新規事業の企画が出てきたときに、過去の検討資料と見送り・撤退の判断記録から似たテーマを探し、当時の前提と理由を根拠付きで経営企画の検討に使う

処理の起点を決める

取り込みと検索で、起点が別にあります。

取り込みは、経営会議の資料と議事録が文書管理システムに登録されたときです。 議事録は会議の数日後に登録されるので、資料の登録で下書きを作り始め、議事録の登録で理由と結論を足す2段階にします。撤退したテーマの総括報告は、共有フォルダの所定の場所に置かれたときに取り込みます。

過去15年分は、別に一括で取り込みます。 当時の担当者がいないテーマが多いので、カードに「未確認」の印を付け、検索結果で区別します。一括の取り込みは、最近5年分から始めます。 古いテーマほど前提が今と離れていて、引かれる頻度も低いからです。

検索は、担当者が受付フォームに企画を登録したときに動きます。 企画書の要旨の欄が空のときは動かさず、要旨を書いてもらうよう差し戻します。 企画書の全文から要旨を作らせると、何を軸に探したのかが担当者に見えなくなります。

入力データを集める

質を決めるのは、カードの「前提」と「再検討の条件」です。 前提は、市場の見込み、規制、技術の成熟度、自社の強み、提携先の5つの区分で持ちます。再検討の条件は、議事録に「○○が実現すれば再検討」と書かれている場合だけ入れます。 書かれていなければ空のままにします。

結論は決まった値に限ります。 go（次の段階へ）、hold（継続審議）、declined（見送り）、withdrawn（撤退）、merged（他のテーマへ統合）の5つです。議事録の書き方が「保留」「様子見」「当面見送り」とばらばらでも、カードでは5つにそろえます。

データの取得方法を決める

資料はスライド単位、議事録は発言単位で取り出します。 理由は、後で Claude に引用させるときの単位にするためです。スライド1枚、発言1つが、引用の1単位になります。

検索時には、企画の要旨から2つのサブクエリを作ります。 1つは領域と技術の言葉の一致、もう1つは要旨の文の埋め込みによる近さです。filter には機密区分を入れ、pagination_depth は50にします。ここでは広めに集め、絞り込みは並べ直しに任せます。

並べ直しには、カードの summary と reasons の項目を使います。 チュートリアルでは、document_fields に複数の項目を指定すると値が先に連結されてからモデルに渡されるとされています。テーマの要約と判断の理由を連結して渡し、企画の要旨に対して「同じ話をしているか」をモデルに測らせます。

検索パイプラインは、正規化と並べ直しを1本にまとめます。 正規化プロセッサーでハイブリッド検索のスコアをまとめ、そのあとの応答の処理として rerank プロセッサーを置きます。

{
  "phase_results_processors": [
    { "normalization-processor": {
        "normalization": { "technique": "min_max" },
        "combination": { "technique": "arithmetic_mean" } } }
  ],
  "response_processors": [
    { "rerank": {
        "ml_opensearch": { "model_id": "{rerank_model_id}" },
        "context": { "document_fields": ["summary", "reasons_text"] } } }
  ]
}

検索のときは、要求の拡張の欄で query_text に企画の要旨を渡します。並べ直しに使う問いの文と、ハイブリッド検索の問いの文を同じ要旨にそろえます。 片方だけ要旨を短くすると、集めた候補と並べ直しの基準がずれます。

AIへ渡す前に整形する

1. テーマ番号での結び付け … 資料、議事録、総括報告をテーマ番号で結びます。番号の無い古い資料は、題名と会議の日付から候補を出し、人が結び付けます
2. 判断ごとの分割 … 1つのテーマの複数の判断を、時期ごとに別のカードにします。最新の判断だけを残すと、途中の段階で止まった理由が消えます
3. 定型の表紙と目次の除去 … 会議資料の表紙、目次、免責のスライドを除きます
4. 金額と数値の単位をそろえる … 「億円」「百万円」「M円」を同じ単位にします。市場の見込みは、何年時点の見込みかを一緒に持ちます
5. 並べ直しに渡す文の長さをそろえる … summary と reasons を連結した文が長すぎないよう、要約は400字程度に収めます
6. 機密区分の付与 … 経営会議の資料は、文書管理システムの機密区分をカードに写します

