面接の日程が決まるたびに、会議室か Teams 会議の手配と面接官への応募書類・評価シートの送付を済ませ、候補者への案内メールを下書きする

処理の起点を決める

面接予定のリストの行が変わったときに動かします。 採用担当が状態を「日程確定」に変えた瞬間から手配が始まるので、会議室を押さえるのが日程の確定と同じ日になります。 毎朝まとめて動かす設計にすると、前日の夕方に確定した面接の会議室を、その夜のうちにほかの面接に取られます。

このトリガーは、行のどの列が変わっても動きます。フロー自身が最後に状態を「手配済み」に書き換えるので、そのたびにもう一度動きます。 最初の条件で次の3つをすべて満たすものだけを通し、それ以外は何もせずに終えます。

2行目が、繰り返し動くことへの備えです。 フローが状態を「手配済み」にしたときにもトリガーは動きますが、状態が「日程確定」でないので、最初の条件で止まります。 途中で失敗した行は手配の結果に「失敗」と書き、採用担当が直して結果を消せば再び動くようにします。

入力データを集める

質を決めるのは、会場の案内のリストです。 AIは、ここに書かれた所要時間や持ち物を文章に整えるだけです。ここが空なら、AIはそれを書きません。 「持ち物は筆記用具」と決まっていないのにAIに書かせると、会社が求めていない物を候補者に用意させることになります。

候補者のメールアドレスは、AIに渡しません。 宛先は、下書きを作るときにフローが入れます。AIが扱うのは、段階・形式・職種名・候補者の名前（宛名）と、会場の案内の文言だけです。

データの取得方法を決める

面接の予定は、トリガーが返す行の値をそのまま使います。面接官の列はユーザーの列にしておき、メールアドレスを取り出します。 名前の文字列だと、同姓の社員に予定と書類が届きます。

会議室の空きは、面接の開始と終了をそのまま検索の範囲にします。 「Find meeting times (V2)」に、開始時刻と終了時刻、会議の長さ、面接用の4室を Resource attendees として渡し、返ってきた候補の中から面接の時刻と同じものがあるかを見ます。 同じ時刻の候補が無ければ、4室とも埋まっているということです。

Teams 会議の参加用リンクの取り出し方は、最初に確かめます。 公式ドキュメントでは、Create a Teams meeting の返り値は「作成された会議の応答」とだけ書かれ、参加用リンクの項目名は示されていません。 テスト用の会議を1件作り、フローの実行履歴で出力を開いて、どの項目にリンクが入っているかを見てから差し込み先を決めます。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … 形式の列が空なら、手配を進めずに採用担当へ戻します。段階から形式を推し量りません
2. 時刻の確認 … 開始と終了が逆、または面接の長さが段階の所要時間と違う場合は、手配を止めて知らせます
3. 面接官の確認 … 面接官の列が空、または退職などでユーザーが引けない場合は手配を止めます
4. 候補者のフォルダの確認 … 候補者IDのフォルダが無ければ、権限の付与と評価シートの複製を飛ばし、採用担当に知らせます
5. 曜日の算出 … 差し込む日時に曜日を付けます。曜日はフローの式で日付から出し、AIにも人にも書かせません
6. タイムゾーンの統一 … 予定とメールの日時を日本時間にそろえます
7. 会場の案内の選択 … 形式と段階で1行を選びます。該当が無ければ、AIを呼ばずに採用担当へ戻します

5番目を軽く見ないでください。 第3章の（b）で書いた「日付は直したのに曜日が前のまま」は、人が書き換える限り起きます。曜日は日付から計算できる値なので、計算で出します。

6番目について、 公式ドキュメントでは、Create a Teams meeting でタイムゾーンを選ぶには Exchange Online のメールボックスが要るとされています。接続のアカウントを最初に確かめます。

AIに処理させる

させるのは、候補者への案内メールの文章を、会場の案内の文言から書くことだけです。 日時・会場の住所・会議のリンクといった値は書かせず、差し込みの印を置かせます。

4行目は、採用担当に向けた出力です。 たとえば最終面接の案内に「所要時間」が書かれていなければ、AIはそれを書かず、missing_info に「所要時間」と残します。採用担当は下書きを開く前に、足りない情報が何かを知ることができます。

