従業員にAIを使わせる前の説明項目一覧｜同意が要る範囲を決める

「全社に広げることになったのですが、本人の同意は取らなくてよいのでしょうか」「利用の記録が残ると伝えたら、評価に使われるのではと聞かれました」——一部の部署の試しからAIを全社へ広げる段になると、この2つが同じ週に届きます。並べて読むと、詰まっているのは法律の解釈ではないことが分かります。同意が要るかどうかを決める前に、何をどこまで説明しておくかが決まっていないのです。ケーピーエムジーコンサルティングが企業と公的機関に勤める2,788人に聞いた調査（2026年7月公表・16業種）では、全社的なAIの決まりを定めている組織は約43パーセントでした。決まりがある側でも、その中身を本人にどう伝えるかまでは書かれていないことが多く、説明の場で初めて質問が出ます。この記事では、同意が要る範囲の切り分けから、使わせる前に説明する項目、記録の伝え方、使いたくないと言った人の扱いまでを順に並べます。

「同意」と「説明」は、別々に決める

相談の入り口は、たいてい「同意書は要りますか」です。けれど同意書の要否を先に決めようとすると、話が進みません。同意が要るかどうかは、会社が何をするかによって決まるからです。何をするかが決まっていない段階で、同意の形だけを決めることはできません。順番は逆で、先に何をするかを一覧にして、その中で同意が要る取り扱いだけを抜き出します。

この記事で扱うのは、その一覧の作り方と、本人へ伝える中身です。配る側の設定をどう入れるかはこの記事では扱いません。学習に使わせない設定や、管理する画面の権限、接続できる範囲をどう絞るかといった道具側の話は、設定を決める人の領分です。ここでは設定が済んだ後に、使う本人へ何をどう伝えるかだけを並べます。

もう1つ、はっきりさせておきます。社内の文書をどの層に置くかという話もしません。書いた物を基本の方針に載せるのか、細かい手順書に落とすのかは、会社ごとに決まった形があります。この記事が見るのは層ではなく、本人の手元に残るかどうかと、約束しているのが会社なのか個人なのかの2点だけです。層が正しくても、本人が読んでいなければ説明は届いていません。

進め方は4段です。同意が要る取り扱いを抜き出す、説明する項目を1枚にする、記録の扱いを決めて書く、説明を繰り返す形にする。この順で進めると、同意書を作るかどうかは最後に自然に決まります。先に紙の形から入ると、中身が空のまま署名だけが集まります。

法が同意を求めている場面は、思ったより狭い

個人情報保護委員会が公表している法の解説（問答の形式）では、従業員に関する情報も、定義に当てはまれば個人情報として扱う必要があるとされています（問1-20）。また、従業員を雇用するに当たって取り扱う個人情報についても、利用目的をできる限り特定する必要があるとされています（問2-2）。顧客の情報だけの話ではありません。ここが抜けていると、後の説明が全部ずれます。

そのうえで、法が本人の同意を求めている代表的な場面は限られています。病歴や犯罪歴といった配慮が要る情報を取るとき（個人情報保護法の第20条第2項）、個人データを第三者へ渡すとき（第27条第1項）などです。委託の形を取る場合は第27条第5項第1号の扱いになります。裏を返すと、社内で業務のために使うだけなら、同意ではなく利用目的の特定と通知や公表で進む場面が多いということです。

注意が要るのは、利用目的を後から変えるときです。変えた後の目的が、社会通念上、本人が通常予期し得る限度と客観的に認められる範囲を超えるなら、同意が必要になると整理されています（同じ解説の問2-8・問2-9）。採用時に伝えた目的の中に、AIに読ませることが入っていない場合、そのまま流用できるとは限りません。ここは法務に一度当てさせる場所です。

実務では、この切り分けをそのまま表の左端に置きます。行は「会社がすること」、列は「同意が要るか」「本人へ伝えるか」「いつ伝えるか」。同意が要らない行にも、伝える欄は残ります。同意が不要であることと、黙っていてよいことは別だからです。この表が埋まらないうちは、説明会の日程を先に決めません。

