配った資料から情報が漏れる原因｜見えない記録を消す手順

導入の事例を、資料にまとめました。他社の名前が入る部分は、黒く塗ってあります。見た目には、読めません。ところが、受け取った相手から連絡が来ました。塗った部分の文字が、読めてしまうという指摘です。何が起きたのか、分かりませんでした。

資料は、見えている情報だけを配るわけではない

資料を配るとき、何を渡しているか。多くの人は、画面に見えているものだと考えます。文章、図、表、写真です。しかし、渡しているのはファイルそのものです。ファイルには、表示されない情報も含まれます。そこに、危険があります。

含まれる情報は、意外に多い。誰が作ったか、いつ更新したか。どこを直したか、何を消したか。そして、画面に表示していない部分です。これらが、ファイルの中に残っています。

普段は、問題になりません。社内で回している限り、見られても困らないためです。問題になるのは、社外に出した瞬間です。取引先、公開の場、報道機関です。そこで初めて、残っていた情報が意味を持ちます。

そして、この種の事故は取り返しがつきません。配ったファイルは、回収できないためです。差し替えても、元のファイルは相手の手元に残ります。公開していれば、複製されている可能性もあります。起きてからでは、遅い種類の事故です。

この記事では、何が残るかを整理します。そのうえで、配る前に消す手順を示します。難しい道具は、要りません。多くは、標準の機能で消せます。知っているかどうかの差です。

黒く塗った文字が、読めた事例

実際に起きた事例から、始めます。公的な機関でも、起きている事故です。2013年6月、ある公的な機関が公開した資料でした。黒塗りにした個人の情報が、読める状態になっていました。公開された後に、指摘を受けています。同種の事例は、他にもあります。

2007年2月にも、同じ事故がありました。裁判の判決文が、公開されていた事例です。黒く塗りつぶした約20カ所が、読み取れる状態でした。簡単な操作で、内容が見えたと報告されています。閲覧を制限するはずの部分でした。

原因は、どちらも同じです。文書を作る道具で、黒い図形を重ねていました。あるいは、蛍光ペンの機能で黒く塗っていました。そして、そのまま別の形式に変換しています。文字そのものは、削除されていませんでした。

この状態では、文字はファイルの中に残ります。上に黒い図形が乗っているだけです。図形を動かすか、文字を選んで写せば読めます。特別な道具も、技術も要りません。誰でも、数秒でできてしまいます。

公的な機関でも起きるということは、誰にでも起こりえます。そして、多くの場合は気づかれません。指摘されて初めて、分かります。指摘されなければ、そのまま流通し続けます。まず、この仕組みを知ることが出発点です。

塗りつぶしと、消去はまったく別の操作

では、正しい消し方は何か。ここに、はっきりした区別があります。塗りつぶしは、見た目を覆う操作です。消去は、情報そのものを削除する操作です。この2つは、まったく別のものです。名前が似ているだけに、混同されます。

塗りつぶしでは、下の情報が残ります。黒い四角を置く、蛍光ペンで黒くする。どちらも、覆っているだけです。画面では、確かに見えなくなります。しかし、ファイルの中では生きています。

消去の機能は、情報を削除します。そのうえで、その位置を黒く表示します。見た目は同じでも、中身が違います。文字を選ぼうとしても、何もありません。元に戻すことも、できません。

この機能は、頁を固定する形式を扱う道具に備わっています。有料の道具に含まれていることが多い。無料の閲覧用の道具には、ない場合があります。社内にその道具がなければ、別の方法を取ります。元の文書から、文字そのものを消す方法です。

最も確実なのは、元の文書で削除することです。隠したい文字を、選んで消します。そして、その部分に黒い図形を置きます。この順序なら、下に文字はありません。道具がなくても、この方法は使えます。

操作	見た目	ファイルの中身	安全か
黒い図形を重ねる	黒く見える	文字が残る	危険
蛍光ペンで黒くする	黒く見える	文字が残る	危険
文字を削除してから覆う	黒く見える	文字はない	安全
消去の機能を使う	黒く見える	文字はない	安全

切り取った画像は、元に戻せる

次に、画像の話です。こちらも、同じ構造の事故が起きます。画像を切り取る操作も、多くの場合は表示の調整です。切り取った部分が、消えているとは限りません。ファイルの中に、残っています。そして、戻すことができます。

よくあるのが、画面の写真です。必要な部分だけを、切り取って使う。切り取った外側に、別の情報が写っています。他社の名前、担当者の名前、金額です。この情報が、そのまま残ります。

