秘密保持の取り決めを固める5工程｜任せる前に決めること

「外部に依頼するとき、秘密保持の取り決めをどこまで作ればよいのか分からない」「雛形をそのまま使っていて、中身を確認していない」——外部との協業を始めるときに流されやすい工程です。この取り決めは、形式的な手続きではありません。何を秘密として扱うかを、双方で確定させる作業です。この記事では、任せる前に決めておく項目を整理します。

任せる相手が増えるほど、情報は外に出る

業務を任せる場面は、増え続けています。記事の制作、広告の運用、資料の作成です。調査や、催しの運営も外に出ます。そのたびに、自社の情報が外に出ます。任せるという行為は、情報を渡すことと同じです。この点が、意外に意識されていません。

渡す情報は、思った以上に広い。顧客の一覧、価格の表、受注の件数です。商品の企画、発売の時期も含まれます。打ち合わせの中で、口頭でも伝わります。資料として渡さなくても、情報は移動します。

そして、任せた相手は他社とも取引しています。同じ業界の会社が、含まれることもあります。競合と、同じ支援会社を使っている場合があります。この状況自体は、珍しくありません。だからこそ、取り決めが要ります。

取り決めがなければ、何が起きるか。情報の使い方に、制限がありません。他社への提案に、自社の事例が使われることもあります。名前を伏せていても、内容で分かります。この段階で気づいても、止める根拠がありません。

この記事では、その取り決めの中身を扱います。法律の細かい議論は、しません。確かめるべき項目と、その理由です。そして、決めておく順序です。書面を読むときの、手引きになります。

この取り決めは、何のためにあるか

最初に、目的を押さえます。取り決めがなくても、法律上の保護はあります。不正に取得したり使ったりする行為は、制限されています。ただし、その保護には条件があります。情報が、秘密として管理されていることです。誰でも見られる状態では、保護されません。

取り決めを結ぶことには、2つの効果があります。1つが、秘密として扱っている証拠になることです。書面で確認していれば、管理していた事実が残ります。この点だけでも、意味があります。後から争いになったとき、根拠になります。

もう1つが、範囲をはっきりさせることです。何が秘密で、何に使ってよいか。この線引きは、法律だけでは決まりません。当事者が、決めるものです。決めていなければ、解釈が分かれます。

そして、副次的な効果もあります。相手の意識が、変わることです。書面を交わすと、扱いが慎重になります。現場の担当者にも、周知されます。この効果は、実務では小さくありません。

逆に、期待しすぎない点もあります。取り決めがあっても、漏れるときは漏れます。後から責任を問える、というだけです。漏れないことを保証するものではありません。この前提で、渡す情報そのものも絞ります。

最初に決まるのは、何を秘密とするか

書面を読むとき、最初に見る箇所があります。秘密とする情報の定義です。ここが、すべての土台になります。定義に入らない情報は、守られません。そして、定義の書き方には2つの型があります。順に、見ていきます。

1つ目が、広く定める型です。本件に関連して開示した一切の情報、という書き方です。範囲が広く、開示する側には有利に見えます。ただし、広すぎると管理が難しくなります。何が秘密かが、後から分からなくなるためです。

2つ目が、特定する型です。秘密である旨を示して開示したものに限る、という形です。書面には、秘密と明記して渡します。対象がはっきりする分、管理しやすい。その代わり、明記を忘れると対象外になります。

実務では、後者が使われることが多い。ただし、運用が伴わなければ意味がありません。渡す資料に、秘密である旨を書く習慣が必要です。この習慣がないと、定義が空回りします。書面の型を選ぶより、運用の側が重要です。

自社が渡す側なら、この点を確かめます。資料に印を入れる作業を、誰が行うか。その担当を決めてから、締結します。決めずに結ぶと、守られていない情報が積み上がります。書面と運用は、対で考えます。

定義の型	範囲	管理の手間	向いている場面
一切の情報とする	広い	後から特定しにくい	短期の相談
秘密と明記したもの	明確	毎回の明記が要る	継続する委託
列挙して特定する	限定的	追加のたびに更新	対象が固定の取引
口頭も含める	広い	事後の書面化が要る	打ち合わせが多い取引

口頭で伝えた情報の扱い

見落としやすいのが、口頭の情報です。打ち合わせで話した内容が、これに当たります。書面に印を入れる運用では、口頭が漏れます。しかも、重要な情報ほど口頭で出ます。検討中の方針、社内の事情です。扱いを、決めておきます。

一般的な定め方が、事後の書面化です。口頭で伝えた後、一定の日数以内に書面で通知する。その通知をもって、秘密の情報として扱う形です。日数は、2週間程度が多く見られます。この定めがあるかを、確かめます。

