ホテルの支配人が毎月の運営会議に出す資料を、稼働・単価・口コミの集計から Copilot で前月との差と打ち手の説明の下書きにする

処理の起点を決める

月初に PMS の月の締めが終わり、支配人が運営のブックにデータを貼った時点を起点にします。 自動では動かしません。締めの前のデータで下書きを作ると、取消やノーショーの反映前の数字で文章ができてしまうからです。

本社の経営企画部は、毎月の第1営業日に Teams の運営会議のチャネルに「今月の資料の締切」を書き込みます。支配人はデータを貼ったら、Copilot の手順を決まった順に回します。 手順を毎回思い出さずに済むよう、指示の文面はブックの「手順」のシートに置き、写して使います。

順番は、テーマ付け → 式での件数の集計 → 支配人メモの記入 → 下書き、の4段で固定します。

3番目を4番目の後に回す支配人が出ます。 下書きを見てからメモを書くと、下書きの文に引きずられた事実がメモに入ります。 メモは下書きの前に、自分の記憶と手帳から書きます。

入力データを集める

質を決めるのは、支配人メモです。 差の数字は式で出ますが、なぜそうなったかは、支配人しか知りません。 「10/12〜14 近隣のアリーナでコンサート。直販の単価を上げた」「10/20 から3階の改装で30室を販売停止」のように、日付と事実だけを書きます。評価や推測は書かず、事実だけにするのが、下書きを直す時間を減らすこつです。

KPI のシートには、販売経路別・曜日区分別の差まで式で出しておきます。 Copilot に「どの販売経路が効いたか」を計算させず、差の表を読ませるだけにするためです。

稼働率の分母は、PMS の販売可能室数を使います。 改装や故障で客室を販売停止にした月は、総客室数で割ると稼働率が下がって見えます。販売停止の室数を分母から除くかどうかは本社で決め、12館で同じにします。 ここが館ごとに違うと、下書きの文がどれだけ整っていても12館を比べられません。

データの取得方法を決める

材料はすべて運営のブックの中に置き、Copilot には外を探させません。

公式のページでは、Copilot は別のブックからデータを取り込むこともできるとされていますが、この構成では使いません。参照するブックが毎月変わると、どの月のデータで書いたかが追えなくなるからです。前月の打ち手は、人が写します。

口コミの書き出しは、当月の投稿日のものに絞ってから貼ります。 前月分が混ざると、テーマの件数が二重に数えられます。

KPI のシートは、行と列の並びを12館で同じにします。 下書きにはセルの番地を添えさせるので、番地の意味が館ごとに違うと、経営企画部が照らせません。

この並びを本社が様式として配り、支配人には触らせません。 行を足したいときは本社に頼む決まりにします。

AIへ渡す前に整形する

1. 締めの確認 … PMS の月の締めが終わったことを確かめてから書き出します
2. 列の並びをそろえる … 「PMS日次」と「口コミ」は、貼る列の並びを様式で固定します。列がずれると KPI の式が誤った値を出します
3. 口コミの本文以外を除く … 書き込みに宿泊者の氏名や部屋番号が書かれていることがあります。本文の中の氏名・電話番号は、貼る前に伏せます
4. 英語・中国語・韓国語の口コミを分ける … 言語の列を足し、テーマ分けは言語にかかわらず日本語のテーマ名で付けさせます
5. ブックの写しを作る … 口コミのテーマ付けは編集を許すモードで行うため、作業用の写しで行い、確かめてから元のブックに貼ります

5番目を省かないでください。 編集を許すモードでは、Copilot がブックを直接変えます。公式のページでは利用者が変更を管理できるとされていますが、集計の式のあるブックで試すのは、写しにしてからにします。

AIに処理させる

させることは2つです。口コミの各行にテーマを付けること、そして差の説明と次の打ち手の案を下書きすることです。

テーマの一覧は、本社で1つに決めます。 一覧に無いテーマを Copilot に作らせないことで、12館の件数を同じ物差しで比べられます。

「迷いやすい例」の列を指示と一緒に置くのが、館ごとのぶれを減らすこつです。 同じ「タオルが足りない」が、ある館では清掃、別の館では設備に入ると、12館の件数を並べても比べられません。