人が写った写真でも、起こります。顔の部分だけを、切り取って除く。切り取りを解除すれば、顔が戻ります。この操作は、誰でもできます。隠したつもりが、隠せていません。

防ぐ方法は、2つあります。1つは、画像を加工する道具で先に切り取ることです。切り取った状態で保存し、それを貼り付けます。元の情報は、そもそも入りません。最も確実な方法です。

もう1つは、圧縮の機能を使うことです。文書を作る道具に、画像を圧縮する機能があります。その際、切り取った部分を削除する選択肢があります。これを選べば、外側の情報が消えます。保存の前に、一度実行しておきます。

ファイルに埋まる、作成者と更新の記録

次は、目に見えない記録です。ファイルには、自動で情報が書き込まれます。作成した人、最後に保存した人の名前です。題名、件名、分類の言葉も含まれます。これらは、意識せずに保存されています。確かめる方法から、見ていきます。

確かめるのは、ファイルの情報を見る画面です。文書を作る道具で、ファイルの項目から開けます。そこに、作成者と最終更新者が表示されます。個人の名前が、そのまま入っていることが多い。会社の名前が入る場合も、あります。

問題になるのは、社外に出す場合です。誰が作ったかが、相手に伝わります。外部に委託して作った資料では、その会社名が出ます。自社で作ったと伝えていた場合、食い違います。この種の事故は、信頼に直結します。

編集にかかった時間も、記録されています。作成した日時と、最後に保存した日時です。急いで作ったことが、分かってしまいます。前日の深夜に作った提案書、という具合です。気にする相手も、いないとは限りません。

消す方法は、後で扱う検査の機能です。一括で削除できます。保存のたびに自動で削除する設定も、あります。外部に出す資料が多い部署では、この設定が有効です。毎回の手間が、なくなります。

変更の履歴と、書き込みが残る

さらに、編集の過程も残ります。変更の履歴を記録する機能を使った場合です。誰が、いつ、どこを直したかが記録されます。受け入れたはずの修正も、記録には残ります。この情報が、そのまま配られます。順に、確かめます。

記録には、編集した人の名前が含まれます。そして、編集した日付も入ります。社内の誰が関わったかが、分かります。承認の過程が、推測できてしまいます。社外に出す資料では、避けたい情報です。

消したはずの文章も、履歴に残ります。書いてから削除した、率直な表現です。検討の途中で消した金額なども、残ります。これが最も危険な種類の情報です。本音が、そのまま記録されています。

書き込みの機能も、同じです。余白に付けた指摘や、疑問です。社内向けの言葉が、そのまま残ります。この表現は弱い、根拠が薄い、という指摘です。社外の相手が読めば、印象は良くありません。

注意すべき点が、1つあります。道具の版によって、検出できる範囲が違います。古い版の検査の機能では、新しい版が付けた履歴を見つけられない場合があります。複数人で編集した資料では、特に注意します。最も新しい版で、検査を実行します。

隠した頁と、発表者のメモ

発表用の資料には、固有の危険があります。頁を隠す機能と、メモの欄です。どちらも、表示されないだけで残っています。配るときに、忘れられがちです。順に、確かめます。まず、隠した頁からです。

使わない頁を、隠す操作があります。発表では飛ばすが、消したくない頁です。この頁は、ファイルの中に残ります。受け取った相手は、表示できます。隠す操作を解除するだけです。

よくあるのが、社内向けの頁です。原価、利益率、他社との比較です。同じファイルを使い回すと、混ざります。相手ごとに頁を隠して、使い分ける形です。この運用は、事故の温床になります。

発表者のメモも、残ります。話す内容を、頁ごとに書く欄です。ここには、率直な言葉が入りがちです。この点は触れない、質問が来たらこう答える。配布用のファイルからは、必ず消します。

配る前に、別のファイルとして保存し直します。そのうえで、不要な頁を完全に削除します。メモの欄も、まとめて消します。隠すのではなく、消す。この原則を、徹底します。

表計算の資料は、さらに多く残る

表計算の資料には、特有の危険があります。他の形式より、残るものが多いためです。非表示にした行、列、別の表が残ります。そして、計算式の参照先も見えます。順に、確かめる項目を挙げます。数が多いので、一覧で持ちます。

最初に、非表示にした行と列です。計算の途中の値を、隠している場合があります。原価、割引の率、社内の目安です。表示に戻す操作は、誰でもできます。配る前に、削除しておきます。

