設備・車両・契約の増減にあわせて、損害保険の付保漏れと重複を毎月点検する

処理の起点を決める

起点は3つに分けます。

（1）毎月1日の朝7時（定例の点検）。 n8n の Schedule Trigger は、秒・分・時・日・週・月の間隔か Custom（cron式）で起動を指定できます。月の間隔では、起動の間隔、起動する日（Trigger at Day of Month）、時、分を決めます。ここでは1か月ごと、1日、7時、0分にします。その月に存在しない日（2月30日など）は起動しないとされているため、月末ではなく1日を選びます。

タイムゾーンの設定と、ワークフローの公開を必ず確かめてください。 起動時刻はタイムゾーンの設定に左右されます。また、スケジュールで動かすには公開（有効化）が要ります。保存しただけでは動かず、翌月に何も出ていないことで気づきます。

（2）証券が増えた・更新されたとき（証券の読み取り）。 指定のフォルダに証券PDFが置かれたら、読み取りの流れだけを動かします。更新で証券番号が変わるため、この経路で必ず台帳を差し替えます。

（3）大きな異動があったとき（臨時の点検）。 新しい拠点を借りた、規模の大きい工事を受注した、といった件は、月初を待たずに総務が手動で実行します。月次だけだと、月末の異動は最長1か月、無保険のまま置かれます。

入力データを集める

証券台帳の「前年の証券番号」の列が、この構成の要です。 この列が無いと、同じ保険の続きであることを機械でたどれません。異動のデータは前月末との差分で作り、会計システムから「異動一覧」を直接出せるならそれを使います。リース資産は固定資産台帳に載らないことがあるため、リース契約の一覧も別に見ます。

データの取得方法を決める

証券PDF： 共有フォルダ（SharePoint、Google ドライブ）に「保険証券」のフォルダを作って置き、n8n から取得して Azure AI Document Intelligence のレイアウトモデルに送ります。紙しか無い証券は、この時点でスキャンします。

読み取りの出力形式： outputContentFormat に markdown を指定すると、抽出結果をMarkdown形式で受け取れます。証券の明細表を表の形のまま受け取れるため、保険の対象の一覧が崩れません。 あわせてJSON側の paragraphs と tables も保持します。ここにページ番号と座標が入っており、該当箇所を示すために使います。 約款や別紙の目録が綴じ込まれている証券では、pages でページ範囲を指定し、本体だけを切り出して渡します。

台帳と受注データ： 月初にCSVを出力します。APIがあればそちらでも構いませんが、月1回30件ならCSVで十分です。 住所の表記ゆれ（「1丁目2番3号」と「1-2-3」）をそろえ、車両は登録番号から記号を抜き、工事は工事場所の住所と工期を突合キーにします。この正規化は機械で行います。

AIへ渡す前に整形する

1. 有効な証券だけに絞る … 異動日が保険期間に入っている証券だけを残します。期間外の証券を渡すと、去年の証券で候補が作られます
2. 保険の種類で粗く絞る … 車両の増減は自動車保険と賠償責任保険、物件の賃借は火災保険と賠償責任保険、工事の受注は工事保険と賠償責任保険、というように関係し得る種類だけにします
3. 選択マークと手書きの整理 … 特約欄のチェックを名称と selected / unselected の組にします。信頼度が低いものと手書きの行は「不明」に倒し、人が見る印を付けます
4. 表記の正規化 … 金額の単位、全角数字、住所の表記をそろえ、表示用には原文を残します
5. 比率の計算 … 保険金額と取得価額の比率を機械で計算し、AIには数字を渡すだけにします
6. 前回の判断の突き合わせ … 同じ資産について前回「対象外でよい」と判断されていれば、その結果を一緒に渡します

約款のページは、前処理の段階で外します。 免責事由、通知義務、比例てん補、告知事項の条文は読ませません。証券の欄に「約款による」「別紙のとおり」と書かれている項目は「約款参照」とし、代理店への確認事項に回します。

AIに処理させる

機械（コード）にさせること：

生成AI（Claude API）にさせること：

させないことを、先に決めておきます。

• 保険に入るべきかどうかの判断
• いまの補償で足りているかどうかの判断
• 「補償されます」「補償されません」という断定
• 約款の免責事由、通知義務、比例てん補、告知の要否の解釈
• 保険金額が過大・過少であるという断定

最後の1つは、特に線を引いてください。 保険金額が資産の価値に見合っているかは、再調達価額で見るのか時価で見るのかといった評価の基準で変わります。AIには比率の数字を並べさせるだけにし、「過大」「過少」という言葉を使わせません。

