案内のFAXは無断で送れない｜承諾が要る場合を知る

「メールが開かれない業種なので、案内をファクスで送ろうという提案が出ている」「法人あてなら自由に送れると聞いた」——製造業や建設業を相手にする部署で交わされる会話です。ファクスによる案内は、相手が法人かどうかだけで線が引けるものではありません。相手の区分によって、事前の承諾と記録の保存が求められます。この記事では、承諾が必要になる場合の見分け方と、送る前に踏む手順を整理します。

FAXがいまも使われる理由

紙のFAXは、古い手段と見られがちです。しかし特定の業種では、いまも中心的な連絡の手段になっています。製造業の工場、建設の現場、医療や介護の施設。これらの現場では、毎日の受発注がFAXで動いています。

この手段が残る理由は3つあります。1つ目は、現場に画面がないことです。工場や作業の現場では、端末を開く余裕がありません。紙で届けば、そのまま作業台に置いて見られます。

2つ目は、必ず物理的に届くことです。メールは迷惑と判定されれば届きません。受信箱に埋もれれば読まれません。FAXは、送信できれば紙になります。この確実さは、ほかの手段にはありません。

3つ目は、その手段を使い続けている相手に合わせられることです。取引先がFAXで注文を送ってくるなら、こちらもFAXで返すのが自然です。相手の慣習に合わせるという判断は、法人向けでは有効です。

こうした背景があるため、案内をFAXで送るという提案が現場から出てきます。実際に効く場面はあります。ただし、誰に送るのかで扱いが変わるため、確かめてから始めてください。

送る相手	適用される決まり	確かめること
消費者（個人）	特定商取引法の規制の対象	承諾を得ているか。記録があるか
事業者（法人あて）	直接の規制の対象ではない	苦情への備え。断る手段の案内
個人の事業者	取引の性質で判断が分かれる	営業のための契約かどうか
既存の取引先	取引の連絡は広告とは別	案内が混ざっていないか

消費者あては承諾が必要

2016年の改正で、2017年12月から通信販売における一般消費者へのファクシミリ広告が規制の対象になりました。承諾を得ていない相手に対し、販売する商品の条件等をFAXで提供することが原則として禁止されています。

この規制の考え方は、電子メールの広告に対する規制と同じです。受け取る側が望んでいない広告を受け取らされることを防ぐ趣旨です。FAXの場合は、受け取る側の紙とインクを消費する点も問題として指摘されていました。

承諾を得る形については、あらかじめ相手方が送信を承諾するか請求する必要があります。「断りの連絡がなければ送る」という形は承諾に当たりません。こちらから確かめて、相手が応じた記録が必要です。

これに加えて、記録の作成と保存が義務付けられています。請求や承諾があった事実について、記録を作り、保存しておく必要があります。承諾を得たと主張するだけでは足りません。

さらに、送信を断る手段の表示も義務付けられています。FAXの中に、送信を拒否する意思を伝える方法を示しておく必要があります。電子メールの広告における配信の解除の案内に相当するものです。

法人あての扱い

では、法人あてに送る場合はどうなるのか。この点を理解するには、特定商取引法の性質を押さえる必要があります。この法律は消費者の保護を目的としています。

そのため、営業のためにもしくは営業として締結する契約については適用が除外されています。つまり、事業者が事業のために取引する場面はこの法律の直接の対象ではありません。法人あてのFAXの案内も、この規制の直接の対象ではないと解されます。

ただし、だから何をしてもよいわけではありません。受け取る側の紙とインクを消費し、回線を占有します。配慮を欠いた送り方をすれば、苦情になり、業務への支障を訴えられることもあります。

実際に、迷惑なFAXの広告に対して行政の処分が出た事例があります。規制の直接の対象でないことと、問題にならないことは別です。とくに、断りの連絡を受けても送り続ける形は危険が高くなります。

実務としては、法人あてであっても消費者あてと同じ配慮をするのが安全です。断る手段を明記し、断られたら除外し、その記録を残す。この形なら、苦情になっても対応できます。

個人の事業者への送信

判断が難しいのが、個人で事業を営んでいる相手です。工務店、設計事務所、個人の医院。法人ではないが、事業のために取引しています。

この場合の判断は、その取引が営業のための契約かどうかで分かれます。事業に使う設備や資材の案内なら、営業のための契約に向けた広告と考えられます。一方で、個人としての消費に向けた案内なら消費者への広告に近づきます。

