公民館・体育館に紙で届く施設の利用申請書を読み取り、団体名・利用日時・室名・人数を予約台帳に登録して、重複予約と記入漏れを窓口に返す

処理の起点を決める

各館で申請書をスキャンし、取込フォルダに保存することを起点にします。 本庁に紙が届くのを待たず、各館の複合機でその日のうちに取り込みます。Apps Script の時間主導型トリガーが10分おきに取込フォルダを見ます。

ファイル名には、受付印の受付日時と受付番号を入れます。 「館コード_受付日時_受付番号」の形で、受付日時は窓口で受付印を押した時刻です。スキャンの時刻はファイルの属性に残りますが、照合には使いません。

1回の実行で処理する枚数に上限を置きます。 Apps Script の1回の実行は6分までなので、1回に10枚までとし、残りは次の実行に回します。 受付開始日は数十分で百枚を超えることがあり、台帳への照合は受付日時の順に並べ直してから行います。

入力データを集める

質を決めるのは、名簿の「略称・旧名」の列と、予約台帳の受付日時の列です。 略称が無ければ、書き方が違うだけの団体が「名簿に無い団体」になります。台帳に受付日時の列が無ければ、重複したときにどちらが先かを機械が示せません。 いまの台帳に無ければ、列を足すのが最初の作業です。

室の一覧には定員を入れます。 申請の人数が室の定員を超えていれば、needs_review で職員に見せます。超えたら断るかどうかは職員が決めます。

データの取得方法を決める

読み取りは、Apps Script から Document AI の処理の API を呼ぶだけです。ファイルを渡すと、Document という形の応答が返ります。

利用日と時刻の欄は、信頼度を欄ごとに見ます。 手書きの「1」と「7」、「3」と「8」の読み違いは、そのまま別の日・別の時間帯の予約になります。 日付と時刻の欄で基準を下回る文字があれば needs_review にし、台帳には入れません。

必須項目表との突き合わせは、fieldName の文字列ではなく、様式の上の位置で行います。 手書きの値が項目名の枠にはみ出すと、項目名と値の組み合わせがずれることも考えられます。各項目の枠の位置を boundingPoly の範囲として必須項目表に持たせ、その範囲に値が返ってきたかで数えます。 様式が決まっている申請書だからできる方法です。

代表者の氏名と電話番号は、ここで Apps Script が伏せます。 団体は名簿で結び付けるので、生成AIに個人の連絡先を渡す理由がありません。

AIへ渡す前に整形する

1. 形式の確認 … Document AI の対象は PDF、TIFF、JPEG、PNG などです。複合機の設定をPDFに固定します
2. 解像度の確認 … 公式には、スキャンは最低200dpiが望ましく、300dpi以上が一般に最もよい結果になるとされています。手書きの数字を読むため、300dpiで取ります
3. ページ数の確認 … Form Parser の同期の処理は15ページまでです。1申請1ファイルにし、まとめてスキャンしたものは受付番号ごとに分けます
4. 受付日時の取り出し … ファイル名から受付日時と受付番号を取り出し、形が合わないものは取り込まずに館へ戻します
5. 様式の見分け … 公民館用か体育館用かを、様式の番号の印字から見分け、必須項目表を選びます
6. 重複の確認 … 同じ受付番号のファイルが既にあれば、二重に読まずに印を付けます

4番目を省かないでください。 受付日時が取り出せないファイルを処理すると、そのファイルだけ受付の順番が決まらないまま台帳に入ります。 形が合わないものは、照合の前に止めます。

AIに処理させる

させるのは、読み取り結果を予約台帳の項目にそろえることだけです。 記入漏れの判定、重複の判定、承認の判断はさせません。

時間帯を時刻に直さないことを、表に明記しています。 「午前」が何時から何時までかは施設ごとに違い、AIが一般的な午前の時刻に直すと、施設の区切りと合わない予約になります。 直すのは Apps Script が施設の室の一覧を使って行います。

4行目がいちばん起きやすい失敗です。 利用日の数字が読めず曜日だけが読めたとき、AIは「次の土曜日」を計算して埋めたがります。埋めた日付が正しくても、確かめられていない予約が台帳に入ります。

指示内容を固定する

あなたは公共施設の予約の担当として、利用申請書の読み取り結果を、
予約台帳の項目にそろえる立場です。
OCRが返した読み取り結果だけを見てください。推測で埋めないでください。

【やること】
1. 次の項目を写してください。
   団体名、利用日、開始の時刻、終了の時刻、室名、人数、利用目的、備品
2. 室名と備品は、塗られたチェックボックス（filled_checkbox）の項目名だけを写してください。
   塗られていないもの（unfilled_checkbox）は写さないでください。
3. 読み取り結果の中の [MASKED] は伏せた値です。そのままにしてください。

