顧客データの仮名加工とは？｜分析に使える形にする

「問い合わせで集めた情報を分析に使いたいが、取得のときの目的に分析と書いていない」「手元にあるのに触れないまま眠っている」——顧客の情報を扱う部署が必ず突き当たる壁です。これは、諦めて集め直すしかない話ではありません。法律の側に、この壁を越えて分析に使うための加工の枠が用意されています。この記事では、仮名加工情報と匿名加工情報の違いと、実務での作り方を整理します。

集めたのに使えない、という壁

個人情報を扱うときは、取得の時点で利用の目的を特定し、本人に知らせる必要があります。そしてその目的の範囲を超えて使うには、原則として本人の同意が要ります。この仕組みは、本人を守るために必要なものです。

実務では、この仕組みが分析の壁になります。「お問い合わせへの対応のため」と示して集めた情報を、「どの業種からの問い合わせが多いか」の分析に使う。これは目的の範囲を超えている可能性があります。数千件の同意を取り直すのは現実的ではありません。

同じ問題は、契約の情報、セミナーの申し込みの記録、資料の請求の履歴でも起きます。集めた時点ではそのときの用途しか想定していないため、後から分析に使おうとすると目的が足りていないのです。

この状況を解くために、2つの枠が法律の中に用意されています。1つが仮名加工情報、もう1つが匿名加工情報です。どちらも、個人を識別できない形に加工することで扱いの制約を変える仕組みです。

ただし、2つは目的が違います。混同すると、できないことをやろうとして止まります。この記事では、違いを整理したうえでどちらを選ぶべきかを判断できる形にします。

比べる点	仮名加工情報	匿名加工情報
定義の要点	他の情報と照合しない限り識別できない	識別できず、かつ復元もできない
個人情報に当たるか	原則として当たる	当たらない
第三者への提供	原則として禁止	本人の同意なく可能
利用目的の変更	関連性のない範囲にも変更できる	制限なし
加工の基準	比較的緩やか	厳しい
想定される用途	社内での分析	複数の企業をまたぐ活用

仮名加工情報とは何か

仮名加工情報は、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別できないように加工した個人に関する情報と定義されています。要点は「他の情報と照合しない限り」の部分です。照合すれば分かる状態が、前提に入っています。

具体的には、氏名を削除し、連絡先を削除し、代わりに管理のための符号を振る。この符号と元の情報の対応表は別に持っておく。こういう形が仮名加工情報になります。元に戻せる状態が残っています。

だからこそ、仮名加工情報は原則として個人情報に当たると扱われます。理由は明快で、作成した事業者は通常、元となった個人情報や削除した情報を保有しているためです。

個人情報に当たるということは、安全に管理する義務も本人からの請求への対応も基本的には残るということです。「加工したから自由に扱える」という理解は誤りになります。変わるのは、利用目的と第三者提供の扱いです。

それでも実務で価値があるのは、利用目的の縛りが緩む点です。通常の個人情報では、当初の目的と関連性のある範囲でしか目的を変更できません。仮名加工情報では、この制限を超えて変更できます。これが分析の壁を越える鍵になります。

匿名加工情報とは何か

匿名加工情報は、特定の個人を識別することができないように加工し、かつ元の個人情報を復元することができないようにしたものと定義されています。仮名加工情報との違いは、復元できないことが要件に入っている点です。

復元できないため、匿名加工情報は個人情報に当たりません。これが最大の違いです。個人情報でないため、本人の同意なく第三者に提供できます。利用目的の制限もかかりません。

その代わり、加工の基準が厳しくなります。特定の個人を識別できる記述を削除する、個人識別のための符号を削除する、情報を連結する符号を削除する、特異な記述を削除する、そしてデータベースの性質を踏まえた措置を講じる。この5つが求められます。

実務でとくに難しいのが、特異な記述の削除です。「従業員が3人の会社の代表」「年齢が110歳」のような珍しい記述は、それだけで個人を絞り込めます。業種と地域と規模を組み合わせても特定できる場合があります。

法人向けの取引のデータは、この点で難しさが増します。取引先の数が限られているため、業種と規模と地域が分かると候補が数社に絞られます。つまり法人向けのデータを匿名加工情報にするのは、消費者向けより難しいということです。

どちらを選ぶべきか

判断の軸は単純です。社外に出すかどうかで決まります。社内で分析するだけなら仮名加工情報、他社と共有したり公表したりするなら匿名加工情報になります。

多くの実務は、社内での分析です。問い合わせの傾向を見る、受注までの期間を測る、解約の予兆を探す。どれも社内で完結します。この場合、加工の負担が軽い仮名加工情報が向いています。

