事案の判断に代わるものではありません。争いが起きている状況での録音や、従業員との面談の録音などは事情によって評価が変わります。判断に迷う場面では、自社の法務や顧問の弁護士に確かめてください。

違法でないことと、やってよいことは別

ここが実務でいちばん大切な点です。違法ではないという結論は、「相手に言わなくてよい」という意味ではありません。信頼関係と社内の規程は、法律とは別の物差しで動いています。黙って録っていた事実が後から分かったときに何が起きるかを想像してみてください。

相手の立場に立てば分かりやすいでしょう。自分が話した内容が、知らないうちに記録され、文字になって相手の会社の中で共有されていた。違法ではないと説明されても、納得はしません。その後の会話で本音を話してもらえなくなります。

実際、上場している企業や規模の大きな会社では、内部の規程で事前に告知することを標準としている例が一般的とされています。相手がそうした規程を持っている場合、こちらが黙って録っていることは相手の規程違反を引き起こす形にもなります。

結論はごく単純です。録音するなら、冒頭で一言伝える。この一手間で、法律の線も信頼の線も同時に越えずに済みます。伝えることによる損失はほとんどありません。多くの相手は「どうぞ」と答えます。

相手が拒否した場合の扱い

では、断られたらどうするか。答えは一つで、その場で止めます。相手が明確に拒否しているのに続けて録音した場合、違法性が問われる余地が生じます。加えて、取引の相手としての信頼を失います。得るものが何もありません。

止めた後は、手で記録します。議事録の精度は落ちますが、重要な条件は後からメールで確認する形にすれば補えます。「本日伺った内容は以下の理解です」と送り、相手の返信をもって記録とする。この方法は録音より確実な場面もあります。

道具を使っている場合は、退出させる操作をあらかじめ覚えておきます。止め方を知らないまま断られると、慌てて会話が止まります。自動で参加する設定にしている場合は、その場で外せるかを事前に確かめておいてください。

なお、断られる理由はこちらへの不信ではないことが多いです。相手の社内規程、扱っている情報の性質、同席者の立場。理由を詰めて聞く必要はありません。「承知しました」とだけ答え、話を本題に戻すのがいちばん印象を損ねません。

社内規程が先に決まっていることがある

自社の側にも確かめるべきことがあります。情報の管理に関する規程の中で、録音や外部の道具の利用について定めがある場合です。担当者の判断で道具を入れる前に、規程を確かめる必要があります。特に、外部の仕組みに会話の内容を送ることになるため、審査の対象になっていることが多いです。

規程がない場合は、作る側に回ります。難しいものは要りません。録音するときは冒頭で告知する、使う道具は決められたものに限る、音声と記録の置き場所を指定する。この三つを一枚に書けば足ります。

あわせて、相手の会社の規程にも配慮します。告知したときに「社内で確認します」と返ってくる場合があります。その場で答えを求めず、次回からの扱いを決める形にすれば話が進みます。

業種によっては、より慎重な扱いが必要になります。医療、金融、公共の分野では、扱う情報の性質から外部の道具の利用が厳しく制限されていることがあります。相手の業種を見て、こちらから確かめる姿勢を示すほうが信頼につながります。

告知の言い方を型にする

告知は、言い方を決めておくと迷いません。推奨されている形は自然な依頼です。「議事録を正確に取りたいので、録音してもよろしいですか」。理由を先に言い、許可を求める。この順番だと、相手は目的を理解したうえで答えられます。

避けたいのは、事後の通知になってしまう言い方です。「録音しています」だけだと、断る余地がない形になります。相手が内心で嫌だと思っていても言い出せません。疑問の形で聞くことが、許可を求める行為の要点です。

誰に聞くかも決めておきます。相手が複数人いる場合、その場の最上位の方に向けて聞くのが自然です。全員に一人ずつ確かめる必要はありませんが、後から入ってきた方には改めて伝えます。途中参加の方が録音を知らないまま話す状況は避けたいところです。

記録も残します。告知して同意を得た事実を、議事録の冒頭に一行書いておきます。「冒頭で録音の許可をいただいた」と。後から問われたときに、説明の根拠になります。道具が自動で残す記録にこの一行が入るよう設定できる場合は、そちらを使うと手間がありません。

相手側も録音している場合

双方が録音している状況も増えています。この場合、気にすべきは自社が話す内容です。録られている前提で話す習慣を身につけるほうが、実務としては安全です。値引きの可能性、他の顧客の状況、社内の未確定の話。口にしたことは記録に残ります。

特に注意が要るのは、他社の情報です。「同業のA社さんも同じ課題で」という話し方は、録音されていればそのまま残ります。秘密保持の取り決めに触れる可能性もあります。会社名を出さない習慣を組織として徹底してください。

未確定の条件も同じです。「たぶん通せると思います」という発言が記録され、後から約束として持ち出されることがあります。確定していないことは確定していないと明言する。録音の有無に関わらず必要な作法ですが、記録が残る前提だとより効いてきます。

