EOLで止まる業務の洗い出し方｜終了日から逆算する備え

利用者の多い基本ソフトの一つが、2025年10月14日にサポートを終えました。提供元の資料は、その日以降は、その版についてテクニカルサポートも、機能更新プログラムも新機能も、セキュリティと信頼性の修正を含む品質更新プログラムも提供しなくなると書いています。「終わると聞いてはいたのですが、どの業務が止まるのかを誰も出せませんでした」「気づいたのは、取引先から確認票が届いたときでした」——情報システム部門に聞くと、困りごとはこの二つに寄ります。足りなかったのは、道具の一覧ではありません。期限が先に決まっているのに、決める順番だけが決まっていなかったことです。この記事では、終了日から逆算して何をいつ決めるのかを、止まり方の分類、12か月前から1か月前までの刻み、延長という選択の条件、台帳に載らない道具の見つけ方、そして生成AIの提供終了に固有の問題まで、順に整理します。

「終了日が先にある」というだけで、進め方が変わる

道具の寿命の決め方は、大きく2つに分かれます。サポート終了は提供元の資料ではEOLとも表記され、日本語では提供終了や保守終了とも呼ばれますが、その日付がどう決まるかは2通りあるということです。大手の提供元が公開しているライフサイクルの方針のうち、固定型と呼ばれるものは、発売の時点でサポートの終了日を決めておくやり方です。公表されている説明には、最低5年間のメインストリームサポートと、一部の製品にはその後の延長サポートの追加期間が用意されると書かれています。つまり買った日に、終わる日がもう決まっている。この型の道具は、調べれば今日じゅうに日付が分かります。

もう一つは、継続して手入れが続く型です。同じ提供元の方針では、サポートが続く条件として3つが挙げられています。利用する側が、発行された要件に従って最新の状態を保っていること。使うためのライセンスを供与されていること。提供元が現在その製品のサポートを提供していること。こちらは終了日が最初から書かれていません。代わりに、通知が来て初めて日付が生まれます。方針には、通常運用の大幅な効率低下を避けるために利用者が措置を講じる必要がある場合は30日以上前に通知する、後継の製品やサービスを提供せずにサポートを終える場合は少なくとも12か月前に通知する、と書かれています。

備え方が変わるのは、この2つで知る手段が違うからです。固定型は、こちらから調べに行けば分かります。今日やれば今日分かる。継続型は、こちらから調べても分かりません。通知が届く先を整えておく仕事になります。同じ「サポート終了への備え」という言葉でまとめてしまうと、前者を調べる作業だけが進んで、後者は通知を見落としたまま当日を迎えます。実際に事故になるのは、たいてい後者のほうです。

終了が業務を止める形は、4つに分かれる

「終了したら使えなくなる」と一言でまとめると、備えも1種類になります。実際には止まり方が4つに分かれ、効いてくる時期も、打つ手も違います。先に分類してから逆算すると、どの業務にどれだけ時間を割くかが決まります。

止まり方	何が起きるか	効いてくる時期	打つ手
動かなくなる	起動しない、認証が通らない、機能が塞がれる	終了日そのもの、または後日の変更で	替えるか、延長を買うか
直らなくなる	不具合が出ても修正が来ない。相談先もなくなる	終了日より前から	回避手順を書いて共有しておく
つながらなくなる	相手側の仕様変更に追随できず、連携が落ちる	終了日より後、相手の都合で	つなぎ目の持ち主を決めて見張る
証明できなくなる	保存や検索の義務を満たしている状態を示せなくなる	数年後、監査や税務調査の場で	参照できる形で残すか、移し替える

この4つのうち、現場が最初に痛むのは2番目です。そしていちばん後から効いてくるのが4番目で、しかも気づくのは何年も先になります。動かなくなる日だけを見て段取りを組むと、2番目と4番目が丸ごと抜けます。次の2つの章で、この見落としやすい2つから先に片づけます。

