保険会社の支社が代理店ごとに毎月出す業績通信を、実績の素材と本社の通知から Copilot で下書きする

処理の起点を決める

月初に、前月の実績が締まったことを起点にします。 本社の実績管理の仕組みで前月分が確定したら、営業推進の担当が書き出しを行い、代理店ごとの素材ファイルを作ります。ここまでが揃ったことを Teams のチャネルに書き込み、それを合図に3名が書き始めます。

自動で動かす仕組みは置きません。 Copilot に下書きを作らせるのは、担当者がテンプレートを開いて指示を貼ったときです。60社を3名で分けるので、1人が20回、同じ手順をくり返します。 手順が同じであることが、この構成の品質を決めます。

書き始める順番は、表彰の基準に近い代理店からにします。 基準まであと少しの代理店には、月初のうちに差を伝えたほうが動きやすいからです。順番は、素材の表の「基準までの差」の列で並べ替えて決めます。

入力データを集める

質を決めるのは、素材ファイルの作り方です。 数字には必ず単位と期間を付けます。「収入保険料 1,234」ではなく「2026年9月の自動車の収入保険料 1,234千円（前年同月 1,180千円、前年比 104.6％）」と書いておけば、Copilot は期間と単位を取り違えようがありません。

共通の素材には、本社の通知の文書番号を必ず付けます。 下書きの商品改定の段落ごとに文書番号が付いていれば、担当者は原文に戻って言い回しを確かめられます。

代理店の属性は、共通の素材のどれを使うかを選ばせるために書きます。 「取扱う種目：自動車、火災」と書いておけば、Copilot は傷害や賠償の改定を書きません。

データの取得方法を決める

素材ファイルは、差し込みの機能で一度に作ります。 書き出した表を差し込みの元にし、素材ファイルのひな形に項目を差し込んで、60個の Word ファイルを作ります。ファイル名は「2026-09_業績素材_代理店コード」のようにそろえ、/ で選ぶときに取り違えないようにします。

計算は、表の式に置きます。 前年比、目標に対する進み具合、支社内の順位、表彰の基準までの差を列として持たせ、素材ファイルには計算の済んだ値だけを差し込みます。 どの式で出した値かは、表の側に残しておきます。

フォルダの権限も分けます。 SharePoint の「業績通信」フォルダは支社の3名だけが見られる設定にし、代理店の素材ファイルを他部署の人の Copilot が読めないようにします。

AIへ渡す前に整形する

1. 素材の時点をそろえる … 素材ファイルの冒頭に作成日と元の表の名前を書きます。前月の素材を参照させる取り違えを、下書きの冒頭で見つけられます
2. 数字に単位と期間を付ける … 千円か円か、月か年度累計かを、数字ごとに書きます
3. 順位の母数を書く … 「支社内60社中12位」のように、何社中かを書きます。母数が無いと、順位だけが独り歩きします
4. 表彰の基準を数字で書く … 「年度の収入保険料が目標の100％以上」のように、基準と現在値と差をそろえて書きます
5. 共通の素材を種目で分ける … 自動車、火災、傷害、賠償のように見出しで分け、それぞれに適用の基準日と文書番号を付けます
6. 前月の通信で伝えたことを書く … 先月伝えたキャンペーンの締切などを1〜2行で書き、今月の通信で重ねて伝えるべきかを判断させる材料にします
7. 素材の数を数える … 差し込みで作った素材ファイルの数が、担当する代理店の数と同じかを確かめます。新しく委託した代理店や、廃止した代理店がある月は数がずれます

7番目は、年度の途中で代理店の出入りがあった月に効きます。 新しい代理店は実績の表に前年同月の値が無く、廃止した代理店は表に残ったままのことがあります。素材の数と代理店の一覧を突き合わせてから配ると、通信を出し忘れる先も、出してはいけない先も残りません。

3番目と4番目を省かないでください。 順位や基準までの差は、母数や基準の書き方が無いと、Copilot が「上位」「あと少し」のようなあいまいな言葉に置き換えます。 代理店にとって大事なのは、あいまいな励ましより正確な差です。