匿名加工情報が必要になるのは、調査の結果を公表する場合、業界の団体にデータを提供する場合、分析を外部の会社に丸ごと渡す場合などです。この場合、厳しい加工の基準を満たす必要があります。

外部に分析を委託する場合は、扱いが分かれます。委託は第三者提供に当たらないため、個人情報のまま委託することもできます。その場合、委託先を監督する義務が生じます。提供と委託は別の概念だと押さえてください。

迷った場合は、まず仮名加工情報から検討するのが現実的です。加工の負担が軽く、社内での分析ならこれで足りることが多いためです。社外に出す必要が出てきた段階で、匿名加工情報を検討します。

仮名加工情報を作るときの実務

仮名加工情報を作る作業は、3段に分かれます。1つ目は加工、2つ目は元の情報と対応表の管理、3つ目は利用目的の公表です。3つ目が抜けやすいので、先に押さえてください。

加工の作業では、氏名などの識別できる記述を削除し、個人識別のための符号を削除します。不正に利用されると財産的な被害が生じるおそれのある記述も削除します。カード番号や口座の番号がこれに当たります。

符号に置き換える場合は、その符号から元に戻せない形にします。氏名をそのまま並べ替えただけ、生年月日を数値化しただけでは加工として不十分です。対応表を別に持ち、符号自体には情報を含めない形にしてください。

対応表の管理が、実務では最も重要になります。対応表と仮名加工情報を同じ場所に置けば、誰でも照合できてしまいます。保管の場所を分け、閲覧の権限を分けるのが基本です。この分離ができていないと、加工した意味が薄くなります。

そして、利用目的を公表する必要があります。目的を変更した場合は、変更後の目的を公表します。この公表を忘れると、目的の縛りが緩む利点を使えなくなります。個人情報の扱いの頁に1項目足すだけの作業です。

してはいけないこと

仮名加工情報には、してはいけないことが定められています。実務でとくに注意すべきなのは3つです。第三者への提供、本人を識別する目的での照合、そして本人への連絡です。

第三者への提供は、原則として禁止されています。法定の例外はありますが、「分析のために他社に渡す」は通常認められません。渡したいなら、匿名加工情報にするか、委託の枠組みを使うことになります。

本人を識別する目的で他の情報と照合することも禁じられています。つまり、分析の結果から「これは誰か」を特定しに行ってはいけません。分析はしてよいが、個人に戻してはいけないという線です。

本人への連絡も制限されます。仮名加工情報に含まれる連絡先を使って本人に電話をかける、メールを送るといった行為はできません。そもそも連絡先は加工の段階で削除されているはずですが、残っている場合も使えません。

この3つを踏まえると、仮名加工情報の使いどころが見えてきます。集計して傾向を見る用途です。個別の相手に働きかける用途には使えません。働きかけたいなら、元の個人情報を、その目的の範囲内で使うことになります。

よくある質問

加工すれば安全管理の義務はなくなりますか

なくなりません。仮名加工情報は原則として個人情報に当たるため、安全に管理する義務は残ります。匿名加工情報についても、作成の方法についての情報の安全管理などの義務があります。

符号に置き換えれば仮名加工情報になりますか

それだけでは足りません。識別できる記述の削除、個人識別のための符号の削除、財産的な被害が生じるおそれのある記述の削除が必要です。符号から元に戻せる形も避けてください。

分析を外部の会社に頼む場合はどうなりますか

委託は第三者提供に当たらないため、個人情報のまま委託することもできます。その場合、委託先を監督する義務が生じます。仮名加工情報を委託先に渡す形も取り得ますが、条件を確かめてください。

法人の取引先の情報も対象になりますか

法人そのものの情報は個人情報ではありません。ただし、担当者の氏名や連絡先は個人情報です。取引の記録に担当者名が入っていれば、その部分は個人情報として扱う必要があります。

調査の結果を公表する場合はどちらですか

公表するなら匿名加工情報を検討します。ただし、集計した数値そのものを公表するだけなら、個人に関する情報を出しているわけではないため別の判断になります。件数が少ない区分は、特定につながらないか確かめてください。

集計した数値の公表と加工の関係

実務でよく混乱するのが、「集計した数値を公表するだけなら加工は必要か」という点です。結論としては、個人に関する情報を出していなければ加工の枠組みの話にはなりません。

