DeepLの無料版を業務に使わせない｜Pro契約で決める線

「翻訳しているだけだから、情報が漏れることはない」「固有名詞を伏せて貼れば、無料版でも問題ない」。社内でDeepLを使っている会社では、こうした理解がよく聞かれます。気持ちは分かりますが、どちらも前提が違います。問題は翻訳という行為ではありません。本当は、入れた文章がどのプランの規約で扱われるかです。この記事では、無料版とProでのデータの扱いの違い、社員が無料版を使ってしまう原因、Pro契約の中で無料版を止める手段と、決めておくべき線を整理します。

「翻訳だけなら漏れない」は誤解

社員が翻訳の道具に社外秘の文章を貼るとき、多くの場合、情報を外に出しているという感覚はありません。画面の左に貼ると右に訳が出るだけで、どこかに保存された気配がないからです。ところが実際には、文章は提供元のサーバーに送られて処理されます。送られた文章をどう扱うかは、プランごとの規約で決まっています。

もう1つの誤解が、固有名詞を伏せれば大丈夫という考え方です。会社名や人名を消しても、契約の条件、未発表の製品の仕様、取引の金額といった中身は残ります。伏せ字にしても、文章の中身が社外秘であることは変わりません。問題を小さくするのは伏せ字ではなく、入れる先のプランです。

この記事で扱うのは、ディープエルという特定の翻訳サービスの、無料版とProの違いです。生成AI全般の学習除外の設定を製品横断で確かめる手順は、関連記事「入力を学習させない設定の確認項目」で扱っています。ここでは、ディープエルを業務に使うと決めた会社が、どこに線を引くかに絞ります。

なお、提供元の規約や機能は更新されます。この記事の内容は、2026年9月時点でディープエルの公式ヘルプとプライバシーポリシーに掲載されていた範囲に基づいています。社内の方針を書くときは、参照した公式ページの更新日を必ず控えてください。

無料版では、入れた文章が学習に使われる

ディープエルのプライバシーポリシーには、無料のサービスについて、利用者が入れた内容とその訳を、限られた期間、ニューラルネットワークと仕組みの学習と改善に使うと書かれています。訳を利用者が直した場合の訂正も、同じ扱いに含まれます。

「限られた期間」とあるので永久に残るわけではありませんが、学習に使われる前提で送られていることは変わりません。社外秘の文章や顧客の個人情報を、学習に使われる前提のサービスに入れてよいかと問われれば、多くの会社の情報管理の規程では答えは否になるはずです。

無料版にかかわる記述は、ほかにもあります。同じポリシーでは、無料版の利用者の接続元の番号が最大14日間保存されると説明されています。ファイルを翻訳した場合は、無料と有料のどちらでも、処理の状況やファイルの種類、言語の組み合わせといった付随の情報が一時的に保存されます。

ヘルプのチーム管理の記事にも、無料版の利用を有効にすると、Proと同じデータの保護は提供されないと注意書きがあります。提供元自身が、無料版と有料版を別の保護の水準として扱っているということです。社内で説明するときは、まとめ記事ではなく、この公式の一文を示すと話が早く進みます。

Proでは翻訳の後に削除され、学習に使われない

Proについて、ディープエルの公式ヘルプは、入力やアップロードした文章は即時に処理され、保存されないと説明しています。プライバシーポリシーでも、Proのアカウントでログインしてファイルを翻訳した場合、送った文章は一時的に処理され、翻訳が終わると訳文も含めて削除されると書かれています。

学習については、有料の契約なら、データは他の利用者と共有されず、自分のアカウントの外でモデルの学習に使われないと説明されています。この「アカウントの外で」という表現には意味があります。用語集や翻訳の記録を自社のアカウントに登録して訳を寄せる機能は、そのアカウントの中だけで使われる、という整理です。

例外として、利用者が自分で保存を選んだものは、削除するまで残ります。用語集や、保存した訳文がそれにあたります。ヘルプの保存機能の記事では、Proの利用者が保存した訳文は学習に使われないと明記されています。残ることと学習に使われることは別なので、方針では2つを分けて書きます。

