情報システムの更新で、現場のヒアリングメモから要件定義書の骨子と確認すべき論点を作る

処理の起点を決める

ヒアリングの当日か翌日に、担当者がメモを書き終えた時点で使います。 メモが2〜3件たまってからまとめて貼ると、どの発言がどのヒアリングのものかの区別が崩れます。1回のヒアリングにつき、プロジェクトの中に1つの会話を立てます。

会話の題名は「2026-10-14 施設予約 窓口係」のように、日付・案件・ヒアリング先にそろえます。後で論点の根拠をたどるときに、会話の一覧がそのままヒアリングの記録の目次になります。

同じヒアリングのメモを直して貼り直すときは、会話ごと作り直します。 1つの会話に直す前と直した後のメモが並ぶと、どちらの発言を根拠にしたかが分からなくなります。

論点台帳を更新したら、その日のうちにプロジェクトのファイルを差し替えます。 差し替えるまでは次のメモを貼らない、という順番を課内で決めておきます。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の章立てと4行目の論点台帳です。 章立てに番号が無いと、AIは要件の候補を自分で考えた見出しに振り分け、下書きのどこに写せばよいかが分からなくなります。 論点台帳が古いと、決着した論点を何度も挙げます。

ヒアリングメモの書式を決めるのも、同じくらい効きます。 書式は、日付、ヒアリング先、出席者の役職、話題ごとの発言（誰の発言か）、出てきた数値、宿題、の6つの欄です。誰の発言かが書かれていないメモからは、根拠付きの要件の候補を作れません。

書式は、たとえば次のような形です。

【日付】2026-10-14
【案件】施設予約システム更新（第7回）
【ヒアリング先】市民活動推進課 窓口係
【出席者】窓口係 係長、窓口係 主任、情報政策課 担当2名
【話題と発言】
・予約の締切（窓口係 係長）「当日の朝まで受けたい。急な会合の相談が多い」
・抽選（窓口係 主任）「4月と10月の抽選の受付の週は、普段の何倍も来る」
・許可書（窓口係 主任）「今の許可書の形のままで出してほしい」
【数値】抽選の受付の週の件数：未確認（「普段の何倍も」）
【宿題】窓口係：昨年度の月別の受付件数を調べて送る

数値の欄に「未確認」と書けるようにしておくのが要点です。 聞けなかった数値を空欄にすると、聞かなかったのか聞けなかったのかが分かりません。

データの取得方法を決める

データの受け渡しは、担当者の手作業です。 庁内の共有フォルダからメモを開いて貼り付け、論点台帳と過去のメモの要約をプロジェクトにアップロードします。

過去のメモの要約を別ファイルにするのは、会話をまたいで見比べるためです。 プロジェクトの会話はそれぞれ独立しているので、前の会話の中身を確実に参照させるには、ファイルとして置くのが確かです。 要約は、そのヒアリングで採った要件の候補と論点だけを、論点台帳と同じ番号で書きます。

採らなかった候補は、要約に入れません。 入れると、次の会話で AI が採らなかった候補を前提に振り分けます。採らなかった理由は、庁内の共有フォルダの記録にだけ残します。

現行システムの資料は、事業者との契約で外部に出してよいかを先に確かめます。 納品物の扱いに制限があれば、機能一覧の見出しだけを書き写したものにします。

AIへ渡す前に整形する

1. 個人の情報を除く … 例に挙がった住民の氏名、相談の中身、職員の健康や家庭の事情は消します
2. 発言者を役職に置き換える … 「〇〇係長」を「施設管理係 係長」のように、個人名ではなく役職で書きます
3. 数値の単位をそろえる … 「月に300件くらい」「1日10件ちょっと」は、聞いたままの表現を残し、単位だけを明記します
4. 宿題を分ける … ヒアリング先が後で調べると言ったものは、宿題の欄に移します
5. 論点台帳の差し替え … 前回のヒアリングの後に決着した論点を、台帳に反映しておきます

