顧問先から毎月ばらばらの形で届く給与の変動データを読み取り、給与計算ソフトの取り込み形式にそろえる

処理の起点を決める

変動データ用のメールアドレスにメールが届いたことを起点にします。 Make の Email アプリの Watch emails のトリガーで受信を見張り、添付は Iterate attachments で1つずつ取り出します。添付が3つあれば、3つの流れとして処理されます。

顧問先には、変動データはこのアドレスへ送ってもらうよう案内します。担当者の個人アドレスに届いたものは、転送してもらいます。 入口がばらばらだと、処理されないまま埋もれるメールが出ます。

同じ顧問先から、訂正や追加のメールが続けて届きます。 そのたびにシナリオが動き、取り込みの表の同じ顧問先・同じ月の行を上書きせず、新しい版として追加します。 どの値が最新かは版の番号で分かるようにし、担当者が確かめて古い版を取り消します。

入力データを集める

質を決めるのは、2つの対応表です。 生成AIがどれほど正確に抜き出しても、「山田」がどの従業員かは表にしか書かれていません。最初の月は当たらないものが多く出ますが、担当者が登録するたびに表が育ち、翌月から当たるようになります。

項目の対応表には、単位も持たせます。 同じ「残業」でも、顧問先Aは時間を小数で、顧問先Bは「時:分」で書いてきます。顧問先ごとの書き方を表に持っておけば、「8.30」の意味を迷わずに決められます。

データの取得方法を決める

添付の種類ごとに、ルーターで経路を分けます。 Make のルーターは、流れを条件ごとに複数の経路に分けるもので、どの条件にも当たらないものを処理するフォールバックの経路を設定できます。

Excel のシートが複数あるときは、全部のシートを読みます。 顧問先によっては、1枚目に勤怠、2枚目に手当を書いてきます。1枚目だけを読むと、手当の変更がまるごと抜けます。

PDFは、パスワードのかかっていない標準的なPDFである必要があります。 Claude API のPDFの入力はパスワードや暗号化のないPDFが対象です。給与のデータはパスワードを付けて送られてくることが多いので、この経路の手前で確かめます。

AIへ渡す前に整形する

1. 顧問先の特定 … 送信元のアドレスを顧問先の一覧で引きます。当たらなければ処理を止め、担当者に選ばせます
2. パスワードの確認 … パスワード付きのPDFやExcelは自動で開きません。担当者に通知し、解除して受領フォルダへ保存し直してもらいます
3. 引用部分の除去 … 返信の連鎖で届いたメールは、最新の本文だけを使います。先月のやり取りの数字を拾わないためです
4. 対象月の確認 … ファイル名やメール本文から対象の月を読み、顧問先の締め日と合っているかを確かめます
5. 重複の確認 … 同じ顧問先・同じ月・同じ内容のファイルが二度届いたものに印を付けます
6. 前月の値の取り出し … 前月の取り込みの表から、その顧問先の従業員・項目ごとの値を取り出しておきます

4番目を省かないでください。 顧問先が先月分のファイルを間違えて送ってくることがあります。値の形は正しいので、対象月を確かめない限り誰も気づきません。

AIに処理させる

させるのは、書かれている値を、書かれているとおりに抜き出すことだけです。

5行目が、この構成の要です。 顧問先が「なし」と書いたのか、何も書かなかったのかを、抜き出しの段階で区別して残させます。 空欄を0として扱うか、値を変えない空欄として扱うかは、後段の規則と担当者が決めます。

3行目の単位の換算を生成AIにさせると、もっともらしく誤ります。 「8.30」を8.5時間に直すか8.3時間のままにするかは、顧問先の書き方の癖で決まります。抜き出しは書かれたとおり、換算は表の単位で行います。

指示内容を固定する

あなたは社会保険労務士事務所で、顧問先から届いた給与の変動データを
取り込みの表に写す前の、値の書き出しを担当しています。
渡すのは1社分・1回分のデータです。書かれていることだけを書き出してください。

【顧問先】{client_name}
【対象月】{target_month}
【データ】{payload}   … スプレッドシートの値、CSV、PDF、メール本文のいずれか

【書き出すもの】
従業員ごと・項目ごとに：
- 従業員の呼び方（書かれたとおり）
- 項目名（書かれたとおり）
- 値（書かれたとおりの文字）
- 単位（書かれていれば）
- 明示の記載か空欄か（explicit / blank）
- 根拠の位置（シート名とセル、ページ、本文の文）

【厳守事項】
- 従業員番号や給与計算ソフトの項目名を推測して書かないでください。
- 値を換算しないでください。「8.30」は「8.30」のまま、「8時間30分」は「8時間30分」のまま書いてください。
- 空欄を 0 にしないでください。空欄は blank としてください。
  「なし」「0」「－」と書かれているときだけ explicit としてください。
- 合計の行や小計の列は書き出さないでください。従業員ごとの行だけにしてください。
- 対象月と違う月のデータと思われる場合は、target_month_mismatch を true にしてください。
- 同じ従業員・同じ項目が2か所に書かれていて値が違う場合は、両方を書き出し、
  conflict を true にしてください。どちらかを選ばないでください。
- 入社・退職・昇給・住所の変更など、変動データ以外の連絡が含まれていたら、
  other_notices に原文のまま書き出してください。

