建設現場で交付した産業廃棄物の紙マニフェストの返送票を読み取り、交付日・数量・処分終了日を台帳にそろえて、返送期限を過ぎたものと記載の食い違いを拾う

処理の起点を決める

届いた返送票を、その日のうちにスキャンして取込フォルダに保存することを起点にします。 郵便を開けた担当者が、その場で複合機に通します。届いた日にスキャンするのは、受け取った日を記録に残すためです。 記載の不足があったときの報告の期限は、写しの送付を受けた日から数えます。ファイル名に受け取った日付を入れる設定にします。

Python のスクリプトを、社内のサーバーで1時間ごとに定時実行します。 取込フォルダの新しいPDFを順に処理し、台帳への書き込みまで成功したものだけを処理済みのフォルダへ移します。 失敗したものは取込フォルダに残り、次の実行で拾い直されます。

期限の一覧は、別のスクリプトで毎朝7時に作ります。 返送票が1枚も届かない日でも、期限は進みます。読み取りの処理と期限の計算を分けておくと、読み取りが止まっていても期限の一覧は出続けます。

入力データを集める

質を決めるのは、台帳の「特別管理かどうか」の列です。 B2票とD票の期限は、普通の産業廃棄物が90日、特別管理産業廃棄物が60日です。列が空なら、短いほうの60日で数えます。 長いほうで数えると、特別管理のものの期限を過ぎてから気づくことになります。

委託先の一覧は、業者名の表記をそろえるために使います。 返送票の業者名は、業者のゴム印で押されることも、手書きで略されることもあります。台帳の業者名と一字一句が合わなくても、同じ業者として扱えるようにします。

データの取得方法を決める

読み取りは、Python から Document AI の処理の API を呼ぶだけです。公式のページには Python のクライアントライブラリで応答を扱う例が載っています。返ってきた Document から次のものを取ります。

票の種類は、印字の見出しから決めます。 7枚綴りの各票には票の名前が印字されているので、全文のテキストから探します。種類が分からないと、どの終了日の列に書くかが決まりません。 見つからなければ unknown として担当者に回します。

交付番号は、台帳の行を探す鍵です。 読み取った番号で台帳を引き、完全に一致する行が1つだけあるときだけ結び付けます。 1字違いの行に寄せることはしません。一致する行が無ければ no_ledger として、A票の控えがまだ本社に届いていないのか、番号の読み違いかを担当者が確かめます。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … Document AI の対象は PDF、GIF、TIFF、JPEG、PNG、BMP、WebP などです。複合機のPDFはそのまま入れられます
2. 画質の確認 … 公式には、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよい結果になるとされています。複写の薄い文字のために、複合機の設定を300dpi以上・濃いめに固定します
3. 1枚1ファイル … 何枚もまとめてスキャンしたPDFは、ページごとに分けます。返送票は1枚が1ページなので、ページで分ければ票ごとになります
4. 受け取った日の確認 … ファイル名の日付が無いものは、処理を止めて担当者に知らせます
5. 重複の検知 … 同じ交付番号・同じ票の種類のものが2枚あれば、後のものを差し替えとして扱います

2番目がいちばん効きます。 返送票は複写の何枚目かなので、業者のボールペンの筆圧が弱いと、日付の数字がかすれています。 濃いめの設定でスキャンすると、信頼度が目に見えて変わることがあります。

AIに処理させる

させるのは、読み取り結果から票の種類と台帳の項目を取り出し、値ごとに状態を付けることだけです。 台帳との比較と期限の計算は Python が行います。

Python が比べる規則は次のとおりです。

日付の順の規則は、読み違いを拾うためにあります。 「10月1日」が「10月7日」と読まれても、それだけでは気づけません。処分終了日が運搬終了日より前になっていれば、どちらかの読み違いか、記載の誤りです。

1行目がいちばん起きやすい失敗です。 処分終了日の数字がかすれているとき、AIは運搬終了日の数日後や交付日の数十日後といった「ありそうな日付」で埋めようとします。埋められた日付は台帳の上では正しく見え、期限の一覧からその行が消えます。

指示内容を固定する

あなたは建設会社の総務部で、産業廃棄物管理票（マニフェスト）の
返送票を台帳に記録する担当です。
渡すのは、返送票1枚の読み取り結果です。
書かれている文字だけを使って、台帳の項目に値を並べてください。
推測で埋めないでください。

【やること】
1. slip_type：印字の見出しから B2／D／E を選ぶ。見当たらなければ unknown
2. manifest_no：交付番号の欄の数字をそのまま写す
3. end_date：B2 は運搬終了年月日、D は処分終了年月日、
   E は最終処分終了年月日の欄の値
4. quantity と unit：数量の欄の数字と単位をそのまま
5. company：業者名の欄の文字。委託先の一覧に当たれば一覧の名前
6. signer_present：担当者の署名欄に文字があれば true
7. 項目ごとに status を付ける
   read（読めた）／missing（欄に値が無い）／
   unreadable（文字はあるが信頼度が低い・読み方が2つ以上ある）
8. evidence に、根拠にした文字列をそのまま写す