「直らなくなる」は、動かなくなるより先に効く

固定型の方針には、期間ごとに何が提供されるかの表が載っています。そこを読むと、メインストリームサポートの期間には、製品の設計と機能の変更要求、セキュリティ更新プログラム、セキュリティ以外の更新プログラムの3つがそろっています。ところが延長サポートの期間になると、残るのはセキュリティ更新プログラムと有料サポートだけになります。説明には、延長サポートの期間中は保証サポート、設計変更、新機能の要求を受け付けないと明記されています。

実務で効いてくるのは、消えた「セキュリティ以外の更新プログラム」です。動作がおかしい、印字が崩れる、特定の条件で処理が落ちる。こうした不具合は、危険ではないので修正の対象から外れます。延長サポートの期間に入った道具は、動いてはいるが直らない状態になります。現場は回避手順を口伝えで回し始め、その手順は誰も文書に書きません。そして手順を知っている人が異動した月に、同じ不具合が新しい困りごととして上がってきます。

同じ表には、自力で調べる形のオンラインのサポートは、製品のサポートが終了してから少なくとも12か月間は利用できるとも書かれています。つまり終了の直後は、まだ調べられます。逆算のときに使えるのはここです。終了日より前に、現場が実際に踏んでいる不具合と回避手順を書き出しておく。調べられるうちに書いておかないと、1年後には手順を知っている人の記憶だけが残ります。書き出す場所は、台帳の備考欄で足ります。作り込んだ手順書は要りません。

「証明できなくなる」は、保存義務の年数から逆算する

道具の寿命より、記録を持たなければならない年数のほうが長いことがあります。国税庁が公表している電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）の令和7年6月版には、国税関係帳簿書類の保存期間の参考表が載っています。法人の場合、帳簿も書類も7年。青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度などは、10年とされています。同じ資料は、電子取引のデータについて、各税法に定められた保存期間が満了するまで保存する必要があると書いています。5年で入れ替える道具に、7年の義務が乗ることになります。

保存していればよい、という話でもありません。同じ資料の問48は、電子取引のデータに確保すべき検索機能として3つを挙げています。取引年月日その他の日付、取引金額、取引先を検索の条件として設定できること。日付または金額の記録項目は、その範囲を指定して条件を設定できること。二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定できること。見られるだけでは足りず、条件を組み合わせて探せる状態が求められています。その探す機能を、終わろうとしている道具が持っている場合があります。

では入れ替えたら過去の分はどうなるのか。この問いには答えが書かれています。同じ資料の問24は、変更前のシステムを用いること等により検索機能が確保されているのであれば、現在使用しているシステムにより検索ができなくても差し支えないとしています。ただし、検索に使う記録が、要件を満たして保存してある記録と同一のものであることを確認できるようにしておく必要があるとも書かれています。参照専用で残すという選択は認められている。その代わり、同一だと言える形を用意する仕事が残ります。問25は、原則として一課税期間を通じて検索できる必要があるとも述べています。

残すか移すかは、終了日の前に決めます。同じ資料の問26は、バックアップの保存は法令上の要件ではないとしつつ、保存期間中の可視性の確保という観点から、保存することが望まれるとしています。参照専用で残す道を選ぶなら、動かす場所と、開ける人と、いつまで残すかを台帳に書く。移し替える道を選ぶなら、移した後に同じ3つの条件で探せるかを実際に試す。どちらにしても、止めた後に人が触る仕事が残ります。ここを決めないまま機械だけ片づけると、数年後に開けられない記録が出てきます。

逆算の刻みを、決めることの側から並べる

刻みは4つで足ります。12か月前、6か月前、3か月前、1か月前。大事なのは、それぞれの節目に「作業」ではなく「決め」を置くことです。作業を置くと、忙しい月に後ろへずれます。決めを置くと、ずらせません。そして節目ごとに、間に合わなかったときの代わりの手も先に書いておきます。

時期	決めること	その時点で出すもの	間に合わないときの代わり
12か月前	延ばすか、替えるか	対象の一覧と、業務への影響の見立て	延ばす前提で、条件と見積もりだけ取る
6か月前	渡す先を1つに絞る	並べて動かす期間と、担当の名前	業務単位に分け、重い業務から順に片づける
3か月前	誰に、いつ伝えるか	現場と外注先と取引先への連絡文	外に出る先だけ先に伝え、社内は段階で
1か月前	止める日と、戻し方	切り戻しの判断期限と、旧環境を残す期間	止める日を後ろにずらし、延長を買う

