グランピング施設が宿泊中の客の設備・食事・周辺の質問に、施設の案内と決まりのカードから多言語で答えるチャットの窓口を置き、答えられないものをスタッフへ回す

処理の起点を決める

起点は、客がチャットの画面で質問を送ったときです。 画面はテントのQRコードから開き、URLにテントの番号が入っています。最初に言語（日本語・English・中文・한국어）を選んでもらい、以後はその言語で答えます。

今夜の宿泊でないテントの番号からは、質問を受けません。 チェックアウトの後にQRコードを撮っておいて、後から質問してくる使い方を防ぎます。毎日15時に予約の仕組みから今夜の宿泊者の書き出しを取り、テントの番号の一覧を作ります。 翌日の11時（チェックアウト）で、その一覧を消します。

その日の掲示は、スタッフが変えたときに読み直します。 焚き火の可否は、管理棟の端末で SharePoint のリストの1行を変えれば、次の質問から反映されます。ホワイトボードはこれまでどおり書き、リストと両方を変えるのを交代の引き継ぎの項目に入れます。

入力データを集める

質を決めるのは、カードの書き方です。 1枚のカードには1つのことだけを書き、時刻と金額は本文とは別の項目にも入れます（第7章「前処理」）。「シャワー棟は15時から23時まで。シャンプーとボディソープあり。タオルはテントに2枚」のように、客が聞きそうなことを短く書きます。

カードの表は、たとえば次のような行になります。

「強風の日は中止します」のように、その日の掲示に頼る部分はカードに書き、中身は掲示の側に置きます。 カードの本文に「今日は中止」と書くと、翌日に直し忘れます。

カードは約80枚になります。 シャワー・トイレ・ヒーター・照明・BBQの道具・焚き火・薪・夕食・朝食・売店・ペット・駐車場・チェックアウト・周辺の店と温泉・最寄り駅への送迎など。周辺の店のカードには、施設が確かめた日を入れます。 周辺の店の営業時間は、施設が変えられないからです。

データの取得方法を決める

カードは数が少ないので、検索せずに全部を毎回渡します。 約80枚のカードとその日の掲示を、日本語のまま指示に入れます。カードを絞り込む検索を挟むと、絞り込みで落ちたカードについて「分かりません」と答えることになります。 枚数が200を超えるようになったら、項目で絞ってから渡す形に変えます。

会話の記録は、Azure OpenAI の側に残しません。 Microsoft の公式ページでは、Responses API の応答は既定で30日保持されるとされ、store=false にすると状態を持たない呼び出しになるとされています。この構成では store=false にし、直近5往復は Functions が自分の記録から入れます。 previous_response_id で前の応答をつなぐ使い方は、応答を保存しないとできないので使いません。

処理の場所も確かめます。 公式ページでは、プロンプトと応答は顧客が指定した地域の中で処理される（Global か DataZone の展開を除く）とされています。客の質問には名前や体調のことが書かれることがあるので、展開の種類は標準（日本の地域）を選びます。

AIへ渡す前に整形する

1. 言葉の一覧を当てる … 「アレルギー」「allergy」「过敏」「알레르기」「けが」「injury」「火事」「fire」「救急」「返金」など。当たれば、AIを呼ばずにすぐスタッフへ回します
2. 長さを確かめる … 1回の質問は500文字までにします。超えたら「短く分けて送ってください」と返します
3. 連絡先や名前を伏せる … 電話番号・メールアドレスの形の文字列は伏せてから渡します
4. カードの数字をそろえる … 時刻は「21:00」の形、金額は「500」の形で別の項目に入れます。本文の「21時」「午後9時」もこの形に読み替えた一覧を持ちます
5. その日の掲示をカードより先に置く … 焚き火の可否が掲示とカードで違えば、掲示を使うように指示に入れます

1番目で拾いすぎてもかまいません。 「fire」は「焚き火」の質問でも当たります。焚き火の質問がスタッフに回っても、スタッフが答えれば済みます。 拾い漏らして、火事の連絡にAIがカードの答えを返すほうがずっと困ります。

4番目が、第7章「出力形式」の照合の土台です。 カードの時刻と金額を、本文から読み取らずに項目として持っておけば、答えに出した数字とそのまま照らせます。

AIに処理させる

周辺の店を請け合わせないのが、宿泊の施設らしい線です。 「近くのラーメン屋は開いていますか」に、カードの営業時間をそのまま「開いています」と答えると、定休日や臨時休業で外れます。答えるのは「施設が〇月〇日に確かめた営業時間は〜です。お出かけ前にお店にご確認ください」までです。

アレルギーを答えさせないのも外せません。 夕食のBBQの食材はカードに書けますが、その客のアレルギーに対応できるかは、厨房が食材と調理の場所を見て決めることです。 カードに原材料が書いてあっても、AIには「大丈夫です」と言わせません。

指示内容を固定する

あなたはグランピング施設の案内係です。宿泊中のお客様の質問に答えます。
答えの根拠にしてよいのは【その日の掲示】と【案内と決まりのカード】だけです。

【答え方】
- {language} で、短く、ていねいに答えてください。
- 使ったカードの番号を used_cards に入れてください。
- 答えに出した時刻はすべて "HH:MM" の形で times に、
  金額はすべて数字だけで prices に入れてください。
- 【その日の掲示】と【案内と決まりのカード】が違うときは、掲示を使ってください。
- 周辺の店や施設については「施設が確かめた日」と「お出かけ前にご確認ください」を
  必ず添えてください。
- answer_ja に、答えの日本語の訳を入れてください。