相手の道具が参加していることに気づいた場合、こちらから触れるかは自由です。触れるなら、「記録を取られていますね、こちらも取っています」と穏やかに言えば十分です。双方が把握している状態にしておくのが、最も後味のよい形になります。

録音した音声は個人情報として扱う

次に、残ったデータの話に移ります。商談の音声には、相手の氏名、所属、声そのものが含まれます。文字起こしにも同じ情報が入ります。つまり、自社が個人の情報を預かった状態になります。この認識が抜けると、管理の設計が始まりません。

扱いの基本は、他の顧客情報と同じです。何のために使うのかを決め、必要な期間だけ持ち、開ける人を絞る。特別な仕組みは要りませんが、音声は量が多く置き場所が散らばりやすいため、意識して管理しないと把握できなくなります。

なお、声の情報については制度の側でも議論が進んでいます。2026年に公布された個人情報保護法の改正では、顔や声などに関する情報について新たな規律が設けられることになっています。施行の時期や詳細は政令や規則で具体化されるため、公表される内容で確かめてください。

現時点で確実に言えるのは、扱いを緩める方向の変化ではないということです。今のうちに置き場所と保管の期間を決めておけば、制度が動いたときの対応が軽くなります。慌てて整えるより、平時に整えるほうが手間も少なくて済みます。

保管の期間と場所を決める

具体的な設計に入ります。決めるのは三つです。音声を残す期間、文字起こしを残す期間、置き場所。音声は文字起こしより短くするのが実務的です。文字になっていれば内容は追えるため、音声を長く持つ必要は薄くなります。

対象	期間の目安	置き場所と権限
音声	文字起こしの確認が済むまで	道具の中。確認後は削除する設定にする
文字起こし	案件が終わるまで（数か月から1年）	案件ごとのフォルダ。担当と上長のみ
要点の一覧	案件の記録として保存	顧客管理の仕組みに転記して残す
共有した所在	共有の必要がある期間だけ	期限と合言葉を設定する

この表のうち、最も効くのは一行目です。音声は容量が大きく、内容も生々しく残ります。文字起こしが済んだら消す設定にしておくと、抱えるリスクが大きく減ります。多くの道具にはこの設定が用意されています。

案件が終わったあとの扱いも決めます。受注した案件は、納品や検収の記録として一定期間残す意味があります。失注した案件は、残す理由が薄いことが多いでしょう。年に一度、古い記録を消す作業を予定に入れておいてください。

文字起こしの誤りが残る危うさ

道具の精度は上がりましたが、完全ではありません。特に社名、製品名、金額、数量は誤りやすい部分です。誤った文字起こしをそのまま社内に共有すると、誤りが事実として流通します。

実際に起きる事故はこうです。「50万円で検討」が「15万円で検討」と記録され、その数字を前提に提案書が作られる。商談の場で数字が合わず、相手に不信を持たれます。元の音声を聞き直せば分かりますが、誰も聞き直しません。

対策は、共有する前に要点だけ目を通すことです。全文を読む必要はありません。金額、数量、日付、固有名詞の四つだけを確かめれば、大きな事故は防げます。所要は数分です。この数分を惜しむと、後で何時間も失います。

道具の側で用語を登録できる場合は、自社の製品名やよく出る社名を先に登録しておきます。精度が上がり、確認の手間も減ります。使い始めの30分の設定が、その後の数百回の商談で効いてきます。

共有の範囲を絞る

記録が便利だと、共有したくなります。しかし、商談の記録は誰が見てもよいものではありません。相手が話した内容を、必要のない人にまで見せる理由はありません。共有の範囲は案件に関わる人までに絞ります。

道具が生成する共有の所在は、特に注意が要ります。所在を知っている人なら誰でも開ける設定になっていることがあります。その所在が社内の共有の場に貼られ、そこから外に出る。この経路で情報が漏れる例は珍しくありません。

確かめる点は二つです。所在に期限を設定できるか、合言葉を設定できるか。どちらも用意されている道具を選び、既定で有効にしておくのが安全です。設定できない道具を顧客との商談に使うのは避けたほうがよいでしょう。

社内で共有するときの形も決めます。全文ではなく、要点と決まったことだけを顧客管理の仕組みに転記する。この形にすれば、共有の範囲が自然に絞られ、後から探すのも楽になります。全文が必要な人は、元の場所を見に行けばよいのです。

外部の道具を選ぶときの確認項目

道具の選定は、機能ではなく扱いで選びます。文字起こしの精度はどの道具もかなり高くなっており、差が付きにくくなっています。差が出るのは、データの扱いを自分で決められるかどうかです。

• 文字起こしが終わったあと、音声を自動で削除する設定があるか
• 共有の所在に期限と合言葉を設定できるか
• 利用者の操作で、記録を完全に削除できるか
• 入力した内容が学習に使われるかどうかを設定で選べるか
• データが保管される国や地域を確かめられるか
• 利用の記録（誰がいつ開いたか）が残るか

四つ目は特に重要です。商談の内容が学習に使われる設定になっていると、顧客の情報を外部に提供している形になり得ます。法人向けの契約では、既定で学習に使わない設定になっていることが多いですが、必ず確かめてください。