次に、別の表です。1つのファイルに、複数の表が入ります。非表示にした表も、同じように戻せます。元の集計や、他社の情報が入っている場合があります。配る表だけを、別のファイルに移します。

計算式の参照先も、情報になります。別のファイルを参照している場合です。そのファイルの名前と、保存場所が見えます。社内の書類の構成が、推測できてしまいます。配る前に、値に変換しておきます。

並べ替えや絞り込みの設定も、残ります。どの条件で絞ったかが、分かります。絞り込みを解除すれば、隠れていた行が出ます。この操作も、誰でもできます。必要な行だけを、別の表に写す形が安全です。

変換すれば消える、という誤解

よくある誤解を、1つ扱います。頁を固定する形式に変換すれば、安全だという考えです。これは、半分だけ正しい。消えるものと、消えないものがあります。この区別を、押さえておきます。順に、見ていきます。

消えるものから、挙げます。変更の履歴と、書き込みの多くは残りません。非表示にした行や列も、通常は出力されません。隠した頁も、多くの場合は含まれません。この点は、変換の利点です。

消えないものが、問題です。黒い図形で覆った文字は、そのまま残ります。変換しても、図形と文字は別々に保持されます。冒頭の事例が、まさにこの形でした。変換したから安全だ、と考えたためです。

作成者などの記録も、引き継がれます。元のファイルの情報が、そのまま移ります。変換したファイルにも、名前が残ります。切り取った画像の元も、残る場合があります。変換は、消去の手段ではありません。

正しい順序は、先に消してから変換することです。元のファイルで、検査を実行します。そのうえで、変換します。変換の後に、もう一度確かめます。この二重の確認が、最も確実です。

• 黒い図形を重ねて、そのまま変換する：文字は残り、図形をどければ読める
• 画像を道具の中で切り取って使う：切り取った外側の情報が、元に戻せる
• 頁を隠して、同じファイルを配る：隠す操作を解除すれば、内容が表示される
• 発表者のメモを残したまま配る：社内向けの率直な言葉が、相手に読まれる
• 非表示にした行や表を残す：原価や社内の目安が、操作ひとつで見えてしまう
• 変換すれば安全だと考える：作成者や覆った文字は、変換しても残る

配る前の5工程

手順に、落とします。配る直前に行う、5つの工程です。5分程度で、すべて終わります。この5分を惜しむと、取り返しのつかない事故になります。順に、見ていきます。最初は、複製からです。

最後の工程が、最も重要です。自分の道具で見ても、気づけないためです。受け取る側と同じ環境で、確かめます。文字を選んで写す操作を、実際に試します。これで、大半の事故は防げます。

• 古い版の検査の機能では、新しい版が付けた変更の履歴を消せない場合がある
• 配ったファイルは回収できない。差し替えても、元は相手の手元に残る
• 変換は消去の手段ではない。先に消してから変換する

画面の写真に写り込む情報

資料に、画面の写真を入れることがあります。道具の使い方、集計の結果を示す場合です。この写真には、余計な情報が入りやすい。見せたい部分の周りに、別のものが写ります。確かめる箇所を、挙げます。順に、見ていきます。

最初に、上部の帯です。利用者の名前、会社の名前が表示されています。写真を撮ると、そのまま入ります。小さくて見落としますが、拡大すれば読めます。この部分は、必ず切り取ります。

次に、一覧に並ぶ他の項目です。1件を見せたいのに、周りの件も写ります。他社の名前や、金額が並んでいることがあります。見せたい行だけを残して、他を消します。画像を加工する道具で、先に処理します。

側面の一覧や、通知の表示も要注意です。業務の連絡が、通知として出ていることがあります。撮影の前に、通知を止めておきます。そして、不要な画面を閉じておきます。撮る前の準備で、大半は防げます。

最も確実なのは、専用の環境で撮ることです。実際の業務の情報が入っていない環境です。試用のための環境があれば、そこで撮ります。自社の情報も、相手の情報も入りません。資料を繰り返し作る部署では、用意する価値があります。

配る形式で、危険は変わる

配る形式によって、危険の度合いが変わります。この点も、整理しておきます。編集できる形式ほど、残るものが多い。そのため、原則は固定する形式で配ります。例外も、あります。順に、見ていきます。

編集できる形式で配る場面も、あります。相手が書き込む必要がある場合です。申込書、確認の表などです。この場合は、検査をより丁寧に行います。残るものが、最も多い形式だからです。