AIに処理させる

させるのは、素材に書かれた数字と事実を、決まった構成の文面に組み立てることだけです。

右端の列が大事です。 素材に無い数字を Copilot が補うと、それらしい数字の入った通信がそのまま届きます。 「素材に記載なし」と書かせておけば、担当者はそこで素材を作り直せます。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 素材に前年同月と前月の値だけがあると、Copilot は親切に前年比を計算して書きます。その計算が合っていても、表の式と違う丸め方をすれば、代理店の手元の数字と食い違います。

Copilot に任せる判断は、共通素材の選び分けだけです。 素材の冒頭の「取扱う種目」を見て、共通素材のどの見出しを使うかを決めさせます。ここは間違えても、担当者が商品改定の段落を見れば一目で分かるので、任せてよい判断です。数字の誤りのように、読んでも気づかない形にはなりません。

指示内容を固定する

テンプレートの冒頭に置いておき、担当者が毎回そのまま貼ります。

あなたは損害保険会社の支社で、担当する代理店へ毎月送る業績通信の下書きを作ります。
参照するのは次の3つのファイルだけです。ほかのファイルやメールは使わないでください。
・この代理店の業績素材（/ で選んだもの）
・今月の共通素材（商品改定・事務の注意）
・書き方の決まり

【構成（この順で、見出しも変えない）】
1. ごあいさつ（2文まで）
2. 前月の実績（種目別の収入保険料と件数、前年同月と前年比）
3. 年度の目標と進み具合
4. 表彰の基準までの差
5. 今月の商品改定（この代理店が取扱う種目のものだけ）
6. 事務の注意
7. 担当者より（見出しだけ置き、本文は空けておく）

【数字の扱い】
- 数字は業績素材に書かれた値を、単位と期間を付けてそのまま写してください。
- 計算をしないでください。前年比・割合・差が素材に無ければ、
  計算せずに「素材に記載なし」と書いてください。
- 四捨五入や「約」への言い換えをしないでください。
- 順位は「60社中12位」のように、母数を付けて書いてください。

【書かないこと】
- この代理店以外の代理店の名前や数字
- 商品改定の内容の言い換えや、素材に無い補足。
  適用の基準日と対象は、共通素材の文言をそのまま使い、文書番号を括弧で付けてください
- 特定の商品の購入や加入を勧める文
- 「上位」「あと少し」「好調」のような、数字の裏付けの無い評価

【最後に付けるもの】
文書の末尾に「数字の一覧」という見出しを置き、文中で使ったすべての数字を、
「文中の表記｜業績素材の項目名｜業績素材の値」の3列の表にしてください。

「計算をしない」と「素材に記載なし」を組で書くのは、片方だけだと抜け道があるからです。 計算を禁じるだけだと、「前年を上回りました」のように数字を使わずに比較の結論だけを書きます。 書けないときの書き方まで決めておくと止まります。

「好調」「あと少し」を禁じるのは、代理店ごとの温度をそろえるためです。 書き手によって励まし方が違うと、同じ前年比でも、ある代理店は褒められ、別の代理店は何も言われないことになります。評価の言葉は、担当者が一言の欄で自分の言葉として書きます。

出力形式を固定する

Word の文書として、決まった7つの見出しの下書きと、末尾の数字の一覧を受け取ります。 末尾の一覧は次の形です。

【数字の一覧】
| 文中の表記 | 業績素材の項目名 | 業績素材の値 |
| 自動車の収入保険料 1,234千円 | 2026年9月 自動車 収入保険料 | 1,234千円 |
| 前年比 104.6％ | 2026年9月 自動車 前年比 | 104.6％ |
| 60社中12位 | 支社内順位（年度累計） | 12位／60社 |
| 表彰の基準まで 2,300千円 | 表彰基準までの差 | 2,300千円 |
| 素材に記載なし | 傷害 件数 | （空欄） |