実務では、この通知が行われないことも多い。手間がかかるためです。その結果、口頭の情報は守られないまま残ります。定めがあっても、運用されなければ同じです。この点は、割り切って考える必要があります。

現実的な対処は、2つあります。1つは、重要な話は書面で渡すことです。口頭で伝えず、資料に落としてから渡します。手間は増えますが、確実です。そして、記録としても残ります。

もう1つは、口頭も含める定義にすることです。開示の方法を問わない、と書く形です。この場合、事後の書面化は不要になります。その代わり、範囲が曖昧になります。どちらを取るかは、取引の性質で決めます。

中心にあるのは、目的以外に使わせない取り決め

次が、最も重要な条項です。目的以外に使用してはならない、という定めです。秘密を守るという義務と、これは別のものです。外に漏らさなくても、内部で使われることがあります。その使い方を、制限する条項です。順に、意味を確かめます。

たとえば、渡した顧客の一覧です。外部には、一切漏れていません。しかし、相手の会社が自社の営業に使う。この行為は、漏らしたことになりません。目的外の使用を禁じていなければ、止められません。

記事の制作を任せた場合も、同じです。渡した資料をもとに、別の会社の記事を書く。知見だけを持ち出す形は、判断が難しい。だからこそ、目的を明記します。本件の記事制作のためにのみ使用する、という形です。

目的の書き方も、確かめます。広く書くと、制限になりません。両社の事業に関する検討のため、では広すぎます。具体的に、何のためかを書きます。自社が渡す側なら、狭く書くほど安全です。

この条項は、多くの書面に入っています。入っていなければ、追加を求めます。秘密を守る義務だけでは、足りません。使い方の制限が、実務では効きます。確かめる順序としては、最優先です。

除外される情報が、必ず定められている

どの書面にも、除外の定めがあります。秘密の情報に当たらないものの列挙です。この定めは、受け取る側を守るためにあります。すべてを秘密扱いすると、事業が回らないためです。内容は、おおむね共通しています。順に、確かめます。

1つ目が、すでに公に知られている情報です。受け取る前から、公開されていたもの。誰でも調べられる情報を、縛る理由はありません。この点は、当然の内容です。争いも、まず起きません。

2つ目が、受け取った後に公になった情報です。ただし、受け取った側の責任による場合は除きます。自分が漏らして公になった、では通りません。この但し書きが、あるかを確かめます。なければ、抜け道になります。

3つ目が、独自に開発した情報です。受け取った情報によらず、自力で得たもの。この主張は、証明が難しいという特徴があります。記録が残っていなければ、成り立ちません。受け取る側なら、開発の記録を残しておきます。

4つ目が、第三者から適法に得た情報です。守秘の義務を負わずに、別の経路で得たもの。この4つが、標準的な除外の内容です。これ以外の除外が書かれていたら、注意します。広い除外は、取り決めそのものを空洞にします。

期間には、2つの期間がある

期間の話は、混乱しやすい部分です。理由は、2つの期間があるためです。契約そのものの期間と、義務が残る期間です。この2つは、別に定められます。混ぜて読むと、意味を取り違えます。順に、分けて見ます。

契約そのものの期間は、有効期間です。この期間中に開示された情報が、対象になります。1年間、と定めることが多い。自動で更新する定めが、付くこともあります。更新の有無は、確かめておきます。

もう1つが、義務が残る期間です。契約が終わった後も、秘密を守る義務は続きます。この定めを、存続の条項と呼びます。これがなければ、契約の終了とともに義務が消えます。そして、情報は自由に使われます。

実務で問題になるのは、後者です。期間の定めがない場合、義務が永続することになります。受け取る側にとっては、重い負担です。10年前の情報を、いつまでも管理し続けることになります。現実には、守れません。

そのため、期間を区切ることが望ましいとされています。契約の終了後、1年から3年程度です。この範囲が、実務上の目安になっています。情報の性質によって、長短を調整します。次の項で、その考え方を扱います。

存続の期間は、情報の寿命で決める

期間を決める基準は、情報の寿命です。その情報が、いつまで価値を持つか。寿命より長い期間を定めても、意味がありません。逆に、短すぎれば守れません。情報の型ごとに、考えます。順に、見ていきます。

価格や販売の数字は、比較的短い。1年も経てば、状況が変わっています。古い数字が漏れても、影響は限られます。この種の情報なら、1年から2年で足ります。実務でも、この範囲が多い。

