IT資産の台帳が合わなくなる原因｜AI端末を数え直す

資産管理の国内基準は、導入されているソフトウェアの棚卸しと有効な使用許諾の突き合わせを、少なくとも四半期に1回以上と定めています。年に1回ではありません。「うちは年度末にまとめて数えています」「台帳はあるのですが、最後に手を入れたのがいつなのか、たどれる人が社内にいません」。この2つは、基準の側から見るとどちらも同じ状態を指しています。台帳が合わなくなるのは、記録を怠ったからではなく、会社の中で資産が動く速さに数え方が追いついていないからです。この記事では、ずれが生まれる場所を課題と原因に分けて並べ、数え直す単位の決め方、突き合わせの作り方、周期と担当の置き方を組み立てます。端末に生成AIの機能が乗ってから台帳の何が変わったのかは、途中で1本のまとまりとして扱います。

台帳と実物のずれは、どの瞬間に生まれるのか

台帳が合わなくなる場面は、実はいつも同じです。物か権利が動いたのに、動かした人と記録する人が別だった瞬間です。端末が異動先へ持っていかれる、退職者の机から回収されないまま倉庫に入る、試用で始めた契約が自動で本契約に切り替わる、部門が自分の予算で買った道具が情報システム部門を通らない。どれも珍しい出来事ではなく、毎月どこかで起きています。

ここで効いてくるのが、記録の周期です。資産管理の国内基準は、周期を作業ごとに分けて示しています。導入されているソフトウェアの棚卸しと有効な使用許諾の突き合わせ、および利用しているサービスと利用者の突き合わせは少なくとも四半期に1回以上。保有している使用許諾と使用許諾契約の照合は少なくとも年1回。配付用の複製や導入用の媒体の棚卸しは半年に1回以上。年に1度まとめて数える運用は、基準が求める周期の4分の1しか回っていないことになります。

周期が足りないと何が起きるか。3か月分の動きなら、動かした本人がまだ覚えています。12か月分になると、覚えている人がいません。そこから先は、端末の中身を見て推測する作業になり、1台あたりの手間が跳ね上がります。棚卸しが苦行になるのは作業量が多いからではなく、思い出せない期間の分を推測で埋めているからです。

課題1　同じ人が2台持っているのに、台帳では1台

最初のずれは、人と物の対応が1対1でなくなったところから始まります。貸与された端末に加えて、会議用の小型端末、現場に置いた共用の端末、検証用に借り出したまま返っていない1台。台帳のほうは、多くの場合1人につき1行で作られています。行が1つしかないところに2台目を書こうとすると、備考欄に押し込むか、書かないかのどちらかになります。

この形は、数えるときに二重の間違いを生みます。総台数を数えると、備考欄に押し込んだ分が落ちて実数より少なくなります。逆に使用許諾の数を数えると、1人に2台分の権利を割り当てていた場合に、台帳の1行からは2つ分が見えず、余っているのか足りないのかが判断できません。国内基準は、記録すべき情報の例として「同一ユーザーにおける複数デバイスでの利用数」を挙げています。1人が何台使っているかは、備考ではなく数として持つべき項目だということです。

共用の端末はもう一段やっかいです。利用者の欄に部署名を書いてしまうと、誰が使ったかが記録から消えます。生成AIの機能が乗った端末では、この抜けが後で効いてきます。出力の根拠をたどろうとしたときに、入力した人が分からなければ確かめようがないからです。共用のまま残すなら、利用の記録を別に取る仕組みとセットにしておく必要があります。

課題2　契約は生きているのに、使っている人がいない

2つ目は、権利の側のずれです。端末は目に見えるので、無くなればいつか気づきます。使用許諾や利用の権利は目に見えないので、使われなくなっても、請求だけが続きます。退職者の分、異動で業務が変わった人の分、試用で始めて誰も止めなかった分、部門が単独で契約して担当が代わった分。どれも、止める理由を知っている人が社内からいなくなった時点で放置されます。