業務の指示として足りる範囲と、足りない範囲

法律の側だけを見ていると、もう1つの軸を見落とします。会社は従業員に業務の指示を出せます。弁護士の解説でも、生成AIの業務利用を禁止する就業規則は、指揮命令の権限と職場の規律を保つ権限に基づいて原則として有効と整理されています。禁止が成り立つなら、使うようにという指示も同じ枠で成り立ちます。

ただし、指示が通るには条件があります。一般に挙げられるのは、雇用契約の範囲内であること、業務上の必要性があること、必要な限度を超えて苦痛を与えない相当性があること、差別的な取り扱いでないこと、違法なことを命じないことの5つです。AIを使うこと自体はこの5つを通りますが、通らなくなるのは、本人の情報の扱いが混ざったときです。

混ざり方は具体的です。入力した内容が誰の目に触れるのか、使った履歴がどこに残るのか、残った履歴を人事の判断に使うのか。この3つが業務の指示から個人の情報の扱いへ越境する地点です。越境した先は、指示だからという理由では通りません。だから説明の項目も、越境する3つを必ず含む形にします。

実務の落とし穴は、指示として通るからという理由で説明を省くことです。指示として有効であることと、本人が納得して使うことは別の話です。説明を省いた導入は、止まりはしませんが使われません。使われない道具の費用は残るので、結局は説明を後から追いかけることになります。

使わせる前に説明する項目を、1枚にする

説明する項目は5つに収まります。多いほどよいわけではなく、本人が実際に困る順に並べたほうが伝わります。順番は、使ってよい仕事、入れた情報の行き先、出てきた物の責任、記録の取り方、記録を何に使わないか。この順は、説明会で手が挙がる順とほぼ同じです。

説明する項目	本人がいちばん気にすること	説明しないと起きること	同意の要否の目安
使ってよい仕事	使ってよいのか、使うと怒られるのか	様子を見て誰も使わない／隠れて使う	不要（業務の指示）
入れた情報の行き先	自分の書いた文が外に出ないか	当たり障りのない入力しかせず役に立たない	取り扱いによる（要確認）
出てきた物の責任	間違いが出たら自分の責任になるのか	確かめずに通す／怖くて使わないに二分する	不要（業務の指示）
記録の取り方	いつ、誰が、どこまで見るのか	監視されていると受け取られ、利用が止まる	不要だが明示が要る
記録を何に使わないか	評価や処分に回されないか	使用量を増やす動きだけが起き、中身が伴わない	不要だが書面が要る

表の右端は、あくまで目安です。会社が実際に何をするかで変わるので、行ごとに法務が一度当てた結果を書き込み、当てた日付も一緒に残します。日付を残すのは、後から取り扱いを変えたときに、どの説明が古くなったかを追うためです。日付のない表は、1年後に誰も信用しません。

この1枚は、説明会の資料ではなく、説明会の元になる原本として持ちます。資料は相手によって作り替えますが、原本は1つです。原本が2つに分かれると、部署によって説明の中身が違うという状態になり、後から食い違いを直す作業が発生します。原本を持つ場所と、直す人を1人決めておきます。

説明項目①：使ってよい仕事と、使ってはいけない仕事

最初に伝えるのは、線の位置です。禁止だけを並べると、書かれていない仕事はすべて灰色になります。使ってよい仕事を先に、名前を挙げて並べるほうが動きます。議事の要約、下書きの作成、翻訳の下ごしらえ、表の読み取り。具体名で挙がっていれば、その日から使えます。

禁止の側は、理由まで付けます。理由のない禁止は、必ず抜け道を探されます。たとえば取引先から預かった資料を入れないという線には、契約上そう決めているからという理由が付きます。理由が付けば、似た場面に本人が自分で当てはめられます。線を覚えさせるのではなく、線の引き方を覚えさせるのが目的です。

