何年も前の名簿に送ってよい？｜同意の鮮度を確かめる

倉庫の整理で、5年前の展示会の名刺データが出てきました。数百件あります。配信の名簿に入れれば、それだけで対象が増えます。しかし手が止まりました。5年前に交換した名刺の相手に、今もメールを送ってよいのでしょうか。同意には期限があるのか、という問いに即答できませんでした。ここでは、古い名簿への配信を判断するための考え方を整理します。

同意に期限はあるのか

結論から言うと、法令に同意の有効期間を定めた規定はありません。1年で切れる、3年で切れるといった線引きは存在しません。

そのため、5年前に得た同意でも、法令上は有効なままです。

ただし、これは同意の内容が変わっていない場合に限られます。

同意は、何に対して同意したかという範囲を伴います。範囲を外れれば、その同意は使えません。

たとえば、製品の更新の案内を送る前提で同意を得たとします。

その名簿に、まったく別の事業の案内を送るのは範囲を外れます。

実際、配信する内容に変更がなければ同意を取り直す必要はないとされています。

逆に言えば、内容が変わっているなら確認が必要ということです。

5年の間に事業の中身が変わっていれば、この点を検討します。

期間ではなく、内容の一致で判断するのが正しい捉え方になります。

何年経ったかではなく、何に同意してもらったかを見ます。

合併や社名の変更があった場合

会社が合併したり、社名が変わったりした場合はどうなるでしょうか。

この場合も、同意を取り直す義務があるとまでは言われていません。

ただし、変更があった旨を通知することが望ましいとされています。

相手は、同意した会社とは別の名前でメールを受け取ることになります。

知らない会社からのメールとして扱われ、迷惑メールに振り分けられる恐れもあります。

最初の配信で、経緯を短く説明しておくのが実務的な対応です。

事業を譲り受けた名簿

事業の譲渡で名簿を引き継ぐ場合は、より慎重な確認が必要です。

同意は、元の会社に対して与えられたものです。

譲渡の契約に名簿の扱いが含まれているかを確認します。

あわせて、同意の記録も一緒に引き継げているかを見ます。

記録がなければ、譲り受けた側では同意を証明できません。

この確認は、譲渡の交渉の段階で済ませておくべき項目です。

記録の保存には義務がある

同意そのものに期限はありませんが、記録の保存については義務が定められています。

保存すべきものは2つの形のいずれかです。

1つは、同意を受けた時期と方法、その他の状況を示す記録です。

もう1つは、アドレスの一覧に加えて、同意を取得したときの定型的な事項です。

書面で得たなら書面に記載した定型的な事項、フォームで得たならその画面に表示した事項です。

つまり、いつ、どうやって、何を説明して同意を得たかが分かる状態にしておく必要があります。

展示会で名刺を交換しただけの場合、この記録が残っていないことがあります。

その場合、同意を得たと言えるかどうかが問題になります。

名刺の交換それ自体が、メールの配信への同意を意味するわけではありません。

説明を添えて同意を得た記録があるかどうかが、判断の分かれ目になります。

フォームでの取得の記録

フォームで同意を得た場合、記録として残すべきものが複数あります。

送信の日時、入力されたアドレス、そして当時の画面に表示していた文言です。

3つ目が見落とされがちです。文言は後から変えることがあります。

変更した場合、いつの時点でどの文言だったかが分からなくなります。

文言を変えるたびに、変更の日付とともに旧版を保管します。

この保管がないと、数年後に同意の内容を説明できません。

保存の期間

記録の保存の期間も定められています。

広告や宣伝のメールを最後に送った日から起算して、1か月を経過する日までとされています。

つまり、送り続けている間は保存し続ける必要があります。

配信を止めてから1か月は残し、その後は削除して構いません。

なお、行政から措置命令を受けた場合は、より長い期間の保存が必要になります。

実務としては、配信している名簿の記録は消さない運用にしておくのが安全です。

記録が残っていない名簿の扱い

実務で最も困るのが、記録が残っていない名簿です。

何年も前に集めたもので、どういう説明をして同意を得たか分からない状態です。

この場合、選べる方法は3つあります。

1つ目は、配信しないという判断です。最も安全ですが、名簿が使えなくなります。

2つ目は、改めて同意を得る配信を行う方法です。

ただし、その配信自体が広告のメールに当たる可能性があります。

3つ目は、取引の関係があるかを確認する方法です。

過去に取引があった相手や、名刺を直接交換した相手には、例外が認められる場合があります。

いずれにしても、法務や専門家に確認したうえで判断する領域です。

判断に迷う名簿を、確認せずに配信するのは避けます。

特に、外部から購入した名簿は扱いに注意が必要です。

購入した名簿には、配信への同意を得た証拠がありません。

件数が多くても、使えない名簿として扱うのが安全です。

名簿の状態	判断の方向	留意点
同意の記録がある	内容が同じなら配信できる	内容が変わっていれば範囲を確認する
記録がないが名刺交換した	例外の適用を検討する	交換の事実を示せるか確認する
入手の経路が不明	配信しない	取り込む前に経路を確かめる
購入した名簿	配信しない	同意を得た証拠がない

