情報システム部が導入済みの SaaS の利用規約・DPA・セキュリティ資料を Vertex AI Search で検索し、社内からの照会に、データの保存先・再委託先・解約後の削除の条件を、契約しているプランと版で絞った引用付きで返す

処理の起点を決める

照会のフォームが送られたことを起点にします。 フォームでは、SaaS を台帳の一覧から選ばせ、問われている項目を保存先・再委託・削除・その他から複数選ばせます。照会の背景（「お客様の質問票」「新しい使い方」など）は自由な文で書かせます。

毎月1日に、写しの取り直しを別に動かします。 台帳のすべての SaaS について、事業者のサイトの規約・DPA・再委託先の一覧・セキュリティ資料のページを取り、前回の写しと中身が違えば新しい版として取り込み、担当に知らせます。

入力データを集める

質を決めるのは、規約と DPA の各版の「効力の始まりと終わりの日」と「対象のプラン」です。 事業者のサイトの文書には、改定の日と効力の始まる日が冒頭に書かれていることが多く、取り込むときに担当が確かめて付けます。 書かれていない文書は、写しを取った日を始まりの日とし、effective_known を偽にします。

データの取得方法を決める

事業者のサイトのページは、そのまま取り込まずに、取った日の写しとして保存します。 サイトのページは予告なく変わるので、答えの根拠にした文が、あとで見るとページから消えていることがあります。 写しを版として持てば、いつの文書で答えたかを後から示せます。

文書は、条ごとに1つの文書に分け、メタデータに SaaS・文書の種類・プラン・効力の日を持たせます。 公式ページでは、非構造のデータのメタデータは JSON Lines（NDJSON）のファイルで、各行に id、structData（または jsonData）、Cloud Storage の文書を指す content の mimeType と uri を持たせるとされています。1つの条は、たとえば次の1行にします。

{"id": "saas-0412-dpa-ent-v7-s09",
 "structData": {"saas_id": "S0412", "doc_kind": "dpa", "plan": "enterprise",
                "doc_ver": "v7", "effective_from": "2026-04-01",
                "effective_to": "9999-12-31", "effective_known": true,
                "topics": ["deletion"], "captured_at": "2026-10-01"},
 "content": {"mimeType": "application/pdf", "uri": "gs://<bucket>/saas/S0412/dpa/v7/s09.pdf"}}

再委託先の一覧は、表のまま取り込みます。 公式ページでは、レイアウトの解析は PDF の段落・表・画像・見出しを検出し、表に説明を付ける設定もあるとされています。再委託先の名前と所在の国が同じ行に並んだまま検索に当たるよう、データストアを作るときにレイアウトの解析を有効にします。文書の分割はデータストアを作ったあとに切り替えられず、見出しを各チャンクに付ける includeAncestorHeadings は既定で無効なので、条の見出しが本文から離れないよう、作るときに有効にします。

AIへ渡す前に整形する

1. SaaS の引き当て … フォームの SaaS を台帳で引き、プラン・契約日・データの区分・覚書の有無を決めます
2. 今日の日付で版を決める … 効力の始まりが今日以前で、終わりが今日より後の版だけを対象にします
3. 先の版の確認 … 効力の始まりが今日より後の版があれば、「改定の予定あり」として別に持ちます
4. 問い合わせ文の組み立て … 問われた項目ごとに、「顧客データの保存先の地域」「再委託先の名前と所在の国」「契約終了後のデータの削除と返却の期限」のような文を作ります
5. 絞り込みの条件の組み立て … 答えの側はその SaaS・そのプラン・いまの版と覚書、一覧の側はその SaaS の過去の回答に分けます

2番目と3番目を、検索の前に中継プログラムで行います。 モデルに「いまの版で答えて」と頼んでも、どれが今日に効いている版かは、検索結果の文の中からは分かりません。

絞り込みの条件は、たとえば次のようになります（公式ページの書き方による）。

filter（保存先・再委託・削除の答え）:
  saas_id: ANY("S0412")
  AND ((doc_kind: ANY("terms", "dpa", "security", "subprocessors")
        AND plan: ANY("enterprise", "all")
        AND effective_from <= "2026-10-29" AND effective_to > "2026-10-29")
       OR doc_kind: ANY("addendum"))
filter（過去の回答の一覧）:
  saas_id: ANY("S0412") AND doc_kind: ANY("past_answer")

公式ページでは、ANY は指定した値のどれかに完全に一致するときに真になり、日付の項目は比較の演算子と ISO 8601 の文字列で比べられ、AND・OR と括弧で組み合わせられるとされています。絞り込みに使う項目は、スキーマの画面でインデックス可能にしておく必要があります。プランを問わない文書は plan を all にします。

AIに処理させる

answer メソッドにさせるのは、その SaaS のいまの版の文書と覚書から、問われた項目の記載を、文書の言葉のまま引用付きでまとめることです。 個人データを入れてよいかの結論は、書かせません。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 保存先の記載が無い SaaS について問うと、モデルは検索結果の中の事業者の住所を見て、「米国のデータセンターに保存されると考えられます」と結びがちです。 記載が無ければ「記載なし」とだけ書かせます。

