物流部が複数の運送会社から集めた運賃の見積を、条件をそろえて比較し、選定の理由を添えた稟議書の下書きを作る

処理の起点を決める

予定した社数の見積がそろった時点を起点にします。 見積依頼のときに回答の期限を決め、期限の翌朝に担当者が案件のフォルダを見て、そろっていれば始めます。

1社ずつ届いた順に読ませません。 先に届いた会社の一覧だけで比較表を作り始めると、後から届いた見積の書式に合わせて比較の項目を足すことになり、最初の会社の見積を読み直す手間が出ます。

期限までにそろわなかった会社があるときは、その会社を外して比べるか、待つかを担当者が決めます。 外したときは、外した会社と理由を稟議書に書きます。決裁者から「なぜ3社ではなく2社か」と聞かれるからです。

運賃の改定の申し出が来たときも、起点になります。 いまの運送会社から値上げの申し出があり、他社の見積と比べて判断するときです。このときは、申し出の書面も参照に入れます。

入力データを集める

質を決めるのは、見積依頼書と比べ方の決まりです。 見積依頼書に月の運行回数の想定と付帯作業が書かれていなければ、運送会社もそれぞれの前提で見積を作ります。依頼の段階で条件をそろえておくほど、後で換算する手間が減ります。

比べ方の決まりには、換算の前提を数字で書きます。 「月20運行、1運行あたり待機30分、積み込みはドライバーが行う」のように書いておけば、個建ての見積も貸切の見積も、同じ前提で月額にできます。 この前提が担当者ごとに違ったことが、第3章の（a）の原因でした。

データの取得方法を決める

見積はすでに案件のフォルダに保存されています。取得の仕組みは作らず、ノートブックの参照に追加するだけです。

メール本文の見積を参照に入れ忘れないようにします。 小さな運送会社ほど、見積をメールの本文に書いてきます。参照に入っていない会社は、一覧に出てきません。 一覧の会社の数が見積依頼の社数と合っているかを最初に確かめます。

過去の同じ区間の見積は、参照に入れません。 前回の見積が混ざると、今回の金額と取り違えます。前回との比較が要るときは、前回の比較表の数字を、人が比較表のブックの別の列に入れます。

AIへ渡す前に整形する

1. 社数の確認 … 見積依頼の社数と、届いた見積の数が合っているかを確かめます
2. 形式の確認 … 画像だけのPDF（スキャンやFAX）は、文字として読めるかを先に確かめます
3. ファイル名の統一 … 「運送会社名_見積_日付」にそろえます
4. 版の整理 … 見積の出し直しが届いたら、古い版を参照から外します
5. 有効期限の確認 … 期限が切れた見積は使いません
6. 比較表のブックの準備 … ひな形をコピーし、計算方法の設定が「自動」になっているかを確かめます
7. 保存先の確認 … ブックを SharePoint の案件のフォルダに置き、チェックアウトが必須のライブラリでないことを確かめます

2番目と6番目を軽く見ないでください。 FAXで届いた見積は、読めない部分が「記載なし」として一覧に出て、運送会社に聞かなくてよいことを聞くことになります。計算方法が「手動」のブックでは、Copilot の編集が動きません。

AIに処理させる

させることは3つです。 見積から比較の項目を拾うこと、比較表に計算式の列を作ること、稟議書の下書きを書くことです。

真ん中の行で作らせる計算式は、料金の建て方ごとに型を決めておきます。 比べ方の決まりにこの表を載せ、Excel の Copilot への指示で参照させます。

燃料サーチャージは、算定方法が会社ごとに違うため、型に当てはめられないことがあります。 算定方法が見積に書かれていないときは「要確認」にし、自社で勝手に率を置いて計算しません。 置いた率が実際の請求と違えば、比較の結論が変わります。

