コワーキングスペースに届く見学・利用の問い合わせを Zapier で受け、用途を整理して合う会員プランと見学の案内を返信の下書きにする

処理の起点を決める

Google フォームに回答が届いたら、New Form Response で Zap を動かします。 フォームの ID を指定するだけで、メールのフィルタやラベルは要りません。回答の欄の値が、そのまま Zap の項目として届きます。

フォームを直接のメールの入口にもしません。 直接届くメールは担当が読み、必要なら担当がフォームに代わりに入力します。入口を1つにしておくと、記録と下書きの形がそろいます。

夜間と休日の問い合わせも、届いた時点で下書きになります。 担当が朝に開くと下書きがそろっていて、プラン表を開く時間が要りません。

入力データを集める

質を決めるのは、用途の型の説明です。 型は5つに決めます。「短時間・不定期の作業」「平日の日中の作業」「時間を選ばない作業」「チームの拠点」「住所だけ使いたい」です。型ごとに、典型の使い方と、勧めるプランの順を書きます。「週3日・午前だけ」はどの型かのように、迷う例も書いておきます。

フォームの欄を、型を決めやすい形に直します。 頻度を自由記入にすると「たまに」「けっこう使う」と書かれます。週の日数は選択肢、時間帯は「朝・昼・夜・深夜」の複数選択、住所利用は「希望する／しない／未定」にします。自由記入の欄は残します。

データの取得方法を決める

プラン表は、拠点×用途の型で引けるように作ります。 型ごとに勧めるプランの順を表に持たせておけば、AIはプランを選ばず、表が返した上位2つを文面にするだけになります。料金を比べて選ぶ判断を、AIに持たせません。

空きの表には「直した日」の欄を持たせます。 担当が毎週月曜に空きを直し、直した日を書きます。直した日が8日より前なら、Paths で「空きは担当が確かめてご案内します」の道に入れます。 第3章の（d）を止める場所です。

AI by Zapier は、知識の元を1つのステップに20個まで付けられます。 Google ドキュメントは1つずつ加えるので、用途の型の説明、プランの説明、運営の手順書の3つを付けます。プラン表と空きの表は知識の元にせず、Zapier Tables から引いた値を入力として渡します。 表を知識の元にすると、どの行を読んだかが残りません。

AIへ渡す前に整形する

1. 種類と条件の取り出し（AI ①） … 見学・利用の相談かどうかと、目的・人数・頻度・時間帯・拠点・住所利用の希望を取り出し、用途の型を1つ選びます
2. 種類で分岐（Paths） … 相談でなければ、担当あての下書きにして止めます
3. 拠点の確かめ … 希望の拠点が空か「どこでも」なら、自宅や勤め先の最寄りを伺う一文を入れる印を付けます
4. プランの引き当て … 拠点×用途の型でプラン表を引き、上位2つを取ります。人数がプランの定員を超えれば外します
5. 空きの引き当て … 個室・固定席が候補なら空きの表を引き、直した日を確かめます
6. 住所利用の分岐（Paths） … 住所利用の希望が「希望する」か、AIが自由記入から拾った印があれば、手順書の段落を添える道に入れます
7. 重複の確かめ … 問い合わせの記録をメールアドレスで引き、30日以内に下書きを作っていれば、担当あてに前の記録を添えます

6番目は、フォームの欄とAIの取り出しの「どちらか」で入れます。 欄だけを見ると、自由記入に「法人登記もしたい」と書いた人を落とします。AIの取り出しだけを見ると、取り出し漏れのときに案内が抜けます。 2つを足し合わせて、漏れの少ない側に倒します。

7番目は、見学のあとに改めて問い合わせてくる人のためです。 見学を終えた人が別のプランを聞きに来たときに、初めての人と同じ案内を返すと、見学のときの話が伝わっていないと受け取られます。前の記録があれば、担当が見学のときのメモを見てから書き直します。

4番目で人数と定員を数字で比べます。 5人のチームに4人用の個室を案内しないためです。定員の比べ方をAIの文面に任せると、「4〜5名様向け」のような書き方に揺れます。

AIに処理させる

2つのステップに分けます。 ①は取り出しと用途の型、②は返信の文面です。

プランの案内は、用途に合う点から書かせます。 料金表の写しから始めると、問い合わせた人は値段だけで比べます。「平日の日中に週3日なら、平日昼の月額会員のほうがドロップインを3日使うより…」のような比べ方は、表の値を使って担当が書き足します。 AIに料金の比較の計算をさせません。

法人の相談では、個人と案内する中身が変わります。 会社名の欄が埋まっていて住所利用を希望するときは、手順書の段落のうち法人の場合の書類と、取引の担当者の確認の部分を添えます。どの部分を添えるかは、AIに選ばせず、会社名の欄の有無で Paths を分けて、段落そのものを差し替えます。

4行目がいちばん大事です。 手順書の本人確認の段落を、AIは「ご本人様確認のため、身分証をお持ちください」のように短く丸めます。 丸めると、法人で要る書類や、写真の無い書類のときの追加の対応が抜けます。段落ごと写させ、担当の確認の項目に入れます。

指示内容を固定する

返信の文面を作るステップ（②）の指示に、次のように書きます。

あなたはコワーキングスペースの見学の担当として、見学・利用の問い合わせへの
返信の下書きを作ります。送る前に担当が読みます。

【入力】
- 問い合わせの条件：目的、人数、週の日数、時間帯、希望の拠点、住所利用の希望
- 用途の型と、型の理由
- 候補のプラン（最大2つ）：プラン名、月額または日額、使える時間帯、会議室の利用、定員
- 空き（個室・固定席のとき）：空きの数、直した日、stale（直した日が古いか）
- address_service：yes／no（住所利用の手続きを添えるか）
- 見学の予約のページの URL
- 知識の元：プランの説明、運営の手順書

