社労士事務所が通達・行政のQ&Aと事務所の過去の回答記録から、顧問先の質問に当てはまる根拠を探す

処理の起点を決める

職員が検索の画面で、分野を選んで質問の文を送ったときに動きます。 分野は「労働時間・休日」「賃金・手当」「社会保険の適用」「社会保険の報酬・保険料」「雇用保険」「労災保険」などから1つ以上を選びます。分野を選ばせるのは、絞り込みのためです。 選ばないと、「手当」という語で労働基準と社会保険の両方の通達が混ざって出ます。

データの入れ替えは、別の決まった時期に行います。 公式の法令等データベースのページでは、データは毎月更新され、更新までの間に発出された法令・通知は「登載準備中」のコーナーに載るとされています。担当の職員が月に1回、事務所で扱う分野の新しい通知を確かめて取り込みます。疑義照会は、年金機構のページのお知らせで追加を確かめます。

過去の回答は、回答を送った日のうちに登録します。 社会保険労務士が回答を決めて顧問先に送った後、職員が登録の画面から入れます。

入力データを集める

質を決めるのは、通達の「状態」の項目です。 通達は後から改正されたり、廃止されたりします。状態が「現行」のものだけを answer メソッドに渡すのが基本で、改正や廃止のあったものは、元の文書番号から新しい文書番号を引けるように項目を持たせます。

過去の回答には、「根拠にした通達の番号」の項目を必ず持たせます。 後から同じ分野で新しい通達が出たとき、この番号の通達が改正されたのか、別の通達が足されたのかを分けて示せます。

公開の資料の扱いも確かめておきます。 厚生労働省のホームページのコンテンツは、特記の無い限り公共データ利用規約（第1.0版）に準拠した条件で利用でき、編集・加工して使うときは、そのことを記載し、国が作ったかのような形で公表しないとされています。根拠のメモは事務所の中で使うもので、顧問先に渡すときは、メモではなく社会保険労務士の回答として出します。

データの取得方法を決める

通知・通達は、担当の職員が登録の画面から入れます。 法令等データベースの通知を保存し、登録のときに分野・発出日・状態・文書番号を入れ、メタデータを作ります。公式ページでは、取り込めるファイルは TXT、JSON、Markdown、PDF、HTML、DOCX、PPTX、XLSX、XLSM で、1つのファイルは200MBまで、1回の取り込みは10万ファイルまでとされています。メタデータは、id と structData、文書の場所を示す content の uri を1行に1つ書いた JSON Lines か NDJSON のファイルで渡します。

疑義照会のPDFは、照会ごとに分けてから入れます。 公式の年金機構のページでは、主な疑義照会と回答が、国民年金の適用・保険料、厚生年金保険の適用・徴収、年金給付の区分ごとのPDFで載っています。1つのPDFに多くの照会が入っているので、そのまま入れると、引用がPDFの別の照会の段落に当たることがあります。 中継の処理が照会ごとに文書に分け、区分を分野の項目に写します。

スキャンした通達には、レイアウトパーサーを使います。 公式ページでは、スキャンしたPDFや画像の中に文字があるPDFには、データストアを作るときにレイアウトパーサーを有効にすることを勧めています。 古い通達はスキャンしたPDFのことがあるので、最初から有効にして作ります。

過去の回答は、中継の処理が決まった形の文書に書き出してから入れます。 顧問先のフォルダの回答の文書から、回答の日・分野・論点・根拠の番号・要旨を書き出し、顧問先の名前、社員の名前、会社を推し量れる固有の事情を、記号に置き換えます。

AIへ渡す前に整形する

1. 絞り込みの式を作る … 画面で選んだ分野を、メタデータの絞り込みの式にします
2. 現行のものに限る … answer メソッドに渡す通達には、必ず状態が「現行」のものだけを選ぶ条件を足します
3. 根拠と前例を分ける … answer メソッドは通達と疑義照会だけ、search メソッドは過去の回答だけに絞ります
4. 質問の言葉を通達の言葉に寄せる … 置き換えの表を通し、「パートさん」を「短時間労働者」、「手当」を分野に応じて「賃金」か「報酬」に置き換えた文を足します
5. 個人と顧問先の情報の確かめ … 質問の文に会社の名前や社員の名前が書かれていれば、送る前に消すよう画面で知らせます