実務では、この切り分けが難しい場面が多いものです。名簿の上では個人か法人かの区別が明確でないこともあります。だからこそ、全件を消費者あての基準で扱うのが安全な選択になります。

全件を同じ基準で扱えば、判断のコストがゼロになります。承諾を得た相手にだけ送り、記録を保存し、断る手段を明記する。この形を1つ作れば、相手の属性を確かめる必要がありません。

この選択には副作用があります。承諾を得ていない相手には送れないため、新規の開拓には使えなくなります。つまり、FAXを新規の開拓の手段として考えるなら、この点を先に受け入れる必要があります。

承諾をどう得るか

承諾を得る場面は、普段の接点の中に作れます。問い合わせを受けたとき、商談で名刺を交換したとき、既存の取引の連絡のとき。この場面で1行の確認を挟むだけです。

聞き方は簡単で構いません。「新製品や価格の改定の案内をFAXでお送りしてもよろしいですか」と尋ねる。応じてもらえたら、いつ、誰から承諾を得たかを記録します。この記録が、保存すべきものになります。

様式の中に組み込む方法もあります。問い合わせの様式や資料の請求の様式に「FAXでの案内を希望する」という項目を置く。自分で選んで印を付ける形なら、承諾として記録できます。

避けるべきは、初めから印が付いている状態です。気づかずに送信された場合、承諾として扱えるかに疑いが残ります。自分で選んだことが分かる形にしてください。これは電子メールの配信でも同じ考え方です。

記録の内容としては、相手方の名称、承諾を得た日、得た方法、そして送信先の番号を残します。配信の名簿と同じ場所で管理すれば、後から確かめられます。

断る手段の書き方

送るFAXの中には、送信を断る手段を表示する必要があります。書き方は決まった形式がないため、分かりやすく、実際に使える形にすることが要点です。

最低限入れるべきは3つです。断る旨を伝える宛先、その方法、そしてこちらの名称と連絡先。「不要の場合はこの番号にご返信ください」という1行と、こちらの情報があれば足ります。

置く場所は、1枚目の見える位置にしてください。複数枚のうち最後の頁に小さく書くのは趣旨に沿いません。受け取った人がその場で気づける場所に置きます。

実際に断られたときの処理も決めておいてください。誰が受け、どこに記録し、次回の送信から除外する。この経路がないと、断られたのに送り続けることになります。これが最も危険な状態です。

除外の記録は、永続的に残してください。名簿を作り直したときに除外の情報が消えると、同じ相手に再び送ることになります。断った相手からの2度目の苦情は、1度目よりはるかに重くなります。

よくある質問

法人あてなら自由に送れますか

特定商取引法は営業のための契約を適用除外としているため、法人あては直接の規制の対象ではありません。ただし、配慮を欠くと苦情や業務への支障を招きます。断る手段を明記し、断られたら除外してください。

既存の取引先への連絡も対象ですか

取引に必要な連絡は広告とは別です。注文の確認、納期の連絡などはこの話とは切り離して考えられます。ただし、その連絡に新製品の案内を混ぜると広告の性質が入ってきます。

名簿を買って送るのはどうですか

承諾を得ていない相手への送信になります。消費者が含まれていれば規制に触れる可能性があります。法人だけでも、苦情の危険は残ります。承諾を得た相手に絞るのが安全です。

記録はどのくらい保存すべきですか

法令で定められた期間があるため、所管の官庁の案内を確かめてください。実務としては、承諾を得た相手に送り続ける間は残しておくのが確実です。除外の記録は永続的に残してください。

メールとどちらを使うべきですか

相手の業種と、普段の連絡の手段で決めてください。現場に画面がない業種ではFAXが届きます。ただし承諾が前提になるため、新規の開拓には向きません。既存の相手への案内で使うのが実務的でしょう。

送る中身の設計

承諾を得た相手に送るとしても、中身が悪ければ効果は出ません。FAXには固有の制約があります。これを踏まえずに普段の資料をそのまま送ると、読めないものが届きます。

最大の制約は、白と黒しか出ないことです。色で区別している図表は、受け取った側では灰色の濃淡になります。色分けした表は、見分けがつきません。線の形や記号で区別してください。