このほか、公式の案内では、暗号化、シングルサインオン、監査の記録、国際的な情報セキュリティの認証などが挙げられています。ただ、こうした保護はProのアカウントでログインして使ったときに効くものです。社員が同じ端末でログインせずに無料版を開けば、保護の外に出ます。次の節からは、その入口の問題を扱います。

課題：社員が無料版に社外秘を貼る場面

社員が無料版を使ってしまう場面は、特別な状況ではありません。海外の取引先から届いたメールの意味をすぐ知りたい、提案書の一部を英語にしたい、契約書の条文の意味を確かめたい、といった日常の場面です。急いでいるときほど、いつものブックマークから無料版を開きます。

• 取引先から届いた契約書の案を、条文ごと無料版に貼って訳す
• 顧客からの問い合わせメールを、署名の個人情報ごと無料版に貼る
• 未発表の製品の仕様書のファイルを、無料版のファイル翻訳にかける
• 会社で契約しているのに、ログインしないままのブラウザで翻訳する

4つ目は見落とされやすい例です。会社がProを契約していても、社員がログインしていなければ、使っているのは無料版です。契約があることと、社員が契約の中で使っていることは別で、この差が情報管理の穴になります。

これらの場面は、社員の不注意として片づけると、同じことが繰り返されます。次の節で見るように、無料版を使ってしまうのには、使う側の事情と、仕組みの側の事情があります。対策は、その原因に合わせて打つ必要があります。

社内でどれだけ無料版が使われているかは、感覚ではなく数で確かめると、対策の優先順位を決めやすくなります。上位プランならドメインの取得を有効にした時点で、会社のドメインで作られた既存の無料アカウントが見つかります。社内のネットワークの記録を見られる会社なら、無料版の接続先への通信の量から、おおよその利用の広がりをつかむこともできます。数が見えると、プランの見直しを経営層に説明する材料にもなります。

原因1　手軽で、ログインしなくても使える

無料版が使われる最大の理由は、手軽さです。ブラウザで開けばすぐに使え、アカウントを作る必要もありません。会社のProを使うにはログインが要るとなると、急いでいる社員ほど、ログインの手間を省いて無料版を選びます。

加えて、画面の見た目がほとんど同じです。ログインしているかどうかで画面の端の表示が変わる程度なので、社員自身が、いま無料版を使っているのか、会社の契約で使っているのかを意識していないことがあります。本人は会社のディープエルを使っているつもりという状態は珍しくありません。

この原因には、注意喚起だけでは効き目が薄いものです。急いでいる場面で、ログインしているかを毎回確かめてもらうのは現実的ではありません。仕組みの側で、ログインしないと使えない状態にするのが、最も確実な対策になります。

一方で、ログインを求めるなら、ログインの手間を減らす工夫も同時に要ります。社内のシングルサインオンにつなげる、拡張機能に会社のログイン先をあらかじめ設定しておく、といった準備をしておくと、ログインの強制が社員の反発を招きにくくなります。

原因2　会社のメールで作った、個人の無料アカウント

もう1つの原因は、社員が会社のメールアドレスで、ディープエルの無料アカウントを自分で作っているケースです。ログインしているので、本人は会社の管理下で使っていると思いがちですが、そのアカウントが会社のチームに入っていなければ、扱いは無料版のままです。

このケースは、会社がProを契約する前から使っていた社員に多く見られます。契約後も、以前のアカウントでログインし続けていると、会社のメールアドレスなのに、会社の契約の外という状態が続きます。管理者の画面にも、そのアカウントは出てきません。

本人に悪気はなく、むしろきちんとログインして使っているという意識があるため、注意喚起をしても自分のことだと受け取られにくいのが厄介な点です。周知で「無料版を使わない」と伝えるだけでは、ログインしている自分は関係ないと考えられてしまいます。

この原因には、会社のドメインのメールアドレスで作られたアカウントを、会社の側で見つけて扱いを決める仕組みが効きます。後の節で扱うドメインの取得がそれにあたります。周知では、「会社のメールで以前作ったアカウントは、チームへの招待を受けるまで無料版の扱い」と具体的に書き添えます。

原因3　拡張機能とアプリが、入口を増やす

ディープエルには、ウェブ版のほかに、ブラウザの拡張機能、ウィンドウズとマックのデスクトップアプリ、スマートフォンのアプリがあります。どれも便利ですが、入口が増えるほど、どこかでログインしないまま使われる可能性が高まります。

