法律事務所の事務職員から出る裁判所への提出書類の書式・部数・郵券・提出方法の質問に、事務所の事務手引と裁判所の公開資料を根拠にチャットで答え、判断の要るものを弁護士へ回す

処理の起点を決める

起点は、事務職員が手続きチャットに質問を送ったことです。 チャットは事務所の ID でログインした職員だけが使え、質問した職員と、事件の担当弁護士を記録に残します。

事件番号を必須にします。 新法か旧法か、どの裁判所かを決めるためです。訴えを起こす前の事件で番号がまだ無いときは「提起前」を選び、提起する裁判所を選択肢で選ばせて、新法として扱います。 施行日のあとに提起する訴えは、すべて新法の事件になるからです。

1件の質問は、1つのセッションで最後まで続けます。 「では証拠説明書も一緒に出すなら」のような続けての質問は同じセッションでつなぎ、別の事件の話は新しいセッションで始めます。 前の事件の新旧の区分が言い換えの中に残るからです。

入力データを集める

質を決めるのは、事務手引の分け方です。 手引の多くは施行前に書かれ、部数や郵券の章は旧法の事件の話です。 章ごとに「旧法」「新法」「共通」の区分を付け、新法の章は施行のあとに書き足します。区分の無い章は、どちらの事件にも引かれてしまいます。

裁判所の予納郵便切手の一覧は、旧法の事件にだけ使います。 高松高等裁判所の手続案内は、郵便費用の一本化は令和8年5月21日以降に提起された新法適用事件のみに適用されるとし、それ以外の事件については予納郵便切手の一覧を示しています。一覧には「新法適用事件を除く」と書かれており、そのまま区分のメタデータになります。

データの取得方法を決める

事務手引・裁判所の公開資料・過去の質疑は、Cloud Storage に置いてデータストアに取り込みます。 文書ごとのメタデータに、区分（新法／旧法／共通）、裁判所、文書の種類、話題、取得日を持たせます。

裁判所の公開資料は、事務局が月に一度取り直します。 事件のある裁判所の手続案内と予納郵便切手の一覧のPDFを保存し、取得日をメタデータに付けます。 前の月と内容が変わっていれば、事務局長が差分を見て手引の該当箇所を直します。

絞り込みの式は、区分と裁判所で書きます。 項目を索引可能にしておけば、regime: ANY("old", "common") AND court: ANY("osaka-d", "all") のように、旧法の事件なら旧法と共通の記載、その裁判所と全裁判所に共通の資料だけを引けます。新法の事件では regime: ANY("new", "common") にします。

AIへ渡す前に整形する

1. 手引を章ごとに分ける … 書面の種類と話題の見出しで分けます
2. 章に区分を付ける … 旧法・新法・共通のどれかを付けます。迷う章は事務局長が決めます
3. 新法の章を書き足す … mints での提出、書証の写しに代わるPDFの提出、ペイジーでの納付の手順を手引に足します
4. 裁判所の資料を取り込む … 新法の概要、mints の案内、事件のある裁判所の手続案内と予納郵便切手の一覧を取り込みます
5. 過去の質疑を整える … 依頼者名と事件の中身を消し、区分と裁判所と答えた日付を付けます
6. 見出しを断片に含める … データストアの作成時に分割を有効にし、includeAncestorHeadings を有効にします

2番目が、この構成でいちばん効きます。 部数の章のように、旧法の事件だけの話を「共通」にすると、新法の事件にも紙の部数の案内が返ります。 迷う章は「旧法」にしておき、新法の事件で記載が見つからなければ事務局長へ回るほうが安全です。

6番目は、データストアを作る前に決めます。 分割はデータストアの作成のあとでは有効にも無効にもできず、見出しを含める設定は既定では無効です。 予納郵便切手の一覧の表は、見出しが無いとどの事件の種類の額か分かりません。 分割の大きさは100〜500トークンで、既定は500です。

AIに処理させる

させるのは、決まった区分と裁判所の事務手引と公開資料から、書面の書式・部数・費用・提出の方法の記載を見つけ、事務職員が準備する順に並べて返すことです。 区分を決めること、回すかどうかは、中継プログラムが行います。

answer メソッドの設定は次のようにします。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 手引に「準備書面は期日の1週間前までに」のような一般的な記載があると、モデルは期日から引いた日付を親切に書きます。 期限の質問は回す条件で拾い、指示でも日付を書かせません。

指示内容を固定する

answer メソッドの preamble に、次の指示を入れます。

あなたは法律事務所の事務局長として、
事務職員から、裁判所に出す書面の書式・部数・費用・提出の方法の質問に答えます。
読むのは、書面の準備をしている事務職員です。短く答えてください。

【前提】
検索の文の最初に、事件の区分（新法／旧法）、裁判所、事件の種類、
書面の種類、相手方の数、書証の通数が並んでいます。
区分と裁判所はすでに決まっています。その区分と裁判所の記載だけを使って答えてください。

【答え方】
1. 最初に、提出の方法を書いてください。
2. 次に、書式と部数、添えるものを、手引の手順の順に書いてください。
3. 費用の質問には、納め方を書いてください。額は裁判所の資料の表の値をそのまま書いてください。
4. 根拠にした手引の章と、裁判所のページの名前を書いてください。

