各部門の採用の要望（業務量・欠員・必要なスキル）のメモから、要員申請書と求める人物像の下書きを作る

処理の起点を決める

採用担当が部門の要望を受け取り、エージェントに貼ることを起点にします。 Forms の回答をそのまま自動でエージェントに流す仕組みにはしません。要望の中には、採用ではなく配置転換で済むものや、すでに別の申請で進んでいるものがあります。 採用担当が最初に一読して、下書きに進むかを決めます。

下書きは2回に分けて作らせます。 1回目は要望だけで作り、足りない項目と確認事項を出させます。2回目は部門の回答を足して仕上げ、人物像まで作らせます。1回で人物像まで作らせると、足りない情報を推し量った人物像ができてしまいます。

要望を受け取った当日のうちに1回目を作ります。 欠員の補充は急ぎのことが多く、確認事項を部門に返すのが早いほど、申請の承認も早まります。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の要員計画と4行目の申請書の様式です。 要員計画が無ければ、計画の内か外かが書けません。様式の欄ごとに「何が書かれていれば埋まったとするか」が決まっていなければ、足りない項目を洗い出せません。

申請書の様式は、欄ごとに書き方の決まりを添えておきます。

【要員申請書の様式（欄と書き方の決まり）】
1. 申請の理由：欠員の補充／業務の増加／新しい職種 のどれか。欠員なら退職・異動の時期
2. 業務量の根拠：数字で書く（残業時間、受注の見込み、設備の増設、対応件数など）。数字の出どころ
3. 採用以外の手段の検討：配置転換・派遣・業務の見直しを検討したか、しなかったならその理由
4. 等級と人件費の見込み：等級の候補と、等級の定義のどの文言に当たるか
5. 要員計画との関係：計画の内か外か。外なら、その理由
6. 希望の時期と、遅れた場合の影響

データの取得方法を決める

要望は、Forms の回答の全項目を貼ります。 自由記入の欄だけを貼ると、人数や時期の欄に書かれていた内容が抜けます。回答の画面から全項目をコピーするか、回答の表の行を貼ります。

要員計画のリストには、部門の名前を Forms の選択肢と同じ表記で持たせます。 「第2工場 製造課」と「第二工場製造課」が混ざると、エージェントは計画の行を引けません。Forms の部門の欄を自由記入ではなく選択肢にして、リストの表記とそろえます。

過去の人物像は、承認されたものだけを入れます。 下書きの段階のものや、条件の表現が残ったものを入れると、エージェントはそれを手本にします。

AIへ渡す前に整形する

1. Forms の部門の欄を選択肢にする … 要員計画のリストの表記とそろえます
2. Forms に業務量の欄を足す … 「業務量の根拠（残業時間、受注の見込みなど数字で）」の欄を設け、必須にはせず、空でも出せるようにします
3. 要員計画のリストを月初に更新する … 今の人数と退職の予定を人事の記録から写します
4. 注意すべき表現の一覧を作る … 年齢（「若手」「20代」）、性別（「男性」「女性向き」）、容姿、出身地、家族の状況などの例を並べ、それぞれなぜ注意が要るかを添えます
5. 過去の人物像を職種ごとに選ぶ … 製造、品質保証、生産技術、設計、営業、管理など、主な職種ごとに承認されたものを1つずつ選びます

2番目を必須にしないのは意図してのことです。 必須にすると、部門は根拠の無い数字を書いて送ってきます。空のまま出してもらい、確認事項として聞くほうが、出どころのある数字が返ってきます。

4番目の一覧は、人事部と法務の担当で作ります。 性別については、募集と採用で性別にかかわりなく均等な機会を与えなければならないと定められています。年齢についても、法律で、厚生労働省令で定めるときは年齢にかかわりなく均等な機会を与えなければならないとされています。どの表現が当たるかは一覧で例を示し、判断は人が行います。

AIに処理させる

させるのは、要望と知識に書かれていることを様式の欄に並べることと、書けない欄を洗い出すこと、等級の候補と注意すべき表現を示すことです。

1行目がいちばん大事です。 申請書は承認の根拠になる文書で、業務量の数字はその中心です。 Copilot は様式の欄を埋めようとして、「残業時間の増加が見込まれる」のような文を作ります。数字が無い欄は空けておくことを、指示で明確にします。

