社会福祉協議会が Google フォームで受けるボランティアの申込を、活動の定員と条件に照らして受付・調整中・お断りに分け、返信の下書きを作る

処理の起点を決める

フォームの送信ごとに1件ずつ動かします。 申込は募集の直後に集中しますが、1件ずつ処理すれば、送信から数十秒で区分と下書きができます。 まとめて夜に処理すると、定員の仮の枠が翌朝まで押さえられず、その間に届いた申込の扱いが決まりません。

同時に届いた申込は、ロックで順番に並べます。 ロックを待つ時間は30秒までとし、取れなかった申込は「再処理待ち」の印を付けて、5分ごとの時間主導型のトリガーで拾い直します。 公式のページでは、Apps Script の1回の実行は6分まで、同時に動く実行はユーザーあたり30までとされています。募集の直後の重なりは、この範囲に収まる想定です。

もう1つ、毎朝8時の時間主導型のトリガーを置きます。 前の日に作った下書きのうち、まだ送られていないものの件数を職員に知らせます。下書きが溜まったまま返信が遅れることを防ぐためです。 あわせて、調整中のまま2日たった申込の一覧も添えます。仮の枠を外す3日目の前に、職員が申込者に連絡できるようにするためです。

募集は毎月くり返すので、トリガーも毎月作り直しません。 活動の一覧に翌月の行を足すだけで、同じ仕組みがそのまま翌月の申込を受けます。

入力データを集める

質を決めるのは、活動の一覧の「配慮できること・できないこと」の列です。 自由記述に「重い物は持てません」とあったとき、その活動が「軽作業のみの係もある」のか「全員が荷運びをする」のかで、受付か調整中かが変わります。この列が空だと、AIは判断の材料が無く、全部を調整中にします。

過去の参加の回数は、文面を変えるためだけに使います。 初めての人には集合場所の目印や当日の流れを詳しく、何度も来ている人には要点だけを書かせます。参加の回数で受付の可否を変えることはしません。 常連を優先すると、新しい人が入りにくくなるからです。優先の決まりを作るかどうかは、ボランティアセンターの方針として職員が決めます。

申込者の個人の情報のうち、AIに渡すのは区分に要るものだけです。 氏名と連絡先は返信の宛名と宛先に使いますが、AIには渡さず、下書きを作るときに Apps Script で差し込みます。

データの取得方法を決める

トリガーのイベントの namedValues から、質問の名前で各項目を取ります。質問の名前をフォームで変えると取れなくなるので、質問の名前と項目の対応を設定のシートに持ちます。

API のキーは、スクリプトのプロパティに置きます。 公式のページでは、スクリプトのプロパティはスクリプトのすべての利用者から使える保存場所です。コードの中にキーを書かないためで、スクリプトの編集の権限は担当の職員に限ります。

AIへ渡す前に整形する

1. 18歳以上の確認を見る … 確認の欄が「はい」でなければ、AIに渡さず「職員対応」の印を付けて終えます
2. 活動を特定する … 希望の活動の選択肢から活動IDを引きます。一覧に無ければ「職員対応」
3. ロックを取る … getScriptLock() を取り、waitLock で30秒まで待ちます
4. ルールで確かめる … 締め切りを過ぎていないか、定員の残り（定員 − 受付数 − 仮の枠）があるか、必須の条件（運転、研修、説明会）を満たしているか
5. 仮の枠を押さえる … 残りがあり、必須の条件を満たしていれば、仮の枠を1つ増やしてからロックを放します
6. AIに渡す材料をそろえる … 自由記述、ルールの結果、活動の条件と配慮の列、過去の参加の回数

4番目で定員の残りが無いか、必須の条件を満たしていなければ、区分は「お断り」の候補に決まります。 AIはそれを覆せません。AIに渡すのは、お断りの理由に合わせた文面を書かせるためと、自由記述に別の日の希望が書かれていないかを見るためです。

4番目の締め切りは、フォームの送信の時刻で比べます。 Apps Script が動いた時刻で比べると、ロックの待ちや再処理で締め切りの直前の申込が「過ぎた」扱いになります。回答のシートのタイムスタンプの列を使います。 締め切りの「15日まで」が15日の終わりまでを指すことも、活動の一覧に時刻まで書いて揃えます。

5番目の仮の枠は、職員が下書きを送った時点で受付数に移します。 調整中のまま3日たったものは、仮の枠を外して職員に知らせます。枠を押さえたまま放置すると、ほかの申込者が断られます。

AIに処理させる

させるのは、自由記述と活動の条件を照らし、区分と理由と返信の下書きを返すことです。

区分は3つだけにします。 「受付」は返信を送れば終わるもの、「調整中」は職員が申込者に確かめる必要があるもの、「お断り」はルールで受け付けられないと決まったものです。迷ったときは調整中にさせます。 受付と誤るより、職員が1本の電話をかけるほうが安く済みます。

指示内容を固定する

あなたは社会福祉協議会のボランティアセンターで、ボランティアの申込に
返信する下書きを作る立場です。渡す材料だけをもとに判断してください。

【区分の選び方】
- accepted ...... ルールの結果が ok で、自由記述に活動の条件と合わない点が無い
- pending ....... ルールの結果が ok だが、職員が申込者に確かめることがある
- declined ...... ルールの結果が declined（定員・締め切り・必須の条件）
迷ったときは pending を選んでください。

