ガラス工事の会社が採寸の手書きのシートを読み取り、ガラスの種類・寸法ごとの発注の明細を作る

処理の起点を決める

朝8時から夕方18時まで、1時間ごとに Python の処理が動きます。 動かす先は事務所のパソコンで、決まった時刻に処理を呼ぶ仕組みで足ります。1日に1回の処理にしないのは、問屋の締めがあるからです。 午前の採寸の分が昼過ぎに明細になれば、その日の締めに間に合います。

シートを撮って置くのは、職人の仕事にします。採寸を終えたらその場で撮り、共有フォルダの受付の場所に保存します。 ファイル名の先頭に受付の番号を付けます。撮った後で書き足したときは、撮り直して同じ受付の番号で保存します。 処理は同じ受付の番号の新しいほうを使い、古いほうは保留にします。

処理の終わったシートは月ごとのフォルダへ移し、移すのは明細に行を並べ終えたときだけにします。 受付の場所に残っているシートが、そのまま明細になっていない採寸です。

急ぎに印の付いたシートは、読み取りが終わったときに購買の担当に知らせます。 急ぎの割れ替えは、次の1時間を待たずに確認に入れるようにします。

入力データを集める

質を決めるのは、品番の一覧の「呼び方」の列です。 職人が書く品種の書き方は、人ごとにほぼ決まっています。「透明」「FL」「フロート」、「かすみ」「型」「型板」を一覧に入れておくと、多くの行が生成AIに頼らずに品番に決まります。 決まらない行だけを生成AIの候補探しに回します。

寸法の範囲の表は、問屋の資料から写します。 品種によって切れる大きさに限りがあり、範囲の外の寸法は、写し違いか、そもそも1枚では作れない窓かのどちらかです。 どちらにしても、発注の前に購買の担当が気づく必要があります。

生成AIに渡すのは、品種と厚さの欄と備考の文字だけです。 現場の名前と受付の番号、寸法は渡しません。品番の当て方に寸法は要りません。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Document AI の REST の process のメソッドを呼びます。公式の説明では、processors/PROCESSOR_ID:process に、画像を base64 にした内容を付けて送ります。版を固定したいときは processorVersions の下の :process に送り、 版を変える前に第8章の30枚で読み比べます。

急ぎの欄は、印の有無を値で受け取ります。 公式の説明では、印の付いたチェックボックスは valueType が filled_checkbox、付いていないものは unfilled_checkbox で返ります。読み取りに迷ったときは、急ぎの側に倒します。 急ぎでない仕事を急いでも困ることは少ないからです。

表はセルを結合しない様式にします。 公式の説明では、Form Parser の表の取り出しは行や列をまたぐセルの無い表が対象で、rowSpan と colSpan は常に1になります。同じ窓の上下2枚のガラスを1つのセルでまとめて書いていれば、行を2つに分け、窓の場所に「上」「下」を書く形にします。

幅と高さは、別の列にします。 「812×1183」と1つの欄に書くと、「×」が読み取りで落ちて1つの数字になります。列を分ければ、桁の数と範囲の表で確かめられます。 単位はミリに決め、列の見出しに書いておきます。

空いたセルは、空として扱います。 公式の説明では、Form Parser は値の入っていないキーと値のペアを確実には読めないとされています。厚さの欄が空の行は、品種の一覧のよくある厚さで埋めずに、確認に回します。

AIへ渡す前に整形する

1. 1枚1ファイルの確認 … 公式のプロセッサ一覧では、Form Parser の同期の処理は1回15ページまでです。シートは1現場1ファイルにします
2. 向きと傾きの確認 … 横向きや斜めに撮られた画像は、向きを直してから送ります
3. ピンぼけの確認 … 画像の鋭さを測り、一定より低いものは読み取りに送らず、職人に撮り直しを頼みます
4. 「〃」の引き継ぎ … 品種と厚さの「〃」は、上の行の値で埋め、埋めたことを行に残します
5. 寸法の書式の確かめ … 幅と高さが整数のミリとして読め、桁の数が3桁か4桁かを見ます
6. 範囲の確かめ … 品番が決まった行について、寸法の範囲の表の外なら印を付けます
7. 同じ窓のそろいの確かめ … 窓の場所に「左」「右」がある行で、幅か高さが大きく違えば印を付けます

7番目が、写し違いと読み違いを拾う確かめです。 引き違いの窓の左と右のガラスは、ふつうはほぼ同じ寸法です。片方だけ「1,138」なら、読み取りか書き方の誤りを疑えます。 本当に左右で違う窓もあるので、直さずに印を付けて購買の担当に回します。

寸法を規則で直すことはしません。 左に合わせて右を「1,183」にすると、本当に違う窓に合わないガラスが届きます。 疑いの印を付け、職人に確かめます。

AIに処理させる

寸法の確かめ、範囲の確かめ、問屋の決定、並べ替えは、Python の規則で行います。 生成AIには、品番の一覧の呼び方で決まらなかった品種の書き方を候補に当てる仕事と、複層ガラスの書き方を部分に分ける仕事だけを渡します。

複層ガラスの分け方では、書かれていない部分を埋めさせません。 「ペア3-3」とあれば、空気の層は missing です。よくある空気の層の厚さで埋めると、サッシの溝に入らない厚さの合計になることがあります。 欠けた行は購買の担当が職人に確かめます。

5行目が見落としやすい点です。 生成AIに品種の書き方を渡すと、窓の場所を見て「浴室なら型板のほうがよい」のような選び直しを書き添えることがあります。 採寸のシートの品種は、職人とお客様が決めたものです。当て方だけをさせ、選び直しは書かせません。

指示内容を固定する

あなたはガラス工事の会社の購買の補助です。
採寸のシートに書かれた「品種」と「厚さ」の欄を、品番の一覧に当ててください。
複層ガラスの書き方は、部分に分けてください。

