民宿が電話で受けた予約を書き込む手書きの予約台帳を読み取り、日ごとの予約の一覧と食事の数・送迎の表を作る

処理の起点を決める

毎日20時と23時に、Apps Script が動きます。 公式の説明では、時間主導型のトリガーは、決まった時刻か決まった間隔で処理を動かせ、間隔は1分ごとから月に1回までとされています。20時は夕方までに受けた予約を、23時は夜の電話の予約を拾うためです。 主人が翌朝の仕込みを決める前に、一覧が新しくなっています。

撮るのは女将の仕事にします。 その日に書き込んだり、二重線を引いたり、書き足したりしたページを、夕方と寝る前に撮ります。ページの全体が入るように、台帳を開いて机に置き、真上から撮ります。 写真は Google ドライブのアプリで受付のフォルダに入れます。

処理の終わった画像は月ごとのフォルダへ移し、移すのは予約の表に書き終えたときだけにします。 受付のフォルダに残っている画像が、そのまま読み取れていないページです。急ぎの予約が入ったときは、Apps Script を手で動かせるように、スプレッドシートに「いま読む」のメニューを付けておきます。

入力データを集める

質を決めるのは、台帳に印刷したページと行の番号です。 番号が無いと、同じページを2回撮ったときに、どの行が前回と同じ予約で、どの行が新しく書き足した予約かが分かりません。 台帳の様式を作り直すとき、左端に行番号を、右上にページ番号を印刷します。

送迎の場所の一覧も効きます。 台帳の送迎の欄には「駅」「〇〇駅」「バス」「港」と書かれます。宿の近くに駅が2つあるときは、一覧に「駅」がどちらを指すかを決めて書いておきます。 決まらない場所は、生成AIに選ばせずに確認に回します。

電話番号と名前は、読み取りには使いますが生成AIには渡しません。 生成AIに渡すのは、食事・送迎・備考の欄の文字だけです。

データの取得方法を決める

Apps Script から、Document AI の REST の process のメソッドを呼びます。 受付のフォルダの画像を読み、base64 にした内容と MIME タイプを付けて、processors/PROCESSOR_ID:process に送ります。トークンは ScriptApp.getOAuthToken() で得ます。 公式の説明では、このメソッドは実行しているユーザーの OAuth 2.0 のアクセストークンを返します。

列は、見出しの行の文字で見分けます。 見出しには「宿泊日」「泊」「大人」「子」「夕」「朝」と印刷しておきます。列の順番で決めると、セルが1つ読み落とされた行で、子どもの人数が大人の欄に入ります。

夕・朝・弁当・取消は、表の中の四角い欄にします。 公式の説明では、表の中のチェックボックスは ✓（印あり）や ☐（印なし）のような文字で表されます。○で囲む書き方や「夕朝」と文字で書く書き方は、欄として読めません。 様式を変えた後も、備考に「夕のみ」と書かれることはあるので、そちらは生成AIで拾います。

空いたセルは、空として扱います。 公式の説明では、Form Parser は値の入っていないキーと値のペアを確実には読めないとされています。子どもの人数の欄が空のときは、0人とは見なさず、大人の人数だけ数えて、子どもの欄が空だったことを行に残します。

AIへ渡す前に整形する

1. 1枚1ページの確認 … 公式のプロセッサ一覧では、Form Parser の同期の処理は1回15ページまでです。見開きで撮った画像は左右に分けます
2. 向きと傾きの確認 … 横向きや斜めの画像は、向きを直してから送ります
3. ページ番号の確認 … ページ番号が読めない画像は、行を突き合わせられないので、読み取った行を予約の表に入れずに確認に回します
4. 前回との突き合わせ … ページと行の番号が同じ行が予約の表にあれば、セルごとに見比べ、変わったセルのある行だけを「変更」として拾います
5. 日付のそろえ … 「10/24」「24日」「10月24日」を日付にそろえます。月が書かれていなければ、受けた日より後で最も近い月にし、補ったことを行に残します
6. 泊数のそろえ … 「2泊」「2」「〜26」を泊数にそろえます。宿泊日と終わりの日が両方書かれていれば、食い違わないかを見ます
7. 取消の確かめ … 取消の欄に印があれば、その行は数えずに確認の一覧へ出します

4番目が、同じページを何度撮っても予約が増えない仕組みです。 台帳は、1ページに十数件の予約を書き足していきます。同じページは、書き足すたびに何度も撮られます。 ページと行の番号で前回の行と比べ、新しい行は足し、同じ行は何もせず、変わった行は確認に回します。

5番目で月を補うのは、電話の予約では月を書かないことが多いからです。 「24日」とだけ書いた行が、今月の24日か来月の24日かは、受けた日から決まります。受けた日も書かれていなければ、決めずに確認に回します。

AIに処理させる

日付の計算、連泊の展開、朝食と送りの日付のずらし、数え上げは、Apps Script の規則で行います。 生成AIには、食事・送迎・備考の欄の書き方を、決まった形にそろえる仕事だけを渡します。

朝食と送りの日付は、生成AIに付けさせません。 「2泊、朝食付き」から朝食の日を出すのは、宿泊日の翌日から泊数分という決まった計算です。生成AIに日付まで返させると、宿泊日の朝に朝食を付けて返すことがあります。 生成AIが返すのは「朝食あり」と「送りの時刻」までで、日付は Apps Script が付けます。

4行目は、子どもの年齢だけが書かれている行で起きます。 「小1人（5才）」とあると、生成AIは子どもの料理と決めて返しがちです。大人と同じ料理を頼む家族もいるので、区分が書かれていなければ「不明」にします。

