法律事務所の弁護士の Outlook の予定と送ったメールから、事件ごとの作業時間の記録（タイムチャージ）の下書きを作り、記録の漏れを拾う

処理の起点を決める

毎日19時に、弁護士ごとのフローを定時で動かします。 その日の予定とメールがそろった時刻で、本人がまだ事務所にいるか、帰る前に一度だけ下書きを見られる時刻を選びます。朝にすると、前日のことを思い出す時間が要ります。

予定が入るたびに動かす形にはしません。 予定は後から変わります。打合せが延びた、電話が流れた、という変更が入った後の、その日の確かな予定で下書きを作るほうが、直す手間が少なくなります。

記録の漏れの確認は、別のフローで毎週月曜の朝に動かします。前の週の予定と確定した記録を比べ、1週間前のことを思い出せるうちに本人へ知らせます。 月末にまとめて確認する形に戻さないことが、この構成の要です。

土日と休日には動かしません。休日に入った期日や打合せは、月曜の確認で拾います。

入力データを集める

事件管理の一覧には、事件ごとの担当の弁護士も持たせます。 担当でない弁護士の下書きに事件の候補が出たときに、応援で入った事件なのか、取り違えなのかを見分ける手がかりになります。

質を決めるのは、3つ目の事件管理の一覧です。 依頼者のメールのドメインが一覧にあれば、出席者や宛先から依頼者を当てられます。ドメインの列が空の事件は、件名に事件番号が書かれていない限り、候補が出ません。

「時間制かどうか」の列も必ず持たせます。 着手金と報酬金で受任した事件の作業は、請求の明細には使いません。下書きは作りますが、「時間制でない事件」と印を付けて、経理の時間記録には送りません。 事件ごとにかかった時間を事務所の中で知る材料としては残します。

メールの本文は入力にしません。 本文には依頼者の秘密が書かれています。事件を当てるのに要るのは件名と相手で、本文は要りません。

データの取得方法を決める

予定は「Get calendar view of events (V3)」で、開始と終了の時刻にその日の0時から24時（日本時間を UTC に直した値）を入れて取ります。繰り返しの予定も、その日の1回分として返ってきます。

送信済みのメールは、その日の送信分だけを取ります。 Get emails (V3) の宛先や件名の絞り込みはフォルダの最初の250通に対して行われるとされているので、絞り込みに頼らず、Search Query（Outlook の検索と同じ書き方）でその日の送信を探します。

同じ Conversation Id のメールは1行にまとめます。 同じ相手と1日に5往復したやり取りを5行にすると、弁護士が5回直すことになります。まとめた行には、送った通数と最初と最後の送信の時刻を付けます。

AIへ渡す前に整形する

1. 除外する … 分類が「個人」「事務所内」の予定、終日の予定、辞退した予定を除きます
2. 時間を計算する … 予定の開始と終了から分を計算します。この計算はフローの式で行い、AI には渡しません
3. 事件番号を先に探す … 件名や分類に事件番号の形の文字列があれば、それを事件管理の一覧と照らします。一覧にあれば、プロンプトを使わずに事件を決めます
4. ドメインを取り出す … 出席者と宛先のアドレスからドメインだけを取り出し、事務所内のドメインを除きます
5. 候補を絞る … ドメインが事件管理の一覧の依頼者・相手方の代理人に当たる事件を、候補としてプロンプトに渡します
6. メールをまとめる … 同じ Conversation Id のメールを1行にまとめます

3番目を必ず先に置いてください。 件名に事件番号がある予定は、AI に判断させる必要がありません。事件番号を書く習慣が広がるほど、プロンプトを呼ぶ回数が減り、取り違えも減ります。

5番目で候補を絞ってから渡すのは、事件管理の一覧の全体を AI に渡さないためです。 一覧には事務所の全ての依頼者と相手方の名前があります。その日の予定に関係する数件の事件だけを渡します。

AIに処理させる

させるのは、1件ごとに事件番号の候補と作業の種類を選び、作業の内容を短い文にすることだけです。 時間と、請求するかどうかは扱いません。

作業の内容の文は、依頼者に届く請求の明細に載ることを前提にします。 件名に「（相手方の不誠実な対応について）」のような事務所の中だけの書き方があっても、明細には「相手方代理人との協議」のように、事実だけを書いた文にします。

2行目が、この構成で最も守るべきことです。 「A社 打合せ」という件名で、候補にA社の事件が2つあるとき、それらしい方を選ばせず multiple で弁護士に戻します。

作業の種類を7つに限っているのは、経理の側で事件ごとに集計するためです。 種類を自由に書かせると「協議」「打ち合わせ」「MTG」が別々に数えられ、事件のどの段階に時間がかかっているかを後から見られなくなります。 期日（hearing）を打合せと分けているのは、期日の前後に準備の時間が付いているかを、毎週の漏れの確認で見るためです。

指示内容を固定する

あなたは法律事務所で、弁護士の1日の予定と送ったメールから、作業時間の記録の
下書きを作る係です。記録を確定するのは弁護士です。

【入力】
- 予定またはメールの件名、場所、相手のドメイン、種類（予定／メール）
- この作業に関係しうる事件の候補（事件番号、事件名、依頼者、相手方）

【するべきこと】
1. matter_no には、候補の事件番号の中から1つだけを選んでください。
2. activity_type を次から1つ選んでください。
   meeting（打合せ）／hearing（期日）／call（電話・Web会議）／
   drafting（書面の作成・修正）／research（調査）／email（メール対応）／other
3. narrative に、請求の明細に載せる作業の内容を40字以内の日本語で書いてください。
4. reason に、事件を選んだ根拠（件名のどの語か、どのドメインか）を書いてください。

