複数社の見積書を突合して比較表を作る

処理の起点を決める

案件フォルダに規定数のファイルが揃ったこと、または購買担当の手動実行を起点にします。

1社目が届いた時点で処理を始めても意味がないため、「3社分が揃ったら」という条件が必要です。ただし、2社しか集まらない案件もあるため、手動実行も残します。

Power Automate の SharePoint コネクタには「ファイルが作成されたとき」トリガーが標準で用意されているので、これでフォルダを監視し、ファイル数を数える分岐を入れます。

入力データを集める

引合仕様を渡すことが重要です。 「何を依頼したか」が分かって初めて、「A社は依頼した項目を見積もっていない」という抜けを検出できます。

データの取得方法を決める

PDFの見積書： OCRサービスに渡します。Azure AI Document Intelligence には請求書向けのモデルがあり、明細行を含む項目抽出が可能です。見積書は請求書と様式が近いため、請求書モデルで実用になる場合があります。自社に届く見積書で実測してください。 精度が出ない場合は、汎用のレイアウト解析モデルで表構造を抽出し、後段のLLMで項目を判定する構成にします。

Excelの見積書： OCRを通さず、直接読み込みます。セル結合が多用されている見積書は、表構造の読み取りが崩れます。 シートをそのままテキスト化して、LLMに解釈させるほうが確実な場合があります。

AIへ渡す前に整形する

1. ファイル形式の振り分け … PDFはOCR、Excelは直接読み込み、画像はOCRに回します
2. 税抜・税込の判定 … 見積書によって表示が違います。どちらか一方に揃えてから比較します。ここを間違えると10%の差が出ます
3. 通貨の確認 … 外貨建ての見積が混ざる場合、為替レートの適用日を決めます
4. 有効期限の確認 … 期限切れの見積が混ざっていないかを確認します
5. 依頼仕様との照合準備 … 引合仕様の品目リストを、比較の基準列として用意します

AIに処理させる

金額の合計や差額の計算は、AIにさせません。 抽出した数値をもとに、プログラムで計算します。見積比較は金額の判断に直結するため、計算をAIに任せる理由がありません。

指示内容を固定する

あなたは購買担当を支援する担当者です。
以下の3社の見積書について、比較表を作るための項目対応を判定してください。

【厳守事項】
- 金額、数量、単価を書き換えないでください。
  抽出された数値をそのまま引き継いでください。
- 合計金額や差額を計算しないでください。計算は別途行います。
- 見積書に記載がない項目を、推測で補わないでください。
  記載がない場合は "記載なし" としてください。
  （例：保証期間の記載がない場合に「一般的に1年」と書かない）
- 品目の対応づけには、判断の根拠を書いてください。
  根拠を示せない対応づけはしないでください。
- 「1式」など内訳が不明な項目は、他社の複数明細と
  対応づけてよいですが、その旨を必ず注記してください。
- 引合仕様にあって見積書に含まれていない項目を、
  missing_items に列挙してください。
- 税抜・税込の別が判別できない場合は、
  unclear_items に記載してください。推測しないでください。

【引合仕様】
{rfq_specification}

【A社の見積書（抽出結果）】
{quote_a}

【B社の見積書（抽出結果）】
{quote_b}

【C社の見積書（抽出結果）】
{quote_c}

「記載がない項目を推測で補わない」の1行が、この構成でもっとも重要です。 「保証期間の記載がないので一般的に1年でしょう」とAIが書き、それが比較表に載って稟議が通ると、実際には保証がなかったという事態になります。記載なしは、記載なしとして表に出すことに意味があります。 それが各社への照会事項になります。

出力形式を固定する

{
  "line_items": [
    {
      "spec_item": "制御盤",
      "quotes": [
        {
          "vendor": "A社",
          "matched_description": "制御盤一式",
          "quantity": 1,
          "unit": "式",
          "unit_price": 3000000,
          "amount": 3000000,
          "match_basis": "品名が一致",
          "note": "内訳の記載なし。B社の3明細に相当する可能性あり"
        }
      ]
    }
  ],
  "conditions": [
    {
      "item": "納期",
      "A社": "受注後30日",
      "B社": "受注後30営業日",
      "C社": "記載なし",
      "difference_note": "A社は暦日、B社は営業日。実質約2週間の差"
    }
  ],
  "missing_items": [],
  "unclear_items": [],
  "inquiry_points": []
}

inquiry_points は、各社に照会すべき事項のリストです。これがこの構成の実用的な出力です。 比較表そのものより、「何を聞けばよいか」が明示されることの価値が大きい業務です。

システムへ連携する

比較表をExcelまたはスプレッドシートへ出力します。稟議に添付する様式が決まっている場合は、その様式のテンプレートに差し込みます。

社内で比較表の様式を統一していない場合は、この機会に統一してください。 様式が揃うと、稟議を承認する側が案件ごとに読み方を変える必要がなくなります。

購買システムへの連携は、発注が確定した後の話なので、この構成の対象外です。

人が確認する

全件、人が確認します。

確認する内容は3つです。

1. 品目の対応づけが正しいか … match_basis を見て判断します。ここを誤ると、違うものを比べた表になります
2. 金額の転記が正しいか … 抽出された金額を、見積書の原本と照合します。金額は3社分×明細数なので、確認は数分で済みます
3. inquiry_points に挙がった事項を各社に照会するか … 購買担当が判断します

選定の判断は、当然ながら人が行います。 AIは「A社が最安です」といった推奨を出しません。金額以外の条件が揃っていない段階で最安を示すことは、誤った判断を誘導します。

例外に対処する

記録を残す

• 見積書の原本（3社分）
• 抽出結果
• AIの対応づけと match_basis
• 生成した比較表
• 人が修正した対応づけ

最後が改善材料です。「特定の取引先の見積書だけ、毎回対応づけを直している」と分かれば、その社の品目名を名寄せ辞書に登録できます。

また、抽出した単価は過去の発注実績として蓄積します。次回以降、「前回の単価より15%高い」といった指摘が自動で出せるようになります。