指示内容を固定する

あなたは民宿の予約台帳の書き方をそろえる補助です。
1件の予約の、食事の欄・送迎の欄・備考の欄の文字を、決まった形にしてください。

【渡すもの】
- 夕・朝・弁当の欄の印の有無
- 送迎の欄の文字
- 備考の欄の文字
- 送迎の場所の一覧

【食事】
- 欄の印と備考の書き方を見て、dinner・breakfast・lunch_box を
  yes / no / unknown で返す。
- 欄の印と備考の書き方が食い違うときは conflict を true にし、
  根拠にした語を evidence に写す。
- 子どもの食事の区分（kids_meal / same_as_adult / none）は、
  備考に書かれているときだけ返す。書かれていなければ unknown。
  年齢から決めない。

【送迎】
- 迎え（pickup）か送り（dropoff）か、場所、時刻に分ける。
- 場所は送迎の場所の一覧の名前で返す。1つに決まらなければ
  place_candidates に候補を並べ、place は空にする。
- 時刻は書かれたまま 24時間の形にそろえる。午前か午後か決まらなければ
  time を空にし、time_raw に元の文字を写す。

【備考】
- allergy・celebration・early_departure・late_arrival・other に分け、
  元の文をそのまま text に写す。言い換えない。

【厳守事項】
- 日付を書かない。泊数から日付を出さない。
- 部屋、料金、取消について何も書かない。
- 書かれていないことを補わない。読めない文字は「?」のまま残す。

【食事の欄】{meal_marks}
【送迎の欄】{transfer_text}
【備考の欄】{note_text}
【送迎の場所の一覧】{places}

「年齢から決めない」を明記しないと、5才は子どもの料理、12才は大人の料理と決めて返します。 宿によって区切りが違い、家族によって頼み方も違います。区分は、書かれたときだけ返させます。

構造化出力で、答えの形を固定します。 公式の説明では、Claude API の構造化出力は output_config.format に type: "json_schema" でスキーマを渡し、オブジェクトには additionalProperties: false が要ります。食事の値と備考の区分は enum で決まった値に限ります。人数の上限のような数の制約は、スキーマでは掛けられないので Apps Script の側で確かめます。

出力形式を固定する

{
  "meals": { "dinner": "yes", "breakfast": "no", "lunch_box": "yes",
             "kids_meal": "unknown", "conflict": true,
             "evidence": "朝はおにぎり" },
  "transfers": [
    { "kind": "pickup", "place": "〇〇駅", "place_candidates": [],
      "time": "16:10", "time_raw": "16:10" },
    { "kind": "dropoff", "place": "", "place_candidates": ["〇〇駅", "△△駅"],
      "time": "", "time_raw": "10時" }
  ],
  "notes": [
    { "kind": "early_departure", "text": "朝4時半出船" }
  ]
}

Apps Script は、この JSON と規則の結果から、予約の表の1行を作り、そこから日ごとの表を展開します。

食事の数では、朝食と弁当を「宿泊日の翌日」に付けます。 送迎の表では、迎えを最初の宿泊日に、送りを最後の宿泊日の翌日に付けます。主人が見る翌日の表は、たとえば次のようになります。

【10月25日（土）の段取り】
泊まり：6組 19名（うち連泊の2日目 2組）
夕食：大人15・子ども3・区分不明1 → 1組（3号室）に要確認
朝食（24日泊の方）：大人11・子ども2
弁当：4（早朝の出船 4時半）
迎え：〇〇駅 16:10 □□様 3名
送り：〇〇駅 10:00 △△様 2名
確認待ち：送りの駅が決まらない 1件

システムへ連携する

予約サイトの予約は、この仕組みに入れません。 月に数件なので、いまどおり女将が台帳に書き写します。台帳を予約の元の記録にしておけば、仕組みが見る先は1つで済みます。

壁のカレンダーは、そのまま残します。 電話を受けながら空いた部屋を見るのは、カレンダーのほうが速いからです。日ごとの一覧とカレンダーが食い違ったら、どちらかの書き漏れです。 確認の一覧に「同じ日に同じ部屋の予約が2件」が出たら、カレンダーを見て直します。

人が確認する

1. 取消の印のある行を先に見る … 取消の後に書き直した行があるか、台帳で見ます。取消の行の送迎が残っていないかも見ます
2. 変わった行を見る … 前回と違うセルを見て、書き足しか読み違いかを確かめます
3. 決まらない値を見る … 送りの駅、午前か午後か、子どもの食事の区分を、台帳と電話番号で確かめます
4. 同じ部屋の重なりを見る … 壁のカレンダーと見比べます

直したときは、スプレッドシートの予約の表の行を直し、直したことの印を付けます。 直した行は、次に同じページを撮っても上書きしない決まりにします。台帳のほうも、同じように直しておきます。

目標は、240件をならして1件1分です。 確認の一覧に出るのは1日に数件という想定です。

例外に対処する

4行目の「取消の印だけで書き直しが無い」は、取消か、書き直しを忘れたかが分かりません。 取消として扱うと、変更のつもりだったお客様の夕食が無くなります。数えないまま確認に回し、女将が決めます。

記録を残す

• 台帳の画像と、撮った日時
• Document AI が返した JSON の全文と、使ったプロセッサの版
• 生成AIのそろえ方と、そのとき参照した送迎の場所の一覧
• 予約の表の行の変わり方 … どのセルが、いつ、何から何に変わったか。人が直したか
• 取消の行と、取消を確かめた日

4つ目は、「予約したのに部屋が無い」と言われたときに要る記録です。 いつどの行が変わったかを、撮った日時で追えます。紙の台帳は、毎年の常連の方の記録として残します。