【渡すもの】
- 品種の欄の文字と、厚さの欄の文字（1行分）
- 品番の一覧：品番、品種、厚さ、複層ガラスの構成、呼び方

【品種の当て方】
- 品種と厚さの両方が、一覧の品種か呼び方と同じ語で書かれていて、
  候補が1つなら status を matched に。
- 候補が2つ以上、または厚さが書かれていなければ status を candidates にし、
  候補を最大3つ返す。
- 厚さの違う品番を同じものとして扱わない。
- 候補ごとに、根拠にした語を evidence に写す。

【複層ガラスの分け方】
- 「ペア」「複層」「3-12-3」「FL3+A12+FL3」のような書き方を、
  outer（外側のガラス）、gap（空気の層）、inner（内側のガラス）に分ける。
- 書かれていない部分は missing にする。よくある厚さで埋めない。
- Low-E などの膜の種類が書かれていれば coating に写す。書かれていなければ空にする。

【厳守事項】
- 一覧に無い品番を返さない。書かれていない厚さを補わない。
- 品種を選び直さない。性能や使う場所の向き不向きについて何も書かない。
- 読めない文字は「?」のまま残す。

【品種】{glass_text}
【厚さ】{thickness_text}
【品番の一覧】{glass_master}

「よくある厚さで埋めない」を明記しないと、空気の層を埋めます。 「ペア3-3」は、職人には分かっていても書き忘れた行です。生成AIは、その書き忘れを、それらしい数字で埋めてしまいます。 埋めた数字が合っていても、確かめる機会が消えることが問題です。

構造化出力で、答えの形を固定します。 公式の説明では、Claude API の構造化出力は output_config.format に type: "json_schema" でスキーマを渡し、オブジェクトには additionalProperties: false が要ります。status は enum で決まった値に限ります。厚さの数の範囲は、スキーマではなく Python の側で確かめます。 公式の説明では、数値の minimum や maximum の制約は使えません。

出力形式を固定する

{
  "status": "candidates",
  "candidates": [
    { "code": "PG-3A12-3", "name": "複層 透明3＋空気12＋透明3", "evidence": "ペア3-3" },
    { "code": "PG-3A6-3", "name": "複層 透明3＋空気6＋透明3", "evidence": "ペア3-3" }
  ],
  "insulated": {
    "outer": "3",
    "gap": "missing",
    "inner": "3",
    "coating": ""
  }
}

Python は、この JSON と規則の結果を合わせて、発注の明細の行を作ります。

問屋ごとの明細は、同じ行を問屋と品番の順に並べ替えて作ります。

【発注明細】 問屋：〇〇硝子店　締め：15時　作成：10月28日 11:05
品番 FL5（透明 5mm）
  R-26-1041  1階 居間 掃き出し 左   幅 812  高さ 1,883  1枚  糸面
  R-26-1041  1階 居間 掃き出し 右   幅 812  高さ 1,883  1枚  糸面
品番 KS4（型板 4mm）
  R-26-1047  浴室 上               幅 590  高さ   720  1枚
確認待ち：R-26-1052 2行（品番未定 1、寸法のそろい 1）

確認待ちの行は、明細に入れずに件数だけ書きます。 確認が済んだら、次の処理で明細に入ります。同じ受付の番号の行が2つの明細に分かれても、受付の番号で引けば1つの現場の分がそろいます。

システムへ連携する

問屋には、仕組みから送りません。 明細を購買の担当が開き、確かめて、いまの方法でFAXかメールで送ります。問屋が受けた後の変更は、切る前でなければ難しいからです。 送る前の確認を、人の手に残します。

工事の受付の台帳は、読むだけにします。 受付の番号から現場と急ぎかどうかを引きますが、台帳に発注の済んだことを書き込むのは購買の担当です。

人が確認する

購買の担当は、確認の一覧だけを見ます。

1. 急ぎのシートの行を先に見る … 締めに間に合わせるため、急ぎの印の付いたシートから見ます
2. 品番の決まらない行を見る … 候補から選ぶか、職人に電話で聞きます。新しい呼び方なら、品番の一覧に足します
3. 複層ガラスの構成の欠けた行を見る … 職人に聞きます。前の発注から埋めません
4. 寸法の疑わしい行を見る … 切り出したセルの画像を見て、読み違いか書き違いかを確かめます。書き違いなら職人に聞きます

直したときは、直した人と理由を明細の行に残します。 シートの画像はそのまま残し、どの値を何から何に直したかが後から追えるようにします。

届いたガラスの検品は、いまのまま人が行います。 受け取りの一覧には明細の寸法が載るので、検品の担当はシートを探さずに、届いたガラスを一覧と見比べられます。

目標は、300件をならして1件3分です。 印の付く行が1枚に1行前後という想定で、それより多い月は、シートの書き方か品番の一覧の呼び方を職人と見直します。

例外に対処する

4行目は、写し違いのこともあれば、本当に大きな窓のこともあります。 どちらにしても、問屋に送る前に分かれば、作り直しにはなりません。

記録を残す

• シートの画像と、撮った日時・撮った職人
• Document AI が返した JSON の全文と、使ったプロセッサの版
• 規則の結果、生成AIの当て方と分け方、そのとき参照した品番の一覧と範囲の表の版
• 購買の担当が直した記録 … どの値を、何から何に、なぜ直したか
• 問屋に送った明細の版と、送った日時
• 届いたガラスの受け取りの記録と、寸法が違っていたときの記録

最後の行は、作り直しの原因を分けるためです。 寸法が違っていたとき、シートの書き違いか、読み違いか、問屋の切り違いかを、シートの画像と明細の版と受け取りの記録から追えます。