国内基準は、この状態を測る指標の例を挙げています。「余剰ライセンス数をX％以内にする」「利用されていないIDを全体のX％以内にする」「未使用のPC数の比率をX台以下にする」といった形です。数値は各社が入れる前提で伏せてありますが、示しているのは考え方のほうです。合っているかどうかを、ゼロか否かではなく割合として持つ。ゼロを目標にすると、ずれた1件を報告しにくい空気ができて、かえって見えなくなります。

もう1つ、同じ基準が挙げる指標に「Xか月以上インベントリーが収集されないデバイスの比率をX％以下に抑える」があります。これは実は、台帳の正しさそのものではなく台帳が更新される仕組みが生きているかを測る指標です。長期の休みで電源が入っていない端末、社外に持ち出したまま社内の経路につないでいない端末。こうした「見えていない台数」を数えておかないと、台帳の数字がきれいに見えるだけの状態になります。

課題3　端末は同じでも、中に入った機能が増えている

3つ目は、比較的新しいずれです。台帳の1行が指しているのは、買った時点の端末です。ところが、その端末の中身は後から増えます。画面に映っているものを読んで説明する機能、会話をその場で文字にする機能、書きかけの文章の続きを出す機能。こうした機能は、基本ソフトや業務の道具の更新で台帳を通らずに追加されます。

困るのは、機能が増えたことによって台帳の他の列の意味が変わる点です。たとえば「この端末は社外秘の資料を扱わない」と分類していた1台に、画面を読んで説明する機能が既定で有効になったとします。分類は変わっていないのに、実際に外へ出る可能性のある情報の範囲は変わっています。台帳が古くなるのは、行が消えるからではなく、行の意味が変わるからです。

だから、機能の追加は台帳に列として持ちます。端末に載せた構成の型と、その型の版。型の版が上がったら、何が開き、何を閉じたか。この2列があると、「同じ型のはずの端末が、配った時期によって別の状態になっている」というよくある食い違いを、後から追跡できます。型の名前だけでは、どの端末に何が入っているかを言い当てられません。

原因　台帳は「買った時点」を写した紙で、その後は誰も直さない

課題を3つ並べましたが、根っこは1つです。多くの会社の台帳は、購入の記録から派生して作られています。調達の担当が発注し、納品を受け、資産として登録する。この流れで作られた表は、買った瞬間の姿を正確に写しています。問題は、その後に起きることが同じ流れに乗ってこないところです。

異動、退職、故障、貸し出し、返却、機能の追加、契約の切り替え。これらはすべて別の部署が別の手続きで進めます。人事が異動を出し、総務が席を移し、情報システム部門が入口を止め、現場が端末を持って移動する。国内基準は、記録すべき異動の情報として「インストール・アンインストール／アップグレード・ダウングレード／利用者／コンピューター名（ハードウェア識別子）等」を挙げていますが、これらを誰が記録するのかは、基準ではなく各社が決める部分です。決めていない会社では、記録は誰の仕事でもありません。

入れ替えの波が来ると、このずれが一度に大きくなります。広く使われてきた基本ソフトの旧版は、2025年10月14日に標準の更新提供が終わりました。多くの会社が、この時期に端末をまとめて入れ替えています。数百台が同時に動くと、1台ずつなら追えていた記録が追いつかなくなり、「新しい台帳」と「古い台帳に残ったままの行」が並んで残ります。入れ替えの直後に台帳が最も乱れるのは、作業が雑だったからではなく、動いた量が記録の速さを超えたからです。

原因の続き　購買と認証と台帳が、別々の部署で育った

もう1つの原因は、記録が3か所に分かれていることです。何を買ったかは購買の記録に、誰が使っているかは認証の記録に、何を持っているかは資産台帳に。この3つは、それぞれの部署が自分の目的のために育ててきたもので、同じものを同じ名前で呼んでいません。

具体的には、購買の記録には契約の単位で行が立ちます。1契約で50人分、というような形です。認証の記録には人の単位で行が立ちます。1人が5つの道具を使っている、という形です。資産台帳には物の単位で行が立ちます。端末1台、という形です。契約と人と物という3つの単位を、変換の規則なしに1つの表へ集めようとするから合わない、というのが実際に起きていることです。

