社内資料のメタデータに入れる項目｜AIが選べる形にする

「ファイル名の付け方は統一したので、そこまでやれば十分だと思っていました」「社内の資料をAIに読ませたら、とっくに終わったキャンペーンの条件を根拠にした答えが返ってきました」——社内資料をAIに使わせ始めた組織から、そろって出てくる声です。どちらも、名前と置き場所さえ整えれば資料は使える、という前提に立っています。ところがAIに資料を渡す場面で要るのは、探し当てるための手がかりではありません。本当に要るのは、その1件を根拠として使ってよいかどうかを、本文の外側から判定できる印です。この記事では、社内資料1件ごとに付ける属性を、制度がすでに必須と決めている項目から逆算して組み立てます。

「ファイル名と置き場所で足りている」というつまずき

社内の資料をAIに読ませようという話になると、最初に出てくるのが「ファイル名の付け方を統一しよう」という案です。名前が揃えば、人が一覧を見て目当ての資料にたどり着く速さは確かに上がります。ところが、AIに資料を渡す場面ではこの工夫があまり効きません。AIは一覧を眺めて選ぶのではなく、渡された資料の中身を読んで答えを作ります。名前は、中身を読んだ後の判断には使われないのです。

もう1つの誤解は、中身を読めるのだから属性は要らない、というものです。何について書かれた資料かは、たしかに本文から読み取れます。しかしその資料が今も有効かどうかは、本文のどこにも書かれていないのが普通です。価格表に「この価格は来月で終わります」とは書かれていません。終わったという事実は、あとから別の資料が作られたという外側の出来事としてしか現れません。

つまり必要なのは、探すための情報ではなく、使ってよいかどうかを外側から判定するための情報です。これが、資料1件ごとに付ける属性の役割になります。名前の付け方の議論は、この役割をいっさい引き受けてくれません。両者は目的が違うので、片方を丁寧にやっても、もう片方の穴は埋まらないのです。

なお、資料をどの棚に置くかという分類の決め方と、資料の中身が画像のままで機械に読み取れないという形の問題は、それぞれ別に手を打つ話です。この記事では、棚も形も一度脇に置いて、1件ごとに付ける属性だけを扱います。

AIが本文から読み取れない3つのこと

社内資料をAIに渡したときに起きる事故は、種類がそれほど多くありません。整理すると、いつ時点の資料か、誰のものか、誰に出してよいか——この3つのどれかが分からなかったことに行き着きます。いずれも、本文をどれだけ丁寧に読んでも出てこない情報です。

1つ目の「いつ時点か」は、最も被害が出やすいところです。作成日がファイルの更新日時としてしか残っていないと、書式を直しただけの操作で日付が新しくなります。中身が古いのに日付だけが新しい資料は、AIから見ると最も新しい根拠に見えます。古い条件が、いちばん確からしい顔をして引用されるのはこのためです。

2つ目の「誰のものか」は、内容の正しさを誰に確かめればよいかという問題です。持ち主が記録されていない資料は、間違いが見つかっても直す人が決まりません。3つ目の「誰に出してよいか」は、社外向けの文書にそのまま引用してよいかどうかを分ける線です。この3つは、書き手が意識して残さないかぎり、どこにも残りません。

• いつ時点か：作成日と有効期限。更新日時では代わりにならない
• 誰のものか：内容の正しさに責任を持つ役割。退職・異動で消えない書き方にする
• 誰に出してよいか：社内限定か、社外に出してよいか。判断を本文から推測させない

制度が必須と決めている項目を、先に借りてくる

項目を一から考え始めると、議論が長引いたわりに使われない一覧ができあがります。近道は、すでに法令で必須とされている台帳の項目を見ることです。国の行政文書は、公文書等の管理に関する法律にもとづいて行政文書ファイル管理簿に載せることが定められており、その項目は公開されています。

一般に公開されている管理簿の説明によると、そこに並ぶのは文書分類、行政文書ファイル名、保存期間、保存期間満了時期、保存期間満了時の措置、保存場所、作成（取得）時期、作成者、起算日、媒体の種別、管理担当課・係です。「保存期間が満了したときにとるべき措置」はレコードスケジュールと呼ばれ、移管するか廃棄するかをあらかじめ決めておく項目にあたります。

ここで注目したいのは、11項目のうち中身に関わるのが名称と分類だけで、残りはすべていつまで持つか、誰が持つか、どこに置くか、終わったらどうするかという扱いの情報だという点です。制度が長く運用してきた結果として、外側の情報のほうが多く必要になると分かっているわけです。社内資料でも、この比率はそのまま参考になります。