法令を満たすことと成果は別

法令上の問題がないとしても、送るべきかは別の判断になります。

5年前の名簿には、いくつかの実務上の問題があります。

まず、担当者が異動または退職している可能性が高いことです。

BtoBでは、3年で担当が変わることが珍しくありません。

送っても届かないアドレスが大量に混ざります。

届かないメールが多いと、送信元としての評価が下がります。

その結果、正常なアドレスへの到達率も落ちることになります。

これは、名簿を増やしたことで全体の成果が下がる状態です。

次に、相手が自社を覚えていない可能性があります。

覚えていない相手からのメールは、迷惑メールとして報告されやすくなります。

報告が増えると、これも送信元の評価に影響します。

法令を満たしていても、送るほど損をする名簿は存在します。

到達率が落ちる仕組み

なぜ届かないメールが多いと評価が下がるのでしょうか。

受信する側は、正当な送信元かどうかを行動から判断しています。

存在しないアドレスに大量に送る動きは、名簿を機械的に集めた送信元の特徴です。

迷惑メールの送信元と同じ振る舞いに見えてしまいます。

その結果、正常なアドレスへのメールも迷惑メールに振り分けられます。

この状態から回復するには、数か月かかることがあります。

送る前に確かめる手順

古い名簿を使う場合の手順を整理します。法令の確認と実務の確認を分けて進めます。

この5工程のうち、4番目と5番目が実務上の要点です。

法令を満たしていても、送り方を誤れば全体の到達率を損ないます。

古い名簿は、必ず段階的に扱います。

送る順番を決める

段階的に送る場合、どの順番で送るかも判断できます。

最近接点があった相手から順に送るのが、最も安全な進め方です。

直近1年、2年、3年以上前という区分で並べます。

新しい順に送れば、初期の反応が良くなります。

初期の反応が良いと、送信元としての評価が保たれます。

その状態で古い分に進めば、影響を抑えられます。

届かないアドレスを先に除く

古い名簿では、無効なアドレスの割合が高くなります。

退職によるアドレスの廃止、ドメインの変更、会社の解散などが原因です。

これらに送ると、届かなかったという応答が返ってきます。

この応答が多いと、送信元としての信用が下がります。

そのため、送る前に検証する工程を入れます。

アドレスの有効性を確認する仕組みが、外部の道具として提供されています。

実際に送信せずに、届く見込みがあるかを判定できます。

完全に正確ではありませんが、明らかに無効なものは除外できます。

この工程を入れるだけで、届かない割合を大きく下げられます。

費用は1件あたり数円程度です。数百件なら数千円で済みます。

数千円の費用で、到達率の低下という数か月分の損失を防げます。

費用対効果としては、迷う余地のない投資です。

ドメインごとに確認する

検証の道具を使わない場合でも、確認できることがあります。

名簿をドメインで並べ替え、その会社が今も存在するかを見ます。

合併や社名の変更でドメインが変わっている場合、そのドメインのアドレスはすべて無効です。

数十社のドメインを確認するだけで、数百件を除外できることがあります。

会社が存続しているかは、検索すればすぐ分かります。

手作業でも、1時間ほどで一巡できる規模です。

最初の1通に何を書くか

久しぶりに送る場合、最初の1通の書き方が結果を左右します。

いきなり商品の案内を送ると、覚えていない相手からは迷惑メールとして扱われます。

最初の1通では、経緯を短く説明します。

いつ、どこで接点があったかを1行で書きます。

「2021年の展示会でご挨拶させていただきました」といった形です。

これがあるだけで、相手の警戒が下がります。

あわせて、配信を止める方法を分かりやすく示します。

解除の案内が目立つ位置にあると、迷惑メールとして報告される割合が下がります。

報告されるより、解除してもらったほうが損が小さくなります。

解除しやすくすることが、送信元の評価を守ることにつながります。

この最初の1通は、成果を求めるものではありません。関係を復旧させる通です。

配信の頻度も伝える

経緯の説明とあわせて、今後の頻度も伝えます。

「月に1回程度お送りします」と書いておけば、相手が予測できます。

予測できないメールは、迷惑メールとして扱われやすくなります。

頻度を示すことは、相手に判断の材料を渡すことです。

多すぎると感じた相手は、その場で解除します。

