ケアプランを作り直したときに、計画の内容とサービスの変更点を家族向けの分かりやすい説明文に下書きし、専門用語と誤解されやすい表現を直してから渡す

処理の起点を決める

ケアプランの原案がサービス担当者会議を経て確定したことを起点にします。 会議の前の原案で説明文を作ると、会議で回数やサービスが変わったときに説明文だけが古くなります。説明文は、原案が確定してから作ります。

変更のきっかけは、基準の第13条が挙げる場面と重なります。 第13条では、利用者が要介護の更新認定を受けた場合と、要介護状態区分の変更の認定を受けた場合に、サービス担当者会議で計画の変更の必要性について担当者の意見を求めるとされ、計画を変えるときは作成のときの手順を準用するとされています。更新認定と区分の変更は毎月一定の数が来るので、説明文の仕事も毎月ほぼ同じ数だけ発生します。

1名の利用者の1回の変更につき、チャットを1つにします。 チャットの名前は「利用者の記号＋変更の年月」にします。別の利用者を同じチャットで扱うと、前の利用者のサービスが混ざります。 同じ利用者の前回の変更のチャットは、開かずに新しく始めます。前回の説明文に引きずられないためです。

家族に送るのは、原案の確定から3日以内を目安にします。 サービスの開始の日より前に家族が変更を知っていることが、問い合わせを減らすいちばんの近道です。

入院からの退院に合わせた変更は、急ぎになります。 退院の日が決まってからサービスを組み直すため、原案の確定から退院の日まで数日しかないことがあります。 このときは説明文を先に電話で読み上げて伝え、書面は後から送ります。下書きが数分で出ることが、この急ぎの場面でいちばん効きます。

入力データを集める

質を決めるのは、言い換えの表です。 1つの専門用語に1つの言い方を決め、事業所の全員がそれを使います。

この表は、事業所で決める言い換えの例です。 例に載せた言い方が唯一の正解というわけではありません。大事なのは、事業所として1つに決め、担当が替わっても同じ言葉で説明することです。 第3章の（b）は、言い方が揺れたことから起きています。

保険の対象かの区分は、原案の区分をそのまま写します。 基準の第13条は、原案のサービスを保険給付の対象かどうか区分したうえで説明することを求めています。区分をAIに判断させることはしません。 写した区分を、説明文の中でそのまま使わせます。

データの取得方法を決める

介護ソフトのケアプランの画面から、要点だけを書き写します。 第2表の課題と目標、第3表の週間のサービスの予定が中心です。第1表の利用者と家族の意向は、家族が書いた言葉が多く含まれるので、要点にまとめて写します。

病名は書き戻しません。 説明文に要るのは「足腰の痛みが強くなってきたので」のような状態の言い方で、病名を家族向けの説明文に書くことはほとんどありません。 病名が要る説明は、介護支援専門員が電話で行います。

事業所名を記号にするのは、説明文の中で事業所を取り違えないためでもあります。 【デイA】と【デイB】のように置き換えておくと、変更前と変更後で通う事業所が替わったことが、対照表で一目で分かります。

AIへ渡す前に整形する

1. 原案がサービス担当者会議を経て確定しているかを確かめる … 会議の日付を見ます
2. 変更前と変更後の要点を、同じ並びで写す … サービスの種類ごとに、回数・曜日・事業所を並べます
3. 氏名・住所・生年月日・病名・事業所名を記号に置き換える … 置き換えの表を手元に残します
4. 保険の対象かの区分を、原案から写す … サービスごとに「対象」「対象外」を付けます
5. 変更の理由を1〜2行で書く … 更新認定、区分の変更、退院、本人の希望、家族の事情のどれか
6. 家族にお願いしたいことを書く … 無ければ「なし」と書きます

2番目を省くと、対照表が作れません。 変更前と変更後の並びが違うと、AIは同じサービスの回数が変わったのか、別のサービスに替わったのかを取り違えます。 介護ソフトの第3表の並びに合わせて写します。