• 文書分類／行政文書ファイル名（何の資料か）
• 作成（取得）時期／作成者／起算日（いつ、誰が）
• 保存期間／保存期間満了時期／保存期間満了時の措置（いつまで、終わったらどうするか）
• 保存場所／媒体の種別／管理担当課・係（どこに、どの形で、誰の管理か）

税の書類は「3項目で引けること」が要件になっている

もう1つ借りてこられるのが、電子帳簿保存法の検索機能の確保です。国税庁が示している適用要件では、電子取引の記録について、取引年月日その他の日付・取引金額・取引先を検索の条件として設定できることが求められています。加えて、日付または金額は範囲を指定して条件を設定できること、二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できることも要件に含まれます。

この3項目の選び方には、実務の知恵が詰まっています。日付は時点を、金額は大きさを、取引先は相手を表します。1件を特定するには、時点と大きさと相手が分かればだいたい足りるという設計です。社内資料に置き換えるなら、いつ時点か、どの範囲を指す資料か、どの部門や案件のものか、の3つにあたります。

もう1つ学べるのが、範囲指定と組み合わせが要件に入っている点です。1つの値と完全に一致するかどうかだけでは、実務の探し方に足りないと制度の側が判断しています。属性は、単独で当てるためではなく、組み合わせて絞るために持つものだと考えると、項目を増やしすぎずに済みます。なお同要件には、税務職員のダウンロードの求めに応じる場合に検索の条件の一部が緩和される扱いも示されています。

社内資料に付ける項目は9つに絞れる

制度の項目をそのまま社内に持ち込むと、保存場所や媒体の種別のように、今どきのファイル保管では自動で決まる項目が混じります。AIに使わせる目的に絞ると、人が決めなければならない項目は9つまで減らせます。項目を減らすことは、付けてもらうための最大の工夫でもあります。

下の表は、その9項目と、誰が決めるかを並べたものです。誰が決めるかを項目ごとに書き分けているのが要点で、これを書かないと「全員が入れる」という建前になり、結局誰も入れません。作成者が決められること、置き場所を決める人が決めること、内容の持ち主が決めることは、それぞれ別です。

項目	何を書くか	誰が決めるか
題名	中身を一読で言い当てられる名前。略語は開いて書く	作成者
作成日	その資料が作られた日。ファイルの更新日時とは別に残す	自動
対象の範囲	どの製品・どの部門・どの期間を指す資料か	作成者
版	これが最新かどうかの印と、置き換えた前の版の場所	作成者
持ち主	内容の正しさに責任を持つ役割の名前	管理者
公開範囲	全社・部門内・限定・社外提出可のどれか	持ち主
有効期限	いつまで根拠として使えるか	持ち主
次の見直し日	期限より手前に置く、内容を確かめる日	持ち主
根拠利用の可否	AIの回答の根拠として引いてよいかどうか	持ち主

9項目のうち、作成日は保存の仕組みが自動で埋めます。人が入力するのは実質8つ、そのうち作成者が入れるのは3つです。1人あたりの手間を3項目までに収められるかどうかが、定着するかしないかの分かれ目になります。

「いつ時点か」は1つではなく3つに割る

日付の項目を1つしか持たない台帳は、必ず破綻します。作成日、有効期限、次の見直し日の3つは、それぞれ別の問いに答えているからです。作成日は「いつ書かれたか」、有効期限は「いつまで根拠にできるか」、次の見直し日は「いつ中身を確かめるか」を表します。

この3つのうち、AIに資料を渡す場面で直接効くのは有効期限です。期限を過ぎた資料を参照の対象から外すだけで、古い条件を根拠にした答えはかなり減ります。逆に言うと、有効期限が空欄の資料は、いつまでも現役として扱われ続けます。無期限という選択肢を最初から用意しないほうが安全です。

次の見直し日は、期限そのものではなく、期限の手前に置く確認の合図です。価格や体制のように動きの速い資料は3カ月、規程のように動きの遅い資料は1年、といった具合に資料の種類ごとに間隔を変えます。見直し日を持たない資料は、期限が来た日に初めて「中身が古い」と気づくことになります。

なお、更新日時を有効期限の代わりに使うのはやめたほうがよいでしょう。書式の修正や誤字の直しでも日付は動きますし、別の場所に写した瞬間にも動きます。中身が変わったかどうかと、ファイルが触られたかどうかは、まったく別のことだからです。

