品切れの商品に届く再入荷のお知らせ登録と問い合わせを集め、再入荷が決まった商品ごとに登録者への案内メールの文面を作る

処理の起点を決める

Zap は3本に分けます。 登録を受ける Zap、問い合わせを受ける Zap、案内メールの下書きを作る Zap です。前の2本は一覧に行を足すだけで、AIは使いません。

登録は、Catch Hook で受けます。 Zap を作ると固有のURLが発行され、登録欄の送信時にそのURLへ送るように設定します。Catch Hook は要求の本文を解析して欄ごとの値にします。このURLを知られると誰でも Zap を動かせるので、 登録欄の設定以外に書きません。

問い合わせは、ラベルを付けたものだけで動かします。 Gmail の New Labeled Email は、ラベルが付いたときに動き、 会話への返信でも動くとされています。返信のたびに行が足されないよう、メールのIDで問い合わせの一覧を引き、既にあれば足さない手順を置きます。ラベルを付けるのは、問い合わせに返信したカスタマーサポートの担当者です。

下書きの Zap は、予定表の「確定」の列の変化で動かします。 特定の列を監視すると、その列が変わったときだけ動きます。行の追加そのものをきっかけにしないのは、 仕入れの担当者が数量を入れている途中の行で動かないようにするためです。Google スプレッドシートの自動保存で、書きかけの行のデータが送られることがあるとされています。トリガーの直後に Filter を置き、「確定」の行だけを通します。

入力データを集める

質を決めるのは、予定表の「仕様の変更の有無」の列です。 再入荷のときに素材や色味が変わる商品があります。変わったのに前と同じものとして案内すると、届いてから返品になります。 変更があれば予定表に書き、文面に必ず入れさせます。

登録者のメールアドレスは、AIに渡しません。 AIに渡すのは件数だけです。宛先は配信の製品の側で、登録の一覧から色・サイズで絞り込んで作ります。 文面づくりに個人の連絡先は要りません。

データの取得方法を決める

登録の一覧は、Lookup Spreadsheet Rows (Advanced) で商品コードを検索して引きます。 補助の検索列に「状態」を指定し、値を「未案内」にすると、前回の再入荷で案内済みの人を除いた登録だけが返ります。

色・サイズごとの件数は、表の側で数えます。 登録の一覧とは別に、商品コード・色・サイズごとに未案内の件数を数式で数える集計のシートを置き、Zap はその行を引くだけにします。 取り出した行をAIに数えさせると、数え違いが出ます。

問い合わせの一覧の商品コードは、カスタマーサポートが入れます。 問い合わせの本文には「先日見たワンピースの紺」のように書かれていて、商品の特定は人のほうが確かです。 返信のついでに、一覧の商品コードの列を埋めてもらいます。

AIへ渡す前に整形する

1. 予定表の行の確認 … 入荷日、色・サイズごとの数量のどれかが空なら、下書きを作らずに担当者へ知らせます
2. 入荷する色・サイズと、しない色・サイズの切り分け … 数量が1以上のものを「入荷する」、0か空のものを「入荷しない」に分けます
3. 登録の件数の突き合わせ … 色・サイズごとに、入荷数と未案内の登録の件数を並べます
4. 数量の限りの判定 … 入荷する色・サイズのどれかで、入荷数が登録の件数より少なければ「限りあり」の印を付けます
5. 問い合わせの絞り込み … 直近90日のものだけにし、本文から署名と引用を落とします

4番目は、Paths の条件で行います。 「限りあり」の経路と「十分」の経路に分け、AIへの指示の一部を経路ごとに変えます。 Paths は1つのグループに最大10の分岐まで作れ、Paths と Filter の手順そのものはタスクを数えないとされています。

2番目を省かないでください。 予定表で「0」と「空」が混ざっていると、空の色・サイズを入荷すると読み違えます。0か空のどちらも「入荷しない」と扱う、と決めておきます。

AIに処理させる

させるのは、再入荷の予定と登録の件数と問い合わせから、案内メールの件名と本文、入荷しない色・サイズの登録者あての短い文面の下書きを作ることです。

いちばん大事なのは、答えられなかった質問を、本文に入れずに書き出させることです。 「次は白も入りますか」と聞かれていても、予定表に白の予定が無ければ、本文では触れず、担当者への一覧に回します。 推測で「白も近日入荷予定」と書くと、それは約束になります。

入荷しない色・サイズの登録者あての文面も、同じ考え方で作ります。 「今回は白の入荷はありません」までは予定表で言えますが、「次回の入荷をお待ちください」と書くと、次回があることを約束します。予定表に次の予定が無ければ、時期にも有無にも触れず、 登録が引き続き有効であることだけを伝えます。登録を続けるかどうかは、受け取った人が決めます。

指示内容を固定する

AI by Zapier の指示の欄に、次のように書きます。 「限りあり」と「十分」の経路で、【数量の扱い】の行だけを変えます。

あなたはECサイトのマーケティング担当で、再入荷のお知らせに登録した人へ送る
案内メールの文面を作ります。
次の再入荷の予定に書かれていることだけを使ってください。