4番目の「何年時点の見込みか」を軽く見ないでください。 「市場規模300億円」という前提は、2015年の見込みか2023年の見込みかで意味が変わります。年が無い数値は、今回の企画と比べられません。

2番目も同じくらい効きます。 実証まで進んで撤退したテーマは、調査段階の「進める」判断と、実証後の「撤退」判断の両方が今回の企画の材料になります。前者は何が魅力だったか、後者は何が誤算だったかを示します。

AIに処理させる

AIの仕事は2か所です。取り込み時のカードの下書きと、検索結果のまとめです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 当時の前提「規制で個人向けの販売ができない」と並べると、AIは「現在は規制緩和により可能になっている可能性があります」と付け足したくなります。その一言は、確かめていない現状を前提にして企画を前へ進めます。 現状を確かめるのは担当者で、まとめには当時の記録だけを書かせます。

指示内容を固定する

取り込み時（カードの下書き）：

あなたは経営企画部で、新規事業の検討記録を整理する担当です。
渡された会議資料と議事録だけを根拠にしてください。推測で埋めないでください。

【取り出す項目】
- 段階：調査／実証／事業化判断／事業運営／撤退判断
- 結論：go / hold / declined / withdrawn / merged
- 理由：結論の理由として資料または議事録に書かれた文
- 当時の前提：市場の見込み／規制／技術の成熟度／自社の強み／提携先
  （数値は、何年時点の見込みかと一緒に）
- 再検討の条件：議事録に「○○なら再検討」と書かれている場合だけ
- 根拠の箇所：スライド番号、または発言の番号

【厳守事項】
- 理由が書かれていなければ「記載なし」としてください。推測しないでください。
- 前提の数値に年が書かれていなければ、年を空にしてください。
  会議の日付で埋めないでください。
- 再検討の条件が書かれていなければ空にしてください。
- 結論は議事録の書き方に従って5つのどれかにしてください。
  迷ったときは hold にし、迷った理由を書いてください。

検索時（引用付きのまとめ）：

あなたは経営企画部の担当者が、新しい企画の一次検討をするのを助ける担当です。
渡された過去の資料だけを根拠にしてください。

【今回の企画の要旨】{proposal}
【過去のテーマ】文書として渡します（スライド・発言ごとに区切ってあります）

【書くこと】
1. テーマごとに、段階、結論、理由
2. テーマごとに、当時の前提（5区分）と、今回の要旨に書かれた前提の並び
3. 記録に再検討の条件があれば、その条件

【厳守事項】
- 前提が今も同じか、変わったかを書かないでください。
- 今回の企画を進めるべきかを書かないでください。
- 記録にない理由や経緯を書かないでください。
- 「未確認」の印のあるテーマは、その旨を必ず書いてください。
- 似たテーマがなければ「似た過去のテーマは見つかりませんでした」と書いてください。

検索時の資料は、カスタムコンテンツの文書として渡します。 Claude の引用機能では、カスタムコンテンツの文書は渡したブロックをそのまま使い、それ以上分けないとされ、引用にはブロックの番号の範囲（0から数える）が付きます。 スライド1枚、発言1つを1ブロックにしておけば、引用から「何枚目のスライド」「何番目の発言」へそのまま戻れます。

取り込み時のカードはJSONで返させ、検索時のまとめは引用付きの文で返させます。 ドキュメントでは、引用と構造化出力を同時に指定すると400エラーになるとされているからです。

