法律事務所で、事件ごとの期日・書面のやり取り・打合せの記録から、依頼者へ毎月送る進捗報告書の下書きを作る

処理の起点を決める

毎月第1営業日の朝に動かします。 報告の対象は「前月の1日から末日まで」の記録で、月が変わった時点で材料が確定します。下書きが第1営業日の朝にそろっていれば、弁護士は月初の数日で確かめと所見に集中できます。

事件ごとに1件ずつ処理します。 160件をまとめて1回でAIに渡すことはしません。事件の情報が別の事件の報告書に混ざらないことが、この構成で最も守るべきことの1つだからです。

月の途中の臨時の報告は、弁護士が事件を指定して手で動かせるようにします。 判決や和解の成立など、月末を待たずに知らせるべきことがあった場合です。中身の作り方は月次と同じで、対象の期間だけを変えます。

前月の末日に期日があった事件は、メモの入力が間に合っていないことがあります。 第1営業日の朝の時点で、前月の期日に結果のメモが無い事件は、下書きを作らずに担当弁護士へ「メモの入力待ち」と知らせ、メモが入った時点でその事件だけをもう一度動かします。 メモの無いまま下書きを作ると、期日の結果が空欄の報告書ができます。

入力データを集める

質を決めるのは、期日の記録の「結果のメモ」です。 「弁論準備。被告の準備書面(2)陳述。次回までに原告が反論」と書かれていれば、AIはそれを依頼者向けの文にできます。「期日。特になし」だけなら、AIは何も足せません。 この構成を入れると、期日の後のメモの書き方が報告書の質を決めることが、弁護士にも見えるようになります。

いちばん下の「報告に書かない事項」は、この題材に特有の入力です。 和解の条件について依頼者の一部の担当者だけに口頭で伝えている、刑事告訴を検討している、といった事項は、報告書という文書の形で残すかどうかを弁護士が決めます。 AIにはその欄を渡し、該当する記録を本文に使わせません。

データの取得方法を決める

記録には、1件ずつ番号を振って渡します。 期日は H-01、書面は D-01、打合せは M-01、お願いは R-01 のように。報告書の各文に、どの記録から書いたかを番号で付けさせるためです。

未済のお願いは、前月より前のものも含めて全件取ります。 先々月にお願いした資料がまだ届いていなければ、今月の報告書でももう一度お願いする必要があります。期間で絞ると、届いていないお願いが報告書から消えます。 第3章の（c）は、ここで防ぎます。

受領した書面のPDFは、届き方で2種類あります。 民事訴訟の書面は mints から電子で届き、事務局がファイルサーバーの事件ごとのフォルダに保存します。労働審判や家事事件の書面は、いまも紙で届くものがあり、スキャンしたPDFは文字が読み取れるかを先に確かめます。 どちらも、ファイル名に書面の題名と受領日を入れて保存する決まりにしておくと、事件管理システムの書面の記録と結びつけられます。

AIへ渡す前に整形する

1. 期間で絞る … 期日・書面・打合せは前月の1日から末日まで。次回の期日は、前月より後の予定を全件
2. 報告に書かない事項を除く … 事件ごとの欄に挙がっている記録は、AIに渡す前に取り除き、取り除いたことだけを弁護士向けの欄に記録します
3. 記録の番号を振る … 種類ごとに番号を振ります
4. 書面の要旨の有無を見る … 受領した書面に弁護士の要旨のメモが無いものだけ、PDFを要旨の候補づくりに回します
5. 依頼者の区分で文体を決める … 企業の法務部向けは簡潔に、個人向けは手続きの言葉に説明を添えます
6. 相手方や第三者の個人名の扱い … 報告書には書面や期日の記録にある名前が出ます。依頼者が知っている当事者の名前は残し、それ以外の第三者は役割（証人、相手方代理人）に置き換えます

2番目を、AIへの指示ではなく前処理で行うのが要点です。 指示で「この事項は書かないでください」と頼むと、AIはその事項を読んだうえで避けようとします。読ませなければ、書かれることはありません。 書かない事項は、渡さないことで守ります。