灰色の仕事が残るのは避けられません。そこで、灰色を持ち込む先を1つ決めます。判断に迷ったら誰に聞くのか、返事はどのくらいで返るのか。聞く先が決まっていないと、迷った人は使うか、黙って使うかのどちらかに寄ります。聞く先は部署ごとではなく、全社で1つに絞ったほうが答えがそろいます。

線は動くものだと先に言っておきます。道具の側が変われば、線も動きます。動いたときにどこを見れば最新が分かるのかを、初回の説明で必ず示します。示さないと、初回に配った資料が何年も引用され続けます。

説明項目②：入れた情報がどこまで行くのか

いちばん質問が出るのがここです。答えを一般論にすると、かえって不信を招きます。使っている契約で実際にどうなっているかを、こちらの言葉で言い切ります。学習に使われるのか、使われないならどの契約の条項でそうなっているのか、保存される期間はどれだけか。この3つを具体で書きます。

契約を読んでも書いていない部分は、書いていないと伝えます。分からないことを分かったように言うと、後で1件でも食い違ったときに、説明全体の信用が落ちます。分からない部分は、分からないと書いたうえで、確かめる期限を添えます。期限を添えると、不確かさが放置ではなく作業として扱われます。

併せて、入れてはいけない情報の種類を挙げます。個人を特定できる情報、取引先から預かった資料、未公開の数字。種類で挙げると、具体的な判断が本人にできます。ここで「機密情報を入れない」とだけ書くと、何が機密かの判断が人によって割れます。割れると、割れたほうの人が入れます。

実務で効くのは、入れる前の置き換えの手を教えることです。社名を伏せる、数字を丸める、固有名詞を記号に置き換える。置き換えたうえで使えば済む仕事は多く、禁止の数を減らせます。置き換えの手間が惜しくて入れてしまう人が出るので、置き換えの型を用意しておきます。

説明項目③：出てきた物の責任は誰が持つのか

この項目を省くと、現場は両極に分かれます。確かめずにそのまま通す人と、責任が怖くて一切使わない人です。出てきた物の責任は、使った本人と、その仕事の決裁者が持つと最初に言い切ります。道具が持つのでも、入れた人が単独で持つのでもありません。

そのうえで、3つを決めます。1つ目、AIに判断させないこと。可否や合否のような、人の不利益につながる結論を出させる使い方は最初から外します。2つ目、根拠を書かせること。どの資料のどこを見たのかを併せて出させ、出せない答えは下書きとして扱います。3つ目、人が確認する範囲を先に決めること。全件を見るのか、外部に出る物だけを見るのかを、仕事ごとに決めます。

この3つは、説明の場で最も安心されます。責任を本人に丸投げしていないことが伝わるからです。確認する範囲を先に決めておくと、確認しなかった部分を後から責められないという点も、併せて伝えます。範囲の外は見なくてよいと会社が言っている、という状態を作るのが要点です。

よく出る質問に、確認しても間違いに気づけなかったらどうなるのか、というものがあります。答えは、気づけない類の間違いを人の目に頼らない設計にしておく、です。数字の一致や引用元の実在は機械で照らします。人が見るのは、文意と、外に出して差し支えないかの2点に絞ります。

利用の記録を取ることを、どう伝えるか

記録を取ること自体は、たいていの会社で必要です。問題は伝え方です。個人情報保護委員会が公表している解説の問5-7では、従業者を対象とする監視について、目的をあらかじめ特定したうえで社内の規程等に定め、従業者に明示することが留意点として挙げられています。黙って取るという選択肢は、はじめから外れています。

同じ解説では、ほかに3点が挙げられています。実施に関する責任者とその権限を定めること、実施に関するルールをあらかじめ策定して運用する人に徹底すること、定めたルールに従って適正に行われているかを確認すること。取る側の中でも、誰が権限を持ち、誰が守れているかを見るのかまで決めておく必要があります。ここまで決めてから、本人への説明に進みます。

