研究所が各実験室から届く実験廃液の回収の依頼を Make で受け、種類・量・容器を抜き出して回収の一覧と業者への依頼を作る

処理の起点を決める

専用アドレスにメールが届いたことを起点にします。 研究所の各実験室には、回収の依頼を waste-request@ のような専用アドレスに送ってもらいます。Gmail のフィルタで、このアドレス宛てのメールに「廃液回収依頼」のラベルを付け、Make の Watch emails はこのラベルと「未読のみ」を条件に見ます。

取り込んだメールは既読にする設定にします。 Watch emails には取り込んだときに既読にするかの設定があり、これを有効にすると、同じメールを次の回で二度取り込むことを防げます。 失敗したときは担当者が未読に戻せば、次の回で取り直されます。

実行の間隔は15分ごとにします。回収日は週に2回で、依頼は回収日の前日に集中します。 1日1回にまとめると、聞き返しの返事が回収日に間に合わなくなります。聞き返しの返事も同じアドレスに返してもらい、件名の受付番号で元の依頼に結び付けます。

入力データを集める

質を決めるのは、分別区分の表の「言い換えの例」の列です。 実験室は「ハロ系」「塩素系」「DCM」など、区分の名前を自分たちの言葉で書いてきます。この列にその言い方を集めておくほど、AIが区分の候補を表の中から選べるようになります。 最初の1か月は、AIが「要確認」にした言い方をこの列に足していきます。

添付の写真は、この構成ではAIに読ませません。 容器のラベルの写真が付いてくることがありますが、手書きのラベルは読み違いが起きやすく、写真から量や成分を拾うと、本文と食い違ったときにどちらを信じるかの判断が増えます。 写真は List email attachments and media でファイルとして取り出し、一覧の行にリンクを付けて担当者が見られるようにします。

データの取得方法を決める

スプレッドシートの列は、見出しを列の ID として使う設定にします。 Google Sheets のモジュールには、見出しの名前を列の ID として扱う設定があり、列を足したり並べ替えたりしても書き込み先がずれません。 一覧の列は運用しながら増えるので、最初からこの設定にしておきます。

実験室の一覧に送り主のアドレスが無いときは、AIに渡す前に止めて、担当者の確認の一覧に回します。 外部のアドレスや、異動で一覧から外れた人からの依頼を、そのまま回収の一覧に入れないためです。

AIへ渡す前に整形する

1. 引用部分の除去 … 返信のメールでは、過去のやり取りが本文の下に続きます。> で始まる行と、「-----Original Message-----」以降を落とします
2. 署名の除去 … 署名の電話番号や部屋番号を、容器の情報と取り違えないように落とします
3. 全角と半角の統一 … 「２０Ｌ」「20ℓ」「20リットル」を同じ書き方にそろえます。AIに渡す前に置き換えておくと、量の読み違いが減ります
4. 受付番号の付与 … メールごとに受付番号を振り、件名に「【受付 W-1029-012】」の形で付けて、聞き返しと返事を結び付けます
5. 返事のメールの判定 … 件名に受付番号があるメールは新しい依頼ではなく、聞き返しへの返事として扱います
6. 本文の長さの確認 … 本文が極端に長いもの（実験ノートの貼り付けなど）は、AIに渡さず担当者へ回します

3番目を軽く見ないでください。 量の数字は、このあと容器の表の上限と突き合わせます。「２０Ｌ」を20と読めずに空けると、量の欄が全部「要確認」になり、人の確認が減りません。

AIに処理させる

させるのは、本文を容器ごとに分け、それぞれの項目を書かれているとおりに抜き出すことです。 区分の名前だけは、渡した分別区分の表の中から選ばせます。

右端の列が、この構成でいちばん大事なところです。 書かれていないものを空けたまま返させるから、どの項目を聞き返せばよいかが機械で決まります。 空けずに埋めさせると、聞き返すべき依頼が「そろっている」側に紛れ込みます。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「塩酸の廃液」と書かれていると、AIは pH をそれらしい値で埋めようとします。その瞬間、聞き返すべきだった依頼が、確かめたように見える依頼に変わります。

指示内容を固定する

あなたは研究所の環境安全の担当として、各実験室から届いた実験廃液の
回収の依頼メールを読み、容器ごとの項目に分ける立場です。
本文に書かれていることだけを使ってください。推測で埋めないでください。

【やること】
1. 本文を容器ごとに分け、containers の配列に1容器1要素で入れる。
   「20L 2本」は2要素に分ける。
2. category には、下の【分別区分の表】の name から1つを選んで入れる。
   言い換えの例（aliases）も見てよい。当てはまらなければ「不明」とする。
3. components には、本文に書かれている物質の名前をそのまま写す。
4. ph_text には、本文に書かれている pH の数字や言葉をそのまま写す。
   書かれていなければ空文字にする。
5. volume_l には、リットルの数を数字の文字列で入れる。
   「半分くらい」のように数字で書かれていないときは空文字にし、
   volume_text に本文の言葉をそのまま写す。
6. container には、下の【容器の表】の name から1つを選ぶ。
   分からなければ「不明」とする。
7. evidence には、その容器の判断に使った本文の箇所をそのまま写す。

【厳守事項】
- pH が書かれていないときに、成分の名前から pH を推し量って
  入れないでください。「塩酸」「水酸化ナトリウム」とあっても空文字です。
- 特別管理産業廃棄物に当たるかどうかを書かないでください。
- 分別区分の表に無い区分の名前を作らないでください。
- 「いつものもの」「前回と同じ」とだけ書かれているときは、
  category を「不明」にし、note にそのまま写してください。
- 量の単位を勝手に変えないでください。mL と書かれていれば
  リットルに直してよいですが、「1缶」「1瓶」は volume_text に写すだけです。
- 1通の中に回収以外の相談（容器が足りない、ラベルが無い等）があれば、
  other_requests に写してください。容器の項目に混ぜないでください。

