社会保険労務士事務所が顧問先の36協定届の案を、上限時間・特別条項の要件・記載の抜けに照らして判定し、提出の前に指摘を返す

処理の起点を決める

トリガーは2つあります。 1つは毎月1日の定時実行で、顧問先の台帳から起算日が2か月以内に来る事業場を一覧にします。 もう1つは「判定待ち」フォルダへの案の保存で、保存のたびに1件ずつ判定を動かします。

起算日の一覧を先に出すのは、判定より漏れのほうが重いからです。 誤った案は直せば済みますが、起算日を過ぎても届出が無ければ、その日から協定の無い状態になります。一覧には「前月の一覧に載ったのに案がまだ無い事業場」を赤字で残します。

判定は、保存のたびに動かします。 1日1回まとめて回すと、担当者は翌日まで指摘を待つことになり、顧問先への送付が遅れます。 処理が終わった案は「判定済み」へ移し、移すのは成功したときだけにします。

入力データを集める

質を決めるのは、2行目の「1年単位の変形労働時間制の有無」と、5行目です。 対象期間が3か月を超える1年単位の変形労働時間制で働く労働者は、限度時間が1か月42時間、1年320時間になります。台帳にこの区分が無いと、プログラムは45時間と360時間で判定し、誤りを見落とします。

5行目の事務所の判定の基準は、経験の長い社労士の頭の中にあるものを書き出したものです。 「受注の集中」は事務所として認めるか、「突発的な設備の故障への対応」まで書かせるか。この一覧が無いと、AIは一般論で判定し、事務所の方針とずれます。

データの取得方法を決める

Word の案は、Python で表を順に読み、「様式・表の番号・行・列」の位置を付けたテキストに書き出します。様式第9号と第9号の2は表の組み方が決まっているので、同じ位置の欄には同じ意味の値が入ります。 位置を付けておくと、AIが取り出した値がどの欄から来たかを機械で確かめられます。

チェックボックスは、記号の有無で取り出します。 様式の記載心得では、チェックボックスにチェックが無い場合には有効な協定とはならないとされています。Word ではチェックの記号が文字として入っていることもあれば、図形のこともあります。文字として取り出せなかったときは「読めない」とし、チェックが無いとはしません。

AIへ渡す前に整形する

1. 様式の確認 … 様式第9号・第9号の2以外の様式（研究開発、建設の災害復旧、自動車運転、医師）は判定せず、社労士に回します
2. 台帳との照合 … 事業場の名称と起算日を台帳と照らし、違えば先に担当者へ戻します
3. 表の書き出し … 表の行・列の位置を付け、結合されたセルはその旨を残します
4. 前年の控えの書き出し … 同じ形で書き出し、業務の種類ごとに並べられるようにします
5. 表記の正規化 … 全角の数字、「時間」「ｈ」「H」の書き方の揺れ、「45時間00分」のような書き方を、数値と単位に分けます
6. 空欄の印 … 欄が空のものに印を付けます。欄が空なのか、取り出せなかったのかを分けて持ちます

5番目は、規則で行います。 AIに正規化させると、「四十五」を45にしたうえで、「1日8時間を超えて」のような説明の文の数字まで時間数として拾うことがあります。数値の形を整えるのは規則、どの数字がどの欄の値かを決めるのはAI、と分けます。

AIに処理させる

AIの仕事は2回に分かれます。 1回目は欄ごとの値の取り出し、2回目は書き方の判定です。間にプログラムの上限の判定を挟みます。

1回目：値の取り出し

2回目：書き方の判定

2回目の物差しは、厚生労働省の指針の資料と様式の記載心得から取ったものです。 京都労働局が載せている指針の資料では、限度時間を超えて労働させる場合をできる限り具体的に定めなければならず、「業務の都合上必要な場合」「業務上やむを得ない場合」など恒常的な長時間労働を招くおそれがあるものは認められないとされています。

最後の行がいちばん踏み込みやすいところです。 職名が「課長」とあるだけで、管理監督者に当たるとは限りません。AIに断定させると、正しく選ばれた代表者まで疑うことになります。

指示内容を固定する

あなたは社会保険労務士事務所で、顧問先の36協定届の案を確認する担当です。
渡された位置付きのテキストだけを見て判定してください。推測で埋めないでください。

【1回目：取り出し】
- 様式第9号・第9号の2の欄ごとに、値と、その値を取った原文（quote）と位置（loc）を返してください。
- 時間数は、法定労働時間を超える時間数（legal）と、
  所定労働時間を超える時間数（scheduled）を分けてください。区別できないときは unknown。
- 特別条項の1か月の欄は、時間外労働と休日労働の合計の欄の値を返してください。
  「時間外のみ」の欄と取り違えないでください。
- 欄が空なら value を null、status を empty にしてください。
  文字はあるが値として読めないときは status を unreadable にしてください。
- 説明の文の中の数字（例：「1日8時間を超えて」）を、欄の値として返さないでください。
- 上限を超えているかどうかは判定しないでください。値を返すだけです。