画面で見せるだけ、という選択もあります。ファイルを渡さず、投影して説明する形です。渡さなければ、残る情報の問題は起きません。ただし、相手は後から見返せません。要点をまとめた別の資料を、渡す形になります。

画像にして配る方法も、あります。頁を、画像として書き出す形です。文字を選べないため、覆った箇所も読めません。ただし、読み上げの道具では読めなくなります。配慮の面では、後退することになります。

配る形式は、相手の使い方から決めます。危険を減らすことだけを優先すると、使いにくくなります。固定する形式を基本とし、必要に応じて選びます。そして、どの形式でも検査は行います。形式の選択は、検査の代わりにはなりません。

社内の決まりに落とす項目

個人の注意に任せると、いずれ抜けます。決まりとして、書き残します。書く項目は、多くありません。4つで足ります。順に、挙げていきます。1枚に、収まる分量です。

1つ目は、覆う操作の禁止です。黒い図形や蛍光ペンで隠すことを、禁止します。消す場合は、文字ごと削除すると定めます。この1行が、最も重い事故を防ぎます。理由も、短く添えておきます。

2つ目は、検査の実行です。社外に出す資料は、必ず検査を通す。既存の確認の流れに、組み込みます。別の作業として足すと、忘れられます。承認の項目に、加えるのが確実です。

3つ目は、複製してから作業することです。元のファイルを、直接編集しない。この習慣が、必要な情報を守ります。4つ目は、確認の方法です。閲覧用の道具で開き、文字を選んで写すと定めます。

この4つを、確認の一覧に載せます。そして、社外に出す資料の承認者が確かめます。作った人と、確かめる人を分けます。自分の作ったものは、見落としやすいためです。この分担が、抜けを大きく減らします。

渡した後を、追えるようにする

消すべきものを消したら、次は渡し方です。渡し方によって、その後の広がり方が変わります。添付して送ると、そこから先は追えません。転送されても、こちらには分かりません。追える形にする方法を、整理します。順に、見ていきます。

最初の選択肢が、共有の連結で渡す方法です。ファイルそのものを送らず、置き場所を知らせます。誰がいつ開いたかが、記録されます。そして、後から取り下げることもできます。この2点が、添付との大きな違いです。

期限を設定できる場合も、あります。一定の日数が過ぎると、開けなくなる形です。提案の資料には、この設定が向いています。検討が終われば、見る必要もなくなります。古い版が、いつまでも残ることを防げます。

受け取れる相手を、限る設定もあります。知らせた相手だけが開ける、という形です。連結を知っていれば誰でも開ける設定は、避けます。その連結が転送されれば、誰でも見られます。手軽さと引き換えに、制御を失います。

ただし、相手の環境によっては使えません。外部の共有の場所に、入れない会社もあります。その場合は、添付で送ることになります。重要なのは、どちらを使うかを先に決めることです。資料の内容に応じて、基準を作っておきます。

よくある質問

検査の機能を使えば、すべて消えますか

消えないものがあります。黒い図形で覆った文字は、検査では消えません。図形と文字は、どちらも正当な内容として扱われるためです。切り取った画像の元も、別の操作が必要です。検査で消えるのは、プロパティ、変更の履歴、書き込み、非表示のデータなどです。覆った箇所は、自分で削除してください。

受け取った資料から、情報を読み取ってよいですか

避けてください。技術的に可能であることと、行ってよいことは別です。相手が隠そうとした情報を読み取れば、信頼関係は失われます。気づいた場合は、相手に伝えるのが誠実な対応です。自社の資料を確かめる目的でのみ、その操作を行ってください。

すでに配った資料に、問題が見つかりました

まず、公開している場合は速やかに取り下げます。そのうえで、直したものを差し替えます。個別に送っている場合は、相手に連絡して削除を依頼します。回収はできませんが、拡散は止められます。そして、なぜ起きたかを記録し、確認の手順に反映してください。

まとめ

配る資料には、見えていない情報が残ります。黒く覆った文字、切り取った画像の外側、作成者の名前です。変更の履歴、隠した頁、発表者のメモも残ります。公的な機関でも、黒塗りが読めた事例が複数あります。誰にでも起こりうる事故です。

防ぎ方は、5つの工程で足ります。複製し、不要な部分を削除し、覆った箇所を文字ごと消す。検査の機能を実行し、変換してから別の環境で確かめる。所要は5分程度です。そして、隠すのではなく消す、という原則を守ってください。

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