【厳守事項】
- rule_result が declined のとき、区分は必ず declined にしてください。
  自由記述の内容で accepted や pending に変えないでください。
- 体の具合や配慮の希望は、活動の accommodations にある場合だけ accepted に
  できます。無ければ pending にし、理由に記述をそのまま写してください。
- 参加できるかどうか、安全かどうかを判断して書かないでください。
- 18歳未満をうかがわせる記述があれば、pending にし age_concern を true に
  してください。
- 返信の下書きに、活動の一覧に無い日時・場所・活動を書かないでください。
- declined の返信では、other_activities にある活動だけを案内してください。
- 質問には、活動の一覧に書かれていることだけで答えてください。
  書かれていないことは「担当から改めてご連絡します」としてください。
- 宛名は {name} と書いてください。氏名を推測しないでください。
- 丁寧語で、ボランティアの方への感謝を一言添えてください。

【活動の情報】{activity}
【ルールの結果】{rule_result}
【案内できるほかの活動】{other_activities}
【申込の内容（氏名・連絡先を除く）】{application}

「rule_result が declined のとき、必ず declined」を書いているのは、AIが申込者に好意的に寄るためです。 「どうしても参加したいです」と書かれていると、定員を超えていても受付の文面を書きます。ルールの結果を変えさせないことを、指示とスキーマの両方で守ります。

宛名を {name} と書かせるのは、AIに氏名を渡さないためです。 下書きを作るときに、Apps Script が回答の氏名で置き換えます。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力で、次の形の JSON を受け取ります。

{
  "category": "accepted | pending | declined",
  "reasons": [""],
  "age_concern": false,
  "questions_to_confirm": [""],
  "reply_subject": "",
  "reply_body": ""
}

公式のページでは、構造化出力は output_config.format に type: "json_schema" の形でスキーマを渡し、オブジェクトの additionalProperties は false にする必要があります。category は列挙（enum）で3つの値に限ります。

1つ目の理由は、category を回答のシートの列に書けることです。 職員はシートを区分で絞り込み、受付は下書きを流し見て送り、調整中から先に手を付けます。

2つ目は、questions_to_confirm を職員の電話のメモにできることです。 調整中の申込で、何を申込者に確かめればよいかが一覧になります。

調整中の下書きは、たとえば次のような文面になります。

件名：【ボランティア申込】配食の配達（11月8日）について確認のお願い

{name} 様

このたびは配食の配達のボランティアにお申し込みいただき、
ありがとうございます。

お申込の内容を拝見し、当日の係の割り振りについて
担当から確認させていただきたいことがございます。
2〜3日のうちに、担当よりお電話またはメールでご連絡いたします。

なお、現時点ではお申込は確定しておりません。
確認ののち、改めて受付のご連絡をお送りします。

「現時点ではお申込は確定しておりません」の一文は、決まり文句のシートに置き、調整中の下書きには必ず入れます。 申込者が「受け付けられた」と思って当日来てしまうことを防ぐためです。AIに書かせると、言い回しを変えて弱めることがあるので、Apps Script で差し込みます。

ルールの結果との突き合わせも、Apps Script で行います。 ルールの結果が declined なのに category が declined でない応答は、下書きを作らずに「職員対応」の印を付けます。 指示を守らなかった応答を、職員の目に回すためです。

システムへ連携する

メールの送信は、この構成からは行いません。 下書きまでにし、職員が確かめて送ります。受付の返信は申込者にとって参加の確定の知らせで、誤って送ると取り消しが難しいからです。 Gmail の読み書きは、Google Workspace のアカウントで1日5万回までで、月300件の下書きには十分です。

人が確認する

職員は、回答のシートを区分で絞り込み、次の順で確かめます。

1. 職員対応 … 18歳以上の確認が無いもの、活動が特定できないもの、AIの応答がルールと食い違ったもの。AIを通さずに職員が受け持ちます
2. 調整中 … questions_to_confirm を見て申込者に確かめ、受付かお断りかを決めて、下書きを直して送ります
3. お断り … ほかの活動の案内が、活動の一覧のとおりかを確かめて送ります
4. 受付 … 日時・集合場所・持ち物が活動の一覧と合っているかを確かめて送ります
5. 送ったら「送信済み」に印を付ける … 仮の枠が受付数に移ります

例えば、配食の配達に「腰が悪いので重い物は持てませんが、運転はできます」と書かれた申込です。 活動の「配慮できること」に「運転のみの係あり」があれば受付、無ければ調整中になります。職員は、運転のみの係に空きがあるかを確かめてから送ります。

区分を直したときは、回答のシートの「区分」の列を書き換え、元の区分は「AIの区分」の列に残します。 直した件数が、指示の見直しの材料になります。

受付の確認も省かないでください。 1件数十秒で済みますが、日時を1日取り違えた受付の返信は、当日に誰も来ない活動を生みます。

例外に対処する

上から2行目のロックの待ちは、募集の直後にだけ起きます。 5分後に拾い直すので、申込者から見た返信の遅れは数分の差です。

下から2行目の中止は、AIにも Apps Script にも連絡させません。 中止の知らせは、受付済みの全員に確実に届いたかを職員が確かめる必要があります。この構成が出すのは、知らせる相手の一覧までです。

記録を残す

• フォームの回答の全項目（回答のシート）
• ルールの結果（締め切り・定員の残り・必須の条件）と、そのときの活動の一覧の受付数と仮の枠
• Claude API に渡した材料（氏名・連絡先を除く）と、返ってきた JSON の全文
• 職員が直した区分と下書き、送った日時
• 「職員対応」になった理由の内訳

2つ目に「そのときの受付数」を残すのは、定員の苦情に答えるためです。 「申し込んだのに断られた」と問い合わせがあったとき、申込の時点で残りがいくつだったかを示せます。

最後の行は、フォームと活動の一覧を直す材料になります。 「活動が特定できない」が多ければフォームの選択肢を、「配慮の列が空」が多ければ活動の一覧を見直します。