2つ目の制約は、細い線や小さい文字が潰れることです。画面で読める大きさの文字が、紙になると読めません。文字は大きく、線は太く。画面で見て「大きすぎる」と感じる程度が適正です。

3つ目は、写真が使えないことです。階調のある写真は、黒い塊になります。製品を見せたいなら、写真ではなく線画で描く。または「詳しくは頁をご覧ください」と誘導する形にします。

枚数についても配慮が必要です。受け取る側の紙とインクを使うため、1枚に収めるのが基本です。5枚送れば、それだけで迷惑と受け取られます。情報を絞り、続きは別の手段に回してください。

反応をどう測るか

FAXの案内は、反応を測りにくい手段です。開封の記録が残らず、押されたリンクもありません。測る仕掛けをこちらで作る必要があります。

最も単純なのは、専用の番号や記号を載せる方法です。「この案内をご覧の方はこの記号をお伝えください」と書く。問い合わせのときにその記号が言われれば、FAXからの反応と分かります。

頁への誘導を測る方法もあります。FAX専用の短い住所を作り、そこへの訪問を数える。紙から手で打ち込む必要があるため、短く覚えやすい形にする必要があります。長い住所は打たれません。

読み取りの符号を印刷する方法もありますが、FAXの画質では読み取れないことが多いものです。受け取った紙がさらに複写されている場合もあります。紙から画面へ渡す設計としては、短い住所のほうが確実でしょう。

測れないからやらない、という判断も合理的です。ただしその場合は、続けるかどうかの判断ができなくなることを受け入れる必要があります。何かしら測る仕掛けを1つ入れておいてください。

送信の失敗と番号の管理

FAXの運用では、送信の失敗が一定の割合で起きます。番号が変わっている、回線が使われていない、機器が紙切れになっている。この失敗を放置すると、毎回同じ番号に無駄な送信を繰り返します。

対処としては、失敗の記録を残し、一定の回数続いた番号を名簿から外す形にします。電子メールの配信で届かない宛先を外すのと同じ考え方です。3回続けて失敗したら外す、といった基準を決めます。

番号が変わっている場合は、別の手段で確かめる必要があります。担当者に電話する、頁で確かめる。FAXの番号は移転や機器の入れ替えで変わるため、定期的な更新が必要です。

誤送信の危険にも触れておきます。番号を1桁間違えると、まったく関係のない相手に届きます。しかも紙で届くため、回収できません。顧客の情報を含む内容は送らないのが基本です。

一斉に送る場合は、宛先の一覧を送信の前に必ず確かめてください。電子メールと違い、送信を止めることが難しい手段です。確認の工程を1つ入れるだけで、事故が防げます。

メールと組み合わせる

FAXだけで完結させる必要はありません。紙から画面へ渡す設計にすると、測れる範囲が広がります。FAXは気づかせる役割、詳しい情報は頁で見せる役割に分けます。

この形の利点は3つあります。1枚に収まること、反応が測れること、そして画面でなら写真も色も使えることです。FAXの制約を、頁の側で補う形になります。

渡し方は、短い住所を大きく載せるのが基本です。「詳しい仕様はこちら」と書き、打ち込みやすい住所を添える。電話番号を添えておけば、打ち込むのが面倒な人は電話をかけます。

逆に、メールを送った相手にFAXで補うという使い方もあります。重要な案内でメールが開かれていない相手に、FAXで1枚送る。同じ相手に別の経路で届けるという考え方です。

ただし、この場合も承諾の話は残ります。メールの配信に同意している相手がFAXにも同意しているとは限りません。手段ごとに承諾を確かめてください。様式の項目を手段別に分けておくのが確実です。

担当者に届く形にする

FAXの弱点の1つが、誰に届くか分からないことです。会社の代表の番号に送れば、受け取るのは総務や受付です。そこから担当者に回るかどうかはこちらでは制御できません。

届けるための工夫は3つあります。1つ目は、1枚目の上部に宛先を大きく書くこと。「購買のご担当者様へ」と見た瞬間に分かる大きさで書きます。受け取った人が振り分けやすくなります。