加えて、重要事項を定めるときは労働組合等にあらかじめ通知し、必要に応じて協議を行うことが望ましく、定めたときは従業者に周知することが望ましい、とも書かれています。組合がない会社でも、この手順の形は使えます。決める前に一度聞き、決めた後に必ず知らせるという2段にしておくと、後から出る不満の量が変わります。

伝える文面では、取る範囲を具体にします。何が残るのか、どのくらいの期間で消えるのか、誰が通常見るのか。裁判例でも、電子メールの調査について、調査の必要性を欠く場合や、調査の態様が社会的に許容し得る限度を超えている場合には違法となることがあると判断されています（日経クイック情報事件・東京地方裁判所 平成14年2月26日判決）。範囲を書くことは、会社の側を守る作業でもあります。

評価や人事に記録を使わない、と決めるなら

説明会でいちばん重い質問がこれです。使った回数が少ない人が低く評価されるのではないか。ここで曖昧に答えると、その日から利用の数字だけが増えて、中身が伴わなくなります。使わないと決めるなら、決めた言葉をそのまま書いて渡します。口で言うだけでは、担当者が替わった日に消えます。

書く場所の考え方は2つだけです。1つ目、本人の手元に残る物に書くこと。説明会の投影資料ではなく、後から本人が開ける文書に載せます。2つ目、会社の名前で書くこと。部門長が個人として約束した形になっていると、異動で無効になります。社内の文書をどの層に置くかという話ではなく、この2点だけを満たせば足ります。

線の引き方も具体にします。評価に使わないのか、人事の配置に使わないのか、懲戒の材料に使わないのか。この3つは別物なので、まとめて「人事には使いません」と書くと後で食い違います。実務では、通常の運用では使わないが、重大な規律違反の調査では使うことがある、という形に落ち着くことが多く、その例外も一緒に書きます。

例外を書くことをためらう必要はありません。例外が書かれていないほうが、いざ使ったときの反発が大きくなります。例外を使うときの手続き、たとえば誰の承認が要るのかまで書いておくと、書いた例外がそのまま歯止めとして働きます。書いた後は、実際にその手続きどおりに運用されているかを、年に1度だけ確かめます。

同意書を取る場合と、取らないほうがよい場合

同意書が向いているのは、本人が断っても不利益がない場面です。たとえば、任意で参加する試しの利用や、業務の枠を超えて個人の情報を扱う場面。断る選択肢が実際にある場面でだけ、同意は意味を持ちます。断れない業務の指示に同意欄を付けると、形式だけが残ります。

向いていないのは、全員が使う前提の業務で、断ると仕事が回らない場面です。ここで同意書を取ると、本人は断れないまま署名し、会社は同意を得たという記録だけを持つことになります。後から争いになったとき、断れない状況での署名は、会社の側の守りになりません。むしろ、説明した内容と日付が残っているほうが役に立ちます。

実務としては、同意書ではなく受領の確認にする形がよく機能します。説明資料を受け取り、内容を読んだことを記録する。同意ではないので断る断らないの話にならず、それでも説明が届いた証拠は残ります。研修の受講記録と同じ扱いにすれば、仕組みを新しく作らずに済みます。

• 同意書を取る場面では、何に同意しているのかを1文で書く（長い説明の末尾に署名欄を置くと、何に同意したかが本人にも会社にも分からない）
• 受領の確認は、資料の版と日付を一緒に残す（版が分からないと、説明済みかどうかを後から判定できない）
• 取り扱いを変えたら、受領の確認を取り直す（前の版の記録は、変えた後の説明の証拠にならない）

使いたくない、と言った人の扱い

必ず出ます。そして、この1人への対応を見て、周りが会社の本気度を測ります。まずは理由を3つに分けます。仕事に合わないのか、覚える時間がないのか、情報の扱いが怖いのか。分けないまま説得に入ると、どれにも答えていない返事になります。

仕事に合わない場合は、無理に使わせません。合わない仕事に道具を当てても成果は出ず、抵抗だけが残ります。この場合は対象から外し、対象から外した理由を記録に残します。記録がないと、半年後に「なぜあの部署だけ使っていないのか」という問いが上から降りてきたときに、また同じ議論をやり直すことになります。