1番目と2番目を、貼り付ける前に必ず行うのが要点です。 窓口の係のヒアリングでは、困った事例として住民の具体的な話が出ることがあります。要件を組み立てるのに、その住民が誰かは要りません。 個人名を役職に置き換えておくと、異動の後でも発言の重みが分かります。

4番目で宿題を分けるのは、論点と混ぜないためです。 宿題は相手が調べて返すもの、論点はこちらが決める場を作るもので、追いかけ方が違います。

3番目で「くらい」を残すのは、AIに数値を丸めさせないためです。 「300件くらい」を「300件」と書き換えると、確定した数値のように見えます。概数であることが、それ自体、次のヒアリングで確かめる論点です。

AIに処理させる

させるのは、メモの発言を章ごとの要件の候補に振り分け、論点を挙げ、次回の確認事項を作ることです。

種類の印は、所管課と話すときの順番を決めるために付けます。 「制約」は法令や規程から来るので動かせず、「業務の必要」は理由を確かめれば採り、「改善の要望」は予算と優先度で決め、「現行の再現」はやり方を変えられないかをまず話します。 4つに分けておくと、次のヒアリングの時間の使い方が決まります。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 章立ての中で空いている章があると、AIは一般的なシステムの要件で埋めようとします。「バックアップを毎日取る」のような一見もっともな要件が、誰も言っていないのに下書きに入ります。 空いている章は、空いていることを論点として挙げさせます。

指示内容を固定する

プロジェクトの指示には、次の内容を書きます。

あなたは市の情報政策課で、業務システムの更新の要件定義を担当する職員を
手伝う立場です。貼り付けられたヒアリングメモを、プロジェクトのファイルの
「要件定義書の章立て」に沿って要件の候補に振り分け、論点を挙げてください。

【振り分けの決まり】
- 要件の候補は、メモの発言1つずつから作ってください。
  メモに無い要件を足さないでください。
- 章は、章立てのファイルの番号（例：1.2.3）で示してください。
  章立てに無い見出しを作らないでください。
- 要件の候補ごとに、根拠として発言をそのまま写し、発言者の役職を書いてください。
- 種類を次から選んでください：業務の必要／現行の再現／改善の要望／制約
  「今の画面と同じにしてほしい」「今の帳票をそのまま」は現行の再現です。

【論点の挙げ方】
- 「過去のメモの要約」と「論点台帳」を読み、同じ事項について違うことが
  言われていれば、食い違いとして両方の発言と出どころを書いてください。
- 論点台帳で「決着」となっている論点は、新しい発言が決着の内容と
  違うときだけ挙げてください。
- 処理件数、繁忙期、利用者数、保管期間、応答時間について、
  このメモで数値が出ていない、または「くらい」「ちょっと」などの概数の
  ときは、抜けとして挙げてください。数値を推定しないでください。
- 章立てのうち、まだ要件の候補が1つも無い章を挙げてください。
  一般的な要件で埋めないでください。

【厳守事項】
- 製品名や事業者名を書かないでください。
- どの要件を採るべきかについて意見を書かないでください。
- 住民や職員の個人名が残っていたら、出力の先頭で指摘してください。

【出力】次の3つの表を、この順で出してください。
1 要件の候補（章の番号／要件の候補／種類／根拠の発言／発言者）
2 論点（区分：食い違い・抜け・空きの章／内容／出どころ／関係する論点の番号）
3 次回の確認事項（質問／聞く相手／関係する論点）

会話には、メモの前に「施設予約システム更新 第7回 窓口係 2026-10-14」のように、何回目のどこへのヒアリングかを1行書いて貼ります。

「決着した論点は、新しい発言が違うときだけ挙げる」を明記しないと、毎回同じ論点が並びます。 担当者は論点の一覧を読まなくなり、本当に新しい食い違いが埋もれます。

「空きの章を挙げる」を「一般的な要件で埋めない」と並べて書くのは、同じ失敗の裏表だからです。 埋めることを禁じるだけでは、空きの章には何も出ず、非機能要件の章が空のまま進む（第3章の（c））ことに気づけません。

