広告の撮影前の打合せ（Teams）の記録と広告主の資料から、撮影の進行表・カットごとの指示・持ち物・確認事項を撮影指示書にまとめる

処理の起点を決める

打合せが終わり、文字起こしが保存されたことを起点にします。 Teams 会議の Copilot は、会議が終わった後に質問するには文字起こしが必要とされています。出席者の了解が得られず文字起こしをしなかった打合せは、この構成に乗りません。

担当の会議ポリシーは、Copilot を「On with saved transcript required」にします。 公式のページでは、これが既定の値で、主催者の会議オプションが「会議中と会議後」に固定されるとされています。文字起こしを始めるのは、出席者の了解を得てからです。

エージェントを作るのは、打合せの日程が決まった時点です。 撮影ごとのフォルダと、打合せの会議を知識に指定し、埋め込む文書（様式と手引）と指示は、共有のフォルダにある1つの版を写します。 作る手間は1件あたり数分で、第10章の数字に含めています。

指示書の案を作らせるのは、打合せの当日中です。 担当は打合せに出ていたので、決定と確認待ちの取り違えに記憶で気づけます。確認待ちを広告主に早く投げるほど、撮影の3日前までに指示書を送れます。

入力データを集める

質を決めるのは、カットの一覧の番号です。 番号が打合せの前に決まっていれば、打合せの発言、企画書、指示書が同じ番号でつながります。 番号の無い撮影では、エージェントがカットの切れ目を推し量ることになります。

カットの一覧は、1つのブックの1枚のシートにまとめます。 公式のページでは、Excel のデータは、ブックの中の1枚のシートにあるときに最もよく答えるとされています。媒体ごとにシートを分けていた一覧は、媒体の列を足して1枚に直します。

【カットの一覧（D社 秋の新商品 11/5 撮影）】
番号  仮の名前                 媒体         比
C01   商品の正面（白背景）     ECサイト     1:1
C02   商品の斜め45度           ECサイト     1:1
C12   モデルが手に持つ         SNS広告      4:5
C13   キッチンでの使用場面     SNS広告      9:16

会議のチャットには、この一覧の番号と仮の名前だけを貼ります。 公式のページでは、文字起こしが始まると、会議の24時間前までのチャットが Copilot の材料に含まれるとされています。打合せの24時間前より後に貼ります。

データの取得方法を決める

打合せは個別に指定します。 公式のページでは、「自分の Teams のチャットと会議」をまとめて選ぶとすべての会議の文字起こしと予定表を探すとされています。担当は複数の広告主の打合せを持つので、その撮影の打合せだけを指定します。 打合せが2回あれば、2回とも指定します。

広告主の資料が知識に入っているかを、最初に確かめます。 公式のページでは、パスワードで保護されたファイルは使えず、暗号化を伴う機密のラベルが付いた他のテナントのファイルは、取り込まれても知識として使われないとされています。広告主の資料には、こうした保護が付いていることがあります。エージェントの「試す」の画面で、資料の型番を聞いて答えが返るかを確かめます。 返らなければ、広告主に保護を外した版を頼むか、その資料は担当が見比べます。

新しく入れた資料は、すぐには使われません。 公式のページでは、SharePoint に上げたファイルが使われるまで数分かかることがあり、その間は「準備中」と表示されるとされています。打合せの直前に届いた資料は、表示を見てから作らせます。

「指定した知識だけを使う」設定を有効にします。 Agent Builder の「Only use specified sources」は、指定した知識を優先させる設定で、一般的な知識を完全には止めないとされています。指示の側でも「一般的な撮影の定番で補わない」と書いておきます。

AIへ渡す前に整形する

1. 資料を撮影ごとのフォルダに入れ、読めるかを確かめる … パスワードや機密のラベルで読めない資料は、広告主に外した版を頼みます
2. カットの一覧に番号を付け、1枚のシートにまとめる
3. 打合せを制作会社の担当が主催する … 広告主や代理店から届いた招待は使わず、こちらで設定し直します
4. 打合せの24時間前より後に、カットの番号と仮の名前をチャットに貼る
5. 打合せの冒頭で、指示書づくりに使うことを伝える … 了解が得られてから文字起こしを始めます
6. カットを番号で呼ぶ … 「カット12、モデルが手に持つ場面です」と、カットに入るたびに言います
7. 最後に、決まったことと広告主の確認待ちを読み上げる … 「背景のグレーは確認待ち、D社の田中様が金曜までに返事」と言います

