顧客リストを広告に使う5工程｜同意と手順を確かめる

自社には数千件の顧客の情報があります。広告に使えると聞いて確認したところ、同意の扱いが決まっていませんでした。これは個人データの提供に当たる整理になります。手順を確認します。

リストがあるのに使えない

まず、よくある状況を確認します。

多くの会社が、顧客の連絡先を保有しています。広告に使える仕組みがあると知り、活用を検討します。

ところが、同意の扱いを確認すると使えない場合があります。

集めた時点で、広告への利用を伝えていないためです。

伝えていなければ、同意を得ていません。

同意がなければ、使えません。

この確認を飛ばすと、法令の面で問題になります。

後から指摘を受ける可能性があります。

そのため、着手の前に確認します。

確認の対象は、方針の文書です。

加えて、集めた時点の文面です。

どちらも保存されているかを見ます。

保存されていなければ、確認できません。

その場合は、同意を得直す必要があります。

得直す方法もあります。

後の節で扱います。

先に、仕組みの中身を整理します。

何が起きているかを理解しないと、判断できません。

次に、法令の整理を確認します。

最後に、5工程の手順としてまとめます。

仕組みの説明から始めます。

顧客リストの広告とは

仕組みを確認します。

この仕組みでは、自社の連絡先を媒体に渡します。媒体は、自社が持つ利用者の情報と突き合わせます。

一致した相手に、広告を表示できるようになります。

渡す情報は、主にメールアドレスと電話番号です。

氏名や住所を含む場合もあります。

渡す際は、変換された形になります。

元の文字列に戻せない形式です。

ただし、突き合わせができる形である点が重要です。

同じ変換をかければ、一致が判定できます。

つまり、個人を識別する機能は残っています。

この性質が、法令の整理に影響します。

用途は、いくつかあります。

既存の顧客に広告を出す用途です。

逆に、既存の顧客を除外する用途もあります。

新規の獲得を目的とする場合に使います。

似た性質の人に広げる用途もあります。

リストを元に、対象を拡張する仕組みです。

どの用途でも、渡す作業は同じです。

そのため、同意の要件も同じになります。

用途によって、要件が変わるわけではありません。

この点を、最初に押さえます。

第三者提供という整理

法令の位置づけを確認します。

この仕組みの利用は、外部への個人データの提供として整理されます。自社の情報と媒体の情報を突き合わせるためです。

そのため、原則として本人の同意が必要になります。

方針の文書などで同意を得ていない場合、利用できません。

この点は、暗号化の有無とは別の問題です。

変換された形で渡されるとしても、同意は必要です。

中身が読める形でないことが、同意を不要にするわけではありません。

整理の仕方には、もう一つの型があります。

委託として整理する方法です。

その場合は、提供先で本人の同意を得る形になります。

どちらの型を取るかは、契約と運用の実態で決まります。

判断には、法務の確認が必要です。

自社だけで決めない領域です。

業種によって、追加の規制がある場合もあります。

医療や金融などが該当します。

その場合は、より慎重な確認が必要になります。

確認の記録も残します。

誰が、いつ、どの整理で判断したかです。

記録がなければ、後から説明できません。

この記録は、担当が変わったときにも使えます。

同じ検討を繰り返さずに済みます。

必要な対応の型

対応の選択肢を整理します。

利用するには、いくつかの対応が必要です。整理の型によって、対応が変わります。

提供として整理するか、委託として整理するかです。

整理の型	必要な対応	運用の注意
第三者提供として整理	原則として本人の同意を得て提供する	提供先の利用目的の範囲内で扱われる必要がある
委託として整理	提供先で本人の同意を取得する等の対応	委託の範囲と監督の実態が問われる
いずれの場合も	方針の文書への記載と、記録の保存	記載がなければ利用できない

