準備書面の提出前に、本文で引用した証拠番号・証拠説明書・証拠の写しを突き合わせ、番号の誤り・引用頁のずれ・説明書の記載漏れを校正する

処理の起点を決める

案件フォルダの「提出前」に準備書面が保存されたことを起点にします。 書面と説明書の両方がそろったら照合を始め、どちらかが欠けていれば担当者に知らせて待ちます。

書面は何度も直されるので、保存のたびに照合をやり直します。 前回の指摘の一覧と比べ、直って消えた指摘と、新しく出た指摘を分けて担当者に渡します。最後の照合が、提出する版に対するものであることを、指摘の一覧に版の日時を入れて確かめられるようにします。

提出の期限から逆算して、前々日の夕方に一度、強制的に照合を回します。 書面が仕上がりきっていなくても、それまでに引用された証拠の照合は済ませられます。提出の前日の夕方に全部が集中する、という第3章の（a）の形を崩すためです。

入力データを集める

質を決めるのは、下の2つです。 番号の書き方の対応表が無いと、「甲12の2」を枝番と読むか頁と読むかが決まりません。事務所の決まりとして「の」の後の数字は枝番、頁は「・5頁」と書く、と決めておけば、抜き出しの規則がそのまま書けます。

頁の数え方の決まりは、第1章で書いた2つの「頁」のどちらを正とするかです。 決まりが無い事務所でも、この構成を入れるときに決めてください。決まりが無いままでは、ずれを見つけても、どちらに直すべきかが決まりません。

データの取得方法を決める

準備書面からの引用の抜き出しは、Python の規則で行います。 「甲」「乙」「丙」に続く番号、枝番、頁、別紙の書き方は、対応表に沿った正規表現で拾えます。

規則で拾えない引用は、AIで拾い直します。 「前掲の売買契約書（甲12）の第3条」のように、番号と内容が離れて書かれている引用です。ただし、AIが拾った引用は「規則外」の印を付けて一覧に出し、担当者が確かめます。 規則で拾えた引用と同じ扱いにはしません。

写しのPDFからは、引用頁と前後1頁だけを取り出して渡します。 頁がずれている場合に備えて前後を含め、証拠全体は送りません。 数百頁ある証拠を毎回まるごと送ると、上限にも費用にも響き、引用と関係の無い頁まで外部に出すことになります。

AIへ渡す前に整形する

1. 書面の版の確認 … ファイルの更新日時と版の表記を見て、最新の版だけを照合します
2. 引用の抜き出しと正規化 … 対応表に沿って、すべての引用を「甲012-2・5頁」の形にそろえます
3. 番号の照合 … 正規化した号証が、証拠の一覧か今回の説明書のどちらかにあるかを引きます
4. ファイルの照合 … 号証ごとの写しのPDFがあるか、ファイル名の番号と一覧の番号が合うかを見ます
5. PDFの確認 … パスワードや暗号化が掛かっていないか、頁数が引用頁より多いかを確かめます
6. 頁の取り出し … 引用頁と前後1頁を別のPDFにします。印字の頁で書く決まりなら、PDFの枚数に読み替えた候補を前後に広めに取ります
7. 説明書の行と写しの1頁目の組み合わせ … 標目と作成者の照合のため、写しの1頁目を取り出します

3番目で「今回の説明書」と「これまでの一覧」を両方見るのは、記載漏れの型が2つあるからです。 本文で引いたのに、今回の説明書にもこれまでの一覧にも無い番号は、説明書の記載漏れか番号の誤りのどちらかです。 一覧には相手方が出した乙号証も入れておかないと、乙号証の引用がすべて「存在しない番号」になります。

5番目は、Claude のPDF入力の条件に合わせたものです。 公式のページでは、パスワードや暗号化の無い標準のPDFが対象とされています。相手方から受け取った写しにパスワードが掛かっていることがあります。 掛かっていれば、照合の前に事務職員が外したものを作ります。

AIに処理させる

させるのは、渡した頁の中に、本文が書いている内容があるかを確かめ、その場所と印字の頁番号を返すことです。

2行目がいちばん踏み越えやすい線です。 「甲12の5頁に、被告が代金を受け取った旨の記載がある」という本文に対して、AIは「記載はあるが、受け取った金額は本文と違う」まで書きたくなります。それが立証にどう響くかを言い始めると、校正ではなく書面の評価になります。 AIには、記載の有無と、語句の一致・不一致までを返させます。

「前後の頁にある」を別の答えにしているのが、第3章の（c）のためです。 引用頁の1つ後ろの頁に記載があれば、それは書き手の誤りではなく、頁の数え方の違いである可能性が高いことになります。印字の頁番号と一緒に返させれば、どちらの数え方でずれたのかが分かります。

指示内容を固定する

あなたは法律事務所で、準備書面を提出する前に、証拠の引用を確かめる担当です。
本文の主張の当否や、証拠の評価はしないでください。
確かめるのは、引用した内容が、指定された頁に書かれているかだけです。

【材料】
- 本文の引用箇所（前後の文を含む）：{citation_context}
- 正規化した引用：{normalized_ref}（例：甲012・5頁）
- 事務所の頁の数え方：{page_rule}（印字の頁／PDFの枚数）
- 添付のPDF：引用頁とその前後1頁。各頁の先頭に PDF上の枚数 を付けています

【確かめること】
1. 本文が述べている内容が、添付の頁のどこに書かれているか。
   - 引用頁に書かれている → found
   - 引用頁には無いが、前後の頁に書かれている → found_nearby（どの頁かを書く）
   - 添付の頁のどこにも見当たらない → not_found
   - 頁が読めない → unreadable
2. 添付の各頁に印字されている頁番号（無ければ none）。
3. 本文がかぎ括弧で引いている語句があれば、頁の記載と一字一句同じか。
   違う場合は differs とし、頁に書かれている語句をそのまま写してください。