一番上の行の「含む／別途／記載なし」が、この構成でいちばん大事な区別です。 「高速道路料金込み」は含む、「高速道路料金は実費」は別途、何も書かれていなければ記載なしです。記載なしを「含む」とも「かからない」とも読ませません。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 待機料が書かれていない見積を計算に入れると、計算式は空欄を0として扱い、その会社がいちばん安く見えます。 記載なしの項目がある会社は、比較表の上で色を変え、確かめるまで稟議書に進ませません。

指示内容を固定する

見積の読み取り（Copilot Notebooks）：

あなたは製造業の物流部で、運送会社の運賃の見積を比べる担当です。
このノートブックの参照だけを使ってください。参照にない情報で補わないでください。

【やること】
各社の見積から、次の比較の項目ごとに、金額・単位・条件を拾ってください。
1. 運賃（料金の建て方：貸切1運行／個建て／重量建て／距離建て のどれか）
2. 燃料サーチャージ
3. 高速道路の料金
4. 待機料（何分から、いくら）
5. 荷役の料金（積み込み・取り卸し）
6. 付帯作業の料金（時間指定、ラベル貼りなど）
7. 有効期限
8. 支払条件
9. 貨物保険（補償の上限）

【区分】
- 含む ...... 運賃に含むと書かれている
- 別途 ...... 別に請求すると書かれている（金額や算定方法も写す）
- 記載なし .. 見積のどこにも書かれていない
- 要確認 .... 記載はあるが、含むか別途か決められない

【厳守事項】
- 書かれていない料金は「記載なし」にしてください。「かからない」「0円」と書かないでください。
- 金額は書かれているとおりに写してください。単位（1運行あたり、1ケースあたり、月額）も写してください。
  合計、月額への換算、税込みへの換算をしないでください。
- 根拠にした文書名と、ページまたは行を必ず書いてください。
- どの会社が安いか、どの会社を選ぶべきかは書かないでください。
- 出力は、1行が「会社名×項目」の表にしてください。

比較表の計算（Excel の Copilot、編集のモード）：

この表の各行は「会社名×項目」の見積の値です。
シート「前提」の運行回数・1運行の物量・待機の想定時間を使って、
会社ごとに月額の見込みを出す計算式の列を作ってください。
区分が「記載なし」「要確認」の行は計算に入れず、月額の列を空欄のままにし、
会社名の列に「未確認あり」と表示する列を足してください。
値を直接入力せず、必ず計算式で求めてください。

「値を直接入力せず、必ず計算式で求める」を最後に書いているのは、確かめられる形で残すためです。 計算した結果の数字だけが入ると、何を掛けたかが第3章の（a）と同じように消えます。

稟議書の下書き（Word の Copilot）：

/比較表_区間A.xlsx と /選定の理由メモ_区間A.docx を使い、
/稟議書ひな形.docx の各欄を埋めた下書きを作ってください。
金額は比較表の値をそのまま使い、計算し直さないでください。
選定の理由は、理由メモに書かれていることだけを使ってください。
最安でない会社を選ぶ場合は、差額と、その差額を払う理由を並べて書いてください。
比較表に「未確認あり」の会社が残っている場合は、下書きを作らずにそのことを伝えてください。

出力形式を固定する

見積の読み取りの結果は、1行が「会社名×項目」の表で受け取ります。

【見積の比較項目】
| 会社 | 項目 | 区分 | 金額 | 単位 | 条件 | 根拠 |
| A運送 | 運賃 | － | 35,000 | 1運行（4t車） | 貸切 | A運送_見積 1行目 |
| A運送 | 高速道路の料金 | 別途 | 実費 | － | 領収書を添付 | A運送_見積 備考 |
| A運送 | 待機料 | 記載なし | － | － | － | － |
| B物流 | 運賃 | － | 180 | 1ケース | 個建て、諸経費込み | B物流_見積 p.1 |
| B物流 | 待機料 | 別途 | 3,000 | 30分ごと | 到着から60分を超えた分 | B物流_見積 p.2 |