絞り込みの式は、次の形になります。 公式ページの書き方では、文字の項目は 項目: ANY("値") で、式は AND と OR でつなぎ、日付は ISO 8601 の文字列と比較の記号で絞れます。

doc_type: ANY("circular", "pension_qa")
AND field: ANY("社会保険の適用")
AND status: ANY("current")

絞り込みに使う項目は、インデックスの対象にしておきます。 公式ページでは、絞り込みに使う項目はスキーマの設定で indexable にする必要があり、indexable にしても絞り込みに使えない項目がありうるとされています。最初に、上の項目で絞り込めることを試してから運用に入ります。

4番目の置き換えは、元の文を消さずに足します。 置き換えた文だけで検索すると、顧問先の言葉で書かれた過去の回答が見つからなくなります。 過去の回答の検索には、元の文も使います。

AIに処理させる

answer メソッドにさせるのは、通達と疑義照会の該当箇所を論点ごとに並べることだけです。 結論は書かせません。過去の回答の検索と、後から出た通達の印は、中継の処理の規則で行います。

後から出た通達の印は、規則で付けます。 生成AIに「この回答はいまも有効か」と聞くと、その判断そのものが新しい解釈になります。 日付と状態を比べて印を付けるだけにし、有効かどうかは社会保険労務士が読んで決めます。

3行目が起きやすい失敗です。 通達が見つからない論点について、一般に言われている取扱いをそれらしく書き、引用を付けずに文を足します。 中継の処理で引用の無い文を外すのは、このためです。

指示内容を固定する

answer メソッドのプリアンブル（答えの書き方の指示）の例です。

あなたは社会保険労務士事務所で、顧問先の質問の根拠を調べる職員の補助です。
検索で見つかった厚生労働省の通知・通達と、日本年金機構の疑義照会と回答だけを使ってください。

【書き方】
- 質問の論点を分け、論点ごとに見出しを付けてください。
- 論点ごとに、当てはまる通達または疑義照会の記載を、元の書き方に近い形で示してください。
- 通達の文書番号、発出日、疑義照会の区分が分かれば、文の中に書いてください。
- 同じ論点で通達と疑義照会の両方があれば、両方を分けて示してください。

【厳守事項】
- 検索で見つからなかった論点は「該当の記載が見つかりません」と書いてください。
  一般的な知識や他の資料で補わないでください。
- 「〜に該当します」「〜は対象外です」のような結論を書かないでください。
  記載をそのまま示すだけにしてください。
- 質問の会社の事情に当てはめた判断をしないでください。
- 改正前の取扱いと改正後の取扱いを混ぜないでください。
  発出日の違う通達は、日付が分かるように分けて示してください。

「結論を書かない」を明記しないと、最後の1文に結論を書き足します。 「以上から、通勤手当は報酬に含まれます」のような1文です。正しいかどうかにかかわらず、その1文がメモから顧問先への回答に写されます。 結論を書くのは社会保険労務士です。

「改正前と改正後を混ぜない」も大事です。 状態を「現行」に絞っていても、現行の通達の中に「従前の取扱いは〜」という記載があります。それを今の取扱いと並べて書くと、どちらが今の取扱いか読み分けにくくなります。

引用は、answer メソッドの設定で付けます。 公式ページでは、answerGenerationSpec の includeCitations で引用を返すかを決め、既定は false です。必ず true にします。引用の位置を示す startIndex と endIndex は、文字の数ではなく UTF-8 のバイトの数で数えられるので、中継の処理で画面に印を付けるときはバイトから文字の位置に直します。