4行目も同じくらい大事です。 過去の人物像を手本にすると、Copilot は手本にあったスキルを今回の人物像にも足します。必須の欄が増えるほど、応募は減ります。 人物像は要望に書かれたスキルから作らせます。

等級の候補は、定義の文言を引用させます。 たとえば等級の定義書に「G2：指示を受けて担当工程の作業を行える」「G3：担当する工程の段取り・調整を一人で行える」「G4：複数の工程を管理し、後輩を指導できる」とあり、要望に「NC旋盤の段取りから任せたい」と書かれていれば、候補はG3で、根拠は「段取り・調整を一人で行える」です。要望に「後輩の指導も」とあればG4も候補に挙がります。 どちらにするかは、人件費の見込みと部門の人員の構成を見て人事の担当が決めます。

人件費の見込みは、エージェントに計算させません。 等級ごとの給与の幅は人事の担当が持つ表から写し、下書きでは「等級の候補が決まったら人事で記入」とします。 給与の表を知識に入れると、エージェントを使える人すべてがその内容に基づく応答を見られるようになるためです。

指示内容を固定する

エージェントの指示として Agent Builder に書いておく内容です。 採用担当は毎回、要望を貼って「1回目の下書きを作って」と頼むだけにします。

あなたは製造業の人事部の採用担当を手伝い、部門から届いた採用の要望から、
要員申請書と求める人物像の下書きを作る立場です。
貼られた要望と、知識に指定した要員計画のリスト、等級の定義書、申請書の様式、
人物像の書き方の決まり、注意すべき表現の一覧、過去の人物像だけを見てください。
一般的な採用の知識や、要望に無い情報で補わないでください。

【1回目：申請書の下書きと確認事項】
- 申請書の様式の欄ごとに、要望から書けることを書いてください。
- 欄の書き方の決まりを満たす情報が要望に無いときは、その欄を「部門に確認」とし、
  何が足りないかを1行で書いてください。
- 業務量の根拠は、要望に書かれた数字と、その出どころだけを写してください。
  数字を推し量ったり、一般的な目安で書いたりしないでください。
- 要員計画のリストから、この部門の今年度の計画の人数と今の人数を引き、
  計画の内か外かを書いてください。行が見つからないときは「計画の行が見つからない」と書いてください。
- 等級は、必要なスキルの記述と等級の定義書の文言を照らし、候補を1つか2つ挙げ、
  当たる定義の文言を引用してください。当てられないときは「人事で判断」と書いてください。
- 最後に、「部門に確認」とした欄をまとめて、部門への問い合わせの文面を1通作ってください。
  質問は欄の順に番号を付け、答え方の例を添えてください。

【2回目：仕上げと人物像（部門の回答が貼られたとき）】
- 部門の回答で埋まった欄を書き直してください。まだ足りない欄は「部門に確認」のままにしてください。
- 求める人物像を「必須」と「歓迎」に分け、職務に関係する能力と経験で書いてください。
  要望と回答に書かれていないスキルを足さないでください。
- 注意すべき表現の一覧に当たる表現が、要望・回答・下書きのどこかにあれば、
  元の言葉のまま、どこにあったかとともに一覧にしてください。言い換えないでください。

【厳守事項】
- 採用するべきかどうか、人数が妥当かどうかは書かないでください。
- 特定の個人の名前を、求める人物像の手本として書かないでください。

1回目の最後に問い合わせの文面まで作らせるのは、往復を減らすのがこの構成の目的だからです。 欄ごとに「答え方の例」を添えると、部門は「残業は月平均で何時間か、直近3か月の数字で」のように、何を答えればよいかが分かります。

「言い換えないでください」を2回目に書いているのは、何も言わなければ言い換えるからです。 Copilot は表現を整えようとして、「若手」を「意欲的な方」にします。整った文になるほど、元の要望の意図が消え、人が見落とします。

出力形式を固定する

エージェントには、申請書の様式の欄の順に、表の形で返させます。 申請書は Word の様式に移して承認に回すので、JSON ではなく、採用担当が欄ごとにそのまま貼れる形にします。