【厳守事項】
- 読めない日付を、他の日付から推して埋めないでください。
- 交付番号の桁を補ったり、似た番号に直したりしないでください。
- 数量の単位を換算しないでください。書かれた単位のまま返してください。
- 欄の項目名だけがあって値が空なら missing です。
- 欄そのものが読み取り結果に見当たらないときは、
  missing ではなく not_found とし、note に書いてください。
- 処理が適正か、報告が必要かは書かないでください。

【委託先の一覧】{companies}
【読み取り結果】{ocr_result}

missing と not_found を分けているのは、Form Parser の注意書きのためです。 値の入っていない欄は、欄として返ってこないことがあります。「欄はあったが空だった」と「欄が見つからなかった」を同じにすると、読み取りの取りこぼしを記載の不足として報告の候補にしてしまいます。 not_found は担当者が画像で欄を確かめます。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力を使い、次の形のJSONで受け取ります。 output_config.format に JSON スキーマを渡すと、応答がそのスキーマに沿った形になります。

{
  "file": "20261007_return_014.pdf",
  "received_date": "2026-10-07",
  "slip_type": "D",
  "fields": [
    { "name": "manifest_no", "value": "1234567", "status": "read",
      "confidence": 0.97, "evidence": "1234567", "note": "" },
    { "name": "end_date", "value": "", "status": "unreadable",
      "confidence": 0.42, "evidence": "R8.9.?", "note": "日の数字がかすれている" },
    { "name": "quantity", "value": "4.5", "status": "read",
      "confidence": 0.93, "evidence": "4.5", "note": "" },
    { "name": "unit", "value": "m3", "status": "read",
      "confidence": 0.90, "evidence": "㎥", "note": "" },
    { "name": "company", "value": "○○環境サービス", "status": "read",
      "confidence": 0.88, "evidence": "○○環境ｻｰﾋﾞｽ", "note": "" },
    { "name": "signer_present", "value": "true", "status": "read",
      "confidence": 0.95, "evidence": "（署名あり）", "note": "" }
  ]
}

1つ目の理由は、比較と期限の計算をAIの外に出せることです。 AIが返すのは票1枚の値までで、台帳との比較と期限は Python が行います。期限の日数や業者の一覧が変わっても、AIを呼び直さずに計算だけをやり直せます。

2つ目は、status で報告の候補と読み直しの候補を分けられることです。 missing は記載の不足の候補、unreadable と not_found は画像を見直す候補です。この2つを混ぜると、読めなかっただけの返送票を、法定事項の記載が無いものとして扱ってしまいます。

公式のページでは、列挙の値の大文字・小文字までは保証されないとされているので、status と slip_type は Python で正規化してから使います。stop_reason が max_tokens のときは出力が途中で切れているので、台帳に書かずに呼び直します。

システムへ連携する

台帳への書き込みは、終了日と印の列だけにします。 交付番号・交付日・数量などの交付時の記録は、A票から人が作った値です。返送票の値で上書きしません。 数量が違えば mismatch の印を付け、どちらが正しいかは担当者が確かめます。

期限の一覧は、現場ごとに分けて現場の担当者にも送ります。 返送が遅れている理由は、現場が業者とのやり取りで知っていることが多いからです。

人が確認する

1. 毎朝、期限の一覧を見る … 期限まで14日を切った行は、現場と業者に状況を問い合わせます。期限を過ぎた行は、環境の担当の責任者に回します
2. 印の付いた返送票を見る … unreadable・not_found・no_ledger は画像を見て値を直し、missing・mismatch は業者に確かめます
3. 直した記録を残す … どの項目を、どの値からどの値に直したかを台帳の別の列に書きます
4. 報告の要否を決める … 期限を過ぎたもの、法定事項の記載が無いものについて、責任者が措置と報告を決めます

1番目を毎朝にするのは、期限の前に動くためです。 業者に問い合わせると、返送票が郵送の途中だったり、処分は終わっているのに送付が遅れていたりすることが分かります。期限を過ぎてから分かるのと、2週間前に分かるのとでは、取れる手が違います。

目標は、600枚をならして1枚1分です。 印の付く返送票が1割前後という想定で、それより多い月は、スキャンの設定か、特定の業者の書き方を疑います。

例外に対処する

1行目は、台帳の側に原因があることが多いものです。 A票の控えが現場から本社に届くのが遅いと、返送票が先に届いて no_ledger になります。A票の控えも、届いた日にスキャンして台帳の行を作る運用にすると、この例外は減ります。

記録を残す

• スキャンしたPDFと、受け取った日（紙の原本は今までどおり5年間綴じて保存する）
• Document AI が返したJSONの全文
• Claude API に渡した入力と、返ってきたJSON
• 台帳に書き込んだ値、付けた印、人が直した記録
• 期限の一覧の日ごとの控えと、そのときの期限の規則の版
• 現場・業者への問い合わせの記録と、報告を出したかどうか

期限の一覧の控えを日ごとに残すのは、いつ気づいたかを後から示せるようにするためです。 報告の期限は、期間が経過した日から30日以内です。期限を過ぎた行が一覧に初めて出た日が記録に残っていれば、対応が遅れたかどうかを説明できます。