指示内容を固定する

（A）証券の読み取り

あなたは損害保険の証券を読み取る担当者です。
下の証券のテキスト（ページ番号と段落番号つき）から、指定した項目だけを書き出してください。

【厳守事項】
- 値は証券の文字列をそのまま写し、言い換え・要約・推測をしないでください。
  補償されるかどうか、保険が十分かどうかの判断もしないでください。写すだけです。
- 値ごとに source_ref を付け、page（ページ番号）、block（段落番号または表の行と列）、
  quote（該当箇所の原文）を書いてください。quote は一字一句そのまま写してください。
- 書かれていない項目は "記載なし"、読み取れなかった欄は unreadable に入れてください。
- 約款の条文（免責事由、通知義務、比例てん補、告知事項）は読み取らないでください。
  欄に「約款による」「別紙のとおり」とある項目は値を "約款参照" とし、
  agent_questions に代理店へ確認する項目として書いてください。
- 特約は証券に名称が印字されているものだけを書き、
  チェック欄の印が読み取れない場合は checked を "不明" にしてください。
- 金額は、単位と、1事故あたりか保険期間中かの別を、証券の表記のまま写してください。

【読み取る項目】
保険会社 / 証券番号 / 保険の種類 / 保険期間（始期・終期）
保険の対象（明細表があれば1行ずつ。範囲で書かれていればその文のまま）
補償される事故 / 保険金額（項目ごと） / 免責金額（項目ごと） / 特約（名称とチェックの有無）

【手書きと判定された箇所】{handwritten_blocks} 【選択マーク】{selection_marks}
【証券のテキスト】{policy_text}

（B）異動との突き合わせ

あなたは、会社の資産・車両・契約の異動が、いまの保険証券の対象に入っているかを点検する担当者です。
下の異動1件について、付保漏れの候補と重複の候補を挙げてください。

【厳守事項】
- あなたが出すのは候補です。保険に入るべきか、いまの保険で足りているかを判断しないでください。
- 「補償されます」「補償されません」と断定しないでください。書けるのは
  「証券の対象の記載に当てはまる可能性がある／当てはまらない可能性がある」までです。
- 根拠には必ず証券の該当箇所（policy_no、page、quote）を引用してください。
  引用は与えた読み取り結果からそのまま写し、証券に無い文言を作らないでください。
- 証券の文面だけで決められない場合は status を "要確認" にし、
  agent_questions に代理店へ聞く文を書いてください。免責事由、通知義務、比例てん補、
  告知の要否も判断せず、agent_questions に回してください。
- 重複の候補は、同じ損害が2本以上の証券で見られている可能性がある組み合わせを挙げ、
  どちらを解約すべきかは書かないでください。
- amount_ratio は与えられた比率の数字をそのまま書き写し、
  「過大」「過少」「妥当」という言葉を使わないでください。
- 当てはまる証券が1本も無い場合は no_matching_policy を true にしてください。
  無理にどれかの証券へ結び付けないでください。
- 判断に必要な情報が異動側に無い場合は data_gaps に書いてください。

【候補の種類】付保漏れ（対象にも当てはまらない）／重複（2本以上で見られている）／
除外もれ（除却・減車・返還したものが明細に残っている）

【今日の日付】{today} 【異動の内容】{movement}
【異動日に有効な証券の読み取り結果】{policies}
【機械で計算した比率】{ratios} 【前回の判断】{previous_decision}

「そのまま写す」と「作らない」を繰り返している理由は、証券に無い補償を書かせないためです。 保険の文書は言い回しが定型的なので、生成AIは「それらしい」条文を書けてしまいます。それを総務が読んで安心することが、この業務で最も避けたい誤りです。「要確認」という逃げ道も必ず用意してください。 決められないものを決められないと言わせるほうが、代理店への確認は速く進みます。

出力形式を固定する

（A）証券の読み取り

{
  "policy_no": "",
  "insurer": "",
  "agency": "",
  "policy_type": "火災保険 | 賠償責任保険 | 工事保険 | 自動車保険 | 動産総合保険 | 機械保険 | その他",
  "period_from": "",
  "period_to": "",
  "insured_objects": [{"description": "", "location": "", "source_ref": {}}],
  "covered_events": [{"description": "", "source_ref": {}}],
  "sum_insured": [{"item": "", "amount_text": "",
                   "basis": "1事故あたり | 保険期間中 | 1敷地内 | 記載なし", "source_ref": {}}],
  "deductible": [{"item": "", "amount_text": "", "source_ref": {}}],
  "endorsements": [{"name": "", "checked": "あり | なし | 不明", "source_ref": {}}],
  "agent_questions": [],
  "unreadable": []
}
// source_ref は共通で {"page": 0, "block": "", "quote": ""}