たとえば「問い合わせのうち製造業が42パーセント」という数値は、個人に関する情報ではありません。誰の情報でもない集計の結果です。これを公表することは、第三者提供にも当たりません。

ただし、区分を細かくすると危険が生じます。「東京都の従業員5人以下の製造業からの問い合わせは1件」という数値は、その1件が誰かを絞り込める可能性があります。件数が少ない区分は、まとめるか公表しないでください。

実務の目安としては、1つの区分に一定の件数以上が入るように区分を作ることです。何件以上という基準は法律にありませんが、数件しか入らない区分は統計としても意味を持ちません。区分をまとめるほうが、両面で正しい判断になります。

自由記述の内容を引用する場合は、別の注意が要ります。「ある製造業の担当者からこういう声がありました」と引くと、書き方によって特定につながります。引用するなら、会社が特定できる記述を外してください。

解析の道具のデータとの関係

サイトの解析の道具に集まるデータは、この話とどう関わるのか。多くの場合、解析の道具には氏名や連絡先を送らない設計になっています。そのため、個人情報に当たらない場合が多いでしょう。

ただし、氏名や連絡先を送ってはいけないという点ははっきり押さえてください。多くの解析の道具は、利用の条件で個人を特定できる情報を送ることを禁じています。問い合わせの完了の頁に名前をURLに含めていると、この違反になります。

解析のデータと顧客の情報を結びつける場合は、扱いが変わります。「この符号の人がこの会社の担当者だ」と紐づけた時点で、そのデータは個人に関する情報になります。この結合をするなら、目的の範囲を確かめてください。

法人向けでは、会社単位でアクセスを見たいという要望がよく出ます。この場合、個人ではなく法人を識別しています。法人の情報は個人情報ではないため、個人情報保護法の枠では問題になりにくいでしょう。

とはいえ、その情報が担当者個人の行動と結びつく形なら話が変わります。「この会社の、この人が、この頁を見た」という粒度になると、個人に関する情報として扱う必要が出てきます。

社内の合意をどう取るか

この仕組みを使うには、法務や情報を管理する部署との合意が必要です。説明の仕方を誤ると、「リスクがあるからやめよう」で終わります。伝え方には順番があります。

最初に伝えるべきは、何をしたいのかです。「顧客データを分析したい」ではなく、「問い合わせの業種の分布を見て、記事の題材を決めたい」と具体化します。目的が具体的なら、必要な範囲も具体的に決まります。

次に、何をしないかを伝えます。個人を特定しに行かない、社外に出さない、本人に連絡しない。この3つを示せば、相手が心配している部分の多くが埋まります。

そして、法律の中に用意された仕組みだと伝えます。抜け道を探しているのではなく、想定された使い方をするという位置づけです。個人情報保護委員会からガイドラインが公表されているので、それを一緒に示すと話が早く進みます。

合意が取れたら、手順を書面にしてください。誰が加工するか、対応表をどこに置くか、誰が閲覧できるか、分析の結果をどこまで共有するか。口約束で始めると、担当が交代した時点で崩れます。

運用に落とすときの設計

仕組みを使い始めるときは、最初の設計で後の手間が大きく変わります。とくに加工を毎回やるか、一度作って使い続けるかの判断が効きます。

毎回加工する形は、分析のたびに元の情報から作り直します。最新のデータで分析できる利点があり、余分な複製が残りません。欠点は、作業が毎回発生することです。

一度作って使い続ける形は、作業が1回で済みます。欠点は、データが古くなること、そして加工済みのデータが別の場所に残り続けることです。管理する対象が増えます。

実務では、仕組みで自動的に加工する形がいちばん続きます。顧客の情報を保管する仕組みから分析用の場所へ自動で加工しながら写す。この形なら、人の手が入らず品質もそろいます。

自動化するには、どの項目を落とすかを先に決めておく必要があります。氏名、電話番号、メールの宛先、そして自由記述の中の固有名詞。最後の1つが難しいので、自由記述を分析に含めるかは慎重に判断してください。

委託と提供の違いを押さえる

この話を進めると、必ず出てくるのが「外部の会社に分析を頼む場合はどうなるか」です。ここで押さえるべきは、委託と第三者提供は別の概念だという点です。混同すると、できることを不必要に狭めます。

委託は、こちらの利用目的の達成に必要な範囲で取り扱いを任せる形です。この場合、第三者への提供には当たりません。本人の同意も不要です。その代わり、委託先を監督する義務が生じます。