有効期限と法定の保存期間は、別の欄で持つ

有効期限を決める話をすると、必ず「では何年で捨てるのか」という質問が出ます。ここで2つの期限が混ざります。根拠として使ってよい期限と、捨ててはいけない期間は、まったく別のものです。前者が切れていても、後者が残っていれば消せません。逆に、保存の義務が切れたからといって、中身が今も正しいわけでもありません。

法令が定める保存の期間は、書類の種類ごとに違います。国税庁の説明では、法人税法上、帳簿書類は原則として7年間の保存が必要で、青色申告で欠損金の繰越控除を受ける事業年度については10年間になります。会社法では、会計帳簿を帳簿を閉鎖した時から10年間保存することとされ、株主総会や取締役会の議事録も10年間です。労働基準法では賃金台帳などの保存期間が原則5年とされ、当分の間は3年とする経過措置が置かれています。

社内資料の属性としては、この2つを別の欄で持って使い分けます。AIの参照の対象から外すかどうかは有効期限で決め、消してよいかどうかは保存期限で決めます。1つの欄にまとめると、まだ捨ててはいけない資料を消してしまうか、とっくに中身の古い資料を現役のまま参照させ続けるかの、どちらかが必ず起きます。

行政文書ファイル管理簿にも、保存期間と、保存期間が満了したときにとるべき措置が、別の項目として並んでいます。いつまで持つかと、満了した後にどうするかを分けて決めておく形です。期限が来たら何をするかを、期限を決めるのと同じ場で決めておくと、その日が来たときに誰も判断に迷いません。決めていないと、期限切れの一覧だけが毎月積み上がっていきます。

持ち主は個人名ではなく役割で持たせる

持ち主の欄に個人名を書くと、その人が異動した時点で台帳が嘘になります。しかも嘘になったことに誰も気づきません。持ち主は、人の名前ではなく役割の名前で持たせるのが実務の定石です。営業企画の販売資料担当、人事の規程担当、といった書き方になります。

役割で持たせると、異動があっても引き継ぎの一覧が自動的にできます。新しくその役割に就いた人は、自分の役割名で検索すれば、自分が中身に責任を持つ資料を全部並べられるからです。個人名で管理していると、この引き継ぎの一覧は誰にも作れません。

持ち主の仕事は3つに限ると運用が軽くなります。有効期限を決めること、公開範囲を決めること、そしてAIの根拠として引いてよいかどうかを決めることです。中身を書き直す作業そのものは、持ち主でなくてもかまいません。決める人と書く人を分けておくと、持ち主の負担が現実的な大きさに収まります。

版は番号より「これが最新か」の印が効く

版の管理というと、第1版・第2版と番号を振る話に見えます。ところがAIに資料を渡す場面で必要なのは、番号そのものではありません。必要なのは、目の前の1件が今の最新版なのかどうかという、1つの印だけです。番号は人が履歴をたどるときに役立ちますが、選ぶための情報にはなりません。

実際に起きる事故は、番号の付け方のせいではなく、古い版が消されずに残っていることから起きます。会議用に配った写し、部署ごとに持ち出した控え、添付ファイルとして送ったもの——同じ内容の資料が何通りにも増え、そのどれもが本文だけ見れば同じに見えます。同じ中身の資料が複数ある状態では、AIはどれを引いても正しく見える答えを返してしまいます。

だから版の項目には、最新かどうかの印と、置き換えられた場合の置き換え先の場所を持たせます。印が「旧」になっている資料は参照の対象から外し、置き換え先をたどれば今の版に行き着く、という形です。番号は残しておいてかまいませんが、番号だけでこの動きは作れません。

公開範囲は4段で足りる

公開範囲の設計は、細かくするほど付けられなくなる典型です。部署ごと、役職ごと、案件ごとと分け始めると、どれを選ぶべきか作成者が判断できなくなり、いちばん狭い選択肢か、いちばん広い選択肢に寄ります。選択肢は4段までに抑えるのが現実的です。

全社に見せてよいもの、部門の中に留めるもの、名前を挙げた相手だけに見せるもの、社外に提出してよいもの。この4つで、社内資料のほとんどは分けられます。段が少ないと迷いが減り、迷いが減ると付ける人が増えます。付いていない属性は、どれだけ細かく設計してあっても機能しません。

