顧問先の登記事項証明書を読み取って、役員の任期満了と改選の時期を台帳にし、役員変更登記の漏れを防ぐ

処理の起点を決める

所定のフォルダに登記情報のPDFが保存されたことを起点にします。 月初に今月照合する60社の一覧を台帳から出し、担当者がその一覧に沿って取得して保存します。取得の操作そのものは人が行い、その後はフォルダへの保存で動き出します。

もう一つの起点は、事務所が役員変更登記を終えたときです。 登記の完了後に登記情報を取り直してフォルダに保存すれば、同じ流れで台帳が更新されます。登記をしたのに台帳が古いまま、という状態をなくします。

三つ目は、毎月1日の定時の処理です。 台帳の全社について、今日から満了の時期までの月数を計算し直し、案内を出すべき会社を一覧にします。読み取りがなくても、時間が進むだけで状態が変わるためです。

入力データを集める

質を決めるのは、3つ目の基本情報です。 登記情報からは就任や重任の日しか分かりません。任期の年数と事業年度の終わりの月が台帳に無ければ、満了の時期は計算できません。 最初の準備は、240社分の定款を見てこの列を埋めることです。

公開会社かどうかは、任期の上限を決めます。 取締役の任期は原則2年、監査役は4年ですが、公開会社でない株式会社は、定款で定めることにより10年まで伸ばせます。 ここで言う公開会社は、株式の譲渡に会社の承認を要する旨の定款の定めがない会社のことで、株式を市場に公開しているかどうかとは関係ありません。

データの取得方法を決める

取得する登記情報の種類を、あらかじめそろえます。 登記事項証明書には、現在効力がある登記事項の証明（現在事項証明書）と、それに加えて請求の日の3年前の年の1月1日から請求の日までに抹消された事項等を載せたもの（履歴事項証明書）があります。台帳に入れたいのは現在の役員なので、現在効力のある事項を載せた種類を基本にします。

顧問先の特定は、会社法人等番号で行います。 商号は変更されることがあり、表記のゆれもあります。台帳の基本情報に会社法人等番号の列を持たせ、登記情報に書かれた番号で引きます。 番号が読み取れなかったときは、ファイル名に付けた顧問先コードで引き、担当者に確かめさせます。

Document AI の呼び出しは、1件ずつのオンライン処理で足ります。 オンライン処理で扱えるページ数は Enterprise Document OCR で15ページまで、ファイルサイズは40MBまでで、登記情報は数ページに収まります。月初にまとめて60社分を流すなら、バッチ処理（1回の要求で最大5,000ファイル）も選べますが、バッチ処理は非同期で、リアルタイムの用途向けではないとされています。担当者が取得したそばから台帳に反映させたいので、ここではオンライン処理を使います。

言語のヒントも指定します。 Enterprise Document OCR には、データの性質に合わせて言語や手書きのヒントを与えて精度を上げる設定があります。登記情報は日本語の印字だけなので、日本語を指定しておきます。 紙のスキャンに手書きの書き込みが入っていても、台帳に使うのは印字の部分だけです。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP のいずれかであることを確かめます
2. サイズとページ数の確認 … オンライン処理のファイルサイズは40MBまでです。ページ数が多いものは、役員の欄のあるページだけに絞って読み取ります
3. 品質の確認 … 紙のスキャンは、OCRの品質スコアを見て、低いものを抽出の前に人へ回します
4. 顧問先の特定 … 会社法人等番号で台帳を引きます。当たらないものはここで止めます
5. 役員の欄の切り出し … 読み取った文字のうち、役員に関する事項の見出しから次の区の見出しまでを抽出の対象にします
6. 前回分の取り出し … 台帳から前回の役員の一覧を取り出し、照合に備えます

5番目で範囲を絞るのは、抽出の誤りを減らすためです。 登記情報には、目的、資本金の額、株式に関する事項などが並びます。役員の欄だけを渡せば、目的の欄の人名らしい語を役員として拾う誤りがなくなります。

AIに処理させる

させるのは、役員の欄の文字から、役員ごとの事実を抜き出すことだけです。

日付は、書かれている元号のまま抜き出させます。 西暦への換算と任期の計算は、Google Apps Script の側で行います。

4行目が、いちばん起きやすい失敗です。 読めなかった日付を前回の台帳の値で埋めると、重任で日付が新しくなっていても、前回と同じに見えてしまいます。 照合は抽出の後で、別の工程として行います。

代表取締役の扱いにも注意します。 代表取締役の地位は取締役の地位に基づくので、取締役の任期が満了すれば代表取締役も退任します。代表取締役だけの任期を別に数えることはしません。 台帳では、代表取締役を取締役の任期にひもづけて表示します。

指示内容を固定する

あなたは司法書士事務所で、登記情報の役員に関する事項を台帳に写す担当です。
渡すのは、OCRで読み取った役員の欄の文字です。書かれていることだけを抜き出してください。