経済産業省と情報処理推進機構がまとめたサイバーセキュリティ経営ガイドラインは、第3版の指示4で「組織における情報のうち、経営戦略の観点から守るべき情報を特定し、それらがどこに保存され、どこで扱われているかを把握する」ことを対策例に挙げ、その際に外部のサービスでの管理や新しい働き方の影響を反映させるよう述べています。同ガイドラインの対応表では、この指示は情報セキュリティの国際規格の管理策5.9「情報及びその他の関連資産の目録」や、対策一覧の第1項「組織の資産のインベントリと管理」に対応づけられています。台帳を持つ理由は、費用の管理だけではないということです。

数え直す単位を決める　1台か、1人か、1契約か

対策の1つ目は、単位を決めることです。3つのうちどれを主にするかを先に決め、残りの2つはその主に紐づく列として持つ。これだけで、足しても合わない状態が消えます。どれを主にするかは、その会社で何がいちばん動くかで決まります。

主にする単位	向いている会社	紐づけて持つ列	弱いところ
1台（物）	貸与端末が中心で、持ち出しや現場設置が多い	利用者、載せた構成の型と版、その端末で使える権利	端末を持たない利用（社外の設備で動く道具）が数から漏れる
1人（利用者）	1人が複数の端末と複数の道具を使う働き方が中心	使っている端末の台数、割り当てた権利、部署と雇用の区分	共用の端末と、人に紐づかない設備が数から漏れる
1契約（権利）	外部のサービスの利用が費用の大半を占める	契約の単位（人数か台数か処理量か）、割り当て先、更新日	現物の所在が追えず、回収や廃棄の抜けに気づけない

表のとおり、どれを選んでも漏れる場所が残ります。だから主を決めたうえで、漏れる側を別表として明示的に持つのが実務です。1台を主にしたなら、端末に紐づかない利用の一覧を別に持つ。1人を主にしたなら、人に紐づかない設備の一覧を別に持つ。見えない範囲をゼロにしようとするより、見えない範囲がどこかを書いておくほうが、後の判断が速くなります。

使用許諾の側の単位も、種類ごとに違います。国内基準は、把握すべき関連情報の例として「同時使用ライセンスについてはサーバーにセットされた同時使用ユーザー数、プロセッサライセンスについてはハードウェアのCPU数、ユーザーを特定するユーザーライセンス方式では使用ユーザー名、同一IDによるログイン数、同一ユーザーにおける複数デバイスでの利用数など」を挙げています。数えるものが権利の種類ごとに違うので、台帳の1つの列に総数だけを書いても意味を持ちません。権利の種類と、その種類での数え方を対で持つのが最低限の形になります。

数える範囲に「承認していないもの」を入れる

単位の次は範囲です。多くの台帳は、承認して導入したものだけを載せています。しかし国内基準は、「承認の有無に関わらず、全てのIT資産の文書化された情報があることを確実にする」としています。許可していないものも、あるならば台帳に載せる、という考え方です。許可の話と、把握の話を分けているところが要点です。

これは現場の感覚と逆に見えます。許可していないものを台帳に書いたら、認めたことになってしまうのではないか、という懸念が出ます。そこで、台帳には状態の列を持たせます。承認済み、申請中、未承認だが使用中、停止予定、停止済み。状態が分かれていれば、載っていること自体が承認を意味しなくなります。そして、未承認だが使用中の行が何件あるかは、そのまま実態の把握度合いを表す数字になります。

もう1つ範囲に入れるのが、私物の業務利用です。国内基準は、組織と要員のあいだに複合的な所有権が存在し、その資産に情報が保持されている場合には、組織が関連するリスクを評価して管理することを求めています。所有権と責任が混在している場合には「より詳細な文書化された情報が必要となる」とも述べています。つまり私物だから台帳の外、とは扱わない。所有は個人でも、そこに会社の情報が乗っているなら管理の対象という整理です。先のガイドラインが、リスクを避ける策の例として「個人所有端末へのデータ保存の禁止」を挙げているのも、同じ問題の別の側からの答えです。