右端の列を先に埋めておくのが要点です。決めが間に合わないことは、実際に起きます。そのとき代わりの手が書かれていないと、決めないまま日付が来ます。延長を買うという選択も、この表の中にあらかじめ置いておく。当日になって慌てて探すものではありません。買える条件があるかどうかは、後の章で見ます。

12か月前に決めるのは、2つだけ

12か月前という数字には、根拠があります。継続型の方針が、後継を提供せずにサポートを終える場合は少なくとも12か月前に通知する、と書いているからです。通知が届きうる、いちばん早い時期がここということになります。固定型の道具については、そもそも日付が公表されているので、12か月前という節目は、こちらで設定して手帳に入れる形になります。

この時点で決めるのは2つだけです。延ばすか、替えるか。そしてもう一つ、決めないことを決めます。どの製品に替えるかは、12か月前には決めません。ここで製品の比較を始めると、比較が終わらないまま半年が過ぎます。決めるのは方向だけです。延ばす方向なら、延ばせるかどうかを確認する人を割り当てる。替える方向なら、その道具を通っている業務を洗い出す人を割り当てる。

調べは、決めた後も続きます。むしろ決めた後のほうが速く進みます。方向が決まっていない調べは、材料を集めるだけで終わるからです。延ばす方向なら、確認するのは条件と費用と期間の3つに絞れます。替える方向なら、確認するのは、その道具を通っている業務の数と、つながっている先の数と、記録の保存義務があるかどうかの3つに絞れます。絞れた分だけ、調べは早く終わります。12か月前の会議で製品名の話が出たら、その場で止めるのが正しい進め方です。

6か月前は、並べて動かす期間を取る

6か月前に決めるのは、渡す先を1つに絞ることです。候補を2つ残したまま進めると、準備が2倍になって、どちらも半端になります。絞る基準は、機能の多さではありません。その道具を通っている業務が、止まらずに移せるかどうかです。つながっている先が多い業務ほど、移し替えに時間がかかります。機能が9割足りていても、つなぎ先が全部作り直しになる先は、6か月では届きません。

そして、並べて動かす期間を必ず取ります。旧と新を同時に動かし、同じ入力に同じ結果が出るかを見る期間です。この期間を取らない移行は、止めた翌日に全部が発覚します。長さは、その業務の周期に合わせます。月次で締める業務なら、少なくとも2回の締めをまたぐ。年に1回しか動かない処理があるなら、その処理だけは机上で確かめる手順を先に決めます。

持ち出せるかどうかを実際に試す手順そのものは、当メディアの別の記事が扱っています。ここで足しておくのは時期の話です。並べて動かす期間を、現場の繁忙期にぶつけてはいけません。繁忙期に重なると、現場は旧のほうだけを使い、新のほうは誰も触らないまま期間が終わります。6か月前の決めには、繁忙期を避けた日程を含めます。日程を先に置いてから、作業を割り付ける順番です。逆にすると、必ず繁忙期に食い込みます。

3か月前から止めた日まで、伝える先と残す記録

3か月前からは、決めよりも伝えることが仕事の中心になります。伝え先を数え落とすと、止めた当日に電話が鳴ります。最後の1か月と、止めた後にやることまで並べておきます。

この段取りで抜けやすいのが、2つめの「業務側に返す」です。情報システム部門は、移せない処理を見つけると自分で何とかしようとします。けれどもその業務を止めてよいかどうかは、情報システム部門が決めることではありません。移せないものを見つけた時点で、判断を業務側に戻すのが正しい手順です。返すときは、代わりの手段と、その手段でかかる手間を添えます。手間の数字がないと、業務側は判断できず、そのまま返ってきます。