出力形式を固定する

取り込み時のカードは、次の形のJSONで受け取ります。

{
  "theme_id": "NB-2019-014",
  "decision_id": "NB-2019-014-D2",
  "meeting_date": "2021-06-17",
  "stage": "実証",
  "result": "go | hold | declined | withdrawn | merged",
  "reasons": [{ "text": "", "source": "minutes#12" }],
  "premises": {
    "market": [{ "text": "", "as_of_year": null, "source": "slide#5" }],
    "regulation": [],
    "technology": [],
    "strength": [],
    "partner": []
  },
  "revisit_conditions": [{ "text": "", "source": "" }],
  "summary": "",
  "confidentiality": "",
  "status": "unverified"
}

1つ目の理由は、前提を5区分に分けて持てることです。 検索時に、今回の企画の要旨と区分ごとに並べられます。区分が決まっていないと、「市場」と「顧客」と「需要」が別々に書かれ、並べられません。

2つ目は、as_of_year で前提の時点を残せることです。 年が空の前提は、画面で灰色にして「時点不明」と出します。

3つ目は、source で根拠の箇所を項目ごとに持てることです。 担当者がカードを確定するとき、理由の1つずつについて、スライドか発言の該当箇所を開けます。

検索結果の画面には、次の表を出します。

右の列は企画書の要旨をそのまま写し、左の列はカードから写します。 どちらもAIに書き換えさせません。「記載なし」の行が、今回の企画で確かめることの一覧になります。

システムへ連携する

文書管理システムには書き込みません。 一次検討のメモは受付フォームの側に持ち、経営会議の資料に過去の経緯を載せるかは担当者が決めます。

人が確認する

1. カードを確定する … 会議の直後に、同席した担当者が理由と前提を資料と照らして確かめます。hold に迷った理由が書かれたカードは、必ず議事録の原文を読みます
2. 引用の箇所を開く … 一次検討のメモに書く過去の経緯は、引用のスライドか発言を開いて確かめたものだけにします
3. 前提の今を調べる … 「記載なし」の行と、当時の前提が今回と違う行について、市場や規制の今の状況を担当者が調べます
4. 当時の担当者に聞くかを決める … 経緯が記録だけで分からないテーマは、在籍していれば当時の担当者に聞きます

1件あたり45分を目安にします。 上位10件のまとめを読み、似たテーマ2〜3件の引用箇所を開き、前提の表を見ながら一次検討のメモを書く時間です。3番目の現状の調査は、一次検討そのものの作業として、この45分の外に置きます。

4番目は、記録の限界を補うための確認です。 経営会議の記録には、会議の外で決まったこと（事業部長の判断で実証を打ち切った、提携先から断られた）が残っていないことがあります。まとめの中で「理由：記載なし」が続くテーマは、記録が足りないテーマです。 当時の担当者に聞いて分かったことは、カードに追記して確定し直します。

例外に対処する

上から3行目までが、取り込みの失敗の大半です。 どれも会議の記録の書き方の問題で、議事録の様式に「理由」と「再検討の条件」の欄を足すと、大半はなくなります。

記録を残す

• 取り込んだ資料と議事録の番号、取り込んだ日時、担当者がカードで直した項目
• 検索のたびの企画の要旨、ハイブリッド検索の候補、並べ直しの前と後の順位
• Claude に渡した資料の箇所と、返ってきたまとめと引用
• 担当者が一次検討のメモに使ったテーマと、使わなかったテーマ
• 一次検討の結論と、その後の経営会議の結論

2つ目で並べ直しの前後の順位を残すのは、並べ直しが効いているかを測るためです。 担当者が使ったテーマが、並べ直しで上がってきたものか、もともと上にあったものかを数えます。効いていなければ、document_fields に渡す項目を見直します。

最後の行は、この構成の価値を測る材料になります。 過去の経緯を踏まえた企画が、経営会議で同じ理由で止まらなくなったか。同じ理由で止まり続けるなら、まとめが読まれていないか、前提の確かめが足りていません。