【要員申請書（下書き）】第2工場 製造課 NC旋盤オペレーター 1名
| 欄 | 下書き | 状態 |
| 申請の理由 | 欠員の補充（11月末で1名が定年退職） | 要望から |
| 業務量の根拠 | 部門に確認（残業時間や受注の見込みなど、数字の記載が無い） | 部門に確認 |
| 採用以外の手段の検討 | 部門に確認（配置転換・派遣の検討の記載が無い） | 部門に確認 |
| 等級の候補 | G3（「担当する工程の段取り・調整を一人で行える」に当たる） | 要望から・人事で確認 |
| 要員計画との関係 | 計画18名、今の人数18名、11月末で17名。計画の内 | 要員計画から |

【部門への確認事項】
1. 業務量の根拠：直近3か月の課の残業時間の平均、または受注の見込みの変化を数字で教えてください。
2. 採用以外の手段：他課からの配置転換や派遣を検討しましたか。しなかった場合はその理由を教えてください。

【注意すべき表現】（2回目で出力）
| 表現 | あった場所 | 一覧の区分 |
| 「若手が望ましい」 | 要望の自由記入 | 年齢 |

1つ目の理由は、「状態」の列で何が確かめ済みかが分かることです。 「要望から」「要員計画から」「部門に確認」「人事で確認」の4つに分ければ、採用担当はどの欄を自分で確かめるべきかが一目で分かります。

2つ目は、確認事項がそのまま問い合わせになることです。 採用担当は文面を見直して、Teams かメールで部門に送ります。

3つ目は、注意すべき表現が「あった場所」とともに残ることです。 要望の自由記入にあったのか、過去の人物像から紛れたのかで、話す相手が部門か人事部の中かが変わります。

システムへ連携する

要員計画にはエージェントから書き込みません。 計画の人数を変えるのは承認の後で、人事の担当が行います。

人が確認する

この構成では、全件を人が確かめます。 申請書は承認の根拠で、人物像は選考の基準になるからです。

1. 「部門に確認」の欄を見直す … 本当に要望に無いかを、要望の原文で確かめます
2. 等級の候補を確かめる … 引用された定義の文言が、要望のスキルに当たるかを見ます。等級は人事の担当が決めます
3. 注意すべき表現の一覧を見る … 当たる表現があれば、部門長と、何を求めているのかを話して書き直します
4. 人物像の必須の欄を絞る … 要望に無いスキルが入っていないか、必須が多すぎないかを見ます
5. 部門長が人物像を確かめる … 職務の内容と合っているかを見てもらいます

3番目を省かないでください。 人物像は求人票と面接の評価の基準になり、ここに残った条件は選考の全体に広がります。

目標は、1件あたり20分です。 要望を読んで欄を埋める時間が、下書きの欄と状態を確かめる時間に置き換わります。

例外に対処する

4行目は、無理に埋めないことが大事です。 数字の無いまま申請を通すと、次の年度の要員計画の見直しで、根拠をたどれなくなります。

3行目の新しい職種は、年に数件ですが手間がかかります。 社内に前例が無いので、等級の定義の言葉にも当てはまりにくく、エージェントは「人事で判断」を多く返します。 これは失敗ではなく、正しい振る舞いです。部門と面談して人物像を作り、承認されたものを過去の人物像のファイルに足せば、次の同じ職種の要望からは下書きが作れるようになります。

記録を残す

• 要望の原文と、1回目・2回目の下書きの全文
• 部門への確認事項と、部門の回答
• 採用担当が直した箇所 … 等級の候補を変えた、必須のスキルを外した、など
• 注意すべき表現と、それをどう書き直したか
• 承認された申請書と人物像の最終版

4行目は、注意すべき表現の一覧を育てる材料になります。 一覧に無かった表現が見つかれば、足します。同じ部門で同じ表現が続けば、部門長に考え方を説明する機会にします。

保存先は、採用グループの SharePoint の申請ごとのフォルダにします。 エージェントとの会話の履歴だけに頼らず、下書きと確認事項を Word のファイルとして残します。 半年後に「この申請はどんな根拠で承認されたのか」と聞かれたときに、要望の原文、部門の回答、承認された申請書を並べて示せるようにしておきます。