6番目と7番目は、打合せの進め方の決まりです。 システムの前処理ではなく、担当が打合せの中で行う前処理です。この構成では、ここを整えるほうが指示を工夫するより効きます。

7番目で、確認待ちに「誰が・いつまでに返事をするか」まで言わせます。 返事の期限が指示書の確認事項の欄に入れば、撮影の3日前までに返事が来ていない事項を、担当が追いかけられます。

AIに処理させる

させるのは、カットの番号ごとに打合せの発言を集めて区分を付け、資料と照らして食い違いに印を付け、持ち物・確認事項・進行表を様式の形で出すことだけです。

区分の決め方は、言葉で決めます。 広告主の担当が「それでお願いします」と言い、最後の読み上げで確かめたものだけを決定にします。「確認します」「社内に聞きます」は広告主の確認待ち、「こういうのもありですね」で終わったものは案のみです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 「白とグレーの両方を撮りましょう、グレーはブランドの担当に確認します」という発言から、「背景：白、グレー」と書いてしまいます。 グレーは確認待ちです。迷ったときは決定を選ばない、と指示に書きます。

指示内容を固定する

あなたは広告の制作会社のプロデューサーを手伝い、撮影前の打合せと
広告主の資料から、撮影指示書の案を作る立場です。
この撮影の打合せの文字起こしとチャット、この撮影のフォルダの資料、
埋め込んだ撮影指示書の様式と社内の撮影の手引だけを見てください。
一般的な撮影の定番や、他の撮影の内容で補わないでください。

【カットごとの指示】
- カットの一覧の番号ごとに、構図・商品の向き・背景・小道具・衣装の
  発言を集め、発言者と時刻と引用を付けてください。
- 区分を付けてください。
  決定：広告主の担当が了承し、最後の読み上げで確かめたもの。
  広告主の確認待ち：「確認します」「社内に聞きます」と述べたもの。
  案のみ：案が出たが、了承も確認も述べられていないもの。
  迷ったときは「決定」を選ばないでください。

【資料との照合】
- 発言の型番・色・パッケージの版・ロゴの扱いが、資料の記載と違う箇所を、
  発言（引用と時刻）と資料（ファイル名とページ）を並べて示してください。
- どちらが正しいかは書かないでください。

【持ち物・確認事項・進行表】
- 持ち物：商品は型番と個数と予備の数を、話に出たとおりに。
  個数が言われていなければ「個数未定」。
- 確認事項：確認待ちの内容、返事をする人、期限。期限が無ければ「期限未定」。
  食い違いの印は、確認事項の先頭に入れてください。
- 進行表：話に出た順番、なければカットの一覧の番号順で、
  手引の目安の時間で組んでください。

【厳守事項】
- 広告の表現が法令や規定に合っているかを書かないでください。
- モデルや素材の使用の期間・媒体などの条件を書き足さないでください。
  話に出たものは確認事項に入れてください。
- 手引に無い持ち物を足さないでください。

【出力】
1. 確認事項（食い違いの印を先頭に）
2. カットごとの指示（表。区分つき）
3. 持ち物の一覧
4. 進行表の案
5. 担当への注意（区分の確認が要る・個数未定・話に出なかったカット）

この指示は、エージェントの指示として Agent Builder に書いておきます。 共有のフォルダに1つの版を置き、撮影ごとのエージェントを作るときに写します。

出力の順番を「確認事項が先」にしているのは、担当が最初にすることが広告主への確認だからです。 指示書を整えるのは、確認の返事を待つあいだにできます。

出力形式を固定する

エージェントには、撮影指示書の様式と同じ欄の並びの表で返させます。 担当は確かめた表を、そのまま様式の Word に移せます。欄の並びを様式と合わせておくことが、この構成での構造化の役目です。