（B）異動との突き合わせ

{
  "movement_id": "",
  "movement_type": "資産の取得 | 資産の除却 | 車両の増車 | 車両の減車 | 物件の賃借 | 物件の返還 | 工事の受注 | 工事の完了",
  "no_matching_policy": false,
  "candidates": [
    {
      "kind": "付保漏れの候補 | 重複の候補 | 対象からの除外もれの候補",
      "policy_no": "",
      "status": "当てはまる可能性がある | 当てはまらない可能性がある | 要確認",
      "reason": "",
      "source_ref": {"policy_no": "", "page": 0, "quote": ""},
      "amount_ratio": "",
      "priority": "高 | 中 | 低"
    }
  ],
  "agent_questions": [],
  "data_gaps": []
}

Claude API では、output_config.format に type: "json_schema" とスキーマを渡すと、応答をスキーマに沿った形に制約できます。policy_type basis checked kind status priority は enum で固定します。 表記が毎回変わると、一覧での絞り込みができなくなるためです。ただし文字列の長さや数値の範囲の制約はスキーマでは使えないとされているため、quote が空でないことは後段の処理で確かめます。

source_ref の検証を必ず入れてください。 quote の文字列が、その page の読み取り結果に実際に含まれるかを機械で確かめ、含まれなければ候補を捨てます。証券に無い文言を根拠にした候補を、総務に見せないためです。

システムへ連携する

点検結果の一覧をスプレッドシートに作ります。1行を1つの候補にします。

代理店への確認事項は、代理店ごとに別のシートにまとめます。 3社に分かれているため、1社ずつの確認票にしたほうがそのまま送れます。AIが書いた文案をそのまま送らず、総務が読んでから送ってください。

証券台帳への書き込みは、読み取りの流れからのみ行います。 点検で「証券の対象に書かれていない」と分かっても、台帳は直しません。台帳は証券の写しだからです。

人が確認する

確認は3段に分けます。

総務（毎月）： 候補の根拠になった証券の該当箇所を開き、引用が証券のとおりかを確かめます。ページ番号と座標が残っているため、証券PDFの該当ページをその位置で開けます。

財務（毎月）： 残った候補の優先順位を決めます。材料は、資産の金額、事故が起きたときの影響、保険料の見込みです。 全部を代理店に投げると回答が遅くなるため、月に数件に絞ります。

代理店（都度）： 対象に入るかどうか、約款上の扱い、通知義務の有無を確認します。ここが最終の判断です。 社内で「入っているはず」と結論を出さないでください。

確認を速くするための設計が効きます。

• 証券の該当箇所を、証券PDFのページと位置で開けるようにする
• 同じ資産についての前回の判断を、候補の横に出す
• 「対応不要」と判断した理由を残し、翌月以降は同じ候補を下げて表示する
• 優先度の高い候補を、一覧の最上部に固定する

3つ目が効きます。 除却した設備や、リース会社が保険を付けている機械は、毎月同じ候補として出続けます。判断の履歴が無いと、毎月同じことを調べ直します。

例外に対処する

n8n では、失敗したときの通知を別のワークフローに任せられます。 Error Trigger ノードを最初に置いたワークフローを作り、本体の設定（Workflow Settings）の「Error workflow」に指定します。そのワークフローには、実行ID、実行のURL、エラーメッセージ、どのノードで失敗したか、実行モード、リトライの情報が渡ります。 通知にこれを載せると、担当者は実行のURLから失敗した箇所を直接開けます。

エラーワークフローは手動ではテストできず、自動の実行が失敗したときにだけ起動します。 Stop And Error ノードを使うと自分で決めた条件で実行を失敗させられるので、「証券の読み取りが3本以上失敗した」「有効な証券が1本も無い異動が出た」といった、処理は通るが人が気づくべき状態も通知に乗せられます。

記録を残す

この記録は、保険の見直しを代理店と話すときの材料になります。

• 各証券の読み取り結果と、総務が確定させた日、読み取れなかった欄
• 月ごとの異動の件数と、候補の件数（種類別）
• 候補ごとの、総務の確認、財務の判断、代理店の回答、最終の結果
• 代理店へ確認した項目と、回答までの日数。AIの引用が一致しなかった件数
• 異動が起きてから、付保や整理が完了するまでの日数

「異動から付保までの日数」を必ず残してください。 設備を入れてから保険の対象に入るまで何日かかるかが分かると、購買や現場の手続きに「総務への連絡」を組み込む根拠になります。 種類ごとの件数の推移も見てください。重複の候補が多いなら、保険の設計そのものを代理店と見直す時期です。