【厳守事項】
- 文字は書かれたものをそのまま入れてください。
  利用日と時刻の数字を1文字も直さないでください。
- 「午前」「午後」「夜間」のような時間帯は、そのまま写してください。
  何時から何時までかに直さないでください。
- 利用日が読み取れないときは空にしてください。
  曜日やほかの欄から日付を計算しないでください。
- 書かれていない項目は空にしてください。空であることについて、説明を書かないでください。
- 利用を認めるかどうか、他の予約と重なるかどうかについて、何も書かないでください。
- evidence には、各値の根拠にした文字列をそのまま写してください。

【読み取り結果（キーと値の組、チェックボックス、全文。氏名・電話番号は伏せてあります）】{ocr_result}

「空であることについて説明を書かない」を入れるのは、AIが空欄に理由を付けたがるからです。 何も言わなければ「終了時刻の記載なし（午前利用のため省略と思われます）」のように書きます。理由が付いた空欄は、職員が記入漏れとして扱わなくなります。 空欄は空のまま返させ、数えるのは必須項目表です。

出力形式を固定する

Claude API の構造化出力で、次の形のJSONに固定して受け取ります。 公式には、output_config.format に json_schema の形でスキーマを渡すと、制約付きのデコードでスキーマに従う応答を返すとされています。enum と required を使え、オブジェクトの additionalProperties は false にする必要があります。

{
  "form_type": "community_center | gymnasium | other",
  "group_name": { "value": "" },
  "use_date": { "value": "" },
  "start_time": { "value": "" },
  "end_time": { "value": "" },
  "rooms": [""],
  "headcount": { "value": "" },
  "purpose": { "value": "" },
  "equipment": [""],
  "evidence": [{ "field": "", "text": "" }]
}

状態は Apps Script が規則で付けます。

incomplete の数え方が、この表でいちばん大事なところです。 返ってきた項目の中から空の値を探すのではなく、必須項目表の項目ごとに、値が返ってきたかを確かめます。 公式の説明どおり、空欄は項目ごと返ってこないことがあるからです。

conflict は、先に入っている予約より受付日時が遅いときだけに付けます。 受付日時が早い申請が後から処理された場合は、台帳の「仮」の予約のほうを conflict に付け替え、両方を職員に見せます。 どちらを優先するかは、施設の規則に沿って職員が決めます。

システムへ連携する

予約台帳には「仮」の印でしか書き込みません。 本登録は職員が印を外して行い、団体への承認の連絡も職員が出します。 台帳の空きを早く正しくすることと、承認を人が行うことを両立させるための形です。

返却の一覧は館ごとに分けます。 申請を受けた館の窓口が団体に連絡するほうが、団体にとって問い合わせ先が分かりやすいからです。 連絡の文案は「終了の時刻の記入がありませんでした。お手数ですが窓口までご連絡ください」のような下書きにとどめ、電話や送付は職員が行います。

人が確認する

職員が見るのは、conflict・incomplete・needs_review と、「仮」の予約の本登録だけです。 全件を申請書と見比べる設計にすると、第10章の16.0時間には収まりません。

1. conflict を先に見る … 両方の申請書と受付日時を並べ、施設の規則に沿って調整します
2. needs_review の日付と時刻を申請書と見比べる … 読めなければ団体に確かめます
3. incomplete の団体に連絡する … 文案を直して連絡し、連絡した日を記録します
4. 「仮」の予約を本登録にする … 一覧で団体名・日時・室を流し見て、印を外します

1番目を省かないでください。 受付日時は紙の受付印から取っていますが、受付印の押し忘れや時刻の書き違いがあれば、照合の順番も違ってきます。 重複したものだけは、両方の紙を見てから決めます。

職員が直した値は、確認用の列に入れ、元の読み取りの値は消しません。 直した欄の種類（日付、時刻、室名）を数えると、様式のどの欄が読みにくいかが分かります。

目標は、480件をならして1件2分です。 本登録の流し見は1件あたり数十秒で、conflict と incomplete は連絡を含めて数分かかります。返却が2割前後という想定です。

例外に対処する

6行目が、この構成でいちばん起きやすい例外です。 遠くの館の紙は、スキャンが翌日になることがあります。台帳に先に入った「仮」の予約を消さずに conflict に付け替えるのは、どちらの団体にも説明できる状態を残すためです。

記録を残す

• 元の申請書のファイルと、館コード・受付日時・受付番号・取込の日時
• Document AI が返した Document のJSONの全文
• Claude API に渡した伏せた後の読み取り結果と、返ってきたJSON
• Apps Script が付けた状態と、照合したときの台帳の該当の行の内容
• 職員が conflict をどう調整したか、誰が、いつ、どの規則に沿って決めたか
• 団体に連絡した日時と内容、本登録にした日時と職員

5つ目は、利用の権利に関わる記録です。 重複の調整は、後から団体に説明を求められることがあります。どちらの申請が先に受け付けられ、どの規則で決めたかを残しておけば、その説明ができます。