表のとおり、どちらの型でも記載が前提になります。

記載がなければ、利用できません。

記載の内容も、具体である必要があります。

広告の配信に使うことが読み取れる書き方にします。

販促に使う、という表現だけでは不十分になる場合があります。

外部の事業者に提供することも書きます。

提供先の範囲も示します。

媒体の名前を列挙する方法もあります。

その場合、媒体を追加するたびに更新が必要です。

種類で示す方法もあります。

どちらにするかは、法務と相談します。

記載の変更は、既存の顧客にも伝えます。

方針を変えた場合の通知です。

通知の方法も、あらかじめ決めておきます。

メールでの案内が一般的です。

この手順を、社内の規程に含めます。

次の節で、記載の作り方を見ます。

方針の文書への記載

記載の中身に入ります。

方針の文書には、利用の目的を書きます。広告の配信に使うことを含めます。

外部の事業者への提供についても、あわせて記載します。

書く場所は、利用の目的の項目です。

提供の項目にも、対応する記述を置きます。

2か所に分かれることが多くなります。

読む人が探せる構成にします。

長い文書では、見出しで整理します。

表現は、具体にします。

マーケティングのため、という表現だけでは範囲が不明確です。

どの手段に使うかを示します。

更新の履歴も残します。

いつ、何を変えたかを記録します。

過去の版も保存します。

どの版で同意を得たかを確認できるようにします。

この保存が、後の確認で必要になります。

記載の確認は、法務と行います。

自社の判断だけで進めません。

外部の専門家に確認する場合もあります。

費用はかかりますが、後の是正より安く済みます。

確認の記録も、あわせて残します。

公開の場所も決めておきます。

方針の文書は、探せる位置に置きます。

サイトの下部からたどれる形が一般的です。

問い合わせの画面からも、直接開ける形にします。

読まずに同意した状態を作らない設計にします。

開かなくても同意できる形は、後で争点になります。

要点を短く示す方法もあります。

全文とは別に、概要を添える形です。

同意をいつ取るか

取得の時期です。

同意は、情報を集める時点で取ります。後から取るより、確実です。

問い合わせや資料の申込の画面で、方針への同意を求める形です。

画面には、方針への案内を置きます。

読める状態にしておくことが条件です。

小さく表示するだけでは、同意として弱くなります。

既に集めた情報については、得直す必要があります。

方針に記載がなかった時期の情報です。

得直す方法は、案内の送付です。

方針の変更を伝え、同意を求めます。

同意しない場合の手続きも示します。

この案内には、返答が少ない問題があります。

返答がない相手を、同意したと扱えるかは慎重な判断が必要です。

法務の確認が必要な領域です。

安全な運用は、明示的な同意がある相手だけを使う形です。

件数は減りますが、後の問題を避けられます。

同意の記録も残します。

日時、経路、同意の文面です。

この3点があれば、根拠を示せます。

記録の保存の期間も決めます。

社内の規程に沿った期間にします。

使えるリストと使えないリスト

線引きを明確にします。

手元にあるリストは、すべて使えるわけではありません。取得の経緯によって判断が変わります。

同意を得て集めた情報は、記載の範囲で使えます。

使えないのは、経緯が不明な情報です。

いつ、どこで集めたかが分からない情報です。

古い名簿や、引き継いだ資料が該当します。

外部から購入した情報も、慎重な判断が必要です。

提供元が同意を得ているかを確認します。

確認できなければ、使いません。

催しで集めた名刺も、経緯を確認します。

その場で目的を伝えていたかです。

伝えていなければ、範囲が限られます。

既存の取引先の情報も同じです。

契約の中で得た情報は、目的が限定されます。

広告への利用が含まれるかを確認します。

判断がつかない情報は、使わない選択が安全です。

使える情報だけで運用を始めます。

その上で、新しく集める情報から整えます。

時間が経てば、使える件数が増えます。

急いで使うより、確実な形を作ります。

この判断も、記録に残します。

リストの作り方

実務の作業に入ります。

渡すリストは、決められた形式で作ります。形式が違うと、突き合わせができません。

項目ごとに、表記を揃える必要があります。

メールアドレスは、大文字と小文字を統一します。

前後の空白も除きます。

電話番号は、国番号の扱いを確認します。

記号やハイフンの有無も、指定に従います。

この整形を誤ると、一致する件数が減ります。

減った原因が分からず、効果がないと判断されます。

そのため、整形の手順を文書にします。

表計算の関数で処理できる範囲です。

手作業で直すと、揺れが残ります。

重複の除去も行います。

同じ相手が複数の行にある場合です。

除去しないと、件数が正しく数えられません。

退会や解除の相手も除きます。

配信を止めた相手が含まれていることがあります。

この確認を、手順に入れます。

作成した日も記録します。

いつの時点の情報かが分かるようにします。

この記録が、更新の判断に使えます。