2つ目は、用件を1行で示すことです。「価格の改定のご案内」「新しい規格への対応について」。この1行があれば、受付の人でもどの部署に回すか判断できます。

3つ目は、担当者の名前が分かっているなら書くことです。商談したことのある相手なら、名前を書けば確実に届きます。名前が分かっている相手にだけ送るという運用にすれば、到達の確実さが大きく上がります。

逆に、宛先も用件も書かずに本文だけを送ると受付の判断で捨てられます。紙になって届いたのに読まれない、という結果になります。1枚目の上部の3行が、到達を決めます。

相手の慣習に合わせる判断

この手段を使うかどうかの判断は、自社の好みではなく相手の慣習で決めてください。こちらが古い手段だと思っていても、相手が毎日使っているならそれがいちばん届く経路です。

確かめ方は簡単です。既存の取引先がどの手段で注文や連絡を送ってくるかを見ます。FAXで届いているなら、その業種ではFAXが現役です。メールしか来ないなら、FAXは選択肢から外れます。

業種によって、はっきり傾向が分かれます。現場に画面がない業種、年配の担当者が決裁する業種、記録を紙で残す慣習がある業種。こうした条件が重なる相手にはFAXが有効です。

逆に、画面の中で仕事が完結している業種ではFAXは邪魔になります。受信した紙をまた画面に取り込む手間が発生するためです。相手の手間を増やす手段は、嫌われる。

判断の材料としては、既存の顧客に聞いてみるのも早いでしょう。「案内はメールとFAXのどちらが助かりますか」と尋ねる。答えが割れるなら、相手ごとに手段を選べる形にしておくのが正解です。

やってはいけない送り方

FAXの案内で、苦情や処分につながる型があります。共通しているのは、受け取る側の負担を考えていないことです。

• 承諾を得ていない相手に、消費者向けの通信販売の案内を送る
• 断りの連絡を受けたあとも送り続ける
• 断る手段を書かない、または最後の頁に小さく書く
• 1回の案内で5枚以上を送る
• 夜間や早朝に一斉に送信する

2つ目は、最も重く扱われます。断られた記録を残していないと、名簿を作り直した時点で同じ相手に送ってしまいます。除外の記録は名簿とは別に永続的に残してください。

5つ目は、見落とされがちです。FAXは受け取る側の機器が音を出して紙を出します。夜間に届けば、その音で迷惑をかけます。送信は営業の時間内に限る設定にしてください。

• 断られた記録は、名簿とは別に永続的に残す
• 断る手段は1枚目の見える位置に置く
• 送信は営業の時間内に限る。夜間や早朝は避ける

送る前の手順

最後に、FAXでの案内を始める手順を示します。承諾の集め方を先に整えることが要点です。

着手前に確かめること

送信を始める前に、次の項目を確かめてください。とくに1つ目と2つ目が揃っていないなら、送るべきではありません。

• 送る相手に消費者が含まれていないかを確かめたか
• 承諾を得た記録があるか。得た日と方法が残っているか
• 断る手段を1枚目の見える位置に書いたか
• 断られたときの受け先と除外の経路を決めたか
• 除外の記録を、名簿とは別に永続的に残す形にしたか
• 色による区別をやめ、文字と線を太くしたか
• 1枚に収まっているか
• 送信の時間帯を営業の時間内に限る設定にしたか

5つ目は、半年後に効いてくる項目です。名簿を作り直したときに除外の情報が引き継がれるか。ここを設計していないと、断った相手に再び送る事故が必ず起きます。

まとめ

紙のFAXは、現場に画面がない業種ではいまも確実に届く接点です。ただし、消費者への通信販売の広告については承諾を得ていない相手に送ることが原則として禁止されています。承諾や請求があった事実は記録して保存する義務があり、断る手段の表示も求められます。

法人あては直接の規制の対象ではありませんが、配慮を欠けば苦情になります。実務としては、全件を同じ基準で扱うのが安全です。そのうえで、色と写真をやめて1枚に収め、短い住所で頁に渡す。断られた記録を永続的に残す設計だけは、始める前に必ず作ってください。そして、この手段を使うかどうかは相手の慣習で決めてください。既存の取引先がFAXで注文を送ってくる業種なら現役の経路です。画面の中で仕事が完結している相手には、かえって手間を増やします。

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