【厳守事項】
- 検索結果の文書に書かれていることだけで答えてください。
  一般的な知識や他の裁判所の扱いで補わないでください。
- 区分を変えないでください。新法の事件に郵券を、旧法の事件にオンラインの手順を案内しないでください。
- 提出の期限や日付を書かないでください。期限の話は「担当の弁護士へ回します」とだけ書いてください。
- 書面の中身や、出すべきかどうかを書かないでください。
- 手数料の額を計算しないでください。
- 該当する記載が見つからないときは、
  「手引と裁判所の資料に該当する記載が見つかりません。事務局長へ回します」
  とだけ書いてください。

「区分を変えない」を具体的な取り違えの形で書いているのが、この指示の要です。 区分を検索の文で渡すだけでは、「共通」の章に旧法の話が混ざっていたときに、モデルはそれを新法の事件にも当てはめます。 起こりうる取り違えの形を名指しで禁じ、後段の検査でも拾います。

検索の文は、中継プログラムが組み立てます。 例えば「区分：旧法、裁判所：大阪地方裁判所、事件の種類：通常訴訟、書面：準備書面、相手方：2名、書証：3通。部数と出し方は」のように、条件を先に並べ、事務職員の質問の文を最後に足します。 事件番号と依頼者名は渡しません。

出力形式を固定する

answer メソッドの応答を、中継プログラムが次の形に整えて、チャットと記録に渡します。

{
  "inquiry_id": "",
  "session_id": "",
  "staff_id": "",
  "case": { "case_no_hash": "", "court": "", "case_type": "", "filed_date": "", "regime": "new | old | pre_filing", "lawyer_id": "" },
  "category": "format | copies | fees | filing_method | deadline | other",
  "conditions": { "document_type": "", "opponents": 0, "exhibits": 0 },
  "status": "answered | escalated | skipped",
  "escalate_reason": "deadline | content | not_in_sources | regime_mismatch | court_mismatch | case_not_found | skipped | user_request | none",
  "answer_text": "",
  "refs": [ { "doc_type": "manual | court | qa", "regime": "", "court": "", "title": "", "section": "", "fetched": "", "uri": "" } ],
  "feedback": "resolved | escalated_after | wrong | none"
}

1つ目の理由は、refs の regime と court を検査に使えることです。 根拠の文書の区分が事件の区分と合わない（旧法の事件に新法だけの記載）、または裁判所が別の裁判所のものなら、回答を出さずに回します。 文の読み方に頼らずに取り違えを止められます。

2つ目は、category の deadline を回答と分けて数えられることです。 期限の質問が多い弁護士の事件は、事務職員と弁護士のあいだで期限の伝え方が決まっていないことが分かります。期日台帳の運用を見直す材料になります。

3つ目は、feedback で手引の不足が見えることです。 wrong や not_in_sources が続く話題は、手引の章を書き足す候補の一覧になります。答えが記録に残らなかった(c)の問題が、ここで解けます。

システムへ連携する

mints には、つなぎません。 書面の提出とアカウントの操作は事務職員と弁護士が行い、チャットは手順の案内までです。 事件管理の仕組みの照会のしかたは製品によって違い、この部分は個別の実装が必要です。

人が確認する

事務職員は、回答を読んだあと、根拠の手引の章と裁判所のページを確かめてから書面を準備します。 回答の上には、事件の裁判所と、新法か旧法かの区分を並べて表示します。

1. 区分を見る … 事件の提起日と区分が、自分の理解と合っているかを確かめます
2. 費用の額を見る … 予納郵便切手の額は、裁判所の一覧の取得日とあわせて確かめます
3. 評価を付ける … 解決した／回した／誤り、を選びます

1番目を軽く見ないでください。 同じ依頼者の事件でも、施行の前に起こした本訴と後に起こした別訴では、出し方がまったく違います。 事件番号を打ち間違えると区分が変わるので、画面に事件の裁判所と提起日を必ず出します。

担当の弁護士は、回ってきた期限と中身の質問だけを見ます。 事務局長は、手引と資料に無い質問を書記官室に確かめ、答えを過去の質疑として取り込みます。 取り込むときは、確かめた裁判所と区分と日付を必ず付けます。書記官室の答えは、その裁判所のその時点の扱いであって、他の裁判所に広げてよいものではないからです。

目標は、180件をならして1件3分です。 チャットで解決した質問の記録の確認と、回ってきた質問を事務局長と弁護士が判断する時間の平均です。

例外に対処する

4行目は、新法の施行のあとも残る書面の手続きです。 裁判所は、民事執行については引き続き裁判所に書面で申し立てる必要があるとし、令和10年6月までに順次デジタル化される予定と説明しています。事件管理の仕組みの事件の種類で分け、手引の章にも区分を付けます。

記録を残す

• 質問の文、選んだ聞き返しの値、日時、質問した職員
• 事件管理の仕組みから引いた裁判所・事件の種類・提起日・区分（事件番号はハッシュで残す）
• 中継プログラムが組み立てた検索の文と、使った絞り込みの式
• answer メソッドの応答の全文（回答、出典、根拠のスコア、回答しなかった理由）
• 回す・回さないの判定と、その理由、事務局長と弁護士が最終的に答えた内容
• 根拠にした裁判所の資料の取得日

最後の行は、裁判所の資料が変わったときに効きます。 予納郵便切手の一覧が改められたあとで、古い一覧で答えた質問を拾い出せるようにしておきます。