突き合わせの作り方　3つの記録を並べて差分を出す

単位と範囲が決まったら、実際に突き合わせます。いきなり全社を対象にすると、差分の量に押しつぶされます。1つの部署か、1種類の道具に絞って1周させ、差分の種類がいくつあるかを先に数えるのが安全な始め方です。種類が分かれば、2周目からは処理の手順を用意できます。

この5工程で意外に効くのが、4つ目です。正とする台帳を先に決めていない現場では、差分1行ごとに購買と情報システムと現場のあいだで確認が走り、1日で10行しか進みません。項目ごとに正を決めておくだけで、判断の要らない行が8割方消えます。残った2割が、本当に人が見るべき行です。

AIに任せる工程と、人が決める工程を先に切る

突き合わせの作業は、量が多くて単調です。ここはAIに渡せる部分がはっきりしています。任せてよいのは4つ。3つの記録を並べたときの差分の一覧化、表記の違いで別物に見えている行の重複の候補出し（全角と半角、株式会社の位置、製品名の版の書き方の違い）、先月と比べて増減が大きい項目の抽出、そして差分を4つの型に仕分けたときの下書きの分類です。

出させる形も決めておきます。1件ごとに、どの記録のどの行と、どの記録のどの行を比べたのか、なぜ同じものだと判断したのかを一言添えさせる。根拠の書かれていない突き合わせの結果は採用しない、を運用として決めておくと、似た名前の別契約を統合してしまう事故が防げます。重複の候補出しは、あくまで候補までで止めるのが要点です。

人が決めるほうは3つです。どの台帳を正とするか、見つかった未承認の利用を、回収するのか使わせ続けるのか、業務を止めてでも切るのか。この3つを人に残す理由は、判断の材料が記録の中に無いからです。その道具が止まると何の業務が止まるのか、代わりの手段があるのか、止めた場合に現場が別の抜け道を使い始めないか。どれも、その部署が何をしているかを知っている人にしか答えられません。

分ける基準は、間違えたときに手前で気づけるかどうかです。重複の候補出しを間違えても、人が見た段階で戻せます。使わせ続けると決めた判断を間違えると、気づくのは何か月も先で、そのころには同じ形の利用が他の部署にも広がっています。戻せる側を機械に、戻せない側を人にという切り方をします。

棚卸しの周期と担当を、基準の数字から決める

周期は勘で決めないほうがよい部分です。国内基準は、作業ごとに別々の周期を求めています。整理すると、四半期に1回以上が突き合わせ、半年に1回以上が配付用の複製と導入用媒体の棚卸し、年1回以上が使用許諾と契約文書の検証、という並びになります。1つの棚卸しにまとめようとするから重くなるのであって、重さの違う作業を、違う周期に割り振るのが基準の考え方です。

周期	やること	誰が動くか	終わりの形
四半期に1回以上	導入済みソフトウェアと有効な使用許諾の突き合わせ、利用サービスと利用者の突き合わせ	情報システムの担当が主。差分の確認は各部署の窓口	差分の件数と、型ごとの内訳
半年に1回以上	配付用の複製と導入用の媒体の棚卸し、管理台帳との整合の確認	端末の構成を作っている担当	型と版の一覧、使われていない版の廃棄記録
年1回以上	保有する使用許諾と、契約文書との照合。契約台帳の完全性の検証	購買または契約の担当と、情報システムの担当	契約ごとの過不足と、次年度の増減の見込み

担当の決め方には、1つだけ守ると楽になる原則があります。差分を見つける人と、差分を処理する人を分けることです。同じ人が両方を持つと、処理しきれない差分は「見つけなかったこと」になります。見つける側は件数を出すところまでが仕事、処理する側は件数を減らすところが仕事、と分けておくと、見つかった数がそのまま残ります。

周期を回し始めたら、最初の2、3回は差分の件数が増えます。これは悪化ではなく、見えていなかった分が見え始めた合図です。件数が増えた段階で運用を止めてしまう現場が多いのですが、増えるのは想定内だと先に共有しておくと、続きます。減り始めるのは、たいてい3回目か4回目からです。