5番目の変更の理由は、短く事実だけを書きます。 「本人の希望で回数を減らす」「家族の仕事の都合で送迎の時間を変える」。理由があいまいだと、AIが理由を推測して書き、第3章の（d）の誤解を生みます。

AIに処理させる

させるのは、変わった点・変わらない点・お願いしたいことを分けて説明文を下書きすることと、3つの一覧を付けることです。

右端の列は、どれも「人に戻す」の側に倒しています。 家族向けの説明文は、AIが自然に書いた一文が、事業所からの説明として読まれます。 ケアプランに無いことは書かせず、足りないことは挙げさせるだけにします。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 「リハビリの回数を増やします」という変更から、AIは家族を安心させようとして「歩く力が戻り、またお一人で買い物に行けるようになることを目指します」のような文を足します。目標として原案に書かれていれば写してかまいませんが、書かれていない見通しは、家族にとっては事業所の約束になります。

指示内容を固定する

次の文をプロジェクトの指示に置きます。 利用者ごとのチャットでは、記号に置き換えた要点を貼るだけにします。

あなたは居宅介護支援事業所の介護支援専門員として、ケアプランを
作り直したことを利用者の家族に知らせる説明文を下書きする立場です。
Sources の「言い換えの表」「説明文のひな形」「誤解されやすい表現の例」に
従ってください。

【やること】
1. 変更前と変更後の要点を比べ、次の順で説明文を書いてください。
   (a) 今回変わること（サービスごとに、前と後を並べる）
   (b) 変わらないこと（短くまとめる）
   (c) ご家族にお願いしたいこと
   (d) 費用について：【費用の欄：ケアマネジャーが記入】とだけ書く
2. 専門用語は、言い換えの表の言い方を使い、初めて出るときだけ添える一言を付けてください。
3. 【本人】【長女】【デイA】などの記号は、一字も変えずに残してください。
4. 説明文の後に、次の3つを付けてください。
   (1) 対照表（列：サービス／変更前／変更後／保険の対象か）
   (2) 言い換えた語の一覧（列：元の語／使った言い方）。表に無い語には「表に無し」と書く
   (3) 確かめてほしい点（列：箇所／理由）。無ければ「なし」

【厳守事項】
- 利用料や自己負担の額を書いたり計算したりしないでください。
- 状態がよくなる、自宅で過ごせる、などの見通しを書かないでください。
  要点の目標に書かれていることだけを、目標として書いてください。
- 要点に無いサービス、要点に無い変更の理由を書き足さないでください。
- 保険の対象かは、要点に書かれた区分のとおりに書いてください。区分が無いものは (3) に挙げてください。
- 病名や薬の名前を書かないでください。
- 同意をお願いする文を書かないでください。
- 1文は40字程度までにし、1つの文に1つのことだけを書いてください。

【変更の理由】{本文}
【変更前の要点】{本文}
【変更後の要点】{本文}
【ご家族にお願いしたいこと】{本文}

「目標に書かれていることだけを目標として書く」と書くのは、見通しを全部禁じると目標まで消えるからです。 原案の短期目標に「台所まで歩いて移動できる」とあれば、それは家族に伝えるべき目標です。禁じたいのは、原案に無い見通しを足すことです。

「1文は40字程度まで」は、高齢の家族にも読める長さにするためです。 利用者の配偶者が説明文を読むことも多くあります。長い文は、途中で何の話か分からなくなります。

出力形式を固定する

チャットには、説明文と3つの一覧を返させます。

【説明文（抜粋）】
【長女】様

いつもお世話になっております。
【本人】様のケアプラン（介護サービスの計画）を見直しましたので、
変わる点をお知らせします。

■今回変わること
・デイサービス（日帰りで通う施設）：週2回 → 週3回（月・水・金）
・ショートステイ（数日間泊まる施設）：新しく、月に1回（2泊3日）

■変わらないこと
・ホームヘルパー（ご自宅に来るヘルパー）の回数と曜日は、これまでどおりです。

■ご家族にお願いしたいこと
・ショートステイの前の日に、着替え3日分をご用意ください。

■費用について
【費用の欄：ケアマネジャーが記入】

【(1) 対照表】
| サービス | 変更前 | 変更後 | 保険の対象か |
| デイサービス | 週2回【デイA】 | 週3回【デイA】 | 対象 |
| ショートステイ | なし | 月1回【施設C】 | 対象 |