【厳守事項】
- 候補に無い事件番号を書かないでください。番号を推測で作らないでください。
- 候補の中で2つ以上に当てはまりうるときは、matter_no を "multiple" にし、
  当てはまりうる番号を candidates に並べてください。それらしい方を選ばないでください。
- どの候補にも当てはまらないときは、matter_no を "none" にしてください。
- 作業の時間を書かないでください。時間の推測もしないでください。
- 請求するべきかどうかを書かないでください。
- narrative には、件名にある評価や感想の言葉（不誠実、問題、至急など）を入れず、
  行った作業だけを書いてください。依頼者が読む明細に載ります。
- narrative に、依頼者以外の個人の氏名を書かないでください。
- 回答に JSON マークダウンを含めないでください。

【件名】{subject}
【場所】{location}
【相手のドメイン】{domains}
【種類】{source_type}
【事件の候補】{candidates}

「それらしい方を選ばない」を書かないと、ほぼ必ずどちらかを選びます。 件名にA社とあれば、A社の事件のうち新しいほうか、件名に近い語のあるほうを選びます。選ばれた事件が違っていると、弁護士は確定のときに気づかないことがあり、そのまま請求に乗ります。

「時間を書かない」を独立した行にしているのは、メールの行のためです。 予定の行は開始と終了があるので時間を推測しませんが、メールの行では「メール対応 0.2時間」のように、もっともらしい長さを書き足すことがあります。

narrative の評価の言葉を禁じるのは、明細が依頼者に届くからです。 弁護士が自分用に付けた件名の言葉が、そのまま明細に出ることを防ぎます。

出力形式を固定する

1件ごとに、次の形の JSON で受け取ります。

{
  "matter_no": "2026-0153 | multiple | none",
  "candidates": ["", ""],
  "activity_type": "meeting | hearing | call | drafting | research | email | other",
  "narrative": "",
  "reason": ""
}

1つ目の理由は、matter_no の3つの状態で、弁護士の見る順番を決められることです。 番号が決まった行は流し見て確定し、multiple と none の行だけを開いて直します。

2つ目は、形式を固定できることです。 プロンプトの出力を JSON にし、JSON の例を書き換えると形式が「カスタム」になり、プロンプトをもう一度テストしても形式が変わりません。 保存した形式がフローで使われるので、下書きのリストの列にそのまま入れられます。

3つ目は、reason で確定が速くなることです。 「件名の『定時株主総会』」「宛先のドメインが依頼者の一覧に一致」と書かれていれば、弁護士は予定を開かずに確かめられます。

下書きのリストの1行は、次の列を持ちます。

システムへ連携する

経理の時間記録には、確定した行だけを書き込みます。 下書きの段階の行が経理の側に見えると、弁護士が直す前の事件番号や時間で請求の準備が始まってしまいます。

Outlook には書き込みません。 予定に分類を付け直す、メールを移すといった操作はしません。弁護士のメールボックスは、読むだけです。

人が確認する

弁護士が見るのは、本人の下書きだけです。 1日5件前後なので、帰る前に数分で終わる量です。

1. multiple と none の行を先に直す … 候補から事件を選ぶか、事件管理の一覧から選び直します
2. メールの行に時間を入れる … 書いた時間を自分で入れます。請求しないなら「対象外」にします
3. 予定の時間を確かめる … 打合せが延びた、早く終わった、を直します
4. 内容の文を確かめる … 明細に載せてよい書き方かを見ます
5. 確定する … 確定した行だけが経理に送られます

2番目を省かないでください。 メールの行を時間の空欄のまま確定すると、経理の側で0分の行になります。空欄のまま確定できないよう、リストの入力の決まりで止めます。

予定やメールに出てこない作業は、下書きに並びません。 事務所で1人で書面を書いていた時間、記録を読み込んでいた時間は、予定にもメールにも残らないことが多くあります。下書きのリストには、弁護士が自分で行を足せる欄を設けておきます。 下書きに無いことが、作業が無かったことを意味しない点は、最初に弁護士に伝えておきます。

経理の担当は、確定した記録だけを見ます。 毎週月曜の漏れの知らせは本人に直接届くので、経理が弁護士に聞いて回る場面は、月末の最後の確認だけになります。

目標は、1件あたり2分です。 事件番号が決まっている行は確かめて確定するだけで、multiple と none、メールの時間の入力に時間を使います。

例外に対処する

上から2行が大半を占めます。 どちらも、予定の件名に事件番号が無いことから起きます。件名に事件番号を入れる習慣が広がるほど、この2行は減ります。 減り方を月ごとに数えると、習慣がどこまで根付いたかが分かります。

記録を残す

• 下書きの行（予定・メールのどれから作ったか、プロンプトの JSON）
• 弁護士が直した内容（事件番号・時間・内容のどれを、どう変えたか）
• 確定した日時と、経理の時間記録に書き込んだ日時
• 毎週の漏れの知らせと、その後に確定した記録
• multiple と none の件数（弁護士ごと・月ごと）

2つ目の「直した内容」が最も大事です。 事件番号を直した行が多い依頼者は、事件管理の一覧のドメインか、事件名の書き方に原因があります。

下書きの行は、請求書を出した後も一定の期間残します。 依頼者から明細について問い合わせがあったときに、どの予定・どのメールから作った記録かを示せるようにします。