【分別区分の表】{category_table}
【容器の表】{container_table}
【実験室】{lab_info}
【依頼メールの本文】{mail_body}

「成分の名前から pH を推し量らない」を、例の物質の名前まで挙げて書いています。 禁じるだけでは、AIは「一般に塩酸は強酸性」と考えて埋めます。埋めた値が当たっているかではなく、書かれていなかったという事実が消えることが問題です。

「いつもの」を note に写させるのも同じ理由です。 実験室の一覧には「よく出す区分」の列がありますが、それをAIに使わせて埋めると、その月だけ違う廃液を出した実験室の依頼が、前回と同じ区分で通ってしまいます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "request_id": "W-1029-012",
  "lab_no": "B-214",
  "containers": [
    {
      "category": "有機系（ハロゲンを含む） | 無機系（酸） | ... | 不明",
      "components": "",
      "ph_text": "",
      "volume_l": "",
      "volume_text": "",
      "container": "20Lポリ容器 | 10Lポリ容器 | 4Lガラス瓶 | 不明",
      "mixed_with": "",
      "evidence": "",
      "note": ""
    }
  ],
  "other_requests": ""
}

1つ目の理由は、容器を配列で返させることで、1容器1行に分けられることです。 Make の Iterator は配列を1要素ずつの束に分け、そのあとのモジュールが要素ごとに動きます。containers を Iterator に渡せば、容器の数だけ回収の一覧に行が足されます。

2つ目は、volume_l を文字列にしていることです。 構造化出力は数値の範囲の制約に対応しないとされているので、範囲はスキーマで縛れません。文字列で受けて Make の側で数に直し、容器の表の容量の上限と比べます。 上限を超えた量、数に直せない量は「要確認」にします。

3つ目は、AIの出力と規則の判定を別の列に置けることです。 回収の一覧には、AIが埋めた列の右に、Make とスプレッドシートの式が埋める列を並べます。

要は、AIの出力を規則で書き換えないことです。 pH が空なら空のまま一覧に残し、判断は右側の列だけで行います。 規則の基準を変えても、AIの列を読み直すだけで判定をやり直せます。

システムへ連携する

ルーターは、そろっている・要確認・フォールバックの3つの道にします。 ルーターの道は1本ずつ順に処理され、どの道の条件にも当たらないものはフォールバックの道に入ります。 想定していない形の出力が来たときに、黙って捨てられずに担当者の確認の一覧に残ります。

業者への依頼は、回収日の前日の夕方に動く別のシナリオで作ります。 そのシナリオが回収の一覧から「そろっている」と、担当者が確かめ終えた行を区分ごとに集め、区分ごとの本数と量の合計、性状、荷姿、注意事項の定型文を並べた通知の下書きを作ります。並びは、特別管理産業廃棄物の通知に要る、種類・数量・性状・荷姿・取り扱う際に注意すべき事項の順にそろえます。

メールは下書きまでで、送るのは人です。 実験室への聞き返しも、業者への通知も、送信のモジュールは置きません。

人が確認する

人が開くのは、状態が「要確認」の行と、その聞き返しの下書き、そして業者への通知の下書きです。 「そろっている」の行は、一覧で件数と区分を流し見ます。

1. 「要確認」の行を先に見る … どの列が「要確認」かで、聞き返す中身が決まります。下書きの質問が、その列の中身と合っているかを確かめます
2. 「特別管理の可能性あり」の行を見る … pH の値と区分を本文の evidence で確かめます。数字の読み違いがここに出ると、委託の扱いが変わります
3. 聞き返しを送る … 下書きを直して送ります。返事が来たら、一覧の行を人が直します
4. 業者への通知を確かめる … 回収日の前日、区分ごとの本数と量が一覧と合っているかを見てから送ります
5. 保管庫で突き合わせる … 回収日に、容器のラベルと一覧を1本ずつ照らします。この確認はこれまでどおり人が行います

2番目を省かないでください。 「特別管理の可能性あり」は、業者の選び方と通知の中身に直結します。AIが「pH 1.5」を「pH 15」と写していないかは、本文を見れば数秒で確かめられます。

目標は、160件をならして1件3分です。 「要確認」が3割前後という想定で、それより多い月は、分別区分の表の言い換えの例が足りていないか、特定の実験室の書き方が崩れています。

例外に対処する

上から4行目までが大半を占めます。 どれもAIの問題ではなく、依頼の書き方と表の整備の問題です。 言い換えの例を足し、依頼の書き方の見本を実験室に配るほうが、指示を工夫するより効きます。

7行目は、最初から決めておきます。 感染性の廃棄物や放射性の廃棄物は、扱いの決まりも委託先も別です。この構成で受けず、言葉を見つけたら止めることだけを規則にしておきます。

記録を残す

• 元の依頼メールと受付番号、届いた日時、送り主
• AIに渡した本文（前処理の後）と、AIが返したJSONの全文
• 回収の一覧の行と、規則で埋めた列の値。そのとき参照した分別区分の表の版
• 人が直した記録 … どの行の、どの列を、何から何に直したか
• 聞き返しの送信日時と、返事のメールとの対応
• 業者への通知の下書きと、実際に送った文面
• 実験室ごとの「要確認」の発生率

3つ目で表の版を残すのは、区分の決め方が後から変わるためです。 区分を分けたり言い換えの例を足したりすると、過去の判定の意味が変わり、当時の表が残っていないと、どの依頼をどの基準で見たかが分からなくなります。