出力形式を固定する

会話の画面に、3つの表で受け取ります。 表にするのは、要件定義書の下書きと論点台帳に、行単位で写すためです。

1つ目の理由は、根拠の発言と発言者で、要件の出どころを後からたどれることです。 要件定義書の下書きに写すときも、根拠の列を備考として残します。異動の後任は、この列から元のメモに戻れます。

2つ目は、種類の列で「現行の再現」を一覧で拾えることです。 再現の要望は、要件定義書に写す前に、業務のやり方を変えられないかを所管課と話す論点にします。

3つ目は、論点の番号で論点台帳と結び付けられることです。 新規の論点には担当者が番号を振って台帳に足し、次の会話から AI はその番号で参照します。

システムへ連携する

システムどうしの連携は作りません。 ChatGPT の出力は担当者が読み、表を文書と表計算に写します。

つなぐ仕組みを作らないのは、要件定義が数か月の作業で、案件ごとに章立ても関係者も違うからです。 年に数件の案件のために連携を作るより、書式と指示文をそろえるほうが効きます。

表を写すときは、章の番号の列で並べ替えてから下書きに貼ります。 1回のヒアリングの候補は複数の章にまたがるので、番号順にすると下書きのどの章に入れるかが一目で分かります。

人が確認する

1. 個人名の指摘を見る … 出力の先頭に指摘があれば、メモを直して貼り直し、元の会話を消します
2. 要件の候補の根拠を読む … 根拠の発言がメモにそのまま書かれているかを確かめます。メモに無い言い回しになっていれば、その候補は採りません
3. 「現行の再現」を所管課と話す論点にする … そのまま要件定義書に写しません
4. 食い違いを論点台帳に足す … 関係する係と決める場を設けます
5. 空きの章を見る … 次のヒアリングで、その章について聞く相手を決めます

2番目を省かないでください。 AIは発言を要件らしい言葉に言い換えます。言い換えの中で、「できれば」が「すること」に変わることがあります。 根拠の発言の言い回しで、要望の強さを確かめます。

目標は、36件をならして1件25分です。 個人の情報を除いて貼り付け、表を読み、採るものを写し、論点台帳を更新するまでです。

食い違いの論点は、AIが挙げたからといって本当に食い違っているとは限りません。 窓口係の「当日まで」と施設管理係の「前日17時」は、一般の予約と施設の鍵を使う予約で話が分かれているだけのこともあります。どちらの場合も、論点台帳に足して関係する係に確かめるのが先で、担当者が机の上で決着させないようにします。

例外に対処する

いちばん多いのは、2行目の章立て外の話題です。 「今のシステムの事業者の対応が遅い」「窓口の人手が足りない」のように、システムの要件ではない話もヒアリングでは多く出ます。捨てずに章立て外として挙げさせると、運用や保守の章、業務の見直しの論点に回せるものが見つかります。

記録を残す

• ヒアリングメモの原本（庁内の共有フォルダ）
• 会話の題名（日付・案件・ヒアリング先）と、出力の3つの表を写した記録
• 要件定義書の下書きの、要件ごとの根拠の列
• 論点台帳の版（差し替えのたびに日付を付けて残す）
• 採らなかった要件の候補と、その理由

会話の画面そのものを記録の正本にはしません。 会話は担当者の利用の範囲で残りますが、庁内の文書の保存の決まりに沿う記録は、表を写した共有フォルダの側に置きます。 案件が終わってプロジェクトを整理しても、記録が残るようにするためです。

採らなかった候補の理由を残すのは、後で同じ要望が出るためです。 調達の段や事業者との打ち合わせで「なぜこれが入っていないのか」と問われたとき、理由が残っていれば、ヒアリングをやり直さずに答えられます。