2行目が、いちばん起きやすい失敗です。 「最終面接の案内」とだけ渡すと、AIは気を利かせて「身分証明書」「卒業証明書」などを持ち物に足します。厚生労働省の公正採用選考特設サイトは、本籍が記載された住民票の提出や、本人の適性・能力に関係ない事項を含んだ応募書類の使用を、就職差別につながるおそれのある事項に挙げています。 何を求めるかは会社が決め、案内のリストに書いたものだけを候補者に伝えます。

指示内容を固定する

あなたは採用担当の補助として、面接の候補者に送る案内メールの
件名と本文の下書きを書きます。送るかどうかは採用担当が決めます。

【入力】
- 候補者の名前：{candidate_name}
- 応募職種：{job_title}
- 選考の段階：{stage}
- 形式：{format}（対面／オンライン）
- 会場の案内（会社が決めた文言）：{venue_guide}

【差し込みの印】
次の値は本文に書かず、印をそのまま置いてください。
値はあとで会社のシステムが入れます。
- {{面接日時}} 日付・曜日・開始と終了の時刻
- {{会場}} 対面のときの住所と建物名
- {{参加リンク}} オンラインのときの会議のリンク
- {{連絡先}} 採用担当の名前・電話番号・メールアドレス

【してほしいこと】
1. 段階と職種名が分かる件名を1つ書いてください。
2. 本文は、宛名、面接の案内、日時と場所、当日の流れ、持ち物、
   連絡先の順に書いてください。
3. 形式が対面なら受付と入館の方法を、オンラインなら接続の
   確かめ方を、会場の案内の文言から書いてください。
4. 会場の案内に書かれていない事項で、候補者が当日困りそうなものを
   missing_info に挙げてください。本文には書かないでください。

【厳守事項】
- 日付、曜日、時刻、住所、URL、電話番号を本文に書かないでください。
  必ず印を使ってください。
- 持ち物、提出物、服装、交通費は、会場の案内に書かれているものだけを
  書いてください。書かれていなければ本文に書かず missing_info に入れてください。
- 戸籍、住民票、家族、健康状態に関わる書類や情報を求める文を
  書かないでください。
- 選考の見込み、合否、評価に触れないでください。
- 面接官の名前や役職を書かないでください。
- 丁寧な敬語で、1文を短くしてください。
- 回答に JSON マークダウンを含めないでください。

「日付、曜日、時刻…を本文に書かない」と「必ず印を使う」を並べて書いています。 印を使えとだけ言うと、AIは印の横に「（10月14日を予定）」と補足を足すことがあります。禁じるのは値を書くことそのもので、印はその代わりです。

戸籍や健康状態の一文を別に置くのは、 持ち物を限っても「体調についてお伺いします」のような文が混ざるからです。聞くこと・求めることの側も止めます。

最後の1行は、公式ドキュメントのFAQにある対処です。 モデルが JSON をマークダウンで囲むと形式の検証が通らないことがあり、この一文を足すよう案内されています。

出力形式を固定する

プロンプトの出力を JSON にし、次の形の例を渡して形式を「カスタム」で保存します。

{
  "subject": "",
  "body": "",
  "placeholders_used": [ { "name": "{{面接日時}}" } ],
  "missing_info": [ { "item": "" } ],
  "format_checked": "対面"
}

1つ目の理由は、印の検証ができることです。 フローは placeholders_used を見て、形式に必要な印がそろっているかを確かめます。対面なら {{面接日時}} と {{会場}} と {{連絡先}}、オンラインなら {{面接日時}} と {{参加リンク}} と {{連絡先}} が必要です。足りなければ、下書きを作らずに採用担当へ回します。

2つ目は、値が紛れ込んでいないかを機械で見られることです。 本文に数字の日付や http で始まる文字列が入っていれば、印を使わずに値を書いたということです。フローの条件で本文を検索し、見つかれば下書きの冒頭に「要確認」と付けます。