合っているかどうかを、割合の指標で持つ

台帳の正しさは、ゼロか否かでは測れません。国内基準が挙げる管理目標の例は、いずれも割合や比率の形をとっています。「棚卸で所在が確認できない資産をX％以内にする」「Xか月以上インベントリーが収集されないデバイスの比率をX％以下に抑える」「余剰ライセンス数をX％以内にする」「利用されていないIDを全体のX％以内にする」「未使用のPC数の比率をX台以下にする」。数値は各社が埋める前提になっています。

この形にする利点は2つあります。1つは、報告できるようになることです。所在不明が3台ですと言うより、全体の0.4パーセントで前期から0.2ポイント下がりましたと言うほうが、決裁する側に伝わります。もう1つは、ゼロを目標にしないことで、報告が上がるようになることです。ゼロが目標だと、1件見つけた担当は報告しにくくなります。

指標を置くときの注意は、数えられるものだけを追いかけないことです。所在不明の台数は数えやすいので下がりますが、「見えていない範囲」は数えにくいので指標に出てきません。そこで、指標の隣に把握できていない範囲の一覧を文章で残しておきます。私物の端末での業務利用、業務の道具に後から付いた機能、海外拠点が個別に契約している分。数字がきれいなときほど、この一覧を先に読むようにします。

AI端末が増えると、台帳の何が変わるか

ここからが、この数年で新しく増えた部分です。端末そのものの数え方が変わったわけではありません。変わったのは1台あたりに紐づく行の数です。端末の中で処理を回すための演算の仕組みが載り、その仕組みを使う機能が基本ソフトや業務の道具の側から追加され、機能ごとに利用の権利が別に発生することがあります。

普及の見込みについては、国内の民間調査会社が2024年7月に公表した予測があります。それによれば、国内の法人向けでは、2028年度に年間出荷の約3分の2にあたる525万台、2030年度には総出荷の70パーセントを占めるとされています。同社の定義では、AIの推論処理のための専用の演算装置を内蔵した中央処理装置を搭載し、一定以上の演算性能と記憶容量を備えたものを対象にしています。予測であって実績ではありませんが、台帳の設計を後回しにすると、対象が数年で過半になるという見当は付きます。

台帳の側で足す列は3つです。1つ目は端末の中で処理を回せるかどうか。外へ出さずに端末の中だけで動く処理は、通信の記録に残らないので、端末の属性として持つしかありません。2つ目は載せた構成の型と、その型の版。3つ目はその端末で有効にした機能の一覧と、有効にした日付と決めた人です。3つ目が無いと、半年後に「なぜこれが有効なのか」を誰も答えられなくなります。

加えて、権利の側の数え方も見直します。端末に付いてくる機能と、人に紐づく利用の権利と、処理した量に応じて増える費用は、それぞれ別の単位で数えます。この3つを1つの列にまとめると、先に述べた「足しても合わない」状態が、台帳の中でもう一度発生します。新しい行が増えるときこそ、単位を混ぜないのが要点です。

私物の業務利用と、組織と個人が重なる部分

私物の端末で業務をする形が増えると、台帳は必ず現実から離れます。会社の資産ではないので買った記録が無く、回収も廃棄もできず、所在を確かめる手立ても限られます。それでも、そこに会社の情報が乗っているなら把握の対象から外せない、というのが基準の立場でした。

実務では、私物そのものを台帳に載せるのではなく、私物から使われている入口を台帳に載せる形にします。誰が、どの道具に、どの端末の区分（貸与か私物か）から入っているか。端末の識別子まで取らなくても、区分の列が1つあるだけで、私物からの利用が全体の何割かが分かります。割合が分かれば、禁止するのか、条件を付けて認めるのか、貸与を増やすのかという判断の材料になります。