【(2) 言い換えた語の一覧】
| 元の語 | 使った言い方 |
| 短期入所生活介護 | ショートステイ |

【(3) 確かめてほしい点】
| 箇所 | 理由 |
| 変更の理由 | 「家族の負担を減らすため」と書かれていますが、ご家族に伝えてよい書き方か確かめてください |

3つの一覧に分ける理由の1つ目は、確認の順番が決まることです。 介護支援専門員は、まず (1) の対照表を見て、変更前と変更後の回数・曜日・事業所が、介護ソフトのケアプランと一致しているかを確かめます。説明文の文章は、その後に読みます。

2つ目は、言い換えの表を育てられることです。 (2) に「表に無し」と出た語は、事業所で言い方を決めて表に足します。月を重ねるほど、表に無い語は減ります。

3つ目は、家族との関係に関わる点が見えることです。 例の (3) のように、変更の理由に家族の事情が含まれているとき、それを書面にしてよいかは家族との関係で決まります。 「家族の負担を減らすため」と書かれた説明文を本人が読む場合もあります。

システムへ連携する

介護ソフトには、AIから何も書き込みません。 ケアプランと支援経過は、介護支援専門員が責任を持って記録するものです。説明文を送ったことは、支援経過に人が書きます。

人が確認する

介護支援専門員は、すべての説明文を家族に送る前に確かめます。

1. 対照表を見る … 回数・曜日・事業所・保険の対象かが、ケアプランと一致しているか
2. 確かめてほしい点を見る … 理由の書き方、表に無い語、区分の無いサービス
3. 費用の欄を書き入れる … 自己負担の目安を、介護ソフトで計算した値から書きます
4. 記号を元に戻す … あて名、事業所名、担当者名
5. 説明文を声に出して読む … 家族の立場で、1回で分かるかを見ます

管理者は、費用の欄と、目標や見通しに触れた文だけを読みます。 全文を読む時間は取れなくても、誤りが家族との行き違いに直結する場所だけは2人の目を通します。

目標は、1件20分です。 見比べと文章を書く40分が、対照表の確認と費用の書き入れに置き換わります。確かめてほしい点に挙がるものが多い利用者は、変更の理由が複雑か、家族との関係に配慮が要る利用者です。 そういうときは、説明文に頼りすぎず電話で話す時間を取ります。

例外に対処する

上から2行目までが大半を占めます。 どちらもAIの問題というより、要点の写し方と指示の問題です。 写す並びを決め、見通しを書かせない指示を守らせることが、文章の質より効きます。

最後の2行は、説明文の外で扱うものです。 家族が複数いるときに宛先ごとに説明文を作り直すと、家族の間で受け取った中身が違ってしまいます。 反論が来たときも、説明文の言い回しの問題ではなく、ケアプランそのものについての話し合いとして扱います。

記録を残す

• 変更前と変更後の要点（記号に置き換えたもの）と、置き換えの表の保管場所
• AIが返した説明文の下書きと3つの一覧
• 介護支援専門員が直した箇所 … どこを、なぜ直したか
• 家族に送った説明文と、送った日
• 家族からの問い合わせの有無と中身
• 言い換えの表に足した語と、足した日

3つ目の直した箇所は、誤解されやすい表現の例を育てる材料です。 同じ直しが続くなら、その表現を Sources の例に足します。月に1回、管理者が直しの記録を見返します。

送った説明文の正本は、介護ソフトか事業所の文書の保管場所に置きます。 チャットは作業の場で、会話の保持はワークスペースの設定に従います。