3つ目は、形式が固定されることです。 公式ドキュメントでは、プロンプトを保存すると自動検出の形式または定義したカスタムの形式がロックされ、フローで使うときは保存された形式が使われるとされています。制限事項として、フィールドのキーの無い JSON（["abc", "def"] のような配列）はサポートされないとあるので、missing_info も { "item": "" } の配列にしています。

フローは本文の印を置き換えてから、Outlook の下書きを作ります。でき上がる下書きは次のような形です。

件名：【二次面接のご案内】バックエンドエンジニア職／10月14日（火）14:00〜

山田 太郎 様

このたびは選考にご参加いただき、ありがとうございます。
二次面接を次のとおりご案内いたします。

■ 日時
10月14日（火）14:00〜15:00

■ 会場
（会場の住所と建物名）

■ 当日の流れ
1階の受付で「採用面接」とお伝えください。入館証をお渡しします。
面接は約60分です。

■ 持ち物
筆記用具

ご都合が悪くなった場合は、下記までご連絡ください。
（採用担当の名前・電話番号・メールアドレス）

会場と連絡先の値は会社の決まった文言で、日時は予定表から入ります。 AIが書いたのは、案内の文の並びと言い回しだけです。

システムへ連携する

権限は「閲覧」だけを付けます。 SharePoint の「Grant access to an item or a folder」は、受信者、ロール、メッセージ、通知を送るかを指定する操作です。通知は送らない設定にし、面接官への連絡は Teams の1通にまとめます。 SharePoint の共有の通知と Teams の連絡が別々に届くと、面接官はどちらかを読み落とします。

選考が終わったら、権限を外します。 同じコネクタに「Stop sharing an item or a file」があり、所有者以外の直接のアクセスとリンクをすべて外すとされています。状態が「選考終了」になった行をきっかけに動く別のフローで、候補者のフォルダの共有を止めます。 第3章の（d）への対策です。

会議室の予定には、候補者を入れません。 候補者は社外の人で、社内の予定表に入れると、会議室名や面接官の名前が招待に載って届きます。候補者には、採用担当が確かめた案内メールだけが届くようにします。

Office 365 Outlook コネクタの上限は、接続あたり60秒で300回です。 月180件では問題になりませんが、同じメールボックスを使う別のフローが多いと、メールボックスの側の上限に当たることがあるとされています。

人が確認する

人が必ず見るのは、候補者への案内メールの下書きです。 社外に出るのはこれだけで、送信は採用担当が行います。 会議室、Teams 会議、書類の権限、面接官への連絡は、社内で閉じるので人の確認を経ずに進めます。

1. 下書きの冒頭の印を見る … 「要確認」が付いていれば、本文に値が紛れ込んでいるか、印が足りていません
2. 日時と形式を見る … 予定表と同じかを、面接予定のリストの行と並べて確かめます
3. missing_info を見る … 足りない情報があれば、案内のリストを直すか、本文に書き足します
4. 送る … 直して送ったら、リストの状態は採用担当が「案内済み」にします

2番目を省かないでください。 差し込みは機械が行うので誤りは起きにくいのですが、面接予定のリストに入れた日時そのものが違っていれば、そのまま差し込まれます。 候補者とのメールのやり取りの最後の日時と、リストの日時を見比べます。

例外に対処する

上から3行目までは、AIではなくリストの運用の問題です。 最初の1か月は止まる件数が多めに出るので、状態を変える前に入れる列を決め直します。

記録を残す

• 面接予定のリストの「手配の結果」の列（会議室、Teams 会議、権限、評価シート、下書きの作成の成否）
• AIが返した JSON の全文（件名、本文、使った印、missing_info）
• 差し込み後の下書きの本文と、採用担当が送った最終の本文
• 面接官に権限を付けた日時と、外した日時
• 手配が止まった行と、その理由

3つ目で下書きと送った本文の両方を残すのは、AIの文章の直され方を見るためです。 採用担当が毎回同じ箇所を直しているなら、案内のリストの文言か、プロンプトの指示のどちらかを直す合図です。

4つ目は、応募書類を誰がいつまで見られたかの記録です。 応募者の情報と同じ期間だけ残します。