【役員の欄の文字】{officer_section_text}
【行ごとの位置】{line_positions}

【抜き出す項目】
役員ごとに：資格、氏名、代表取締役の場合は住所、
就任または重任の日（原因の日付）とその別、登記の日、現在の役員かどうか

【厳守事項】
- 日付は書かれている元号のまま書いてください。西暦に直さないでください。
- 任期や満了の時期を書かないでください。計算は別の仕組みが行います。
- 読めない字は推測せず「〓」としてください。
- 読めない日付は null としてください。他の役員の日付や、よくある日付で埋めないでください。
- 退任、辞任、解任、死亡などの記載がある役員は is_current を false にしてください。
  判断できないときは uncertain にしてください。
- 同じ人が取締役と代表取締役の両方に書かれている場合は、それぞれ1件として抜き出してください。
- 役員の欄以外の文字（目的、資本金など）から人名を拾わないでください。
- 各項目には、根拠にした行の番号を source_lines に入れてください。

「任期や満了の時期を書かない」を明記しないと、生成AIは親切に計算して書きます。 その計算は、定款の任期を知らないまま原則の2年で行われることが多く、10年の会社について8年早い満了を台帳に入れることになります。

「退任の記載があれば is_current を false」も、同じくらい大事です。 取得する種類をそろえていても、紙の証明書が届いたときなどに、抹消された事項を含む種類が混ざることがあります。現在の役員かどうかの判断を抽出の段階で残しておけば、台帳に入れる前に分けられます。

出力形式を固定する

Gemini API の構造化出力で、次の形のJSONを返させます。 JSON Schema を渡して、その形に沿った応答を返させる機能です。

{
  "corporate_number": "",
  "company_name": "",
  "officers": [
    { "title": "director | representative_director | auditor | accounting_advisor | unknown",
      "name": "",
      "address": "",
      "cause": "shunin | junin | unknown",
      "cause_date_wareki": "",
      "registered_date_wareki": "",
      "is_current": "true | false | uncertain",
      "source_lines": [] }
  ]
}

1つ目の理由は、台帳の列とそのまま対応させられることです。 抽出の結果を、Google Apps Script が台帳の行に書き込みます。自由な文章では、この書き込みが毎回崩れます。

2つ目は、is_current を3つの値にしていることです。 uncertain を許さないと、判断できない役員も true か false に寄せられます。台帳に入れる前に人が見るべき行が、この値で分かります。

3つ目は、cause で就任と重任を分けていることです。 重任が記録されていれば、前回の満了の時期に改選が行われ、登記まで済んだことが分かります。

任期の計算は、抽出の結果と台帳の基本情報から、Google Apps Script が次のように行います。

「見込み」と付けているのは、選任の日を就任や重任の日で代えているためです。 登記に書かれるのは原因の日付で、株主総会で選任された日と同じとは限りません。ずれがありうる会社は、台帳に印を付けて人が確かめます。

台帳の1行は、役員1人分です。担当者が毎月見る一覧は、次のような形で出します。

「状態」の列だけを見れば、その月にすることが分かります。 「変化なし」は流し見て終わり、それ以外の行を開きます。

システムへ連携する

顧問先への案内は、この構成から送りません。 通知は事務所の担当者までです。改選の案内は、顧問先の事情を知る担当者が書いて送ります。

台帳への書き込みは、役員の行と満了の見込みの列だけに限ります。基本情報のシート（定款の任期、事業年度の終わり）は読み取るだけで、書き換えません。基本情報の変更は、定款の変更を確かめた人が手で行います。

人が確認する

人が確かめるのは、条件に当たった会社だけです。

1. 前回との食い違い … 役員が増えた、減った、日付が変わった。事務所の知らない登記がされていないかを確かめます
2. is_current が uncertain の役員 … 現在の役員かどうかを、画像で確かめます
3. 日付が null の役員 … 画像を開いて読み、手で入れます
4. 品質スコアの低いスキャン … 取り直すか、画像を見て手で入れます
5. 満了の見込みが12か月以内の会社 … 計算の結果が定款の定めと合っているかを確かめ、案内の準備に入ります

1番目を軽く見ないでください。 前回と違う役員が出てきたとき、それは読み取りの誤りか、顧問先が事務所を通さずに登記をしたかのどちらかです。後者なら、顧問先との連絡の行き違いがどこかにあります。

目標は、60件をならして1件5分です。 食い違いのない会社は一覧で件数を見るだけで、条件に当たった会社だけを開きます。条件に当たる会社が多い月は、基本情報の列の未整備を疑います。

例外に対処する

下から2行目は、休眠会社の整理作業に関わります。 最後の登記から12年を経過している株式会社は休眠会社として扱われ、毎年10月頃の法務大臣の官報公告から2か月以内に必要な登記か「まだ事業を廃止していない」旨の届出をしないと、みなし解散の登記がされます。 任期を10年に伸ばした会社では、重任の登記を1回忘れるだけでこの期間に近づきます。

記録を残す

• 取得した登記情報のPDFと、取得した日・担当者
• OCRが返したJSONの全文と、ページ単位の品質スコア
• 抽出の結果のJSONと、人が直した項目の直す前と直した後
• 任期の計算に使った基本情報（そのときの定款の任期と事業年度）と、計算の結果
• 前回との照合の結果と、食い違いをどう処理したか
• 案内を出した日と、改選・登記の結果

4つ目で「そのときの基本情報」を残すのは、定款が変更されることがあるためです。 任期を2年から10年に伸ばした会社では、変更前の計算と変更後の計算が食い違います。当時どの前提で満了を出したかが残っていないと、案内の遅れの原因をたどれません。