【本文の組み立て】
1. 問い合わせへのお礼を1文。
2. 候補のプランごとに、用途に合う点をプランの説明の言葉で1〜2文、
   料金と使える時間帯を入力の値のまま。
3. 個室・固定席のとき：空きの数と「○月○日時点」を書く。
   stale のときは「空き状況は担当が確認してご案内します」とだけ書く。
4. address_service が yes のとき：運営の手順書の「住所利用の契約のときの
   本人確認」の段落を、言葉を変えずにそのまま写す。
5. 見学の予約のページの URL と、見学で見られるもの（席、個室、会議室）を1文。

【厳守事項】
- 料金・時間帯・定員は入力の値だけを書いてください。プラン表に無い
  プランや割引を書かないでください。
- 料金の合計や、プランどうしの料金の比較を計算しないでください。
- 空いていると確定したように書かないでください。
- 住所利用の段落は、短くまとめたり言い換えたりしないでください。
- 住所利用や登記に使えるかどうかを、こちらで判断して書かないでください。
- 本文は600字程度（住所利用の段落を除く）。署名は入れないでください。

「短くまとめたり言い換えたりしない」を書かないと、手順書の段落を1行に縮めます。 AIは返信を読みやすくしようとして、長い段落を要約します。この段落は要約してはいけない段落だと、名指しで伝えます。

「住所利用や登記に使えるかを判断しない」も効きます。 自由記入に事業の内容が書かれていると、AIは「その事業でしたら問題なくご利用いただけます」と書き添えます。 契約のときの確認の前に可否を言ってしまうことになります。

出力形式を固定する

①の取り出しは、AI by Zapier の出力項目で次の形に決めます。 公式ページでは、出力項目ごとに名前・型・説明・必須かどうかを決めるとされています。

{
  "inquiry_type": "inquiry | member | sales_pitch | other",
  "purpose": "",
  "headcount": 1,
  "days_per_week": "1 | 2-3 | 4-5 | 6-7 | unknown",
  "time_slots": ["morning | daytime | evening | late_night"],
  "location": "",
  "address_service_mentioned": "yes | no | unknown",
  "use_type": "short_irregular | weekday_daytime | anytime | team_base | address_only | unclear",
  "use_type_reason": ""
}

1つ目の理由は、address_service_mentioned をフォームの欄と別に持てることです。 自由記入から拾った住所利用の希望を、欄の値と足し合わせて Paths の条件にします。

2つ目は、use_type でプラン表をそのまま引けることです。 型の値と拠点で Find Records を引き、勧めるプランの順を表から受け取ります。 unclear のときは、型を決めずに担当へ回す印にします。

3つ目は、headcount を定員と数字で比べられることです。 文章で比べると「4名程度」と「4名まで」の違いで判定が揺れます。

②の文面は、本文だけを返させます。件名は Zap の中で固定の文言に拠点の名前を差し込んで作ります。

システムへ連携する

Gmail には下書きだけを作ります。 公式のページで Create Draft は下書きのメールを作る操作です。送る操作（Send Email）は Zap に入れません。

予約のページには書き込みません。 見学の日時は、問い合わせた人が予約のページで選びます。下書きの段階で見学の枠を押さえると、送らなかった下書きの分だけ枠がふさがります。

人が確認する

担当が、すべての下書きを読んでから送ります。

1. 用途の型とプランを見比べる … use_type_reason を読み、型と候補のプランが問い合わせに合っているかを見ます
2. 空きを確かめる … 個室・固定席の案内があれば、空きの表をもう一度見ます
3. 住所利用の段落を確かめる … 手順書の段落が欠けずに入っているかを見ます
4. 料金の比べ方を書き足す … 必要なら、表の値を使ってプランどうしの比べ方を書きます
5. 送る … 送ったら、問い合わせの記録に送った日時を書きます

3番目を省かないでください。 住所利用の希望がある人への返信で段落が欠けていると、契約の当日に書類が足りず、手続きが止まります。 見るのは段落があるかどうかだけなので、時間はかかりません。

4番目は、プランが2つとも合うときに効きます。 「平日昼の月額」と「ドロップイン」のどちらが得かは、使う日数で変わります。表の値を使って担当が1行書き足すと、問い合わせた人が見学の前に考えをまとめられます。

目標は、200件をならして1件3分です。 下書きを読んで1〜2か所直して送るのに数分、型が unclear の問い合わせや法人のチームの相談は10分以上かかります。

例外に対処する

上から2行目は、AIに任せたくなるところです。 型が決まらない問い合わせに「とりあえず人気のプランを」と頼むと、合わないプランの案内が届きます。 unclear は月に一部なので、担当が使い方を伺うほうが見学につながります。

記録を残す

• 問い合わせの記録（回答の ID、受けた日時、種類、取り出した条件、用途の型と理由）
• プラン表と空きの表から引いた行と、空きの表の直した日
• 住所利用の段落を添えたか
• 下書きを作った日時と、担当が送った日時
• 担当が型やプランを直した記録（どの型から、どの型に直したか）
• 見学の予約が入ったか、入会したか（担当が後で書き足す）

5つ目は、用途の型の説明を育てる材料になります。 担当が同じ種類の問い合わせで同じ直し方をしているなら、それは説明の文書に足すべき例です。

3つ目は、手順書を改めたときの確かめに使います。 法令や手順書の改正で住所利用の段落を直したら、直した日より前に送った案内を記録で拾い、 見学や契約の前の人には新しい案内を送り直すかを担当が決めます。