比較表のブックでは、この表を会社ごとの列に組み替え、月額の列を計算式で足します。

【比較表（月の想定：20運行、1運行200ケース、待機30分）】
| 項目 | A運送 | B物流 | C急送 |
| 運賃（月額） | =35000*20 | =180*200*20 | … |
| 燃料サーチャージ（月額） | =… | 含む | … |
| 待機料（月額） | 未確認 | 0（60分以内のため） | … |
| 月額の見込み | 未確認あり | =SUM(…) | … |

1つ目の理由は、区分の列で確認の要る行がすぐ分かることです。 「記載なし」「要確認」の行だけを拾えば、そのまま運送会社への確認の一覧になります。

2つ目は、単位を写しておくと、換算を比較表の1か所に集められることです。 1運行あたりと1ケースあたりを混ぜずに受けておけば、月額への換算は比較表の計算式だけで行います。 換算の前提を変えたいときも、前提のシートを直すだけで全社の月額が変わります。

3つ目は、根拠の列で稟議書の添付が作りやすいことです。 決裁者から「この金額はどこに書いてあるのか」と聞かれたら、根拠の列の見積を開けば答えられます。

システムへ連携する

API の連携はありません。 月10件の比較なら、画面の操作で回すほうが早く始められます。稟議のワークフローのシステムへの起票も、人が行います。 起票の前に、稟議書の数字と比較表を突き合わせるためです。

Word の Copilot では、入力欄で / を入力してファイルを選ぶと、そのファイルを参照させられます。 比較表のブック、理由のメモ、稟議書のひな形の3つを指定して下書きを作ります。

人が確認する

1. 一覧の会社の数を確かめる … 見積依頼の社数と合っているか。合わなければ参照の入れ忘れです
2. 「記載なし」「要確認」を運送会社に確かめる … 確かめた結果を比較表に書き込みます
3. 計算式を確かめる … 運行回数と物量の前提のセルを参照しているか、単位を取り違えていないかを見ます
4. 稟議書の数字を比較表と突き合わせる … 会社名と金額の組み合わせが合っているかを見ます
5. 選定の理由を直す … 下書きの理由がメモと合っているか、言い過ぎていないかを見ます

3番目を省かないでください。 個建ての見積に月の運行回数だけを掛けて、1運行の物量を掛け忘れる、といった誤りは、計算式を見ればすぐ分かりますが、結果の数字だけを見ても気づけません。

5番目では、最安でない会社を選ぶ稟議の書き方を特に見ます。 下書きが差額を書かずに「品質が高い」とだけ書いていれば、決裁者から差し戻されます。差額と、その差額で何を買うのか（時間指定の確実さ、事故の少なさ、車両の確保）を並べて書けているかを確かめます。理由のメモが薄ければ、下書きを直すのではなく、メモを書き足してから作り直させます。

目標は、1件54分です。 確認の電話やメールの待ち時間は含めません。54分を大きく超えるのは、記載なしの項目が多い案件です。 その場合は、見積依頼書に書く条件を足します。

例外に対処する

最後の行は、AIの処理の例外ではありません。 比較表で他社が安いと分かっても、いまの運送会社からの協議の求めに応じずに運賃を決めることは、取引の進め方として問題になりえます。 比較は協議の材料であって、協議の代わりではありません。

記録を残す

• 案件ごとのノートブックと、参照した見積の一覧（会社名と版）
• 比較表のブック（前提のシートと計算式を含む）
• 運送会社に確かめた記録 … どの項目を、いつ、誰に確かめ、何と答えたか
• 選定の理由のメモと、稟議書の最終版
• 運送会社との協議の記録 … 改定の申し出と、その協議の経過

3つ目と5つ目は、次に同じ区間を見直すときの材料になります。 待機料を確かめた答えが残っていれば、次の見積依頼書に「待機料の算定方法を記載すること」と書けます。協議の記録は、取引の進め方を後から説明するためにも残します。