生け花の教室が稽古の日程と花材の案内をスプレッドシートと Apps Script で作って成人の生徒に送り、出欠の返事から花屋への花材の発注数を出す

処理の起点を決める

時間主導型のトリガーを毎朝1回動かします。 ClockTriggerBuilder の everyDays(1) と atHour(7) で毎朝7時台を指定します。nearMinute() を呼ばないと分はランダムに決まり、呼んでも前後15分の幅があります。 公式の説明では、毎日9時のトリガーは9時から10時の間のどこかで動き、その時刻が日ごとに保たれるとされています。朝の何時ちょうどに送る前提にはしません。

毎朝の処理では、稽古日から逆算して3つのことを決めます。

出欠の返事は、フォームの送信のトリガーで受けます。 インストール型のトリガーには、フォームの送信で動くものがあり、フォームそのものに付けるものと、フォームの返事が入るスプレッドシートに付けるものの2つがあります。 この構成では、返事が入るスプレッドシートの側に付け、返事が入るたびに出席の数を数え直します。

トリガーは先生のアカウントで作ります。 インストール型のトリガーは作った人のアカウントで動くので、生徒に届くメールの差出人が先生になります。 失敗すると「Summary of failures for Apps Script」という件名のメールが作った人に届きます。先生がこのメールを読み慣れていない前提で、処理ログのシートに「どのクラスで止まったか」を日本語で書きます。

入力データを集める

質を決めるのは、花材の予定の「先生のメモ」の欄です。 「枝ものは水揚げのため前日に切り戻し済み」「葉の多い花材なので大きめの花ばさみを」のような一言があれば、AIはその一言を生徒向けの言い回しに整えるだけで済みます。 メモが空なら、AIは花材の説明を書きません。先生の知っていることを書く場所を作るのが、この構成の準備のほとんどです。

生徒の氏名はAIに渡しません。 渡すのはクラスの名前と区分の名前だけで、宛名は送るときに Apps Script が差し込みます。

データの取得方法を決める

すべて同じスプレッドシートの中にあるので、Apps Script のスプレッドシートのサービスで読むだけです。

電話や口頭の返事も出欠のシートに入れます。 助手が「経路」を「電話」にして1行足せば、フォームの返事と同じように数えます。返事の置き場を1つにすることが、第3章の（b）をなくす一番の方法です。

同じ生徒が2回返事をしたら、後の返事を使います。 「出席」と返したあとに「欠席」と返し直すことは珍しくありません。

発注の数は、次の決まりで出します。 どれもシートの設定の欄に置き、先生が変えられるようにします。

未返事の生徒を出席の側に数えるのは、足りないより余るほうが稽古の場で困らないからです。 未返事のまま締切を過ぎた生徒の分をどうするかは、先生が知らせを見て決めます。

AIへ渡す前に整形する

1. 花材の予定の確認 … その稽古日の花材の行があるか、花材費と花器の大きさが入っているかを見ます。欠けていれば文面を作らず、処理ログと先生へのメールで知らせます
2. 区分ごとにまとめる … そのクラスの生徒を入門・本科・師範科に分け、いない区分は外します
3. 記号を決める … 稽古日、時間帯、花材の一覧、花材費、花器の大きさ、返事の締切を {{稽古日}} {{花材}} {{花材費}} などの記号にします
4. 返事の締切を計算する … 稽古日の5日前の日付にします。発注の締切（4日前）の前日に返事がそろうようにするためです
5. 差し替えの確認 … 差し替えの印がある稽古は、元の花材と新しい花材を両方まとめ、差し替えの知らせとして別に扱います

4番目の締切を、発注の締切より1日前にしているのが要です。 返事の締切と発注の締切が同じ日だと、返事の無い生徒に確かめる時間が残りません。

AIに処理させる

させるのは、クラスと区分ごとの案内の文面を、記号入りで組み立てることだけです。

季節の一文をAIに任せるのは、先生がいちばん書きたいのに時間が取れない部分だからです。 月と先生のメモを渡し、花材そのものについては、メモに書かれたことだけを使わせます。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「この時期の◯◯は△△産が美しく」のような一文を足したがります。入荷したのが別の産地なら、稽古の場で生徒に聞かれて先生が困ります。

指示内容を固定する

あなたは生け花の教室の助手として、成人の生徒に送る稽古の案内の文面を作ります。
渡された情報だけで書いてください。渡されていないことを足さないでください。

【書く順番】
1. 季節の一文（{month}に合った一文。花材に触れる場合は【先生のメモ】の内容だけを使う）
2. 稽古の日時のご案内（{{稽古日}} {{時間帯}}）
3. 花材のご案内（{{花材}} と {{花材費}}。メモがあれば生徒向けの一文に整えて添える）
4. 持ち物のご案内（区分で変える）
5. 出欠のご返事のお願い（{{返事の締切}} までに、{{フォーム}} からお願いする）
6. 結びの挨拶

【区分ごとの持ち物】
- beginner：花器と剣山は教室でお貸しすること。花ばさみとタオルを持参すること
- regular / master：{{花器}} の花器と剣山、花ばさみを持参すること