後から報告されるより、先に解除してもらうほうが損が小さくなります。

解除の割合をどう見るか

古い名簿への配信では、解除の割合が高く出ます。これは想定しておくべき数字です。

通常の配信での解除は、1パーセントを下回ることが多くあります。

古い名簿では、数パーセントに達することがあります。

この数字自体は、悪いことではありません。

関心のない相手が抜けることで、名簿の質が上がります。

問題になるのは、迷惑メールとして報告される割合です。

解除は相手の意思表示ですが、報告は送信元への否定的な評価として記録されます。

報告の割合が高いと、他のアドレスへの到達にも影響します。

目安として、報告の割合が0.1パーセントを超えたら配信を止めて見直します。

この数字は、多くの配信の仕組みで確認できます。

止めた後の対処

報告が多くて配信を止めた場合、その後の対処があります。

まず、その名簿の残りには送らない判断をします。

次に、しばらく配信の量を落として、評価の回復を待ちます。

普段の配信も、数週間は控えめにするほうが安全です。

回復には数週間から数か月かかります。焦って送り直すと悪化します。

この期間があることを見込んで、古い名簿は慎重に扱います。

段階的に送る意味

100件ずつ送る意味は、この数字を確認するためです。

全件に一度で送ってしまうと、問題が起きても止められません。

最初の100件で報告が多ければ、残りは送らない判断ができます。

段階を分ける間隔は、数日おきが目安です。

報告や解除は、配信から数日かけて発生します。

翌日に次の100件を送ると、判断の材料が揃う前に進めてしまいます。

名簿を分けて管理する

古い名簿と現行の名簿を、同じ扱いにしないことが重要です。

混ぜてしまうと、届かないアドレスが全体の数字を汚します。

配信の仕組みで、名簿を区分して管理します。

取得した時期と経路で区分するのが実務的な分け方です。

「2021年展示会」「2023年資料請求」といった区分です。

この区分があれば、経路ごとの成果も比べられます。

どの経路から得た名簿が反応が良いかが分かり、次の施策の判断に使えます。

また、問題が起きたときに範囲を特定できます。

報告が急に増えた場合、どの区分から来たかが追えます。

区分せずに1つの名簿にまとめると、この追跡ができません。

反応がない相手を外す

区分して管理すると、反応の有無も見えてきます。

1年以上、一度も開いていない相手が一定数います。

この相手を配信の対象から外す判断も必要になります。

開かない相手に送り続けると、全体の到達率が下がります。

外す前に、最後の1通で意思を確認する方法もあります。

「今後も受け取るか」を聞き、反応がなければ外します。

取得の時点で記録を残す

古い名簿で困る根本の原因は、取得の時点で記録を残していないことです。

これから集める分については、記録を残す形にできます。

フォームで得る場合は、同意の文言と取得の日時を保存します。

多くのフォームの仕組みで、この記録を残す設定があります。

展示会で名刺を集める場合は、その場で説明した内容を記録します。

受付の用紙に配信への同意の欄を設ければ、記録として残ります。

口頭での説明だけでは、後から証明できません。

あわせて、同意の文言そのものも保管します。

文言を変更したときは、変更の日付とともに旧版も残します。

いつの時点でどんな説明をしていたかを、後から辿れる状態にします。

この記録が、数年後に名簿を使えるかどうかを決めます。

記録の保管の形

記録は、配信の仕組みの中に残す形が最も扱いやすくなります。

アドレスと同じ場所に、取得の日時と経路と同意の文言を持たせます。

項目として持たせておけば、後から検索できます。

別の場所に保管すると、突き合わせる作業が発生します。

仕組みに項目を追加できない場合は、表計算で管理します。

その場合も、アドレスを鍵にして紐づけられる形にします。

やりがちな失敗

古い名簿を扱うときの失敗をまとめます。

• 経路を確認せずに名簿を取り込む：購入した名簿が混ざっていると、同意の証拠がない状態になる
• いきなり全件に配信する：届かない応答と報告が集中し、到達率が急落する
• 現行の名簿と混ぜて管理する：問題が起きたときに範囲を特定できない
• 最初の1通で経緯を説明しない：覚えていない相手から迷惑メールとして報告される
• 解除の案内を目立たない位置に置く：解除ではなく報告を選ばれ、評価が下がる