覚える時間がない場合は、時間の話であって道具の話ではありません。研修の時間を業務時間の中に置けるかどうかを決める人が別にいるなら、その人へ渡します。時間の問題を意欲の問題として扱うと、現場は黙るだけで何も変わりません。

情報の扱いが怖い場合は、説明項目②と③に戻ります。多くは、入れた内容がどこへ行くのかの説明が届いていないだけです。個別に1回説明し直すほうが、全体向けの資料を作り直すより早く済みます。それでも使いたくないという人が残った場合は、使わないことによる業務上の支障が実際にあるかを見て、なければそのままにします。全員が同じ日に使い始める必要はありません。

説明の中身は、相手によって変える

同じ資料を全員に配って終わり、という形は効率がよく見えますが、届き方に差が出ます。欧州連合のAI規則の第4条では、AIを提供する側と使う側の双方に、自らに代わってAIを使う人へ十分なAIリテラシーの水準を確保する措置が求められており、2025年2月2日から適用されています。日本の会社に直接適用される決まりではありませんが、経営層から現場まで一律の内容では、知識や経験の違いを考慮したことにならないという整理は、説明の設計にそのまま使えます。

実際に分けるのは3層です。決裁する層には、何を止める権限があるかと、止めるべき兆候を伝えます。仕事で使う層には、使ってよい仕事と置き換えの手を伝えます。まったく使わない層にも、記録が取られることと、その記録が何に使われないかだけは伝えます。使わない人に何も伝えないと、噂だけが伝わります。

分け方の単位は、部署ではなく役割にします。部署で分けると、同じ部署の中の役割の違いが消えます。同じ資料を使い回してよい部分と、役割ごとに差し替える部分をあらかじめ分けておくと、作り直しの手間が減ります。差し替えるのは、使ってよい仕事の具体名と、判断に迷ったときの聞く先の2か所で足ります。

なお、資格や決まった講座を用意する必要はありません。欧州の規則でも、特定の資格や標準化された講座は義務づけられていないと整理されています。必要なのは、相手が実際にする仕事に即した内容が届いたかどうかであって、受講証の枚数ではありません。

説明を1回で終わらせない運び方

初回の説明会だけで終わる導入は、3か月後にほぼ元に戻ります。理由は単純で、初回に聞いた人の大半は、まだ使っていない状態で聞いているからです。使い始めてから出る疑問に答える場がないと、疑問は職場の中で自己流の答えに置き換わります。説明は最低でも3回に分けます。

2回目を役割ごとにするのは、質問の中身が役割で分かれるからです。決裁する層からは止め方の質問が、使う層からは線の質問が出ます。混ぜて開くと、どちらの質問も中途半端に終わります。開く回数は増えますが、1回あたりは短くなります。

運び方でもう1つ効くのは、質問の一覧を公開することです。誰が聞いたかは伏せ、質問と答えだけを残して全員が読める場所に置きます。同じ質問が3回出たら、それは説明資料の側の不足なので、原本を直します。質問が減らないのは、聞きやすいからではなく、資料が答えていないからです。

説明が届いたかを、どう確かめるか

確かめ方を決めておかないと、説明は「やったこと」になって終わります。受講した人数は、届いたかどうかを表しません。見るのは3つです。判断に迷ったときの聞く先を言えるか、入れてはいけない情報の種類を2つ以上挙げられるか、記録が何に使われないかを言えるか。この3つは、説明が届いていれば答えられます。

確かめる場は、試験にしません。試験にすると、答えを覚える動きが起きて、実際の判断は変わりません。代わりに、使い始めて2週間後の回で、実際に迷った場面を1つずつ挙げてもらいます。挙がらない部署は、使っていないか、迷っても聞いていないかのどちらかです。どちらも手当てが要ります。