1つ目の理由は、照合が「見比べ」で済むことです。 2列目と3列目は素材ファイルの書き方そのままなので、担当者は素材を横に開き、上から順に値が同じかを見るだけになります。文章の中から数字を探す必要がありません。

2つ目は、「素材に記載なし」が一覧に出ることです。 下書きの本文では見落としやすい空欄が、一覧の行として目に入ります。その行があれば、素材の作り方を直すか、その段落を削るかを決めます。

3つ目は、Copilot が素材に無い数字を書いたときに見つかることです。 一覧の2列目に、素材に無い項目名が出てきたら、それは Copilot が作った数字です。その行は消すのではなく、本文の該当の文ごと削ります。

見出しの順を固定するのは、代理店の読み方をそろえるためです。 毎月同じ場所に同じ情報があれば、代理店は自社の数字の場所を覚えて読みます。 書き手ごとに順が違うと、その慣れが生まれません。

システムへ連携する

Copilot から直接どこかへ送る仕組みは作りません。 下書きは担当者の Word の中にとどまり、送るのは照合と手直しを終えた担当者です。

実績管理の仕組みへは何も書き戻しません。 この構成で動くのは、書き出した数字を文面にするところまでです。

人が確認する

担当者が見るのは、1社ごとに次の順です。

1. 冒頭の時点を見る … 下書きの前月の実績の月が、今月送るべき月かを見ます。素材の取り違えはここで分かります
2. 数字の一覧を素材と照らす … 上から順に、3列目の値が素材ファイルの値と同じかを見ます
3. 商品改定の段落を見る … 取扱う種目のものだけか、適用の基準日と対象が共通素材の文言どおりか、文書番号が付いているか
4. ほかの代理店の名前が無いかを見る … 代理店名で文書の中を検索します
5. 一言を書く … 前月の訪問で聞いたこと、来月の訪問の予定など、担当者にしか書けないことを書きます
6. 数字の一覧を消して、PDFにする

2番目を下書きを読む前に行います。 文章を読んでから数字を確かめると、もっともらしい文に押されて数字の違いを見落とします。

4番目は検索で確かめます。 目で読んで探すより、自社の代理店の一覧にある名前を順に検索するほうが確実です。 素材を1社分に分けていれば出るはずはありませんが、ここが漏れると取り返しがつきません。

3人で分けるときは、照合の手順を口で教えず、手順書の1枚にします。 照合の順番、検索する代理店名の一覧、一覧を消す工程までを番号で書いておけば、新しく支社に来た担当者も初月から同じ確かめ方ができます。 これが、書き手によるばらつきを抑えるもう一つの仕掛けです。

目標は、1社15分です。 照合と商品改定の確認に10分、一言と送付に5分。数字の多い専業代理店は長く、取扱う種目の少ない兼業代理店は短くなります。

例外に対処する

上から3行目までの多くは、素材の側の問題です。 Copilot の出来ではなく、素材ファイルの作り方を直すほうが効きます。

6行目の訂正は、数か月に1度は起きます。 実績が後から訂正されたとき、どの代理店にどの数字で送ったかが分からないと、訂正の連絡先を決められません。

記録を残す

• 代理店ごとの素材ファイルと、元にした実績の表（月ごとのフォルダ）
• 今月の共通素材と、それぞれの本社の通知の文書番号
• 送付した通信のPDFと、送付した日時・宛先
• 照合で直した数字と、直す前の値（数字の一覧の該当行を、送付前に別ファイルへ写す）
• 使った指示の文面の版

4つ目を残すのは、どこで間違いが起きやすいかを知るためです。 直した行が特定の項目に集中していれば、素材ファイルのその項目の書き方が悪いということです。

Copilot とのやり取りそのものも、組織の側に残ります。 Microsoft Learn のページでは、Word などのアプリでの利用者の指示と Copilot の応答が Copilot の利用履歴として保存され、管理者が Microsoft Purview で保持の方針を設定できるとされています。保存の期間は、社内の文書管理の決まりと合わせて情報システムの担当と決めます。