建設現場の週次の定例打合せの記録から、決まったこと・宿題・工程の変更を議事録にして参加者へ配る

処理の起点を決める

起点は、工事担当が会議の後に Copilot を開いてプロンプトを実行することです。 会議の終了と同時に自動で議事録を作る形にはしません。定例の後、工事担当が5分でも内容を思い返してから下書きを作るほうが、直す箇所が先に分かるからです。

ただし、下書きを作る時刻は決めます。定例が終わってから現場の巡回に出る前の15分を、議事録の下書きの時間として予定表に入れます。この時点では直さず、下書きを様式に貼るところまでで止めます。

配布の側は、ファイルの保存が起点です。 確定版を配布用のフォルダに保存したことをきっかけに、Power Automate のフローが動きます。OneDrive のトリガー「ファイルが作成されたとき」を使います。このトリガーは、OneDrive の中で移動したファイルを新しいファイルとして扱わないとされています。 下書きのフォルダから確定版を「移動」すると動かないので、配布用のフォルダには「名前を付けて保存」で新しく保存する決まりにします。

入力データを集める

質を決めるのは、文字起こしの話し手の情報です。 本社や設計事務所から Teams につないでいる人は、自分のアカウントの名前で記録されます。一方、現場事務所に集まった人が会議室のパソコン1台から参加していると、発言を一人ひとりに分けて記録できないことを前提にすべきです。 そのため、現場事務所の参加者には「〇〇設備の△△です」と会社名から話してもらう決まりを作ります。

前回の議事録は、会議のチャットに貼っておきます。 定例の冒頭で、工事担当が前回の宿題の一覧をチャットに貼ります。会議のチャットは Copilot の材料になるので、これだけで前回の宿題の状況を突き合わせられます。 別のファイルを Copilot に読ませる手順を増やさずに済みます。

データの取得方法を決める

Teams の会議として開き、冒頭で録画と文字起こしを始めます。 文字起こしは会議の記録とともに OneDrive と SharePoint に保存されます。チャネルではない会議の記録は、主催者の OneDrive に保存されます。 会議の後は、工事担当が会議のチャットから Copilot を開くだけで、文字起こしが材料になります。

話している言語の設定を軽く見ないでください。 文字起こしは選んだ話し言葉の言語で行われます。言語が合っていないと、文字起こしそのものが崩れ、下書きも崩れます。 日本語は文字起こしの対応言語に含まれています。

録画と文字起こしには保存の期限があります。 会議の録画と文字起こしは、既定で120日で期限が切れ、ごみ箱へ移るとされています。議事録の根拠として残したい場合は、期限の設定を確かめ、確定した議事録と一緒に必要な期間保管する手順を決めます。

AIへ渡す前に整形する

AIに渡す前の処理は、ほとんどが会議の開き方の決まりです。

1. 会議を Teams の会議として予定する … 毎週の定例を、定期的な会議として予定表に入れます。会議のチャットが毎週同じ場所に残ります
2. 冒頭で録画と文字起こしを始める … 始める前に、参加者に録画と文字起こしをすることを口頭で伝えます
3. 前回の宿題をチャットに貼る … 会社・内容・期限の3列の表で貼ります
4. 会社名から話す … 現場事務所の参加者は、発言の最初に会社名を言います
5. 日付は月日と曜日で言う … 「来週の頭」ではなく「10月14日の火曜」と言ってもらいます。工程の変更の話のときだけでよいので、所長が意識して言い直します
6. 図面を指して話した箇所は、図面番号を口に出す … 画面共有の中身は文字起こしに残りません

5番目と6番目が、下書きの質にいちばん効きます。 「ここをこう」「その次の週」という話し方は、会議の中では通じても、文字起こしには何も残りません。会議の運び方を少し変えるだけで、AIが読める情報が増えます。

AIに処理させる

させるのは、文字起こしと会議のチャットから、決めた欄を埋めることだけです。

1行目の「判断できないときは承認待ちに置く」が、第1章で書いた中心です。 承認待ちを決定事項に入れる誤りと、決定事項を承認待ちに入れる誤りでは、前者のほうがはるかに重いからです。迷ったら軽いほうの誤りに倒します。

最後の行の「触れられず」も大事です。 前回の宿題のうち、今回の定例で一度も話に出なかったものは、完了したのか忘れられたのか分かりません。「触れられず」と明記して、工事担当が次回の冒頭で確かめます。

5行目の安全の連絡は、議事録の中で唯一「短くしない」欄です。 「足場の手すりの外し忘れ」「クレーン作業の立入禁止の範囲」は、要約すると対象の会社と場所が落ちます。 安全の連絡は、言われたとおりの言葉で、対象の会社と一緒に残させます。

指示内容を固定する

この会議は、建設現場の週次の定例打合せです。
会議の文字起こしと会議のチャットだけを根拠に、議事録の下書きを作ってください。
書かれていないことを補わないでください。

【出力する欄】次の順で、それぞれ表で出してください。
1. 決定事項（議題／内容／根拠の発言の時刻）
2. 承認待ち（議題／内容／誰の承認が要るか／根拠の発言の時刻）
3. 協議中（議題／論点／次回までに必要なこと）
4. 宿題（会社／内容／期限／根拠の発言の時刻）
5. 工程の変更（作業／変更前／変更後／理由／影響する作業／承認の要否）
6. 前回の宿題の状況（チャットに貼られた前回の宿題ごとに、完了／継続／触れられず）
7. 安全の連絡（内容／対象の会社）