もう1つ整理しておくのが、退職や契約終了のときの手順です。貸与の端末なら回収して消去できますが、私物の場合は入口を止めることしかできません。止めた時点で端末の中に残っている資料をどうするかは、止める作業とは別の話になります。ここは台帳の設計というより、渡す前の取り決めの話です。台帳の側でできるのは、私物からの利用がある人を一覧として出せるようにしておくことまでです。

やりがちな失敗と、台帳を1つにするときの実務仕様

台帳を持っている会社ほど、次の形でつまずきます。どれも、台帳が無かったのではなく、台帳の作りが動きに追いつかなかったために起きたものです。

• 1人1行の台帳のまま2台目を備考欄に書いた。総台数を数えると備考欄の分が落ち、使用許諾を数えると1人分しか見えない
• 年度末に1回だけ棚卸しをしている。12か月前の動きを誰も覚えておらず、端末の中身を見て推測する作業になった
• 差分を見つける人と処理する人が同じだった。処理しきれない差分が翌期に持ち越されず、見つけなかったことになった
• 正とする台帳を決めずに突き合わせを始めた。1行ごとに部署間の確認が走り、1日に10行しか進まなかった
• 所在不明ゼロを目標に掲げた。1件見つけた担当が報告しづらくなり、翌期の報告件数が不自然に減った
• 端末に後から追加された機能を列として持っていない。分類は変わっていないのに、扱える情報の範囲だけが変わっていた
• 私物からの利用を台帳の外に置いた。退職の手続きで、止めるべき入口の一覧が作れなかった

次に、台帳を1つにまとめるときに決めておく項目です。道具を入れ替える前に、この7つが決まっているかを確かめます。

• 主にする単位は1台か1人か1契約か。残る2つは、その主に紐づく列として持てているか
• 権利の種類ごとに、数え方（同時に使える数、装置の数、人の名前、複数端末での利用数）を対で持っているか
• 状態の列があるか（承認済み／申請中／未承認だが使用中／停止予定／停止済み）
• 突き合わせの鍵になる項目が、購買・認証・台帳の3つすべてに入っているか
• 項目ごとに、どの記録を正とするかが決まっているか
• 四半期・半年・年の3つの周期に、それぞれ担当と終わりの形が割り当てられているか
• 把握できていない範囲の一覧が、指標とは別に文章で残っているか

• 周期を回し始めた直後は差分の件数が増える。見えていなかった分が見え始めた合図であり、悪化ではない
• 指標はゼロではなく割合で置く。ゼロを目標にすると、1件見つけた担当が報告しにくくなる
• 台帳を持つ根拠は費用の管理だけではない。守るべき情報がどこで扱われているかの把握にも同じ台帳が使われる
• 配る前に決める項目（構成の型、身元と入口、開ける機能、社外に出させない設定）は別の作業。本稿は配ったあとの数え直しに限っている

まとめ

IT資産の台帳が合わなくなる原因は、記録の怠りではありませんでした。端末が動く、人が入れ替わる、契約が切り替わる、端末の中身が後から増える。こうした動きが、購買と認証と台帳という別々の部署が育てた3つの記録に、別々の単位で書き込まれていくからです。1台と1人と1契約を、変換の規則なしに同じ表へ集めれば、どの列を足しても合いません。

直す順番は、単位を決める、範囲に未承認のものを入れる、3つの記録を同じ日付で切って差分を4つの型に仕分ける、項目ごとに正とする記録を決める、という並びでした。周期は勘ではなく基準の数字から割り振り、四半期に突き合わせ、半年に配付用の複製、年に契約との照合を置く。測るときは、ゼロではなく割合で持ち、数えにくい範囲は指標の隣に文章で残しておきます。

端末に生成AIの機能が乗ってから増えたのは、台数ではなく1台あたりの行数でした。端末の中で処理が回るかどうか、載せた型とその版、有効にした機能と決めた人。この3列を先に足しておくと、次の入れ替えの波で台帳が乱れる幅が小さくなります。手元の台帳を開いて、1人が2台使っている行がどう書かれているかを見てみると、自社がどの単位で数えているかがすぐに分かります。配る側の設計から相談したい場合は、デボノにお声がけください。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。