2行目がいちばん起きやすい失敗です。 RevPAR が下がった月に、メモに何も書かれていなければ、Copilot は一般的な要因を並べて文を整えます。 指示で禁じ、要因の欄が空のときは「要因：未記入（支配人が記入）」と書かせます。

5行目は、口コミに「フロントの○○さん」と名前が出るためです。 公式のページでは、Microsoft は職場のやり取りから社員の業績・態度・内面などを推し量る用途に生成AIを使うことを制限しているとされています。口コミの扱いでも、個人の評価には踏み込ませません。

指示内容を固定する

口コミのテーマ付け（作業用の写しで、編集を許すモード）

「口コミ」のシートの各行に、次の2列を足してください。
- テーマ：清掃／客室の設備／朝食／接客／立地・アクセス／価格／騒音／その他 のうち1つ
- 向き：良い／悪い／どちらでもない
本文が複数のテーマにまたがるときは、いちばん長く書かれているテーマを選んでください。
一覧に無いテーマ名を作らないでください。
本文が無い行は、テーマを「その他」、向きを「どちらでもない」にしてください。
ほかの列とほかのシートは変えないでください。

差の説明と打ち手の案（編集しないモード）

あなたはホテルの支配人の、運営会議の資料づくりを手伝う担当です。
このブックの次のシートだけを使ってください。Webの情報は使わないでください。
- KPI：当月・前月・前年同月の稼働率、ADR、RevPAR と差、販売経路別・曜日区分別の差
- 口コミ集計：テーマごとの件数と平均の評価（式で数えたもの）
- 口コミ：本文、テーマ、向き
- 支配人メモ：当月に起きた事実
- 前月の打ち手：打ち手、担当、期限、進み具合

【書くもの】
1. 差の説明（前月比・前年同月比）
   - RevPAR の差を、稼働率の差と ADR の差のどちらが大きいかで書き分ける
   - 差の大きい販売経路と曜日区分を、KPI のシートの値で2つまで挙げる
   - 数字は必ずセルの値をそのまま引用し、引用したセルの番地を（ ）で添える
   - 要因は支配人メモに書かれた事実だけから書く。日付が重なるものだけを結び付ける
   - 支配人メモに当たる事実が無い差は「要因：未記入（支配人が記入）」とする
2. 口コミのまとめ
   - 口コミ集計の件数をそのまま使い、悪い向きの多いテーマを2つまで挙げる
   - それぞれ代表的な書き込みを2件まで、本文のまま引用する（氏名は伏せる）
3. 前月の打ち手の進み具合
   - 前月の打ち手を全件、進み具合のまま並べる。未着手を省かない
4. 次の打ち手の案
   - 3つまで。1・2で挙げた差か口コミのテーマのどれに対応するかを書く
   - 料金の変更や人員の配置を決めつけず、「検討する」形で書く

【守ること】
- 数字を計算しないでください。KPI と口コミ集計にない数字を書かないでください。
- 「市場の動向」「季節要因」「競合の影響」など、ブックに書かれていない要因を書かないでください。
- スタッフ個人の良し悪しを書かないでください。

「引用したセルの番地を添える」が、確認の時間を決めます。 番地があれば、支配人は数字を1つずつセルで照らせます。番地の無い数字が出たら、その数字はブックに無い数字として疑います。

「日付が重なるものだけを結び付ける」は、こじつけを防ぐためです。 何も言わないと、月のどこかで起きたことを月全体の差の要因として書きます。曜日区分別の差とメモの日付が重なるときだけ結び付けさせます。