作業を行う場所も決めます。

個人の端末で整形すると、控えが残ります。

残った控えは、管理の対象から外れます。

共有の場所で作業し、終わったら消します。

この手順を、作業の記録に含めます。

誰が、どこで作業したかを残します。

持ち出しの記録としても機能します。

社内の規程に沿った形にします。

件数の目安と一致の率

運用の前提を確認します。

渡した件数のすべてが、対象になるわけではありません。媒体側に情報がある相手だけが一致します。

一致する率は、リストの性質によって変わります。

個人の連絡先が多いリストでは、率が高くなります。

会社の代表の連絡先が多い場合は、率が下がります。

媒体の利用者と結び付かないためです。

そのため、業務向けのリストでは効率が落ちます。

この前提を、期待値として共有します。

共有しなければ、効果がないと判断されます。

媒体によっては、最低の件数の要件があります。

一致した件数が一定を下回ると、配信されません。

個人が特定されることを防ぐ仕組みです。

そのため、小さいリストでは使えません。

要件の件数は、媒体の案内で確認します。

変更される場合もあります。

件数が足りない場合は、リストをまとめます。

複数の条件を1つにする形です。

ただし、対象が広がると効果が薄まります。

この釣り合いを、記録から判断します。

最初は大きい単位で始めます。

件数が増えてから、細かく分けます。

除外に使う用途

用途の1つ目です。

リストは、対象にするだけでなく除外にも使えます。既存の顧客に広告を出さない設定です。

新規の獲得を目的とする配信では、この設定が効きます。

既存の顧客に表示しても、新規にはなりません。

費用が無駄になります。

除外すれば、その分が新規に回ります。

解約した相手の扱いも決めます。

再び獲得する対象と考えるか、除外するかです。

解約の理由によって、判断が分かれます。

価格の理由なら、条件が変われば戻る可能性があります。

合わなかった場合は、除外が適切です。

この区別を、リストの段階で行います。

除外の用途でも、同意の要件は同じです。

渡す作業が同じであるためです。

この点を誤解しないようにします。

除外だから同意が不要、とはなりません。

除外のリストも、更新が必要です。

新しく契約した相手を追加します。

追加しなければ、広告が表示され続けます。

更新の頻度も決めておきます。

月に1度が目安になります。

似た人に広げる用途

用途の2つ目です。

リストを元に、似た性質の人へ広げる仕組みもあります。元のリストの質が、結果を決めます。

優良な顧客だけのリストを元にすると、精度が上がります。

すべての顧客を混ぜると、性質が散ります。

そのため、条件で絞ったリストを作ります。

継続の期間が長い相手や、取引の額が大きい相手です。

絞る条件は、自社の定義で決めます。

定義がなければ、絞れません。

優良な顧客の定義を、先に決めておきます。

この定義は、他の場面でも使えます。

営業の対象の選定などです。

広げる範囲も、設定で調整できます。

狭くすると、精度が上がり件数が減ります。

広くすると、件数が増え精度が落ちます。

最初は狭い設定から始めます。

結果を見て、広げるかを決めます。

この用途でも、同意の要件は同じです。

元のリストを渡す作業が含まれます。

確認を省略しないようにします。

記録も、他の用途と同じ形で残します。

広げた先の質も確認します。

件数が増えても、問い合わせにつながらない場合があります。

その場合は、元のリストの条件を見直します。

優良な顧客の定義が、実態と合っていない可能性があります。

定義は、成果から逆算して調整します。

継続の期間だけでなく、紹介の有無も条件に入る場合があります。

この調整は、半年ごとで足ります。

短い期間では、件数が集まりません。

更新の頻度と管理

運用を続ける形にします。

リストは、作った時点の情報です。時間が経つと、実態と合わなくなります。

更新の頻度は、月に1度が目安になります。

新しく契約した相手を追加します。

解約した相手を移します。

配信を止めた相手を除きます。

この作業を、定期の業務に入れます。

入れていなければ、更新は行われません。

担当も決めておきます。

兼任でも構いませんが、明示します。

作業の手順も文書にします。

整形の方法と、確認の項目です。

手順があれば、担当が変わっても続きます。

自動で更新する仕組みもあります。

顧客の管理の仕組みと連携する形です。

その場合も、同意の状態を反映させます。

同意していない相手が含まれないようにします。

この確認を、連携の設計に入れます。

入れていないと、自動で問題が生じます。

手作業より、確認が重要になります。

設定の記録も残しておきます。

やりがちな失敗

避けたい形を挙げます。

この仕組みでつまずく箇所は、決まっています。どれも確認の順序の問題です。

• 暗号化されるから同意は不要だと判断して利用する
• 方針の文書に記載がないまま、既存のリストを渡す
• 経緯が不明な古い名簿を、そのまま使う
• 除外の用途だから同意は要らないと考える（渡す作業は同じ）
• 整形の手順を決めず、手作業で表記を直して一致の率を下げる