【2回目：書き方の判定】
- 次の5つについて、ok / needs_fix / needs_client_check のいずれかを付けてください。
  ① 臨時的に限度時間を超えて労働させることができる場合
  ② 業務の種類
  ③ 健康及び福祉を確保するための措置（番号と具体的内容）
  ④ 限度時間を超えて労働させる場合における手続
  ⑤ 過半数代表者の選出方法と職名
- ①は、できる限り具体的か、恒常的な長時間労働を招くおそれのある書き方
  （「業務の都合上必要な場合」「業務上やむを得ない場合」など）でないかを見てください。
- 事務所の判定の基準に例があるときは、それに合わせてください。
- ⑤で、職名から管理監督者に当たるかを断定しないでください。
  疑いがあるときは needs_client_check とし、顧問先に確かめる点を書いてください。
- 時間数をいくつにすべきかを書かないでください。
- 直しの例を書くときは、案の文言を置き換える形ではなく、
  何を具体的に書けばよいかを示してください。
- reason は短く。evidence には根拠にした原文をそのまま写してください。

【顧問先の区分】{client_profile}
【事務所の判定の基準】{office_rules}
【案（位置付きのテキスト）】{draft_text}

「上限を超えているかどうかは判定しない」を1回目に書くのは、AIが親切に判定を付けてくるからです。 付けた判定とプログラムの判定が食い違うと、担当者はどちらを信じればよいか迷います。判定の出どころを1つにするため、AIからは値だけを受け取ります。

「説明の文の中の数字を返さない」も必ず書きます。 様式には「1日8時間」「1週40時間」のような説明が印刷されています。それを欄の値として拾うと、1日の延長時間が8時間になり、上限の判定が誤ります。

出力形式を固定する

1回目は次の形のJSONで受け取ります。

{
  "form": "9 | 9-2 | other",
  "establishment": "",
  "start_date": { "value": "", "quote": "", "loc": "", "status": "ok | empty | unreadable" },
  "rows": [
    {
      "job_type": "", "workers": 0, "variable_hours_1y": false,
      "day": { "legal": 0, "scheduled": 0, "quote": "", "loc": "" },
      "month": { "legal": 0, "scheduled": 0, "quote": "", "loc": "" },
      "year": { "legal": 0, "scheduled": 0, "quote": "", "loc": "" }
    }
  ],
  "special": {
    "month_total_with_holiday": 0, "year": 0, "times": 0,
    "premium_rate": "", "quote": "", "loc": ""
  },
  "checkbox": "checked | unchecked | unreadable"
}

2回目は、5つの項目ごとに status・reason・evidence・question_to_client を返します。

1つ目の理由は、規則に渡せることです。 rows と special の数字を、プログラムが次の表のとおりに判定します。

2つ目は、quote と loc で原文に戻れることです。 プログラムは loc の位置のテキストに quote があるかを照合し、無ければ「引用不一致」として担当者に回します。 欄の取り違えは、ここで多くが止まります。

3つ目は、前年との差を機械で出せることです。 前年の控えも同じ形で取り出しておけば、業務の種類が増えた、特別条項の回数が変わった、が一覧で見えます。

システムへ連携する

台帳には書き込みません。 起算日の変更や事業場の追加に気づいても、直すのは担当者です。 台帳を自動で直すと、届出の控えと台帳のどちらが正しいかが分からなくなります。

顧問先への送付も、労働基準監督署への届出も、この構成から行いません。 どちらも担当の社労士の名前で行う仕事です。

人が確認する

担当の社労士が、指摘一覧の全件を見ます。 指摘の無い案も、次の2つは必ず目を通します。

1. 規則の指摘を先に見る … 上限を超えた時間数、チェックボックスの未チェック。loc の原文で、取り出しが正しかったかを確かめます
2. 「引用不一致」と unreadable を見る … 多くは欄の取り違えか、書き出しの失敗です
3. 書き方の needs_fix を見て直す … 事由・業務の種類・措置・手続
4. needs_client_check を顧問先への確認事項にまとめる … 過半数代表者の選び方と職名など
5. 事由と措置は、指摘が無くても読む … 顧問先の事情に合っているかは、担当者にしか分かりません

直した結果は、事務所の判定の基準に戻します。 「この事由の書き方は通した」「これは直させた」を記録すると、次の月のAIの判定が事務所の方針に寄っていきます。

例外に対処する

6行目の「両方で判定」は、取りこぼしを防ぐための扱いです。 区分が分からないまま45時間で判定すると、変形で働く労働者の42時間を超えた値を見落とします。台帳を直すまでの間、両方の結果を担当者に見せます。

記録を残す

• 案の版ごとのファイルと、判定した日時
• 書き出した位置付きのテキストと、Claude API の応答の JSON の全文
• 規則の判定の結果と、そのとき使った上限の値（45／42、360／320）
• 使ったプロンプトの版と、事務所の判定の基準の版
• 担当の社労士が指摘を採った・採らなかった記録と、その理由
• 顧問先に確かめた点と、その答え
• 届け出た版と、届出の日

5つ目の記録が、事務所の判定の基準を育てます。 採らなかった指摘の理由がたまると、AIの判定が厳しすぎる点と甘すぎる点が分かります。

顧問先の側にも残すものがあります。 労働基準法施行規則では、健康及び福祉を確保するための措置の実施状況の記録を、協定の有効期間中とその満了後5年間保存しなければならないとされています。措置の欄を判定するときに、この記録の保存を顧問先に案内する一文を指摘一覧に添えます。