• 止めた日と、止めた理由（後継への移行か、業務ごと廃止か）
• 移した先と、移した範囲。移せなかったものは何で、どう扱ったか
• 参照専用で残したものの置き場所、開ける人、残す期限
• 保存義務のある記録について、同一だと言える形をどう用意したか
• 止めた後に現場から出た困りごとと、その対処

延長という選択が、成り立つ条件

延ばすという手は、実際に用意されていることがあります。先の基本ソフトの例では、サポート終了後もセキュリティ更新プログラムを受け取れる有料の仕組みが公開されています。提供元の説明では、組織や企業向けはボリュームライセンスを通じて1台1年あたり61ドルで、この価格は最大3年間、連続して2倍になります。2年目、3年目と払う額が跳ね上がる形です。延長は、時間を金で買う手であって、安く済ませる手ではありません。

条件も細かく決まっています。公表されている説明から拾うと、次のようになります。

• 登録できるのは、提供元が指定した最後の版になっている端末だけ。版が古いままでは入れない
• 購入は年単位で、6か月だけといった部分的な期間は買えない
• 1年目は2025年11月に始まる。2年目からプログラムを購入する場合は、累積するため1年目の分もさかのぼって支払う必要がある
• 最小の購入数は1ライセンス。少数の端末だけ延ばすことはできる
• 買っても、ライセンス認証の鍵は終了日が来るまで使えない
• テクニカルサポートは含まれない。関連する困りごとで支援を受けるには別のサポート契約が要る
• 新機能、設計の変更要求、セキュリティ以外の更新プログラムは含まれない

この一覧を見ると、延長の使い方が決まります。延長は、決めるための時間を1年だけ買う手です。3年分を前提に予算を組むと、価格が2倍ずつ増えるので、替えるより高くつきます。そして版を上げていない端末は、そもそも延長の入口に立てません。12か月前の時点で確認するのは、この入口の条件です。版を上げる作業に3か月かかるなら、延長を選ぶ判断そのものが3か月前倒しになります。

延長が成り立たないときのほうが多い

延長という枠が、そもそも用意されていない場合もあります。むしろ、そちらのほうが多いと考えたほうが実務に合います。固定型の方針には、延長サポートはコンシューマー向けの製品、コンシューマー向けのハードウェア、マルチメディアの製品では使用できないと書かれています。そして継続型の方針の製品には、そもそも延長という段階がありません。通知が来て、書かれた日付で変わります。次の5つは、延長を検討する前に見つかっていない型です。

• 現場が個別に契約した安価なサービス——延長の枠がなく、終了の連絡先も契約した個人の受信箱にしかない
• 無料で使い始めた道具——支払いが発生しないので費用の棚卸しに現れず、通知の約束も薄い
• 組み込まれている部品の側が終わる——道具そのものは続くのに、中で使っている外部の機能だけが止まる
• 外注先が使っている道具——自社の台帳にも費用にも出てこない。相手の都合で納品が止まる
• 延長を買ったが版を上げていない——買った権利を使えないまま終了日を迎える

この5つに共通しているのは、延長という手を検討する前の段階で、見つかっていないことです。延長が成り立たないと分かるのは、探した後です。だから逆算の最初の仕事は、延長の見積もりではなく、対象を数え切ることになります。次の2つの章は、この数え切るところを扱います。

告知を取りこぼさない仕組みは、宛先から作る

継続型の道具の終了は、通知で知ることになります。ある大手の提供元が公開している開発者向けの資料には、影響を受ける利用者には必ずメールと文書で通知すると書かれています。逆に言えば、そのメールが届く先を押さえていなければ、何も知らないまま日付が来ます。実務でいちばん多い穴は、技術ではなく宛先のほうです。

宛先の穴は、決まった形で出ます。契約したときの担当者の個人アドレスのまま登録されている。その担当者が異動または退職している。共有の受信箱に届いてはいるが、誰も読む当番になっていない。自動で迷惑メールに振り分けられている。届いていないのではなく、届いた先に人がいないことのほうが多い。宛先の点検は、終了への備えの中でいちばん安く済む仕事です。半日で終わります。

