官報に毎日載る破産・合併・解散の公告を取引先の名簿と照らし、当てはまる取引先と申出の期限を与信の担当に知らせる

処理の起点を決める

トリガーは2つです。官報のPDFが届いたときと、毎朝の通知です。

届いたときに動く側は、n8n の Gmail Trigger です。ノードのフィルタには、ラベル、Gmail の検索式、既読・未読、送り主の指定があります。官報サービスセンターの送り主と、担当者がPDFを送るアドレスに、Gmail の側でラベル「官報」を付け、そのラベルで絞ります。 既読の状態は既定の「未読のみ」のままにし、処理が終わったら既読にします。

担当者が保存する方式なら、官報の発行（午前8時30分）の後に、本紙と号外のPDFを保存して所定のアドレスへ送ります。 1日1回、人がブラウザで開いて保存する操作で、巡回ではありません。

毎朝の通知は Schedule Trigger で、営業日の午前10時に動かします。ワークフローのタイムゾーンは Asia/Tokyo にします。10時までにその日のPDFが取り込まれていなければ、「本日分の官報が未着」と通知します。

入力データを集める

質を決めるのは、名簿の法人番号の列です。 法人番号が埋まっていれば、法人番号の変更の情報との照合は機械で確実に済みます。空欄の取引先は、名前と所在地でしか照らせず、「要確認」が増えます。 最初の準備は、名簿の法人番号を埋めることです。

旧商号の列は、合併や商号の変更のたびに足していきます。 公告には、合併で消える会社の商号が書かれます。名簿に旧商号を残しておけば、名前が変わった取引先の過去の公告とも結び付けられます。

データの取得方法を決める

法人番号システム Web-API の利用には、アプリケーションIDが要ります。 国税庁のページでは、発行に費用は掛からないものの、2週間から1か月程度かかるとされています。最初の週に申請しておきます。Web-API の機能では全件のデータは取得できないとされているので、名簿の法人番号の埋め直しには、基本3情報のダウンロードを別に使います。

取得期間を指定する機能は、前営業日の分を毎朝1回だけ呼びます。 所在地や法人種別の条件で絞り込めるので、取引先の多い都道府県に絞ることもできます。

AIへ渡す前に整形する

1. PDFの確認 … 発行日と号が当日のものか、本紙と号外がそろっているかを確かめます
2. 文字の取り出し … PDFから文字を取り出し、取り出せた文字が極端に少ないページは、画像化された記事と見なして読みません
3. 公告の切り出し … 見出しと罫線の位置で、公告を1件ずつに分けます
4. 種類の言葉で絞る … 「破産手続開始」「特別清算開始」「合併公告」「解散公告」「債権申出の催告」などの言葉を含むものだけを残します
5. 会社名の正規化 … 「株式会社」「(株)」の位置、全角と半角、スペースをそろえます
6. 候補の作成 … 正規化した会社名で名簿の商号と旧商号を引き、一致または部分一致したものを候補にします
7. 法人番号の照合 … 前日分の変更の情報に、名簿の法人番号と一致するものがあれば、候補に加えます

2番目は、意図して読まない部分を作っています。 官報発行サイトでは、特定の個人を対象とした処分に係る記事等は、プライバシーへの配慮のため画像化してテキストの抽出や検索を困難にしているとされています。この構成は、画像化された記事を光学的に読み取ることをしません。 個人事業主の取引先は、信用調査会社のサービスで見ます。

6番目で候補を作るのは、エージェントに全部の公告を読ませないためです。 数十件の公告を毎日エージェントに渡すと、関係の無い公告まで「似ている」と判断し始めます。候補を作るところまでは、規則で絞ります。

AIに処理させる

させるのは、候補1件ごとに、同じ会社かを道具で確かめ、公告の種類と期限を原文の箇所付きで取り出すことです。

同じ会社かの判断は、次の順で行わせます。 名簿に法人番号があれば、法人番号システムの商号・所在地の履歴と公告の商号・所在地を見比べます。法人番号が無ければ、所在地が市区町村まで一致するかを見ます。 どちらでも確かめられなければ「要確認」です。

2行目が見落とされやすい失敗です。 合併の公告では、会社法が異議を述べられる期間を1か月以上と定めていますが、実際の期間は公告に書かれた日付で決まります。 「1か月後」と計算させると、公告より短い期限で動くか、逆に期限を過ぎます。

指示内容を固定する

AI Agent ノードの System Message に次を入れます。

あなたは商社の与信管理の担当として、官報の公告が自社の取引先のものかを確かめ、
公告の種類と期限を取り出す立場です。

【同じ会社かの確かめ方】
- まず find_customer で名簿を引いてください。
- 名簿に法人番号があれば get_corporate_info を呼び、公告の商号・本店の所在地と、
  法人番号の情報の商号・所在地（変更履歴を含む）を見比べてください。
- 法人番号が無ければ、公告の本店の所在地と名簿の所在地が市区町村まで一致するかを
  見てください。
- 名前だけが一致し、所在地も法人番号も確かめられないときは、
  match を "needs_review" にしてください。"match" にしないでください。