この属性がAIの運用で効くのは、社外向けの文章を作らせる場面です。社外提出可の資料だけを参照させる、という切り替えが1項目でできるようになります。逆にこの属性がないと、社外向けの提案書に社内限定の条件が混ざる事故を、出来上がった文章を読んで見つけるしかなくなります。

段の名前は、意味が重ならないようにします。「社内限定」と「部門内」を両方置くと、どちらを選ぶべきか分かりません。4つの段が互いに重ならず、どの資料も必ずどれか1つに入る形になっているかを、決める前に確かめておきます。

「根拠に使ってよいか」を1項目で持つ

公開範囲とは別に、AIの回答の根拠として引いてよいかどうかを1項目として持たせます。この2つは似ていますが、同じではありません。社内の誰が見てもよい資料でも、根拠として引かれると困るものがあるからです。会議の途中経過のメモ、検討中の案、個人が試しに作った試算などが該当します。

この項目を置く理由は、AIに「これは根拠にしてよい資料か」を判断させないためです。本文の書きぶりから、確定した方針なのか検討中の案なのかを機械が見分けるのは無理があります。見分けられないものを見分けさせようとすると、もっともらしい間違いが返ってきます。判定は人がして、結果を属性として置いておくほうが確実です。

あわせて決めておきたいのが、AIに答えを出させるときにどの資料を根拠にしたのかを必ず書かせる、というやり方です。根拠の一覧が出れば、根拠利用の可否が「否」の資料が混ざっていないかを人が見て確かめられます。根拠を書かせない運用にしていると、この確認そのものができません。

さらに、人が確かめる範囲を先に決めておきます。社外に出す文章と、数字を含む回答は必ず人が根拠まで見る。社内向けの下書きは、根拠の一覧だけ目を通す。この線を引いておかないと、確認は「気づいた人がやる」という状態になり、忙しい時期に真っ先に抜けます。

誰が、いつ付けるのか

項目が決まっても、付ける手順が決まっていなければ埋まりません。手順を作るときの原則は1つで、その場で分かることだけを、その場で分かる人に入れさせることです。作成者に公開範囲まで決めさせようとすると、判断がつかずに手が止まります。

実際の流れは、作成、登録、確認の3つの場面に分かれます。作る人はその場で分かることだけを入れ、置き場所を決める人が持ち主を割り当て、持ち主が期限と可否を決めます。1人が全部を埋める設計にしないことが、埋まる設計の条件です。

AIに下書きさせてよい項目と、人が決める項目

9項目のうち、AIに下書きを作らせて効率が上がるのは題名と対象の範囲です。本文を読めば書けることであり、間違っていても人が一目で気づけます。本文から答えが出る項目は任せてよく、本文の外側にしか答えがない項目は任せてはいけません。この線引きが、属性を機械に手伝わせるときの基本になります。

反対に、公開範囲、有効期限、根拠利用の可否、持ち主の4つは、本文をいくら読んでも決まりません。これらは組織の事情で決まるものだからです。それでも機械に埋めさせようとすると、もっともらしい値が入り、しかも入っていることで安心してしまうという、いちばん困る状態になります。

• 公開範囲をAIに推測させる（本文の書きぶりからは、社外に出してよいかは決まらない）
• 有効期限を一律に1年後で自動入力する（更新の周期は資料の種類ごとに違う）
• 版の新旧を更新日時の新しさだけで判定する（写しのほうが新しいことがある）
• 必須項目を空欄のまま取り込み、後で埋める運用にする（後で埋まったためしがない）
• 属性の正しさをAIに点検させ、その結果をそのまま反映する（誤りが静かに広がる）

なお、AIに下書きさせた項目には「機械が入れた」という印を残しておくと、後から見直す範囲を絞れます。人が入れた値と機械が入れた値を区別できるようにしておくだけで、点検の負担は大きく変わります。

付け忘れは「数える仕組み」でしか見つからない

属性の運用でいちばん多い失敗は、決めたのに付いていない、という状態を誰も把握していないことです。付いていない資料は、一覧の中で目立ちません。空欄はただの空白として並ぶだけなので、見て気づくことは期待できません。

見つけ方は2つに絞れます。1つは入口で止めること。必須項目が空欄なら、所定の置き場所に登録できないようにするやり方です。最も確実ですが、必須項目を増やしすぎると、現場が所定の置き場所を避けて自分の手元に資料を置くようになります。必須は3つまでに抑えるのが現実的でしょう。