AIに処理させる

1回目は受領した書面の要旨の候補、2回目は報告書の下書きです。

1回目の要旨は、相手方の言葉に寄せて書かせます。 「被告は、本件契約は解除されていないと主張しています」のように、誰の主張かを必ず主語に置きます。 「本件契約は解除されていません」と書かれると、依頼者は事実として読みます。

文体は、依頼者の区分で切り替えます。

説明の文は、手続きの一般的な説明に限ります。 その事件で何が起きたかの説明は、記録の番号が付く文だけで書きます。

2回目の「依頼者へのお願い」は、本文とは別の欄に表で出させます。 何を、いつまでに、どこへ送ってほしいか。期限が前月より前で未済のものは「再度のお願い」と分かるようにします。

1行目がいちばん大事です。 依頼者が報告書でいちばん読みたいのは見通しで、AIに書かせると便利に見えます。しかし見通しは、記録に書かれていない弁護士の経験と判断から出てくるもので、記録からAIが書いた見通しは、根拠の無い予測になります。 報告書に載れば、依頼者はそれを弁護士の判断として読みます。

指示内容を固定する

あなたは法律事務所で、継続中の事件について依頼者へ毎月送る進捗報告書の下書きを作る立場です。
報告書は担当弁護士が確認し、所見を書き加えてから送ります。

【事件】{case_info}（依頼者の区分：{client_type}）
【対象の期間】{period}
【記録（番号付き）】
  期日：{hearings}
  書面の授受：{documents}
  打合せ・電話：{meetings}
  依頼者へのお願い（未済）：{requests}
【前月の報告書】{last_report}

【作るもの】
1. 今月の要約（3文以内）
2. 期日の結果（期日ごと）
3. 書面のやり取り（提出・受領ごと。受領した書面は要旨を添える）
4. 次の予定（次回期日と、それまでに当方が行う準備）
5. 依頼者へのお願い（何を、いつまでに。期限を過ぎたものは「再度のお願い」と明示）

【厳守事項】
- すべての文に、根拠にした記録の番号を付けてください。番号を付けられない文は書かないでください。
- 事件の見通し、勝敗、金額、相手方の主張の当否についての評価は書かないでください。
  所見の欄は作らないでください。弁護士が書きます。
- 方針や次の打ち手を提案しないでください。記録に「当方は〜する予定」とある範囲だけを書いてください。
- 相手方の主張は、必ず「相手方は〜と主張しています」の形で、誰の主張かを示してください。
- 記録に無い期日、書面、日付を補わないでください。日付は記録のとおりに書いてください。
- 前月の報告書と内容が重なる部分は「前月にお伝えしたとおり」と短くまとめ、変化を中心に書いてください。
- 記録が少ない月は、少ないまま短く書いてください。文章で埋めないでください。
- 依頼者の区分が個人の場合は、手続きの言葉に短い説明を添えてください。

「記録が少ない月は短く書く」を入れるのは、AIが行間を埋めようとするからです。 期日の無い月に「引き続き鋭意準備を進めております」のような文で段落を作ると、依頼者には何かが進んでいるように読めます。 記録が無ければ、無いと書くほうが正確です。

「前月にお伝えしたとおり」を指示するのは、依頼者が前月との差を読みたいからです。 第3章の（b）で、依頼者の法務部がまとめ直していたのは、毎月の報告書が同じ説明を繰り返し、変化が埋もれていたからです。

出力形式を固定する

次の形のJSONで受け取ります。

{
  "case_id": "",
  "period": "",
  "summary": [ { "text": "", "refs": ["H-01"] } ],
  "hearings": [ { "date": "", "type": "", "result": "", "refs": [""] } ],
  "documents": [ { "date": "", "direction": "filed | received", "title": "", "gist": "", "refs": [""] } ],
  "next_schedule": [ { "date": "", "item": "", "refs": [""] } ],
  "requests_to_client": [
    { "item": "", "due": "", "status": "new | reminder", "refs": ["R-01"] }
  ],
  "excluded_by_policy": 0,
  "notes_for_lawyer": [""]
}