出力形式を固定する

会議の資料の2〜4枚目に、そのまま貼れる形で受け取ります。 システムに渡すものではないので、JSON ではなく見出しの決まった文章にします。

【差の説明】
RevPAR は前月比 −820円（KPI!F8）。稼働率 −6.1ポイント（KPI!F6）、ADR +240円（KPI!F7）で、稼働率の低下が大きい。
・平日の法人：販売室数 −410室（KPI!F15）。要因：未記入（支配人が記入）
・週末の直販：ADR +1,900円（KPI!F22）。要因：10/12〜14 近隣のアリーナでコンサート、直販の単価を上げた（支配人メモ 3行目）
【口コミのまとめ】
悪い向きが多いテーマ：朝食 18件（口コミ集計!C4）、騒音 9件（口コミ集計!C8）
・「朝食の品数が以前より減った」
・「上の階の工事の音が朝から響いた」
【前月の打ち手】
・朝食の補充の時刻を見直す（料飲課長、10月末）…途中
・法人の契約先に年末の予約の案内（営業課長、10月20日）…未着手
【次の打ち手の案】
1. 平日の法人の減少について、上位の契約先の予約の動きを確かめる（差の説明の1つ目に対応）
2. 改装の工事の時間帯を、客室の案内に書き足すことを検討する（騒音に対応）
3. 朝食の補充の見直しを月内に終える（朝食に対応。前月からの継続）

見出しを固定するのは、12館の資料を同じ順で読めるようにするためです。 経営企画部は館ごとに同じ見出しを追えば、どの館で「要因：未記入」が多いかを一目で見られます。

「要因：未記入」をあえて残す形にしているのは、空欄が会議の論点になるからです。 支配人が埋められなかった要因は、会議で本社と一緒に考える項目になります。

システムへ連携する

PMS とはつながりません。 データの書き出しは支配人が行い、この構成から PMS の料金や在庫を変えることはありません。 打ち手の案は案のままで、料金を変えるかは支配人が PMS で決めます。

人が確認する

支配人は、下書きを次の順に確かめます。

1. 数字をセルで照らす … 下書きの数字を、添えられた番地のセルと1つずつ照らします。番地の無い数字は消します
2. 要因を確かめる … 支配人メモと結び付けた要因が、本当にその差の要因かを考えます。「未記入」の欄を埋めます
3. 口コミの引用を確かめる … 引用が本文のままか、氏名が伏せてあるかを見ます
4. テーマ付けを抜き取りで見る … 口コミのシートから20件ほどを抜き出し、テーマが妥当かを見ます
5. 打ち手を直す … 案を残すか、直すか、自分の打ち手に置き換えるかを決めます

1番目を省かないでください。 数字の取り違えは、会議の場で本社に指摘されるまで気づかれません。番地を添えさせているのは、ここを数分で終えるためです。

目標は、1館60分です。 内訳は、数字の照合に15分、要因の記入に20分、口コミと打ち手の手直しに25分を見込みます。

経営企画部も、受け取った資料を1つだけ確かめます。 「要因：未記入」が残ったまま出てきた差です。残っていること自体は問題ではなく、会議で一緒に考える項目として議題に載せます。 逆に、毎月「未記入」が1つも無い館は、メモに無い要因を支配人が後から書き足していないかを、ときどき聞きます。

例外に対処する

2行目は必ず守ってください。 式の結果がおかしいときに Copilot に「直して」と頼むと、式そのものを書き換えることがあります。 KPI のシートの式は本社が管理するもので、直すのは貼り付けの側です。

記録を残す

• 毎月の運営のブック（PMS日次、口コミ、支配人メモ、前月の打ち手を含む）
• Copilot の下書きと、支配人が直した後の資料（両方を残す）
• 「要因：未記入」だった差と、支配人が書き足した要因
• 口コミのテーマ付けを支配人が直した件数

下書きと直した後の両方を残すのは、指示を直す材料にするためです。 支配人が毎月同じところを直しているなら、それは指示か、支配人メモの書き方の問題です。3か月分を本社が見比べれば、直すべきなのがどちらかは分かります。

「未記入」と書き足した要因の記録は、翌年の同じ月の材料にもなります。 前年同月との差を説明するとき、前年に何が起きていたかを支配人メモの記録から引けます。 支配人が替わった館では、これが引き継ぎの材料になります。

Copilot とのやり取りも残ります。 公式のページでは、プロンプトと応答は Copilot の利用履歴として保存され、管理者は Microsoft Purview で保持のポリシーを設定できるとされています。会議の資料の正本は、支配人が直した後のファイルです。