拡張機能は、ウェブページの文章を選ぶと訳を表示する機能や、入力欄で文章を整える機能を持っています。画面の上に浮かぶアイコンから、ついクリックして訳してしまうという使われ方になりやすく、社員が意識しないうちに文章が送られます。デスクトップアプリも、ほかのアプリで選んだ文章をすぐ訳せるため、同じことが起きます。

ファイル翻訳の入口も、ウェブ、マックとウィンドウズのアプリ、アウトルックの連携など複数あります。文書をまるごと訳せる便利さの反面、1回の操作で送られる情報の量が大きくなります。拡張機能とアプリを許すかどうかは、ファイル翻訳の扱いと合わせて決める必要があります。

拡張機能やアプリを全面的に禁止する方法もありますが、便利な入口を閉じると、社員は別の翻訳サービスへ流れがちです。次の節からの対策では、入口を閉じるのではなく、会社の設定を入れた状態で配る考え方を扱います。拡張機能全般の許可の手順は、関連記事「AI拡張機能の許可」の記事に譲ります。

対策1　チームの設定で、無料版の利用を止める

最初に効くのが、Proのチームの管理者が使える、無料版の利用を止める設定です。公式ヘルプによると、チームに入っているがライセンスを持たないメンバーについて、無料版の翻訳と文章の改善の機能を有効にするか無効にするかを、管理者が切り替えられます。この設定は既定で有効になっているので、何もしなければ無料版が使える状態です。

設定の場所は、アカウントの設定の中のセキュリティの項目です。無効にすると、対象のメンバーには、その製品が有効になっていないという表示が出ます。チームに招待したものの、全員分のライセンスは買っていない、という会社では、ライセンスのないメンバーが無料版で使い続けている可能性があるため、特に確かめる価値があります。

ただし、この設定が効くのは、チームにログインしている利用者だけです。ログインしていない社員や、チームに入っていない無料アカウントには効きません。そこから先は、次の2つの対策で補います。

また、ヘルプには、契約を解約した後は無料版の利用を有効に戻すよう注意書きがあります。契約の見直しでプランを変えるときは、この設定の扱いも手順に入れておきます。設定を変えた日と変えた人は、記録に残しておきます。

対策2　ログインしないと使えない状態にする

ログインしていない社員への対策が、ログインの強制です。公式ヘルプでは、ログインの強制はアルティメット、ビジネス、エンタープライズのプランで提供されると案内されています。契約中のプランがこれにあたらない場合は、プランの見直しから検討することになります。

強制の方法は2つあります。推奨とされているのは、ディープエルの拡張機能を、ログインを必須にする設定で会社から配る方法です。この設定を入れると、ウェブ版を開いたときも拡張機能を使うときも、ログインの画面に案内されます。拡張機能に社内のシングルサインオンの接続先をあらかじめ設定する項目もあります。

もう1つは、社内のネットワークで、無料版の接続先を遮断する方法です。ヘルプでは、拡張機能が使えない環境で、ファイアウォールやプロキシが社内に置かれている場合に限って使うよう勧められており、あわせてシングルサインオンを有効にしておく必要があると書かれています。社外のネットワークから使う社員には効かない点にも注意が要ります。

ウェブ版と拡張機能を押さえたら、デスクトップとスマートフォンのアプリでも、ログインを強制する設定を入れるよう勧められています。スマートフォンは端末管理の仕組みで配り、ウィンドウズのアプリは管理者の設定で制御します。入口のどれか1つでもログインなしで使えれば、そこから無料版に流れるため、入口を一覧にして順に押さえます。

対策3　会社のドメインの無料登録を押さえる

原因2の、会社のメールで作られた無料アカウントには、ドメインの取得という機能が対応します。公式ヘルプによると、これもアルティメット、ビジネス、エンタープライズのプランの機能で、確認済みの会社のドメインのメールアドレスでアカウントを作ろうとした社員を、会社の側で捕まえられます。

捕まえた社員には、チームへ自動で招待する、Proのメンバーまたはライセンスなしのメンバーとしてチームに入れる、といった扱いを選べます。さらに、ドメインを有効にした時点で、その会社のドメインですでに作られている無料アカウントを探し出し、チームに入れるか、無料版の利用を止めるかを決められます。