1つ目の理由は、記録の番号を機械で照合できることです。 refs に、渡していない番号が入っていないかをワークフローが確かめます。存在しない番号を挙げた文は、下書きに入れる前に印を付けます。

2つ目は、Wordの様式に決まった順で流し込めることです。 160件の報告書が同じ見出しで並び、依頼者へのお願いはいつも同じ場所の表に入ります。所見の欄は、様式の側で空欄の枠として用意しておきます。

依頼者へのお願いの欄は、様式の上では次のような表になります。

期限は、記録の期限をそのまま写します。 「次回期日の1週間前」のような書き方は、記録の側で日付に直しておきます。依頼者の担当者が予定表にそのまま写せる形にするためです。

3つ目は、notes_for_lawyer で弁護士への申し送りを分けられることです。 「打合せの記録 M-02 に、依頼者が資料を探していると書かれているが、タスクに登録されていない」のような気づきは、報告書の本文ではなく、弁護士だけが読む欄に入れます。

JSONスキーマの定義には、事件の情報を入れません。 Claude の公式ドキュメントでは、構造化出力のスキーマはメッセージの内容とは別にキャッシュされると説明されています。依頼者名や事件名を列挙型の値に並べず、項目の形だけを定めます。

システムへ連携する

事件管理システムへの書き戻しは、弁護士が承認した後だけです。 下書きの段階で書き戻すと、来月の「前月の報告書」として、弁護士が直す前の文章が使われてしまいます。

依頼者への送付は、自動にしません。 これまでどおり、事務局が事務所の決めた方法で送ります。

人が確認する

1. 記録の番号をたどる … 担当弁護士が、下書きの各文の番号から元の記録を開き、合っているかを確かめます。特に期日の日付と、依頼者へのお願いの期限は全件見ます
2. 相手方の主張の要旨を原文と照らす … 1回目で作った要旨は、書面の該当ページと照らします
3. 前月の報告書と食い違っていないかを見る … 前月に「次回期日は○月○日」と書いた日付が変わっていれば、変わったことが本文に書かれているかを確かめます
4. 所見を書く … 見通し、相手方の主張についての評価、今後の方針を書きます
5. notes_for_lawyer を読む … タスクの登録漏れなど、記録の側の直しが要るものを直します

1番目で日付とお願いの期限を全件見るのは、誤ったときの影響が大きいからです。 期日の日付を1日間違えて依頼者に伝えると、依頼者の担当者が出席の予定を誤って組みます。 資料の期限を誤れば、期日に間に合いません。

4番目が空欄のままの下書きは、事務局に回りません。 様式の所見の枠が空なら、ワークフローは送付の一覧に載せません。弁護士が「今月は所見なし」と書くことはできますが、書かずに送ることはできないようにします。

例外に対処する

6行目は、事務所の判断が要る型です。 共同の依頼者のあいだで利害が分かれてきた事件では、同じ報告書を全員に送ってよいかを弁護士が判断します。 下書きの側では決めず、事件ごとの欄に印が付いていれば送付先の確認を求めます。

8行目について。 Claude の公式ドキュメントは、拒否の応答や max_tokens への到達では、構造化出力でもスキーマに合わない出力になりうるとしています。stop_reason を見て、正常に終わらなかったものは使いません。

記録を残す

• 事件ごとに、AIに渡した記録の番号の一覧と、前処理で除いた記録の件数
• 1回目の要旨の候補と、参照した書面のページ
• 2回目の下書きの全文と、番号の照合の結果
• 弁護士が直した箇所と、書いた所見
• 承認した報告書、承認した弁護士、送付日

4つ目が、この構成を育てる材料になります。 弁護士が毎回同じ種類の直しをしているなら、指示か記録の書き方のどちらかに理由があります。期日のメモの書き方を事務所でそろえると、直しが減ります。

保存期間は、事件の記録の事務所の保存期間に合わせます。 下書きと弁護士の直しの記録は、送った報告書と同じ事件の記録として扱い、別の場所に別の期間で残さないようにします。