顧客の一覧は、長く価値を持ちます。取引先は、そう頻繁には変わりません。3年後でも、そのまま使える情報です。この場合は、3年程度を求めます。個人の情報が含まれる場合は、別の決まりも関わります。

商品の企画や、技術に関する情報はさらに長い。発売前の企画は、発表まで守られる必要があります。開発に数年かかる場合、期間も長く取ります。この種の情報を渡す取引では、5年以上を求めることもあります。情報の性質から、逆算して決めます。

受け取る側として結ぶ場合は、逆の視点になります。長い期間は、管理の負担になります。3年を超える期間を求められたら、理由を聞きます。そして、対象を絞ることを提案します。期間と範囲は、交換できる条件です。

再委託先まで、義務は届くか

見落とされやすいのが、再委託の扱いです。任せた相手が、さらに別の会社に任せる。この構造は、実際には非常に多い。記事の制作なら、書き手は個人の場合があります。広告の運用でも、一部が外に出ます。確かめる項目を、挙げます。

最初に、再委託が認められているかです。禁止する定めと、事前の承諾を要する定めがあります。何も書かれていない場合は、自由と解釈されます。自社が渡す側なら、承諾を要する形にします。誰が扱うかを、把握できる状態にします。

次に、義務が引き継がれるかです。再委託先にも、同等の義務を負わせる定めです。この定めがなければ、そこで義務が切れます。書面を交わすのは、直接の相手だけです。その先には、こちらの取り決めが届きません。

そして、責任の所在です。再委託先が漏らした場合、誰が責任を負うか。直接の相手が負う、と定めておきます。そうでなければ、遠い相手を追うことになります。この定めは、実効性の面で重要です。

実務では、名簿の提出を求める方法もあります。実際に作業する会社や個人の一覧です。誰が情報に触れるかが、分かります。変更があれば、知らせてもらう形にします。この運用があると、管理の実態が伴います。

終わった後の、返還と破棄

取引が終わったら、情報はどうなるか。この定めも、確かめます。返還するか、破棄するかを決めます。そして、その証明を求めるかどうかです。多くの書面に、定めがあります。順に、確かめます。

紙の資料なら、返還が現実的です。渡した部数を、そのまま戻してもらいます。複製がある場合は、その扱いも定めます。実務では、破棄のほうが多く選ばれます。送り返す手間が、かからないためです。

電子の情報は、返還という概念が合いません。複製が、いくつも存在するためです。削除したかどうかは、外からは確かめられません。そのため、書面での報告を求める形になります。削除した旨の通知を、期限を切って求めます。

実務上の限界も、認識しておきます。やり取りしたメールの中にも、情報は残ります。手元の記録から完全に消すことは、難しい。この現実を踏まえて、渡す情報を絞ります。取り決めだけに、頼らないという姿勢です。

削除の依頼は、終了時に必ず出します。定めがあっても、こちらから言わなければ動きません。終了の連絡と一緒に、依頼を送ります。期限と、報告の方法を書き添えます。この一通で、管理の実態が変わります。

• 目的を、両社の事業の検討のためと広く書く：使い方の制限として働かなくなる
• 資料に秘密である旨を書かずに渡す：定義から外れ、対象にならないことがある
• 存続の期間を定めずに結ぶ：義務が永続し、受け取る側が管理しきれなくなる
• 再委託の定めを置かない：その先に義務が届かず、実質的に情報が野放しになる
• 終了時に、削除の依頼を出さない：定めがあっても、実際には残り続ける
• 押印して、原本を保管しないまま忘れる：内容を確かめられず、争いのときに使えない

片方だけが負う形と、双方が負う形

書面には、2つの型があります。片方だけが義務を負う形と、双方が負う形です。どちらの型かを、最初に確かめます。義務の重さが、まったく違うためです。自社の立場によって、望ましい型も変わります。順に、見ていきます。

片方だけが負う形は、単純です。渡す側と、受け取る側が固定されています。受け取る側だけが、義務を負います。情報の流れが一方向の取引に、向いています。調査を依頼する場合などです。

双方が負う形は、互いに情報を出す場合です。共同での企画、提携の検討などです。支援会社との取引も、実は双方向になります。相手の手法や、料金の体系も秘密の情報です。この場合、双方が負う形が自然です。

注意すべきは、型の取り違えです。相手から届いた書面は、相手に有利な形が多い。自社だけが義務を負う形になっていないか。実際には双方が情報を出すなら、修正を求めます。この確認は、読み始めてすぐに行えます。

修正の求めは、失礼にはあたりません。むしろ、内容を読んだ証拠になります。そのまま押印して返す会社のほうが、多い。だからこそ、確かめる姿勢が信頼につながります。指摘の仕方は、丁寧であれば十分です。