注意点として、確認されていないドメインのメールアドレスで作られたアカウントは、引き続き無料版を使えます。グループ会社で別のドメインを使っている場合は、それぞれのドメインを確認の対象に入れておく必要があります。また、シングルサインオンを有効にしている場合は、ドメインの取得でチームに加える機能は使えず、新規の登録を止めることだけができると説明されています。

ドメインの取得で見つかった無料アカウントの一覧は、社内でどれだけ無料版が使われていたかを知る材料にもなります。見つかった人数が多ければ、周知の不足や、Proのライセンスが足りていない部署があるという合図です。一覧をもとに、ライセンスの配り方を見直します。

対策4　拡張機能とアプリを、会社の設定で配る

拡張機能とアプリは、禁止するより、会社の設定を入れて配るほうが、無料版への流れを止めやすくなります。公式ヘルプでは、クロームやエッジの拡張機能を、グループポリシーやマイクロソフトの端末管理で配る手順が案内されています。

拡張機能の設定項目には、ログインの強制のほか、文章の改善の機能のアイコンを隠す、ページの上に浮かぶ翻訳のアイコンを完全に止める、既定で止めておき社員が設定で戻せるようにする、といった項目があります。浮かぶアイコンを止めるだけでも、意図しない送信は減らせます。

配り方で気をつけたいのは、マイクロソフトの端末管理では、拡張機能の設定を構成の仕組みで直接入れられず、各端末で動く小さな設定用の処理を用意する必要がある、とヘルプに書かれている点です。グループポリシーで管理している会社と、端末管理の仕組みで管理している会社とで、準備の手間が変わります。

拡張機能の設定には、ほかにも、管理者の画面に登録した会社のロゴをツールバーのアイコンに表示する項目、初回の登録の案内を出さない項目、アンケートの表示を止める項目があります。会社のロゴが出ていれば、社員は会社の設定で配られた拡張機能だと見分けられ、個人で入れた拡張機能との取り違えが減ります。初回の案内を止めておくと、無料アカウントを新しく作る画面に社員が誘導されることも防げます。

ファイル翻訳と、保存した訳文の扱い

ファイル翻訳は、文書をまるごと訳せる分、1回に送る情報が多い入口です。Proのアカウントでログインしてファイルを翻訳した場合、送った文章は翻訳の後に訳文も含めて削除されると公式に書かれています。無料版の場合は、先に見たとおり学習に使われる前提です。

社内の方針では、ファイル翻訳について、入れてよい文書の区分を決めておきます。たとえば、社外に公開済みの資料や社内向けの一般的な文書は可、契約書や顧客の個人情報を含む文書は、Proでも部署の責任者の確認を経てから、といった決め方です。入れてよい文書の区分は、AIではなく人が決めます。

保存した訳文や用語集は、自分で削除するまで残ります。チームで訳文の保存を使う場合は、誰がどの訳文を保存できるか、いつ削除するかも決めておきます。保存した訳文は学習に使われませんが、退職者のアカウントに残ったままにならないよう、アカウントの削除の手順に含めておきます。

また、ファイル翻訳は月ごとの回数がプランで決まっています。回数が足りない部署ほど、無料版のファイル翻訳に流れやすくなります。利用状況を見て、回数の不足が無料版への流れを生んでいないかを確かめるのも、情シスの仕事の1つです。

2026年のインフラの移行と、データの保存地域

公式ヘルプのインフラの記事によると、ディープエルは欧州にある自社管理のサーバーと、アマゾンのクラウドを組み合わせた仕組みを使っており、欧州、米国、アジア太平洋などの地域で運用しています。既定では、利用者の内容は異なる地域で処理される可能性があると説明されています。

2026年の移行にあたって、既存の顧客には更新された規約が通知されるとされています。アマゾンのクラウドを再委託先として受け入れる場合、世界の各地域で処理される可能性がある一方、異議を出した場合は、現在の請求期間の終わりまで使い続けられ、その間データは移されないと案内されています。規約の通知を見落とさないよう、契約の担当者を決めておきます。