【厳守事項】
- 日付・時刻・花材の名前・本数・金額は、必ず渡された記号のまま書いてください。
  具体的な花の名前や数字を自分で書かないでください。
- 花材の産地、花言葉、由来、生け方の手ほどきを書かないでください。
- 欠席したときの扱い（振替・返金）について書かないでください。
- 返事のお願いは一度だけ、やわらかく書いてください。「必ず」「至急」は使わないでください。
- 生徒の名前は書かないでください。宛名はこちらで入れます。
- notice_type が substitution のときは、最初に花材の変更をお詫びとともに知らせ、
  {{元の花材}} から {{新しい花材}} への変更と、持ち物の変更の有無だけを書いてください。
- 本文は350字以内にしてください。

【情報】
class: {class_label}
month: {month}
grade: {grade}
notice_type: {notice_type}
teacher_memo: {teacher_memo}

「具体的な花の名前を自分で書かない」は、季節の一文にも効かせます。 11月と渡すと、AIは「紅葉の美しい季節」と書きたがり、そこに花の名前を足すことがあります。後段の検査で、花材の予定に無い花の名前が本文にあれば印を付けます。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。 Gemini API の Interactions の呼び出しで、response_format に type: "text"、mime_type: "application/json" と schema を渡します。

{
  "class_ref": "C-TUE-AM",
  "grade": "beginner",
  "notice_type": "regular",
  "subject": "{{稽古日}}のお稽古のご案内",
  "seasonal_line": "",
  "body": "",
  "used_placeholders": ["{{稽古日}}", "{{時間帯}}", "{{花材}}", "{{花材費}}", "{{返事の締切}}", "{{フォーム}}"]
}

1つ目の理由は、季節の一文を分けて持てることです。 先生が自分で書きたい月は、seasonal_line だけを差し替えます。

2つ目は、used_placeholders で書き漏れが分かることです。 渡した記号のうち {{返事の締切}} や {{フォーム}} が使われていなければ、返事のお願いが抜けた文面です。発注の数が決まらなくなるので赤の印を付けます。

3つ目は、notice_type で差し替えの知らせを見分けられることです。 差し替えは確認のシートの上の方に並べ、先生が先に読みます。

文面の長さは Apps Script で測ります。 公式の説明では、minLength・maxLength はエラーにならずにサーバーで無視されるとされています。スキーマに書いても350字は守られない前提で、検査で長さを見ます。 enum は使えるので、grade と notice_type は決まった値に絞ります。

リクエストには store=false を付けます。 Interactions API は既定ですべてのやり取りを保存し（store=true）、有料の枠では55日、無料の枠では1日保持するとされています。会話を続ける使い方ではないので、保存しない設定にします。

システムへ連携する

Gmail の1日の送信先の数に気を付けます。 公式の上限は、メールの受信者の数が個人の Google アカウントで1日100、Google Workspace で1日1,500です。1クラスは10名ほどなので1日に数クラスを送っても100に収まりますが、全員への休講の連絡のように80名に一度に送る日は、個人のアカウントだと上限に近づきます。 送り先の数を処理ログで数え、90を超えたら続きを翌朝に回します。

送るのは「送ってよい」の印が付いたクラスだけです。 印の無いクラスは、翌朝の処理でもう一度先生に知らせます。稽古の6日前になっても印が無ければ、先生の携帯に届くアドレスにも知らせます。

API のキーはスクリプトのプロパティに置きます。 スクリプトを共有しても一緒に渡らないようにするためです。

人が確認する

先生か助手が、確認のシートで次の順に見ます。

1. 差し替えの知らせを先に読む … 変更点と持ち物の変更が正しいかを見ます。花器の大きさが変わる差し替えは、特に念入りに見ます
2. 赤の印の文面を直す … 花材の予定に無い花の名前、返事のお願いの抜けを直します
3. 残りの文面を流し読みして印を付ける … 1クラス3つまでの文面を読みます
4. 締切の前日の知らせを見て、返事の無い生徒に確かめる … 電話の生徒は助手が電話します
5. 発注の数を決めて花屋に頼む … 予備の数は先生が決めます

差し替えの知らせは、送った後にも出欠を取り直しません。 花材が変わっても出欠は変わらないことがほとんどだからです。ただし、差し替えの後に欠席の返事が続いたクラスは、先生への知らせに一言添えます。

目標は、160件をならして1件0.75分です。 文面の確認はクラスごとなので生徒1人あたりは数秒で、時間を使うのは返事の無い生徒への確認と、差し替えの知らせです。

例外に対処する

上から4行目までが大半です。 下の方の行は年に数回ですが、起きたときに慌てないよう手順を決めておきます。どれもAIの問題ではなく、花材の予定と出欠の付け方の問題です。確認のシートに出たものを直すたびに、翌月の例外は減ります。

記録を残す

• 実行の日時、対象のクラスと稽古日、作った文面の数、送った生徒の数
• Gemini API に渡した情報（氏名なし）と、返ってきた JSON
• 検査の結果（赤・黄の理由）と、先生が文面を直したかどうか
• 出欠の返事の経路と日時、返事を変えた記録
• 締切の前日に出した発注の数の案と、先生が実際に花屋に頼んだ数

最後の行は、予備の数を見直す材料になります。 案と実際の差が毎回同じなら、予備の決め方を変えます。当日の欠席の多いクラスが分かれば、そのクラスだけ予備を減らせます。