2つ目が、最も損害の大きい失敗です。

到達率が下がると、現行の名簿への配信も届かなくなります。

古い名簿を使ったことで、既存の成果を失う形になります。

回復には数か月かかることもあります。慎重に進める理由がここにあります。

運用の決めごと

名簿を扱う際の決めごとを整理します。

• 名簿を取り込む前に、入手の経路と時期を必ず確認する
• 経路が不明な名簿は配信しない。取り込みもしない
• 取得の時点で、同意の文言と日時を記録として残す
• 古い名簿は区分して管理し、現行の名簿と混ぜない
• 配信は100件ずつ。報告の割合を見てから次を送る

この5つを決めておけば、法令と実務の両面で安全に扱えます。

特に3番目は、今から始めれば数年後に効いてきます。

記録を残す運用は、名簿の寿命を延ばす投資になります。

フォームの設定に1つ項目を足すだけで、後から証明できる状態が作れます。

過去の分は取り返せませんが、これからの分は記録を残せます。

展示会や資料請求のたびに記録を残す運用を作れば、3年後には資産になります。

今の一手間が、将来使える名簿を作ります。

実務での目安

判断のための目安を示します。

• 同意の記録がなく経路も不明な名簿は、配信の対象から外す
• 配信の前にアドレスの有効性を検証する。1件あたり数円で済む
• 配信は100件ずつ、数日おきに段階的に進める
• 迷惑メールとしての報告が0.1パーセントを超えたら止めて見直す
• 名簿は取得の時期と経路で区分して管理する

この範囲で進めれば、大きな事故は避けられます。

古い名簿は、資産に見えて負債になることがあります。

件数を増やすことより、届く名簿を保つことに価値があります。

使わない判断も選択肢

確認の手間と、得られる成果を比べる視点も必要です。

数百件の古い名簿を整えるのに数日かかるとします。

その数日を、新しい名簿を集める施策に使う選択もあります。

古い名簿から得られる反応は、通常より低い水準になります。

労力に見合わないと判断するなら、使わない選択も合理的です。

この判断を、感情ではなく数字で行います。

よくある質問

同意を得てから何年経つと無効になりますか

法令に有効期間の定めはありません。したがって、年数で無効になることはありません。判断すべきなのは、配信する内容が同意を得たときの説明の範囲に収まっているかどうかです。事業が変わっている場合は確認が必要になります。

名刺を交換した相手には送ってよいですか

名刺の交換それ自体が、配信への同意を意味するとは限りません。取引の関係がある場合など、例外が認められる場合もあります。判断に迷う場合は、法務や専門家に確認してください。交換の際に配信の説明をした記録があれば、より確実になります。

同意の記録はどこまで残せばよいですか

いつ、どんな方法で、何を説明して同意を得たかが分かる状態にします。フォームで得た場合は、当時の画面に表示していた文言も含みます。保存の期間は、最後に配信した日から1か月を経過する日までとされています。実務では、配信を続ける間は残す運用が安全です。

解除された相手の記録は消すべきですか

解除の意思を記録として残す必要があります。消してしまうと、再び名簿に入ってしまう恐れがあります。多くの配信の仕組みでは、解除した相手を配信の対象外として保持する機能があります。この機能を使ってください。

古い名簿を使わずに済ませる方法はありますか

既存の顧客や、直近1年以内に接点があった相手への配信に集中する方法があります。件数は少なくても、反応の率は高くなります。古い名簿を無理に使うより、新しく取得する経路を作るほうが結果的に効率的な場合が多くあります。

まとめ

法令に同意の有効期間の定めはありません。年数だけで無効になることはありません。

判断すべきなのは、配信する内容が同意の範囲に収まっているかです。

記録の保存には義務があります。いつ、どうやって同意を得たかを残しておく必要があります。

そして、法令を満たしていても送るべきかは別の判断です。

届かないアドレスを先に除き、100件ずつ段階的に送ります。

古い名簿は、件数だけを見れば資産に見えます。しかし扱いを誤れば、現行の名簿への到達まで損なう負債になります。

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