処理する地域を指定したい場合は、データの保存地域を選ぶ追加の機能があります。ヘルプでは、営業経由で契約するチーム、ビジネス、法人向けのAPIのプランで追加でき、エンタープライズのプランには標準で含まれると説明されています。取引先との約束で国内や特定の地域での処理を求められている会社は、プランを選ぶ段階で確かめておきます。

こうした条件は、今後も変わる可能性があります。規約の更新の通知が来たら、データの扱いにかかわる部分を情シスが読み、方針の見直しが要るかを判断する、という流れを決めておくと、通知が埋もれずに済みます。

実務仕様：プランごとのデータの扱い

ここまでの内容を、プランごとに並べると次の表のようになります。2026年9月時点の公式ヘルプとプライバシーポリシーに基づくもので、社内の方針を書くときは最新の公式ページで確かめてください。

項目	無料版	Pro（チームで契約）	上位プラン（アルティメット・ビジネス・エンタープライズ）
入れた文章の扱い	一定期間、学習と改善に使う	処理後に削除、学習に使わない	Proと同じ
保存した訳文	アカウントがあれば保存可	削除まで残る、学習に使わない	Proと同じ
無料版の利用を止める設定	なし	ライセンスなしのメンバーに対して可（既定は有効）	可
ログインの強制	なし	なし	拡張機能の設定、または接続先の遮断
ドメインの取得	なし	なし	可
データの保存地域の指定	なし	営業経由のチームで追加可	ビジネスで追加可、エンタープライズは標準

表から分かるとおり、無料版を止める設定はProのチームで使えますが、ログインの強制とドメインの取得は上位プランの機能です。ログインしない社員や、会社のメールで作った無料アカウントまで押さえたいなら、上位プランが前提になります。プランの品ぞろえは変わることがあり、旧プランのまま契約している会社もあるため、自社の契約で使える機能はヘルプの各記事の冒頭にある必要なプランの表示で確かめます。

また、ディープエルは連携の機能を増やしており、ほかのAIの道具とつなぐ機能も案内されています。こうした新しい機能が、上の表と同じデータの扱いになるかは、機能ごとに契約とヘルプで確かめてから許可します。まとめて同じ扱いだと決めつけないことが大切です。

周知と代わりの手段、AIに任せる範囲

設定で入口をふさぐのと同時に、社員に代わりの手段を示します。「無料版を使わない」だけを伝えると、別の無料の翻訳サービスに流れるだけです。周知では、会社のディープエルへのログインの方法、拡張機能の入れ方、困ったときの問い合わせ先を、1枚にまとめて示します。

• 無料版と、会社の契約で使う版は、画面が似ていても扱いが違うこと
• 会社のメールで以前作ったアカウントは、チームに入るまで無料版の扱いであること
• 契約書や顧客の個人情報を含む文書は、Proでも入れる前に部署の責任者に確かめること
• 訳文を社外に出す前に、原文と照らして人が確かめること

AIの使いどころは、翻訳の下書きまでです。ディープエルの訳は読みやすい一方で、否定の取り違えや、数字や条件の抜けが起きることがあります。社外に出す訳文は、原文と照らして人が確かめることを、使い方の決まりとして周知に入れます。訳文の品質でどこまで任せるかの割り振りは、関連記事「AI翻訳の監修の範囲」で扱っています。

入れてよい文書の区分、どのプランにするか、どの入口を許すかは、AIに判断させず、情シスと責任者が決めます。周知文の下書きや、利用状況の集計はAIに手伝わせてもかまいませんが、下書きには参照した公式ページの名前を添えさせ、書かれた内容が方針と合っているかを人が確かめます。

まとめ

DeepLの無料版は、入れた文章と訳を一定期間、学習と改善に使うと公式に書かれています。Proは翻訳の後に削除し、自分のアカウントの外で学習に使いません。ただ、契約しただけでは、ログインしない社員や、会社のメールで作った無料アカウント、拡張機能やアプリの入口から、無料版への流れが残ります。まず、チームの設定で無料版の利用を止め、必要なら上位プランでログインの強制とドメインの取得を入れ、拡張機能とアプリを会社の設定で配ります。ファイル翻訳で入れてよい文書の区分と、訳文を社外に出す前の確認は人が決めます。最初の一歩として、チームの設定で無料版の利用が有効のままになっていないかを確かめてください。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。