整えるのは3つです。第一に、外部サービスの連絡先を、共有の受信箱1つに寄せる。第二に、その受信箱を週に1度読む当番を、名前で決める。第三に、台帳の各行に「通知が届く宛先」と「読む人」の2列を足す。台帳に製品名と契約日しか書いていない会社は多いのですが、終了への備えで効くのはこの2列です。この2列があると、退職者が出たときに直す場所が1か所に決まります。月次の点検では、この2列だけを見ます。

台帳に載らない道具の、見つけ方4つ

台帳と、実際に動いているものを突き合わせる話は、当メディアの別の記事が扱っています。ここで足すのは、その突き合わせでも出てこないものの探し方です。終了への備えで抜けるのは、たいていこちら側です。

• 認証の基盤につながっている外部サービスの一覧から探す。社内の身元情報で入る仕組みにしていれば、誰がどのサービスに入っているかが記録に残っている
• 提供元から届いているメールの差出人を、受信箱の側から数える。契約の台帳より、請求と告知のメールのほうが実態に近い
• 外注先の作業手順書と納品物を見る。相手が使っている道具は自社の台帳にも費用にも出てこないが、止まれば納品が止まる
• 無料で始めたものを、費用ではなく人から聞く。支払いが発生しないので、費用の棚卸しには一切現れない

4つめが、いちばん抜けます。費用の棚卸しは、支払いのある道具しか拾えません。無料で使い始めたものは、費用の一覧に一行も現れない。しかも継続型の方針には、無料の製品やサービスとプレビューの提供物は、12か月前に通知するという約束の対象から外すと明記されています。無料のものは、いちばん見つけにくく、いちばん短い予告で終わります。

聞き方には、うまくいく形があります。道具の名前ではなく、業務から入ることです。「何か無料のサービスを使っていますか」と聞くと、ほぼ出てきません。使っている側は、それを道具だと思っていないからです。「この資料は、どうやって作っていますか」「この一覧は、どこから出していますか」と聞くと出てきます。4つの探し方を1回ずつ回すと、台帳の行数はふつう1割から2割増えます。増えた分が、そのまま今まで見えていなかった期限です。

生成AIの終了は、刻みが半分になる

生成AIそのものにも終了があります。モデルが引き上げられ、無償の枠が絞られ、試験提供のものは短い予告で消えます。ある大手の提供元が公開している開発者向けの資料は、用語を分けて説明しています。引退させていく過程を指す言い方、使えなくなった状態を指す言い方、更新を受け取らなくなったが使える状態を指す言い方の3つです。更新が止まった状態と、使えなくなった状態は別で、その間に予告の期間が置かれています。

その予告の期間が、業務の側の刻みと合いません。同じ資料は、安全や法令の都合で急ぐ場合を除いて、一般に提供しているモデルは少なくとも6か月前、その特化した種類は少なくとも3か月前に通知するとしています。試験提供のものは、2週間程度という短い予告で引退させる場合があるとも書かれています。実際の一覧を見ると、2026年4月22日に予告して同年10月23日に停止、同年6月11日に予告して同年12月11日に停止、同年7月20日に予告して翌年1月20日に停止、という間隔が並んでいます。業務の側は12か月の刻みで動くのに、届くのは6か月前。半分です。

別の大手の提供元の資料には、もう一段やりにくい書き方があります。一覧に載っている終了日は、そのモデルが引退しうる最も早い日付を示すものであり、正確な終了日は事前に通知する、と書かれています。公表されている日付は、確定した日付ではないということです。そして終了すると、その受け口は完全に止まり、利用できなくなるとも書かれています。逆算の表を作るときは、この2つを列で分けます。確定した日付と、最も早い日付。混ぜて社内に配ると、予定表と実態が合わなくなり、次から誰も見なくなります。

生成AIに固有の困りごとは、2つある

終了の刻みが短いだけなら、段取りを前に詰めれば済みます。生成AIには、それとは別に作り直しが発生する2つの困りごとがあります。索引と、書き方です。どちらも、終了日の側から日程が降ってきます。