指示内容を固定する

answer メソッドでは、回答の口調や詳しさをプロンプトの前置き（preamble）で指定できます。前置きを次のようにします。

あなたは情報システム部の SaaS の管理の担当のための、契約の文書の資料係です。
検索で見つかった利用規約・DPA・再委託先の一覧・セキュリティ資料・覚書だけを根拠に、
問われた項目ごとに答えてください。

【項目】
- 保存先：顧客データを保存する国・地域と、地域を選べるか
- 再委託：再委託先の名前と所在の国、再委託の前の通知や異議の手続
- 削除：契約の終了後のデータの返却・削除の期限と方法

守ること：
- 文書の言葉のまま書いてください。言い換えないでください。
- 記載が見つからない項目は「記載なし」とだけ書いてください。
  事業者の所在地、ほかの項目、一般的な慣行から推して書かないでください。
- 覚書に記載がある項目は、覚書の記載を別に書いてください。
  覚書と規約のどちらが優先するかは書かないでください。
- 個人データを入れてよいか、法令上問題がないかを書かないでください。
- 国名、地域名、日数、期限は原文の表記のまま写してください。
- 検索結果に無いことを書かないでください。

「一般的な慣行から推して書かない」まで入れるのは、削除の期限でも同じことが起きるからです。 削除の条が無いとき、モデルは「通常は契約終了後30日以内に」のように、どこにも書かれていない日数を書きます。

あわせて、answer メソッドの設定を次のようにします。

英語の規約を日本語で答えさせるときは、引用の原文は英語のまま出します。 日本語の答えの文と、英語の原文の条を並べて、担当が見比べられるようにします。引用の位置は UTF-8 のバイト単位と公式ページにあるので、答えに印を差し込むときは文字の位置に直します。

出力形式を固定する

中継プログラムが、応答と台帳の値を次の形にそろえて回答の画面に渡します。

{
  "inquiry_id": "",
  "saas_id": "",
  "plan": "",
  "as_of": "2026-10-29",
  "addendum_exists": false,
  "items": [
    { "topic": "storage_region | subprocessors | deletion",
      "status": "stated | not_stated",
      "answer": "",
      "citations": [ { "doc_id": "", "doc_kind": "", "doc_ver": "",
                       "effective_from": "", "quote": "" } ],
      "addendum_note": "" }
  ],
  "upcoming_versions": [ { "doc_kind": "", "doc_ver": "", "effective_from": "" } ],
  "vendor_question_draft": "",
  "past_answers": [ { "inquiry_id": "", "answered_at": "", "doc_ver": "" } ]
}

1つ目の理由は、項目ごとに status を持てることです。 not_stated の項目は、回答の画面で「事業者に確認が要る」として赤く出し、vendor_question_draft に、事業者の窓口に送る問い合わせの下書きを作ります。 下書きは中継プログラムが定型の文で作り、生成はさせません。

2つ目は、upcoming_versions で改定の予定を答えと別に持てることです。 いまの答えに、「2027年1月1日から効力のある新しい版があります」と添えられ、照会した担当が、いまと先とで条件が変わりうることを知れます。

3つ目は、past_answers に根拠の版を持てることです。 過去の回答の版といまの版が違えば、過去の回答をそのまま使い回せないことが一目で分かります。

システムへ連携する

事業者への問い合わせは、下書きを担当が直して送ります。 事業者の答えが届いたら、その答えを vendor_reply の文書として、その SaaS とその日付で取り込みます。次に同じことを問われたとき、事業者の答えが根拠として当たるようにします。

人が確認する

1. 版とプランを見る … 回答の画面の上に出る、根拠にした文書の版・効力の始まりの日・プランを、台帳と照らします
2. 引用の原文を読む … 項目ごとに、引用の条を開いて、答えの文と原文が合っているかを確かめます
3. 記載なしを確かめる … not_stated の項目について、本当に見当たらないかを、その SaaS の文書の目次で確かめます
4. 法的な判断を分ける … 個人データを入れてよいかを問われたものは、記載をそろえたうえで法務部に回します
5. 回答を返す … 確かめた回答を照会した担当に返し、記録に残します

1番目と3番目を省かないでください。 版を取り違えた回答は、お客様の質問票にそのまま書かれ、外に出ていきます。

目標は、60件をならして1件15分です。 版とプランを照らし、原文を読み、回答を返す時間です。4名は毎月、not_stated の多い SaaS を見ます。 同じ SaaS で同じ項目の記載なしが続けば、事業者の別の文書を取り込めていないか、事業者に確かめる時期です。

例外に対処する

7行目の「両方を並べて法務部へ」は、自動で片方を選ばないための決まりです。 どちらが効くかは、契約の書き方の問題で、検索では決められません。

記録を残す

• 照会の内容と、そのとき引いた台帳の値（プラン、契約日、データの区分、覚書の有無）
• 絞り込みの条件と、そのとき「いまの版」とした文書の版の一覧
• answer メソッドと search メソッドの応答の全文
• 担当が返した回答と、法務部に回したかどうか
• 事業者への問い合わせと、その答え
• 毎月の写しの取り直しで変わった文書と版

2つ目の「そのときのいまの版」は、後から問われたときにいちばん要る記録です。 お客様の質問票に書いた答えが、どの日のどの版に基づいていたかを示せます。