【公告から取り出すもの】
- 公告の種類（bankruptcy / special_liquidation / merger / dissolution / other）。
  合併では、取引先が消滅する側か存続する側かも書いてください。
- 期限と日付は、公告に書かれた日付をそのまま写し、
  根拠にした原文を quote に入れてください。
- 期限を計算しないでください。公告の日から何日後、のように数えないでください。
  公告に期限が書かれていなければ、deadline を空にし、deadline_missing を true にしてください。

【書かないこと】
- 取引を止めるべきか、債権を届け出るべきかを書かないでください。
- 残高は get_exposure が返した値だけを書いてください。
- 公告に書かれていない事情（業績の悪化など）を推測で書かないでください。

【公告】
発行日：{issue_date} ／ 号：{issue_no} ／ ページ：{page}
本文：{notice_text}
【候補になった理由】{candidate_reason}

「名前だけなら needs_review」を書かないと、ほぼ必ず match になります。 公告の商号と名簿の商号が一字一句同じなら、エージェントは自信を持って一致と書きます。全国に同じ商号の会社があることは、名簿の中からは見えません。

「期限を計算しない」と「無ければ空にする」を組で書くのは、片方だけだと抜け道があるからです。 計算を禁じるだけだと、「おおむね1か月以内」のように、計算ではない形で期限らしいものを書きます。

出力形式を固定する

Tools Agent の「Require Specific Output Format」を有効にし、Structured Output Parser をつなぎます。 次の形のJSONで受け取ります。

{
  "issue_date": "",
  "page": "",
  "notice_type": "bankruptcy | special_liquidation | merger | dissolution | other",
  "merger_role": "absorbed | surviving | none",
  "customer_code": "",
  "corporate_number": "",
  "match": "match | needs_review | different",
  "match_basis": "corporate_number | address | former_name | name_only",
  "dates": [
    { "kind": "claim_filing | objection | creditor_meeting | claim_notice | other",
      "date_text": "", "quote": "" }
  ],
  "deadline_missing": false,
  "exposure": { "receivable": 0, "order_backlog": 0, "as_of": "" },
  "notes": ""
}

1つ目の理由は、match と match_basis を分けられることです。 「一致」でも、法人番号で確かめたものと所在地で確かめたものでは重みが違います。name_only の一致は、ワークフローの規則で必ず needs_review に落とします。 エージェントの判定を規則で上書きできるようにしておきます。

2つ目は、date_text と quote で期限を原文のまま持てることです。 期限を日付の型に直すのはワークフローの側で行い、直せなかったものは人に回します。 和暦の書き方や「本公告掲載の翌日から」のような書き方を、エージェントに解釈させません。

3つ目は、exposure.as_of で残高の時点が分かることです。 前の晩の書き出しが失敗していれば、時点が古いことが一覧の上で分かります。

システムへ連携する

取引先の名簿へは書き込みません。 合併や商号の変更が分かっても、名簿を直すのは与信の担当です。エージェントの判定で名簿が書き換わると、誤った一致がそのまま次の照合の土台になります。

営業の担当へは、自動では知らせません。 与信の担当が確かめた先だけを知らせます。似た名前の別会社の破産で営業が慌てて取引先に電話をかけるような事態を防ぎます。

人が確認する

与信の担当が見るのは、毎朝10時の一覧です。

1. 「至急」を最初に見る … 破産・特別清算で残高や受注残がある先。公告の原文と名簿を見比べ、同じ会社と確かめたら、その日のうちに財務部長と営業に知らせます
2. 「要確認」を見る … 名前だけで当たったものは、法人番号を調べて名簿に足します。ここで埋めた法人番号が、翌日からの照合を確かにします
3. 期限を原文で確かめる … quote を読み、期限の日付が原文どおりかを見ます
4. 対応を決めて記録する … 出荷の扱い、債権の届出、異議の要否を財務部長と営業で決め、記録します
5. 名簿を直す … 合併で消えた取引先、商号の変わった取引先の旧商号と法人番号を名簿に足します

3番目の期限は、必ず原文で見ます。 破産の公告には、届出の期間、債権者集会の期日、調査の期間など複数の日付が並びます。どの日付が自社の動くべき期限かを取り違えると、届出の機会をなくします。

目標は、1日15分です。 当てはまる先が0件の日は、一覧を開いて0件と未着でないことを確かめるだけで終わります。

例外に対処する

最後の行は見落とされがちです。 公告の内容に訂正が出たとき、元の公告の期限のまま管理表に残ると、訂正後の期限を逃します。

記録を残す

• 取り込んだ官報のPDF（発行日・号）と、取り出した文字
• 候補ごとのエージェントの入力、呼んだ道具とその結果、出力のJSON
• そのとき使った名簿の版と、残高の時点
• 与信の担当が直した照合の結果と期限、直す前の値
• 財務部長と営業が決めた対応と、決めた日

3つ目の「名簿の版」は、取りこぼしを説明するために残します。 「なぜこの取引先の公告に気づかなかったのか」と聞かれたとき、その日の名簿に旧商号や法人番号が入っていたかを確かめられます。