【商品】{product_name}（{product_code}）
【入荷日・販売開始】{arrival_date} {sale_start}
【入荷する色・サイズと数量】{in_variants}
【入荷しない色・サイズ】{out_variants}
【購入の上限】{purchase_limit}
【仕様の変更】{spec_change}
【商品ページ】{url}
【問い合わせで聞かれていたこと】{questions}
【文面の型】{templates}
【数量の扱い】{quantity_rule}
  （限りあり: 「数量に限りがあり、お届けできない場合があります」と書く
    十分: 数量について書かない）

【厳守事項】
- 予定表に書かれていないことを書かないでください。
  「たっぷり」「確実に」「次回は〜も入荷予定」のような表現は使わないでください。
- 入荷数は書かないでください。数量については【数量の扱い】のとおりにしてください。
- 仕様の変更が空でなければ、本文の前半に必ず書いてください。
- 問い合わせの質問のうち、予定表の内容で答えられるものだけを本文の補足に入れてください。
  答えられないものは unanswered に質問の文のまま書き、本文では触れないでください。
- 他の商品やセールの案内を入れないでください。
- 入荷しない色・サイズがあれば、その登録者あての短い文面を out_body に作ってください。
  次の予定が予定表に無ければ、時期を書かないでください。
- 本文の最後に、文面の型の配信停止の案内を入れてください。

「入荷数は書かない」を入れているのは、数字がひとり歩きするからです。 「50点入荷」と書くと、51人目の登録者から苦情が来ます。数量については、限りがあるかどうかだけを、決めた言い回しで伝えます。

「次回は〜も入荷予定」を名指しで禁じているのは、問い合わせを材料に渡すからです。 「白はいつですか」という質問を読ませると、AIは答えたくなります。答えられない質問の行き先を unanswered と決めておくと、本文に紛れ込みません。

出力形式を固定する

AI by Zapier の出力のフィールドを、次の項目で定義します。

{
  "subject": "",
  "body": "",
  "out_subject": "",
  "out_body": "",
  "unanswered": "",
  "used_facts": ""
}

1つ目の理由は、配信準備の一覧の列にそのまま入れられることです。 件名と本文、入荷しない色・サイズあての件名と本文が、それぞれ別の列に入り、 担当者は配信の製品に貼るだけになります。

2つ目は、used_facts で根拠を確かめられることです。 本文に使った予定表の項目（入荷日、色・サイズ、購入の上限など）を並べさせます。本文の中に、ここに無い事実が書かれていたら、それは予定表の外から来たものです。 担当者は本文と used_facts を見比べるだけで、書き足しを見つけられます。

3つ目は、unanswered をカスタマーサポートに戻せることです。 空でなければ、問い合わせの一覧の該当する行に「再入荷の案内では答えていない」と印を付けます。

配信準備の一覧には、商品ごとに1行を書きます。

システムへ連携する

メール配信の製品には、Zapから何も書き込みません。 宛先の絞り込みと配信の予約は、担当者が配信の製品の画面で行います。登録者に届くメールは、すべて担当者の操作を通ります。

登録の一覧の「未案内」を「案内済み」に変えるのも、配信の後に担当者が行います。 下書きの段階で変えると、配信を見送った商品の登録者が、次の再入荷で案内から外れます。

人が確認する

担当者が見るのは、配信準備の一覧の行と、そこに書かれた下書きです。

1. 本文と used_facts を見比べる … 予定表に無いことが書かれていないかを確かめます
2. 数量の扱いを見る … 「限りあり」なら、その言い回しが入っているかを確かめます
3. 宛先の件数を確かめる … 配信の製品で色・サイズで絞り込んだ宛先の数が、一覧の件数と合うかを見ます
4. 入荷しない色・サイズの扱いを決める … 短い文面を送るか、今回は送らないかを決めます
5. 答えられなかった質問を戻す … カスタマーサポートに、個別の返信が要るかを確かめてもらいます

3番目を省かないでください。 宛先の件数が一覧と食い違うなら、絞り込みの条件を誤っています。入荷しない色・サイズの登録者に「再入荷しました」が届くのは、たいていここです。

5番目は、カスタマーサポートが以前「決まり次第ご案内します」と答えた相手への約束を守る工程です。 問い合わせの一覧で、その人が登録欄から登録していなければ、案内メールの宛先には入りません。 該当する人には、カスタマーサポートから個別に返信してもらいます。

目標は、1件あたり9分です。 本文の確認に5分、宛先の件数の確認に3分、入荷しない色・サイズと答えられなかった質問の扱いをならして1分という想定です。

例外に対処する

上から4行目が、運用でいちばん多い例外です。 入荷日は船便の遅れなどで動きます。配信を予約した後に延期が分かったときは、予約を取り消すのも担当者の操作です。 延期の連絡が仕入れの担当者からマーケティング部に届く経路を、先に決めておきます。

記録を残す

• 登録の受付日時、商品コード、色・サイズ、案内の状態の変化
• 問い合わせの受信日時と、商品コード、再入荷の案内で答えたかどうか
• 予定表の「確定」の印が付いた日時と、そのときの行の内容
• AI by Zapier に渡した内容と、返ってきた件名・本文・used_facts・unanswered の全文
• 担当者が実際に配信した文面 と、配信日時、宛先の件数
• 入荷日から配信までの日数

5つ目で、配信した文面を残すのは、指示を育てるためです。 担当者が毎回同じ言い回しを直しているなら、文面の型のほうを直します。

最後の行は、この構成の効き目を測る数字です。 入荷日から配信までが縮んだかを、月ごとに見ます。