出力形式を固定する

中継の処理が、answer メソッドと search メソッドの結果を次の形にまとめて画面に返します。

{
  "query": { "field": ["社会保険の報酬・保険料"], "text": "通勤手当を6か月分まとめて払う場合の報酬の扱い" },
  "points": [
    {
      "heading": "まとめて支給する通勤手当の報酬月額への算入",
      "sentences": [
        { "text": "疑義照会（厚生年金保険 適用）では、…と回答されている。",
          "citations": [{ "doc": "pension_qa_kosei_tekiyo_0412", "kind": "pension_qa" }],
          "support": 0.88 }
      ]
    }
  ],
  "dropped_sentences": 1,
  "past_answers": [
    { "answer_date": "2023-05-18", "answer_id": "A-0613", "basis": ["通達 X-123"],
      "summary": "6か月定期の通勤手当の月割りの扱い", "flags": ["later_circular"] }
  ]
}

dropped_sentences は、引用が無いか支持の低い文を外した数です。 画面には「根拠を確かめられなかった文を1つ外しました」と出し、外した文そのものは見せません。

flags の later_circular は、過去の回答の日付より後に同じ分野の通達が出ていることを示します。 根拠にした通達の状態が「改正あり」「廃止」なら basis_changed を付けます。画面では、印の付いた過去の回答を灰色にし、「後に通達あり」と表示します。

システムへ連携する

顧問先の台帳には、つなぎません。 検索に要るのは分野と質問の文だけで、どの顧問先の質問かを検索の側が知る必要はありません。 根拠のメモを相談の記録に貼るのは職員です。

answer メソッドには、敵対的な問い合わせや答えを求めない問い合わせを無視する設定があります。 公式ページの例では ignoreAdversarialQuery と ignoreNonAnswerSeekingQuery を true にしています。答えが返らなかったときは answerSkippedReasons を画面に出し、 職員が質問の文を書き直せるようにします。

人が確認する

職員と社会保険労務士の2段で確かめます。

1. 職員が引用の元を開く … 論点ごとに、引用された通達と疑義照会の該当の段落を開き、そこに本当にそう書かれているかを確かめます
2. 職員が過去の回答の印を見る … later_circular や basis_changed の付いた回答は、後から出た通達を開いて、前提が変わったかを確かめます
3. 職員が根拠のメモに残す … 確かめた引用と過去の回答だけを選んでメモにし、社会保険労務士に上げます
4. 社会保険労務士が回答を決める … メモの根拠を読み、顧問先の事情に当てはめて回答を書きます

1番目を省かないでください。 answer メソッドの引用は文ごとに付きますが、引用の元のどの段落を根拠にしたかは、開いて読まないと分かりません。 段落を読み違えた引用は、支持の度合いが高くても起きます。

「該当の記載が見つかりません」と出た論点は、職員がいまの方法で探します。 見つかった通達が取り込まれていなければ、取り込み漏れとして担当の職員に知らせます。

目標は、240件をならして1件6分です。 引用の確かめと印の確かめに数分かかる想定で、それより長い月は、置き換えの表か分野の付け方を見直します。

例外に対処する

4行目は、毎月起きうることです。 法令等データベースのページには、登載された情報が厚生労働省所管の全ての法令・通知を網羅しているわけではなく、官報に掲載された内容と異なる場合は官報が優先すると書かれています。根拠のメモは、取り込んだ範囲での検索の結果だと画面に明記します。

記録を残す

• 問い合わせの分野と質問の文（顧問先の名前を消したもの）、送った職員、日時
• answer メソッドと search メソッドの結果の全文、外した文の数、付けた印
• 職員が根拠のメモに残した引用と、残さなかった引用
• 根拠のメモと、社会保険労務士が決めた回答
• 取り込んだ通達・疑義照会の版と取り込んだ日、状態を直した記録

3つ目は、検索を育てる材料になります。 職員が残さなかった引用が多い分野は、分野の付け方か置き換えの表が合っていません。 月に1回、担当の職員が見て直します。