違反されたときに、何ができるか

最後に、違反があった場合です。何ができるかを、知っておきます。取り決めがあっても、自動で何かが起きるわけではありません。こちらが動く必要があります。取りうる手段を、順に見ます。現実的な範囲で考えます。

最初は、停止を求めることです。使用や開示をやめるよう、通知します。多くの場合、ここで止まります。相手も、争いは望まないためです。早く気づくほど、被害は小さく収まります。

損害の賠償を求める方法も、あります。ただし、金額の立証が難しい。情報が漏れたことによる損害は、測りにくい。そのため、あらかじめ金額を定める条項が置かれることもあります。この定めがあるかも、確かめておきます。

最も重要なのは、証拠を残すことです。いつ、何を、どのような条件で渡したか。この記録がなければ、主張の土台がありません。渡した資料の一覧を、日付とともに残します。地味な作業ですが、いざというとき効きます。

そして、契約の解除です。違反があった場合に解除できる定めを、置きます。取引そのものを、止められる状態にします。この定めがあること自体が、抑止になります。使わずに済むことが、望ましい条項です。

取り決めを固める5工程

ここまでの内容を、手順に落とします。書面が届いてから、押印するまでです。5つの工程で、1時間程度で終わります。毎回同じ順序で確かめれば、見落としが減ります。順に、見ていきます。最初は、渡す情報の洗い出しです。

この5工程は、慣れれば短くなります。2回目からは、30分もかかりません。自社の型を1つ作っておけば、さらに早い。相手の書面と、自社の型を比べる形になります。違う箇所だけを、確かめれば済みます。

• 有効期間と、義務が残る期間は別のもの。混同しないよう、分けて読む
• 義務が永続する定めは、受け取る側にとって現実に守れない負担になる
• 取り決めは、漏れないことを保証しない。渡す情報そのものを絞ることが先

マーケの委託で、特に注意する情報

最後に、この分野に固有の点を挙げます。マーケの業務では、扱う情報に特徴があります。個人の情報が、混ざりやすいという点です。これは、秘密の取り決めとは別の決まりも関わります。順に、確かめます。混同しないよう、分けて考えます。

最初に、見込み客の一覧です。氏名、会社名、連絡先が含まれます。この情報を外部に渡す行為は、別の規律に服します。秘密の取り決めだけでは、足りません。取り扱いを委託する場合の、別の定めが要ります。

次に、解析の情報です。サイトの閲覧の記録などが、これに当たります。個人を識別できる形かどうかで、扱いが変わります。識別できる場合は、同じ規律の対象になります。渡す前に、切り分けます。

そして、他社との取引の条件です。別の支援会社との契約の内容などです。この情報は、その会社との取り決めで守られています。新しい相手に渡せば、こちらが違反することになります。渡してよいかを、先に確かめます。

整理すると、渡す前に3つを分けます。個人の情報、他社に関する情報、自社だけの情報です。最初の2つは、別の手続きが要ります。秘密の取り決めが対象とするのは、3つ目です。この切り分けを、渡す前に行ってください。

よくある質問

相手が用意した書面を、そのまま使ってよいですか

確かめてから使ってください。相手が用意した書面は、相手に有利な内容になっていることが一般的です。特に、自社だけが義務を負う形になっていないか、目的が広く書かれていないかを見ます。修正を求めることは、通常の商慣行です。指摘によって関係が悪くなることは、まずありません。

小規模な依頼でも、書面は必要ですか

渡す情報の性質で判断してください。公開している情報だけを渡すなら、不要な場合もあります。顧客の一覧や、発表前の企画を渡すなら、金額の大小にかかわらず必要です。1件だけの依頼でも、渡す情報が重ければ結びます。金額ではなく、情報で判断します。

個人に依頼する場合も、同じ書面でよいですか

基本の項目は同じですが、いくつか調整します。再委託の定めは、通常は禁止にします。個人が別の人に任せる形は、想定していないためです。そして、終了時の削除の確認は、より丁寧に行います。管理の体制が、会社とは異なるためです。

まとめ

業務を任せることは、情報を渡すことと同じです。そして、任せた相手は他社とも取引しています。だからこそ、範囲を決める取り決めが要ります。確かめる箇所は、5つに絞れます。定義、目的、除外、期間、再委託です。

中心にあるのは、目的以外に使わせないという定めです。外に漏らさなくても、内部で使われることがあるためです。そして、義務が残る期間は1年から3年が目安になります。情報の寿命から、逆算して決めてください。最後に、渡した資料の一覧を日付とともに残しておきます。

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