1つめは索引です。社内の資料をAIに探させる仕組みでは、文章を数値の並びに直して蓄えておきます。この変換に使うモデルにも終了日があります。先の別の提供元が公開している一覧には、2024年4月9日に提供が始まった変換用のモデルが2026年1月14日に終了と書かれています。提供開始から終了までが2年に届きません。変換のモデルが替わると、蓄えた数値の並びは作り直しになります。資料が数万件あれば、その全部を通し直すことになります。この作り直しは、費用も時間も自社の都合では決められません。

2つめは書き方です。同じ問いを別のモデルに投げると、返る答えの形が変わります。指示の書き方も、効く言い方が変わります。困るのは過去の出力を、同じ問いで再現できないことです。半年前に出した資料の数字を、もう一度同じ手順で出せるかと聞かれても出せません。だから終了への備えとして残すのは、出力そのものと、そのときの問いと、使ったモデルの名前と版の3つです。3つをそろえて残しておけば、再現できなくても、どう作ったかは説明できます。無償の枠で使っているものは、さらに短い予告で条件が変わる前提で扱います。継続型の方針が、無料の提供物とプレビューを12か月前の通知から除いていたのと同じ構図です。

AIに任せてよい工程と、人が決める3つ

洗い出しの手数は、AIに任せて減らせます。任せてよいのは4つです。第一に、影響範囲の下書き。どの業務がその道具を通っているかを、手順書と申請の記録から拾わせます。第二に、台帳と、実際に動いているものの突き合わせ。2つの一覧を渡して、片方にしかない行を出させます。第三に、公表されている終了日の一覧化。提供元の資料から、製品名と日付と根拠のURLの3列で出させます。第四に、届いた告知の分類。終了の予告か、価格の変更か、機能の変更かに振り分けさせます。

人が決めるのは3つです。いつ止めるか。延ばすか。その業務を止めてよいか。この3つには共通点があります。どれも、道具の外側にある事情で決まるということです。止める日は、現場の繁忙期と締めの周期で決まります。延ばすかどうかは、払える額と、入口の条件を満たしているかで決まります。業務を止めてよいかは、その業務をやめたときに誰が困るかで決まります。どれも、道具の資料には答えが書かれていません

そして、任せ方には守る線が1つあります。AIが出した一覧を、そろったものとして扱わないことです。AIは渡された材料の中しか見ません。台帳に載っていない道具は、材料に入っていないので出てきません。他にありませんかと聞いても、ないという答えが返るだけです。現場が個別に契約した道具、無料で使い始めたもの、外注先が使っている道具は、この形で丸ごと抜けます。だから一覧を受け取ったら、前の章の4つの探し方を人が回して、出てきた分を足す。AIに任せるのは足し算の下書きまでで、そろったと判断するのは人の仕事です。

まとめ

サポート終了への備えが棚卸しと違うのは、日付が先に決まっている点です。固定型の道具は発売の時点から終了日が決まっていて、調べれば今日分かります。継続型の道具は日付が最初になく、通知で生まれます。止まり方は4つに分かれ、動かなくなるより先に直らなくなるが効き、いちばん後から効くのが証明できなくなるほうです。保存義務は法人の帳簿と書類で7年、欠損金額が生じた事業年度などは10年。参照専用で残す道は認められていますが、同一だと言える形を用意する仕事が残ります。

逆算の刻みは12か月前・6か月前・3か月前・1か月前で、それぞれに決めを置きます。12か月前に決めるのは延ばすか替えるかの2つだけで、製品の比較はまだしません。延長は時間を金で買う手で、価格は最大3年で毎年2倍になり、版を上げていない端末はそもそも入口に立てません。対象を数え切るには、認証の記録、受信箱の差出人、外注先の手順書、そして無料で始めたものを人から聞く、の4つを回します。生成AIは予告が6か月前と短く、公表されている日付が確定日ではない場合があることまで含めて、表に書き分けます。AIに任せるのは洗い出しの下書きまで。いつ止めるか、延ばすか、その業務を止めてよいかは人が決める。この順番にしておけば、終了日は事故ではなく、予定になります。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。