【厳守事項】
- 頁の記載は、書かれているとおりに写してください。要約や言い換えをしないでください。
- not_found のときに、近い内容の頁を探して found にしないでください。
- 本文の主張が証拠で裏付けられるか、立証として十分かを書かないでください。
- 本文や説明書をどう直すべきかを書かないでください。
- 迷ったときは found にせず、理由を書いて needs_review を true にしてください。

「not_found のときに近い内容の頁を探して found にしない」を明記しているのは、AIが助けようとするからです。 見当たらないと答えるより、似た記載を見つけて「ここにあります」と答えるほうを選びがちです。その似た記載が別の事実なら、ずれを見逃したうえに、誤った頁を正しいと示すことになります。

「PDF上の枚数を各頁の先頭に付けている」のは、2つの頁を区別させるためです。 取り出した頁にはそれぞれ印字の頁番号もあるので、AIが返す「どの頁か」が、PDFの枚数なのか印字の頁なのかを、JSONの項目で分けて受け取ります。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "brief_version": "",
  "ref": "甲012",
  "cited_page": 5,
  "page_rule": "printed | pdf_index",
  "result": "found | found_nearby | not_found | unreadable",
  "found_at": { "pdf_index": null, "printed_page": null },
  "pages_seen": [ { "pdf_index": 0, "printed_page": "" } ],
  "quote_check": { "status": "match | differs | no_quote", "text_in_exhibit": "" },
  "needs_review": false,
  "note": ""
}

Claude の構造化出力は、output_config.format に type: "json_schema" を指定すると返答がスキーマに沿ったJSONになり、オブジェクトでは additionalProperties を false にする必要があります。enum の大文字・小文字は保証されないとされているので、result の値は小文字にそろえてから比べます。

このJSONと、規則による照合の結果を合わせて、指摘の一覧を作ります。

1つ目の理由は、重さで確かめる順を決められることです。 提出の前日に時間が足りなくなっても、「高」の指摘だけは必ず確かめる、という線が引けます。

2つ目は、ずれの原因を分けて示せることです。 found_at の印字の頁とPDFの枚数がそろっていれば、「印字の6頁＝PDFの7枚目に記載あり。表紙の分で1頁ずれている可能性」と、担当者がそのまま弁護士に伝えられる形になります。

3つ目は、最後の行の「説明書にあるが本文で引いていない証拠」を落とさないことです。 誤りとは限りませんが、書面の直しの途中で引用を消したのに、説明書の行が残っていることがあります。

システムへ連携する

PDFは、Files API にあらかじめ上げておく形ではなく、依頼の中に直接入れて送ります。 Anthropic のデータの保持のページでは、Files API のファイルは明示的に削除するか、設定した期限に達するまで保持されるとされ、ゼロデータ保持（ZDR）の対象外とされています。引用頁だけを取り出した小さなPDFなので、毎回送っても負担は小さく、外部に残るものを増やさずに済みます。

証拠の一覧にも説明書にも書き込みません。 記載漏れを見つけても、説明書に行を足すのは担当弁護士の判断です。提出（mints への登録）も、確定の後に人が行います。

人が確認する

人の確認は2段です。照合の担当者が指摘を写しで確かめ、担当弁護士が直すかどうかを決めます。

1. 「高」の指摘を先に見る … 存在しない番号、記載漏れ、見当たらない内容。写しを開いて確かめます
2. 「引用頁がずれている」を確かめる … 印字の頁とPDFの枚数のどちらで書いたのかを見て、事務所の決まりに合わせた直し方を添えます
3. 「引いた語句が違う」を確かめる … 写しの記載を見て、本文のかぎ括弧の中を合わせるべきかを判断材料として添えます
4. 担当弁護士に伝える … 指摘ごとに、写しの該当頁を添えます
5. 担当弁護士が直すかどうかを決める … 書面と説明書を直し、もう一度照合を回します

1番目の「見当たらない」を、AIの答えだけで弁護士に伝えないでください。 写しの画質が悪くて読めなかった、取り出した頁の範囲が狭かった、ということがあります。照合の担当者が写しを開いて、本当に無いことを確かめてから伝えます。

5番目の「もう一度照合を回す」を省かないでください。 直した書面で番号を1つ入れ替えると、別の引用の番号がずれることがあります。 最後に照合を回した版と、提出する版が同じであることを確かめて終わります。

例外に対処する

5行目で照合をしないのは、ファイルと番号の対応が崩れていると、別の証拠の頁を読んで答えてしまうからです。 対応を直してから照合します。

8行目は、知的財産高等裁判所のページが、外国語文献には取調べを求める部分の訳文を添付する必要があるとしていることに合わせたものです。訳文の頁を引用している書面なら、訳文のPDFを照合の対象にします。

記録を残す

• 照合した書面の版と日時
• 抜き出した引用の一覧と、正規化した番号
• 規則による照合の結果
• AIに渡した頁の範囲と、応答のJSONの全文
• 指摘の一覧と、担当者・担当弁護士がそれぞれどう判断したか
• 提出した版と、最後に照合を回した版が同じであることの記録

4つ目で「渡した頁の範囲」を残すのは、外部に何を出したかを後から説明するためです。 依頼者から、どの書類を外部のサービスに送ったかを聞かれたときに、号証と頁の範囲で答えられるようにしておきます。

最後の行は、この構成の締めくくりです。 照合を回した後に書面を直して、そのまま提出してしまうのが、仕組みを入れた後にいちばん起きやすい漏れです。