もう1つは、定期的に数えることです。四半期に一度、必須項目が空欄の件数、有効期限が空欄の件数、期限切れの件数を数え、持ち主ごとに分けて返します。全社で何件という数字は誰も動かしません。自分の担当で何件かが分かって初めて手が動きます。

数えるときに気をつけたいのは、分母をそろえることです。全社の資料の総数を分母にすると、置き場所に入れていない資料が数から漏れます。所定の置き場所に登録された件数を分母にすると、登録を避けた分が見えません。両方の数を並べて出しておくと、どちらの問題が起きているかを取り違えずに済みます。

付けた属性が古びない周期を決める

属性は、付けた瞬間がいちばん正確で、そこからは古びていくだけです。持ち主の役割が変わり、公開範囲の前提が変わり、有効期限の根拠になった条件が変わります。付ける仕組みと同じだけの重さで、直す仕組みを決めておく必要があります。

周期は資料の種類ごとに変えます。価格や体制のように動きの速いものは3カ月、業務の手順は半年、規程や様式は1年、といった具合です。すべてを同じ周期にすると、動きの遅い資料の見直しに手間を取られ、動きの速い資料の見直しが遅れます。次の見直し日を1件ごとに持たせておくのは、この差を吸収するためです。

見直しのときに確かめるのは、中身ではなく属性です。中身の正しさまで毎回見ようとすると終わりません。有効期限を延ばすか、版を旧にするか、参照の対象から外すか——この3つのどれにするかだけを決めれば、1件あたり1分で済みます。

また、期限が切れた資料を消してしまわないことも大切です。当時の判断の根拠として残しておく価値があるからです。消すのではなく、参照の対象から外し、置き場所を分ける。行政文書の管理簿にも、保存期間が満了したときにとるべき措置をあらかじめ決めておく項目があります。終わり方を先に決めておくという考え方は、そのまま社内資料にも使えます。

社内資料のメタデータでよくある質問

Q. 属性は何項目から始めればよいですか

必須は3項目から始めるのが現実的です。題名、持ち主、有効期限。この3つが埋まっていれば、古い資料を根拠にする事故と、間違いを直す人が決まらない状態は、かなり防げます。項目を増やすのは、この3つが9割以上埋まるようになってからにします。

Q. 古い資料にもさかのぼって付ける必要がありますか

全部にさかのぼる必要はありません。AIに参照させる範囲を先に決め、その範囲の資料だけに付けます。参照させない資料は、参照の対象から外すという印を1つ付けるだけで足ります。全件に付けようとして止まるより、参照範囲を狭く始めて広げるほうが早く動きます。

Q. 属性はファイルの中と別の表と、どちらで持つのがよいですか

どちらでも動きますが、別の表で持つほうが直しやすくなります。ファイルの中に書くと、直すたびにファイルを開いて保存し直すことになり、更新日時が動いてしまうからです。ただし別の表で持つ場合は、ファイルが移動したときに対応が切れないよう、位置ではなく識別のための番号で結び付けておきます。

Q. 必須項目を機械で止めると、現場が保存をやめてしまいませんか

実際に起きます。だからこそ必須を3つまでに抑えます。もう1つの手は、止める対象を新規の登録だけにして、既存の資料はまとめて期限を切る扱いにすることです。入口を狭くする前に、入口を通る手間を軽くしておくのが順番です。

まとめ

社内資料にメタデータを付ける目的は、探しやすくすることではなく、AIが「これを根拠にしてよいか」を選べるようにすることです。本文からは、いつ時点か、誰のものか、誰に出してよいかが読み取れません。読み取れないものを機械に推測させると、もっともらしい間違いが返ってきます。

項目は9つで足ります。公文書の管理簿が必須としている項目と、税の書類に求められる検索の3項目を借りてくれば、一から議論する必要はありません。人が入れるのは実質8つ、作成者の負担は3つまで。誰がどの項目を決めるかを書き分けておくことが、埋まる設計の条件です。なお、根拠として使える期限と、法令で捨てられない期間は別の欄で持ちます。

そして、付けた後の運用のほうが長く続きます。四半期ごとに未記入と期限切れを数え、持ち主ごとに返す。見直しでは中身ではなく属性の扱いだけを決める。AIに下書きさせてよいのは本文から答えが出る項目に限り、公開範囲と有効期限と根拠利用の可否は人が決める。この線を先に引いておけば、資料が増えても運用は重くなりません。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。