• 説明会を1回開き、参加率が9割を超えたので「周知済み」として記録を閉じた。3か月後に、預かった資料を入れた例が複数見つかり、調べると入れた本人はいずれも参加していた。使う前に聞いたため、自分の仕事のどれが該当するかが結び付いていなかった
• 記録を取ることを説明資料の末尾の注記だけで伝えた。読んだ人がほとんどおらず、後から記録の存在が別経路で伝わり、監視されていたという受け取られ方になった
• 「人事には使いません」とだけ口頭で伝えた。半年後の担当交代で経緯が引き継がれず、規律違反の調査で記録を参照した際に、説明と違うという申し出が出た

このうち最初の型がいちばん多く出ます。手当ては、2回目の回を必ず開くことです。使い始めてからでないと、自分の仕事のどれが該当するかは結び付きません。参加率ではなく、2回目に出た質問の数を見ます。質問がゼロの部署は、届いていない可能性が高い部署です。

確かめた結果は、次の版に反映します。反映しないなら確かめる意味がありません。反映した箇所には、いつの回で出た質問によるものかを短く添えます。添えておくと、後から読む人が、その一文が付いた理由を追えます。

説明で使う言葉を、先にそろえる

説明が混乱する原因の多くは、言葉のずれです。同じ語を、法務と情報システムと現場で違う意味に使っています。資料を作る前に、使う語を数個そろえておくと、質疑の半分が消えます。そろえるのは、意味の正しさではなく、社内での使い方です。

よく割れるのが「同意」です。法が求める同意と、社内で使う「合意を取った」が同じ語になっています。前者は法的な意味を持ち、後者は単に話を通したという意味です。資料では前者だけを「同意」と書き、後者は「説明済み」や「合意済み」と書き分けます。書き分けるだけで、同意書の要否をめぐる議論が短くなります。

次に割れるのが「記録」です。入力した内容そのものが残るのか、いつ誰が使ったかだけが残るのかで、本人の受け取り方はまるで違います。前者は「入力の保存」、後者は「利用の履歴」と呼び分けます。呼び分けないまま説明すると、履歴の話をしているのに、中身を読まれていると受け取られます。

• 「同意」は法が求める同意だけに使い、社内の合意は「説明済み」と書き分ける
• 「記録」は「入力の保存」と「利用の履歴」に分ける（残る物が違うので、本人の受け取り方も変わる）
• 「禁止」は「してはいけない」と「事前に確認が要る」に分ける（全部を禁止と書くと、確認すれば通る仕事まで止まる）
• 「確認」は「人が読む」と「機械で照らす」に分ける（誰が何をするのかが分からない語のまま説明すると、現場で確認そのものが飛ぶ）

そろえた語は、原本の冒頭に短く置きます。用語集を別冊にすると読まれません。4語から6語に絞って、資料の1ページ目に置くのが現実的です。増やしたくなったら、増やす前に、その語が説明の中で本当に要るかを見直します。要らない語を減らすほうが、定義を足すより早く効きます。

まとめ

同意書を作るかどうかは、最後に決まる話でした。先に決めるのは、会社が何をするかの一覧です。そのうえで、法が同意を求めている取り扱い（配慮が要る情報の取得、第三者への提供、予期し得る範囲を超える目的の変更）だけを抜き出し、残りは説明で進めます。同意が不要であることと、黙っていてよいことは別です。

説明する項目は5つ。使ってよい仕事、入れた情報の行き先、出てきた物の責任、記録の取り方、記録を何に使わないか。記録については、目的をあらかじめ特定して社内の規程等に定め、従業者に明示するという順を踏みます。評価や人事に使わないと決めるなら、その言葉を本人の手元に残る物へ、会社の名前で書きます。例外を置くなら、例外を使うときの手続きも一緒に書きます。

運び方は、使う前に1回、使い始めて2週間後に役割ごとに1回、3か月後に差分だけ1回。届いたかどうかは参加率ではなく、2回目に出た質問の数で見ます。使いたくないと言った人は、理由を仕事・時間・怖さの3つに分けてから扱います。全員が同じ日に使い始める必要はありません。説明が先にあれば、始まる日がずれても運用は壊れません。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。