特に多いのが、1つ目です。

変換された形で渡ることが、安心につながります。

しかし、突き合わせの機能は残っています。

2つ目は、確認を飛ばした場合に起きます。

記載の確認は、着手の前に行います。

4つ目は、用途による誤解です。

渡す作業が同じであれば、要件も同じです。

5つ目は、効果の判断を誤らせます。

社内の承認と記録

進める体制の話です。

この仕組みの利用は、担当者だけで決められません。法令に関わる判断が含まれます。

承認の経路を、先に決めておきます。

法務の確認と、責任者の承認です。

業種によって、追加の確認が必要な場合もあります。

確認の内容も定型にします。

毎回同じ確認を繰り返さずに済みます。

記録に残す項目も決めます。

整理の型、確認した日、確認した人です。

加えて、渡したリストの内容と件数です。

いつ、どのリストを渡したかを追えるようにします。

問い合わせがあった場合に、説明できます。

説明できなければ、対応が遅れます。

記録の場所も決めておきます。

広告の運用の記録と同じ場所が便利です。

分かれていると、探せません。

見直しの時期も決めます。

年に1度、方針と運用の整合を確認します。

媒体の仕様が変わる場合もあります。

その際に、整理の型を再確認します。

この確認を、定期の業務に入れます。

進める5工程

手順にまとめます。

初めて利用する場合は、この順番で進めます。確認を先に済ませることが要点です。

• 方針の文書に、広告の配信に使うことと外部への提供が記載されているか
• 同意を得た記録（日時・経路・文面）が保存されているか
• 使うリストの取得の経緯が明確か（経緯が不明な名簿を含めていないか）
• 整形の手順が文書になっているか（表記の統一・重複の除去・解除者の除外）
• 法務の確認と責任者の承認を経ているか

• 変換された形で渡されても、突き合わせができるため同意が不要になるわけではない
• 除外や拡張の用途でも、リストを渡す作業は同じであり要件も同じ
• 媒体には一致した件数の下限があり、小さいリストでは配信されない場合がある

この5工程は、確認の段階が最も時間を取ります。

2週間から1か月を見込みます。

よくある質問

暗号化して渡すのに、なぜ同意が必要なのですか

元の文字列に戻せない形でも、同じ変換をかければ突き合わせができます。つまり、個人を識別する機能は残っています。そのため、外部への個人データの提供として整理され、原則として本人の同意が必要になります。暗号化は安全のための措置であり、同意の要否とは別の論点です。

既存のリストを使うために、同意を得直せますか

方針の変更を案内し、同意を求める方法があります。ただし、返答がない相手を同意したと扱えるかは慎重な判断が必要です。安全な運用は、明示的な同意がある相手だけを使う形です。件数は減りますが、後の是正より負担が小さくなります。

除外の用途だけなら手続きは軽くなりませんか

軽くなりません。除外の用途でも、自社のリストを媒体に渡す作業は同じです。渡す作業が同じであれば、法令上の整理も同じになります。用途によって要件が変わるという理解は、誤りにつながります。

まとめ

自社の顧客リストを広告に使う仕組みは、連絡先を媒体に渡して突き合わせるものです。この利用は、外部への個人データの提供として整理されます。そのため、原則として本人の同意が必要で、方針の文書に記載がなければ利用できません。

変換された形で渡されるとしても、同じ変換をかければ突き合わせができます。つまり識別の機能は残っており、暗号化は同意を不要にしません。除外や拡張の用途でも、渡す作業は同じであるため要件も同じです。

進める順番は、方針と過去の文面の確認、整理の型の決定と法務の確認、使えるリストの抽出、形式の統一、月次の更新と記録です。判断がつかない情報は使わない選択が安全です。使える情報だけで始め、新しく集める情報から整えます。

※本記事にはAIが活用されています。編集者が確認・編集し、可能な限り正確で最新の情報を提供するよう努めておりますが、情報の完全性、正確性、最新性、有用性等について保証するものではありません。本記事の内容に基づいて行動を取る場合は、読者ご自身の責任で行っていただくようお願いいたします。