五つ目は、顧客との契約に関わります。秘密保持の取り決めの中で情報を国外に出すことを制限している場合があります。道具が海外の仕組みで動いていると、取り決めに触れることがあります。契約の内容と道具の仕様を突き合わせておいてください。

顧客との秘密保持の取り決めとの関係

前の節の点を掘ります。秘密保持の取り決めを結んでいる相手との商談では、話す内容そのものが秘密として扱われることがあります。その内容を外部の道具に送る行為が、取り決めに反する可能性があります。

取り決めの文面には、第三者への開示を禁じる条項が入っているのが通例です。外部の道具の運営者がこの「第三者」に当たるかどうかは、文面と運用によって変わります。自動的に問題になるわけではありませんが、確かめずに使うのは危ういでしょう。

実務的な対処は二つあります。一つは、取り決めを結ぶ段階で業務の遂行に必要な範囲での外部の仕組みの利用を認める旨を入れておくこと。もう一つは、慎重な相手との商談では録音そのものを行わないことです。

後者を選ぶ場面をあらかじめ決めておくと、現場が迷いません。「秘密保持の取り決めがある相手との技術的な打ち合わせでは録音しない」といった線引きです。全部を録るか全部を録らないかの二択にせず、場面で分ける形が現実に合っています。

採用の面談や社内の面談は別の配慮が要る

同じ録音でも、相手が応募者や自社の従業員である場合は扱いを変える必要があります。商談の相手は対等な取引先ですが、採用や人事の場面には立場の差があります。断りにくい状況で「よろしいですか」と尋ねても、実質的に選べていないことがあります。

採用の面談を記録する目的は、評価の公平さを保つことにあります。複数の面接官の記憶の食い違いを防ぎ、後から判断の根拠を示せる。目的としては正当です。だからこそ、何のために録るのかを相手に説明する必要があります。

説明の形は、案内の段階で伝えるのが望ましいでしょう。面談の当日に切り出すと、断る余地が実質的にありません。事前の案内に「評価の記録のため録音します」と書いておけば、応募者は心構えを持って臨めます。書いてあるだけで、会社の姿勢が伝わります。

従業員との面談も同様です。特に、評価や処遇に関わる面談や苦情の申し出を受ける面談では、記録の有無が後の判断に大きく影響します。自社の規程で録音の扱いを定めておき、労務の担当と確認したうえで運用してください。

この領域は、労働に関する法令や自社の規程が関わります。商談の録音と同じ判断で進めると、思わぬ問題になり得ます。採用と人事の場面については、必ず人事や労務の担当と設計してください。この記事の整理は取引先との商談を前提にしています。

録音をやめる判断もある

最後に、使わない選択にも触れておきます。記録は便利ですが、会話の質を落とす場面があります。録られていると分かると、人は踏み込んだ話をしなくなります。本音を聞きたい場面では、記録を取らないほうが得られる情報が多くなります。

具体的には、現状の不満を聞く場面、社内の力関係を尋ねる場面、他社との比較の状況を聞く場面。どれも相手が言葉を選ぶ必要のある内容です。記録がないほうが率直に話してもらえます。

この場合も、何も残さないわけではありません。終わってから自分の言葉で要点を書き留めます。完全な記録より、要点を自分で整理したメモのほうが後で役に立つこともあります。道具に任せると、考える工程が抜けてしまいます。

使うか使わないかを場面で分けられるようになれば、この道具との付き合いは成熟したと言えます。全部に入れるのも、全部を拒むのも考えていない状態です。目的から選ぶ姿勢が、結果として相手からの信頼にもつながります。

運用の型にまとめる

ここまでの内容を、現場で回せる形に落とします。新しい制度を作る必要はありません。商談の始め方と、終わったあとの片付けを決めるだけです。

• 道具が自動で参加する設定のまま、告知せずに録音を続けている
• 相手に断られたのに、道具を退出させる操作が分からず止められない
• 文字起こしを確かめずに社内へ共有し、誤った金額が前提になる
• 共有の所在に期限も合言葉も設定せず、社内の共有の場に貼る
• 秘密保持の取り決めがある相手の技術的な内容を、確認せず外部の道具に送る

• この記事は一般的な整理であり、個別の事案の判断に代わるものではない
• 従業員との面談や争いのある状況での録音は、事情によって評価が変わる
• 顔や声に関する制度の変更は、公表される政令や規則で確かめる

まとめ

自分が参加している商談の録音は、日本では原則として違法とされません。しかし、違法でないことと黙って録ってよいことは別です。相手の会社の規程に触れる可能性があり、後から分かったときに信頼を失います。冒頭で一言尋ねる型を作り、断られたら止める。これが出発点です。

残ったデータは、個人の情報として扱います。音声は文字起こしが済んだら消し、共有の所在には期限と合言葉を設定する。道具を選ぶときは機能ではなくデータの扱いを自分で決められるかで選ぶ。そして、本音を聞きたい場面ではあえて記録を取らない判断も持つ。この使い分けが、記録の道具を味方にします。

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