監督の内容は、適切な委託先を選ぶこと、契約で取り扱いの条件を定めること、そして実際の取り扱いの状況を把握することです。契約書に1行書いて終わりではなく、状況を確かめる工程が求められます。

一方で、外国にある事業者に委託する場合は扱いが変わります。国内の委託は第三者提供に当たりませんが、外国にある第三者への委託は別の規律の対象になります。分析の道具が海外の事業者のものなら、この点を確かめてください。

整理としては、分析を外部に頼む方法は3つあります。個人情報のまま委託する、仮名加工情報にして委託する、匿名加工情報にして提供する。手間とリスクが順に変わるので、頼む内容に応じて選んでください。

記録と説明の準備

この仕組みを使い始めたら、説明できる状態を保つ必要があります。取引先の確認、監査、そして本人からの問い合わせ。どの場面でも、何をどう扱っているかを示す必要があります。

残しておくべき記録は4つです。どのデータを加工したか、どの項目を落としたか、対応表をどこに保管しているか、誰が閲覧できるか。この4つを1枚にまとめておけば、多くの質問に答えられます。

利用目的の公表についても、記録を残してください。いつ、どのように公表したか。頁の更新の履歴が残る仕組みならそれで足りますが、残らない場合は別に記録しておく必要があります。

本人からの請求への対応も、考えておく価値があります。仮名加工情報については、開示や利用停止の請求の対象から外れる部分があります。ただし、元の個人情報については通常どおりの対応が必要です。問い合わせが来たときにどちらの話かを切り分けられる形にしてください。

最後に、この記録を担当が交代しても読める形にしてください。専門用語だけで書かれた記録は、次の担当が読めません。「何のために、何をして、どこに置いたか」を普通の言葉で1枚に書いておくのが、いちばん役に立ちます。

やってはいけない扱い

この仕組みを使うときに、誤解から生まれる危ない扱いがあります。「加工したから自由」という思い込みが根っこにあることが多いでしょう。

• 加工したから個人情報ではないと考え、安全管理を緩める
• 対応表と加工済みのデータを同じ場所に置く
• 分析の結果から個人を特定しに行く
• 仮名加工情報を分析のために他社へ渡す
• 利用目的の公表をせずに、目的を変更して使う

2つ目は、実務で最も起きやすい失敗です。作業の都合で同じ場所に置くと、誰でも照合できる状態になります。保管の場所と閲覧の権限を分けてください。分けていない状態は、加工した意味がほとんどありません。

5つ目も見落とされます。利用目的の縛りが緩む利点を使うには、変更後の目的を公表する必要があります。この1手を飛ばすと、仕組みを使ったことになりません。個人情報の扱いの頁に1項目足すだけの作業です。

• 仮名加工情報は原則として個人情報。安全管理の義務は残る
• 対応表と加工済みのデータは、保管の場所と権限を分ける
• 目的を変更して使うなら、変更後の目的を公表する

導入の手順

最後に、この仕組みを実務に入れる手順を示します。小さく始めて、使えることを確かめてから広げてください。

着手前に確かめること

この仕組みを使う前に、次の項目を確かめてください。とくに1つ目と2つ目で選ぶべき枠が決まります。

• 見たい数字を1つに具体化したか
• そのデータを社外に出す予定があるか
• 取得のときに示した利用目的を確かめたか
• 落とす項目を洗い出したか（自由記述の中の固有名詞も含む）
• 対応表を別の場所に置き、権限を分ける設計になっているか
• 変更後の利用目的を公表する段取りがあるか
• 個人を特定しに行かない、社外に出さない、本人に連絡しないの3点を合意したか
• 手順を書面にして、引き継げる形にしたか

3つ目は、意外な結果になることがあります。確かめてみると取得のときの目的に分析が含まれていた、という場合もあります。その場合、加工の作業自体が不要になります。まず現状を確かめてください。

まとめ

集めた顧客の情報を分析に使いたいが、取得のときの目的から外れる。この壁を越えるための枠が仮名加工情報です。他の情報と照合しない限り個人を識別できない形に加工することで、利用目的を当初と関連性のない範囲にも変更できるようになります。

ただし、仮名加工情報は原則として個人情報に当たり、安全管理の義務は残ります。第三者への提供は原則として禁止で、個人を特定しに行くことも、本人への連絡もできません。社外に出すなら、加工の基準が厳しい匿名加工情報を検討します。選ぶ軸は、社外に出すかどうかの一点です。

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