「合計の行を書き出さない」を入れないと、「合計」という名前の従業員が1人増えます。 顧問先の表の最下行には、ほぼ必ず合計があります。

「入社・退職・昇給」を別の欄に出させるのは、これらが変動データの転記では済まないためです。 従業員の登録や固定的な賃金の変更は、給与計算ソフトの別の画面での作業になり、別の手続にもつながります。取り込みの表に紛れ込ませず、担当者が必ず読む欄に出します。

出力形式を固定する

構造化出力で、次の形のJSONを返させます。 Claude API の構造化出力は、指定した JSON Schema に沿った応答を返させる機能で、必須の項目の欠けや型の誤りを防げます。

{
  "client_code": "",
  "target_month": "",
  "target_month_mismatch": false,
  "rows": [
    { "employee_ref": "", "item_label": "", "value_raw": "", "unit_raw": "",
      "presence": "explicit | blank", "conflict": false, "source": "" }
  ],
  "other_notices": [""]
}

1つ目の理由は、employee_ref と item_label を書かれたとおりに持てることです。 Make は、この2つで対応表を引きます。書かれたとおりの文字が残っていれば、当たらなかったときに担当者が何を登録すればよいかがそのまま分かります。

2つ目は、presence で空欄の意味を運べることです。 Make は、explicit の「なし」には0を、blank には空欄を入れ、blank の行に印を付けて担当者に見せます。

3つ目は、source で元のファイルに戻れることです。 確認のとき、セルやページの位置から原本をすぐ開けます。

Make が対応表と単位の変換を通した後の、取り込みの表の1行は次のようになります。

1行目の「8.30」を8.5にしているのは、この顧問先の項目の対応表に「時:分」と登録されているからです。 給与計算ソフトの勤怠項目の単位が「0.0時間」の設定なら小数で、「000時間00分」の設定なら「8:30」のように半角のコロンで入れる必要があります。変換先の形も、項目の対応表に持たせます。

システムへ連携する

シナリオのモジュールは、上から次の順に並びます。

1. Email ＞ Watch emails（変動データ用のアドレスを見張る）
2. Google Sheets ＞ Search Rows（送信元のアドレスで顧問先の一覧を引く）
3. Email ＞ Iterate attachments（添付を1つずつにする）
4. ルーター（Excel／CSV／PDF／本文／フォールバック）
5. 経路ごとの取り出し（Excel は Google Drive ＞ Upload a File で変換し、Google Sheets ＞ Get Range Values で読む）
6. Anthropic Claude ＞ Make an API Call（構造化出力で書き出させる）
7. Iterator（返ってきた rows を1行ずつにする）
8. Google Sheets ＞ Search Rows（従業員の対応表と項目の対応表を引く）
9. アグリゲーター（1回分の行をまとめる）と Google Sheets ＞ Bulk Add Rows（取り込みの表へ書き込む）

9番目でまとめて書き込むのは、1回分の行を1つの版として扱うためです。 1行ずつ書き込むと、途中で止まったときに半分だけ書き込まれた版が残ります。

給与計算ソフトへは、この構成から書き込みません。 取り込みの表をCSVで書き出し、給与計算ソフトの画面から取り込むのは担当者です。取り込みの操作をした人が、その月の値に責任を持つ形にします。

取り込みの表は、給与計算ソフトのサンプルCSVと同じ列の並びにします。 マネーフォワード クラウド給与の場合、A列の「Version」は必須で、B列の「従業員識別子」かC列の「従業員番号」のどちらかを入れる必要があり、J列以降が各項目の入力欄です。列の並びを最初にサンプルからそろえておけば、書き出したCSVをそのまま取り込めます。

人が確認する

全件、担当者が確かめてから取り込みます。 そのうえで、見る順番を決めます。

1. 変動データ以外の連絡を読む … 入社・退職・昇給などは、取り込みの前に別の作業が要ります
2. 当たらなかった従業員・項目を登録する … 対応表に登録すると、その行が当たった状態になります。同じ姓が2人いるものは、顧問先に確かめます
3. 空欄の確認の行を決める … blank の行について、「なし」か「書き忘れ」かを顧問先の過去の傾向から判断し、分からなければ問い合わせます
4. 前月と大きく違う値を見る … 残業が前月の3倍になった、手当が消えた、などの印の付いた行を、原本の位置から確かめます
5. CSVで書き出して取り込む … 取り込んだ後、ソフトの画面で取り込んだ項目に印が付いたことを確かめます

3番目を省かないでください。 給与計算ソフトによっては、空欄で取り込んだ項目は上書きされず、画面に表示されている値がそのまま残ります。先月入れた欠勤日数が、今月も残ったまま計算されるのはこの経路です。

目標は、40件をならして1件12分です。 対応表が育った顧問先は、印の付いた行だけを見て数分で終わります。最初の2か月は、対応表の登録で時間がかかります。

例外に対処する

上から4行目と5行目が、支給額の誤りに直結します。 どちらも「どちらかを選べば先に進める」場面ですが、選ぶのは人です。 自動で選ぶ分岐は作りません。

記録を残す

• 受信したメールと添付の原本、受信の日時
• 生成AIに渡したもの（変換後の値、CSV、PDF、本文）と、返ってきたJSON
• 対応表で当てた結果と、当たらなかったものを担当者がどう登録したか
• 単位の変換の前と後の値
• 取り込みの表の版と、取り込んだ担当者と取り込んだ日時
• 顧問先への問い合わせと、その回答

3つ目の登録の記録は、対応表の育ち方を見る材料になります。 毎月同じ項目が当たらない顧問先は、表の書き方を毎月変えています。書式を固定してもらうよう相談するほうが、登録を続けるより早く終わります。