【厳守事項】
- カードに無いことを答えないでください。一般的な知識や推測で補わないでください。
  カードで答えられないときは route を "staff" にし、answer には
  「スタッフに確認して、このチャットでお返事します」とだけ書いてください。
- カードの時刻・金額・数を変えないでください。丸めたり換算したりしないでください。
- 食物アレルギー、けが、体調、火事、天候による中止、返金、予約の変更については
  答えず、route を "staff" にしてください。
- 「大丈夫です」「問題ありません」と請け合わないでください。
- お客様の名前や連絡先を聞かないでください。

【その日の掲示】{today_board}
【案内と決まりのカード】{cards}
【直近のやり取り】{history}
【質問】{question}

「カードで答えられないときの文を決めておく」のが、この指示の中心です。 文を決めないと、AIは「申し訳ありませんが分かりません。一般的には〜」と、断りながら一般的な知識を足します。 決めた文だけを書かせれば、照合も簡単です。

「times と prices にすべて入れる」は、照合のための指示です。 答えの本文から数字を取り出すのは、言語ごとに書き方が違って難しいので、AIに自分で書き出させ、本文にもその数字があるかを Functions が確かめます。

出力形式を固定する

Responses API の構造化出力で、次の形で受け取ります。

{
  "route": "answer | staff",
  "reason": "covered | not_in_cards | restricted | urgent",
  "answer": "",
  "answer_ja": "",
  "used_cards": [""],
  "times": [""],
  "prices": [""]
}

Microsoft の公式ページでは、構造化出力は Chat Completions API と Responses API の両方で使え、すべての項目を必須にし、オブジェクトには常に additionalProperties: false を付けるとされています。文字列の minLength・maxLength・pattern・format、配列の minItems・maxItems は使えないとされているので、times が "HH:MM" の形かは Functions で確かめます。

英語で「Can we still have a campfire tonight? And how much is extra firewood?」と届き、その日の掲示が「焚き火：可」のときは、次のように返ってくる想定です。

{
  "route": "answer",
  "reason": "covered",
  "answer": "Yes, campfires are allowed tonight at the fire pit of your tent until 22:00. The first bundle of firewood is included in your plan; additional bundles are 500 yen each at the shop in the main building.",
  "answer_ja": "はい、今夜はテントの焚き火台で22時まで焚き火ができます。薪は1束目がプランに含まれ、2束目からは管理棟の売店で1束500円です。",
  "used_cards": ["C-031", "C-033"],
  "times": ["22:00"],
  "prices": ["500"]
}

照合は次の順で行います。

1つ目の理由は、数字の取り違えを返す前に止められることです。 「23:00」のカードで答えに「22:00」と出ていれば、掲示に22:00が無い限り返しません。 客に間違った時刻が届くより、スタッフが1件答えるほうがましです。

2つ目は、answer_ja でスタッフが外国語の答えを読めることです。 回ってきた質問の前のやり取りを、スタッフは日本語で読めます。ただし answer_ja はAIの訳で、客に返した文そのものではありません。 記録には両方を残します。

システムへ連携する

スタッフの答えは、管理棟の端末のチャットの画面から返します。 スタッフが日本語で書いた答えは、AIで客の言語に訳してから返します。訳の時刻と金額も、スタッフが書いた日本語の数字と照らしてから返します。

人が確認する

1. 回ってきた質問に答える … Teams に、テントの番号・原文・日本語の訳・理由（カードに無い／答えてはいけない／急ぐ）が届きます。urgent はすぐテントへ向かうか電話をかけます
2. アレルギーの相談は厨房に回す … 対応できるかは、厨房の責任者が決めます
3. 毎朝、前日の記録を見る … カードに無かった質問、数字が合わなかった答え、客が「違う」と書いた答えを見ます
4. カードを直す・足す … よく聞かれたものからカードにし、変わった時刻や金額を直します

3番目を毎朝やるのが、この構成の運用の中心です。 返した答えをすべて人が見ることはしません。数字が合わなかった件と、カードに無かった件だけを見ます。 1日に数件から十数件です。

例外に対処する

3行目の安全方針は、火やけがの話で起きえます。 Microsoft の公式ページでは、既定の安全方針（DefaultV2）は入力と出力の両方で重大度「中」以上をブロックし、入力が止まるとエラーの応答が返るとされています。止まったときに客に何も返らないのがいちばん困るので、決めた文を返します。 また、分類の学習と検証の言語は中国語・英語・日本語など8つで、韓国語は含まれず、精度が変わりうるとされています。韓国語の質問は、最初の数か月は回す件数が多めになると見込んでおきます。

記録を残す

• 質問ごとの、テントの番号・言語・原文・送った時刻
• 言葉の一覧に当たったかと、当たった言葉
• AIの応答の JSON（答え・日本語の訳・使ったカード・時刻・金額・回すかどうか）
• 照合の結果と、合わなかった数字
• 回した質問へのスタッフの答えと、答えた時刻
• カードとその日の掲示の、そのときの版（更新日）

最後の行は、「昨日はそう言われた」と言われたときのためです。 そのときのカードの版が残っていれば、答えがカードどおりだったのか、カードが古かったのかを分けられます。 記録は90日で消し、テントの番号と予約は結び付けません。