【厳守事項】
- 施主の承認、設計変更の手続き、監理者の確認が必要と話されたものは、
  決定事項に入れず、承認待ちに入れてください。
  必要かどうか分からないものも承認待ちに入れてください。
- 宿題の会社は、発言の中で名乗られた会社名か、話し手の所属で決めてください。
  決められない場合は「不明」と書き、推測しないでください。
- 期限は、会議の中で言われた日付だけを書いてください。
  「来週中」のように日付が言われていない場合は、言われたとおりに書いてください。
- 工程の変更で、変更前または変更後の日付が言われていない場合は空欄にしてください。
  工程表などから日付を補わないでください。
- 各行に、根拠にした発言の時刻を書いてください。
- 数量、寸法、日付は、文字起こしに出てきた表記のまま書いてください。
- 安全に関する連絡は、短くまとめずにすべて書いてください。

「分からないものも承認待ちに」を明記しないと、AIは会議の雰囲気で決定事項に入れます。 現場での合意は「じゃあそれで」という言い方で終わることが多く、文字起こしの上では決まったように見えるからです。

「根拠の発言の時刻」を全行に付けるのは、工事担当の確認を速くするためです。 時刻があれば、文字起こしのその箇所を開いて原文を読めます。録画を頭から探し直す作業が、時刻を開く作業に変わります。 これが第4章の①が縮む理由です。

出力形式を固定する

Copilot には、表で返させます。 下書きを使うのは人で、そのまま議事録の様式（Word）に貼るためです。JSONで返させて変換するより、表のまま貼るほうが手間がありません。

工程の変更の表は、たとえば次の形です。

宿題の表と、前回の宿題の状況の表は、次の形です。

「不明」と「期限なし」と「触れられず」が、工事担当の直す場所の目印です。 この3つの語を表の中で探せば、どこを埋めればよいかが一目で分かります。 AIに空欄で返させると、埋める必要がある空欄と、もともと空でよい欄の区別がつきません。

表の列を固定するのは、様式に貼ったときに列がずれないためです。 欄の順と列の名前をプロンプトで決めておけば、どの現場の議事録も同じ形になります。 協力会社は、どの現場の議事録でも同じ場所を見れば自社の宿題と工程の変更が分かります。

Copilot の応答は、どの情報源を使ったかを示します。 会議の後の質問への応答には、使った情報源が引用として付くとされています。それでも、根拠の発言の時刻は表の列として別に出させます。 引用は画面の上での確認には便利ですが、Word に貼ると残らないからです。

システムへ連携する

Copilot と議事録の様式のあいだは、人の手でつなぎます。 下書きを自動で様式に流し込む形も考えられますが、工事担当が直すことを前提にしているので、貼る作業を自動にしても時間はほとんど変わりません。 自動にするのは、確定した後の変換と配布です。

PDFへの変換は、OneDrive のコネクタの「ファイルの変換」で行います。 対応する変換の一覧は公式の案内に示されています。ファイルの作成の直後に変換するとエラーになることがあり、作成と変換のあいだに待ち時間を入れることが勧められています。 また、電子署名・パスワード・IRMで保護された Word はPDFに変換できないとされています。

メールは Office 365 Outlook のコネクタで送ります。件名には現場名と定例の回数を、本文には宿題の件数と工程の変更の有無を入れます。 受け取った協力会社が、PDFを開く前に自社に関係があるかを判断できます。

人が確認する

1. 工事担当が、日付・数量・会社名を文字起こしの原文と照らす … 根拠の発言の時刻を開いて確かめます。聞き違いはここでしか直せません
2. 工事担当が、宿題の「不明」と期限の「期限なし」を埋める … 自分のメモと記憶で埋め、埋められないものは次回の冒頭で確かめる項目にします
3. 工事担当が、工程の変更を工程表と照らす … 変更後の日付が工程表のどこに影響するかを、影響する作業の欄に足します
4. 所長が、決定事項と承認待ちの仕分けを確かめる … 承認待ちが決定事項に紛れていないかを見ます
5. 所長が、配ってよいと決める … 工事担当が確定版を配布用のフォルダに保存します

1番目を省かないでください。 文字起こしは、現場の騒音、専門用語、会社名の読みで崩れます。「デッキ」が「デスク」に、「建方」が「立て方」になることを前提にします。 工程の日付は協力会社の職人の手配に直結するので、1件の聞き違いが現場の1日の空振りになります。

目標は、1回24分です。 下書きは定例の直後に5分で作り、直す作業は日付・数量・会社名と、不明の欄に絞ります。録画を頭から見返すことはしません。

例外に対処する

上の2行は、会議の始め方の問題です。 どちらも、定例の冒頭に工事担当が30秒で確かめれば防げます。会議の冒頭の手順に「録画と文字起こし、言語は日本語」を入れておきます。

記録を残す

• 確定版の議事録（Word とPDF）と、配った日時・送り先
• Copilot が出した下書き（直す前のもの）
• 工事担当と所長が直した箇所 … 日付、数量、会社名、承認待ちの仕分けのどれを直したか
• 前回の宿題の状況の一覧と、「触れられず」が続いた宿題
• 工程の変更の一覧（現場ごとに積み上げる）
• 配った後の訂正の記録 … 誰からの申し入れで、どの箇所を、どの版で直したか

直す前の下書きを残すのは、どこで崩れたかを後から見るためです。 日付の聞き違いが多いのか、承認待ちの仕分けを誤るのかで、直すべきなのが会議の運び方かプロンプトかが分かれます。

工程の変更の一覧は、現場ごとに積み上げます。 議事録ごとに散らばっていると、工期の遅れの理由を後から説明するときに拾い集めることになります。 毎週の表を1枚に追記しておけば、工期の変更の協議の材料になります。

訂正の記録は、議事録が「言った・言わない」の記録であることから残します。 訂正の申し入れがあった箇所が、文字起こしの聞き違いだったのか、発言そのものの食い違いだったのかを残しておくと、次に同じ会社と同じ話になったときの根拠になります。