【確認事項（D社 秋の新商品 11/5 撮影）】
| 種類 | 内容 | 根拠 | 返事をする人 | 期限 |
| 食い違い | パッケージの版：打合せ「新しいパッケージで」／企画書 p.4 は旧版の写真 | 00:14:30／企画書.pdf p.4 | D社 田中様 | 期限未定 |
| 確認待ち | C01 の背景をグレーでも撮るか | 00:22:10 | D社 田中様 | 10/31 |

【カットごとの指示】
| 番号 | 構図・向き | 背景 | 小道具 | 区分 | 根拠 |
| C01 | 正面、ロゴが見える向き | 白 | なし | 決定 | 00:21:40 |
| C01 | 同上 | グレー | なし | 広告主の確認待ち | 00:22:10 |
| C12 | モデルが右手で持つ、胸の高さ | 木目のテーブル | 季節の小物 | 決定 | 00:35:05 |

【持ち物】
| 品目 | 個数 | 根拠 |
| 新商品（DK-210 ブラウン） | 4（うち予備2） | 00:18:50 |
| 季節の小物 | 個数未定 | 00:35:20 |

1つ目の理由は、食い違いが確認事項の先頭にあることです。 上の例では、パッケージの版が打合せと企画書で違います。撮影の前に広告主に確かめれば、当日に旧版が届くことを防げます。

2つ目は、同じカットの決定と確認待ちが別の行になることです。 C01 の白背景は決定、グレーは確認待ちと、行で分かれていれば、当日に撮るものと撮るかもしれないものが現場で読み分けられます。

3つ目は、すべての行に根拠があることです。 打合せの時刻か、資料のファイル名とページです。担当は根拠から発言や資料を開いて確かめられます。

システムへ連携する

エージェントの出力を、そのまま関係者に送りません。 確認待ちの返事を反映し、担当が整えた指示書だけを送ります。エージェントの出力には根拠の時刻や引用が並び、関係者向けの文書ではないからです。

撮影ごとのフォルダには、エージェントから何も書き込みません。 広告主の資料は、広告主から届いたままの形で残します。

人が確認する

この構成では、全件を担当が確かめます。 撮影指示書は、当日の現場の全員が従う文書だからです。

1. 確認事項の食い違いを先に見る … 発言と資料を開き、本当に食い違っているかを確かめ、広告主に送ります
2. 「決定」の行を読み上げと照らす … 最後の読み上げで確かめた内容かを見ます
3. 持ち物の商品の型番と個数を仕様書と照らす … 型番と色を1つずつ見ます
4. 話に出なかったカットを見る … 打合せで飛ばしたカットの扱いを、広告主に確かめます
5. 進行表を現場の目で見直す … 衣装の替えやセットの組み替えの時間が入っているかを見ます

3番目を省かないでください。 型番と色の1字違いは、当日に違う商品が現場に届くことに直結します。 撮り直しの費用は、指示書を書く時間よりはるかに大きくなります。

目標は、1件あたり46分です。 録画の見返しと資料との見比べが、印と根拠を確かめる作業に変わることで、見る場所が決まります。

例外に対処する

上から3行目は、運用を始めて最初に当たる例外です。 広告主の資料が知識として使われていないまま作らせると、食い違いの印が1件も出ず、「食い違いが無い」と読み違えます。 「試す」の画面で型番を聞く確認を、作るたびの決まりにします。

記録を残す

• 打合せの文字起こしと、会議のチャットに貼ったカットの一覧
• エージェントの出力（確認事項・カットごとの指示・持ち物・進行表）の全文
• 担当が直した箇所 … どの行の区分や内容を、どう変えたか
• 広告主への確認の送付と返事
• 関係者に送った撮影指示書の最終版と、送った日
• 撮影ごとの食い違いの件数と、当日に起きた持ち物の漏れや取り違え

エージェントの出力は、指示書とは別に保存します。 公式のページでは、文字起こしが使えなくなると Copilot とのやり取りの履歴も消えるとされています。撮影が終わってエージェントを消す前に、出力を Word の別ファイルとして撮影ごとのフォルダに置きます。

当日に起きた漏れや取り違えの記録は、手引を直す材料になります。 同じ種類の漏れが続くなら、手引の持ち物の定番か、指示の決まりに1行足します。