店舗から毎日届く日報のコメントを読み分けて、本部の週報に要点と要対応の一覧をまとめる

処理の起点を決める

毎週金曜の午後、担当者が「週次」シートを開くことを起点にします。 最小構成では自動では動かしません。日報は毎日届きますが、週報は週に一度なので、AIに読ませるのも週に一度で足ります。 毎日読ませると、同じ話が複数の店舗から出ていることが1日分では見えません。

対象の期間は前週の月曜0時から日曜24時までと決めます。閉店が深夜0時を過ぎる店舗があるので、日付は送信日時ではなく、Forms の設問に入れた「営業日」で区切ります。 送信日時で区切ると、日曜の営業分が翌週に入り、1日ずれた店舗が毎週出ます。

ただし、日報は緊急連絡の経路ではありません。 食中毒の疑い、従業員のけが、火災、設備の停止のようにその日のうちに本部が動く必要がある事項は、日報に書くのではなく、店長からエリアマネージャーへの電話と、既存の緊急連絡の経路で受けます。この構成は週に一度しか読まないので、緊急の事項を日報の欄で受けている会社は、先にその運用を直してください。 週報の側では、緊急連絡の経路で受けた事項が日報にも書かれているかを確かめるだけにします。

入力データを集める

行番号は必ず渡します。 Forms の回答ブックには回答ごとのIDの列があります。この番号が、要対応の事項を原文と突き合わせるときの手がかりになります。 行番号が無いと、店舗名と日付で探すことになり、同じ日に2回送った店舗で迷います。

店舗の一覧には定休日を持たせます。 定休日に日報が無いのは未提出ではありません。これを持たないと、定休日の多い店舗が毎週「未提出」として週報に載ります。

前週の要対応の一覧を渡すのは、続いている話を見分けるためです。 先週「換気扇から異音」と書いた店舗が今週も同じことを書いていれば、それは新しい事項ではなく、先週の依頼がまだ片づいていないという事実です。週報では、新しい事項と続いている事項を分けて載せます。

データの取得方法を決める

最小構成では、回答ブックの中に「週次」シートを1枚足し、前週の行だけを見る形にします。回答ブックは Forms と同期しているので、担当者がブックを開いたときには最新の回答が入っています。

提出日数と記入件数は、Copilot に聞かずに数式で出します。 Copilot にも数えさせることはできますが、週に210行を毎回同じ結果で数えることを求める道具ではありません。数式の結果は毎週同じ規則で出るので、週報の数字の出どころを説明できます。

Copilot に読ませる範囲は、エリアごとに10店舗分、約70行に分けます。 30店舗分を一度に渡すこともできますが、1回の範囲が大きいほど、どこかの行を読み飛ばしても気づきにくくなります。3回に分ければ、1回ごとに読んだ行の数を確かめられます。

AIへ渡す前に整形する

1. 営業日で区切る … 送信日時ではなく、設問の「営業日」の列で前週の7日分を取ります
2. 同じ日の二重送信を1行にする … 送り直した店舗は、同じ営業日に2行あります。後の行を残し、前の行には印を付けて読ませないようにします
3. 空欄だけの行に印を付ける … 6つの欄がすべて空の日報は、読み分けの対象から外し、数式の側で「記入なし」として数えます
4. 店舗名を店舗コードでそろえる … 店長が店舗名を手で入れる設問にしていると、「駅前店」「駅前」のような揺れが出ます。店舗は選択式の設問にするのがいちばん確実です
5. 従業員の氏名を目立たせない … 「アルバイトの○○さんが遅刻」のような記述は、週報に氏名が載らないよう、指示文で店舗名までにとどめさせます
6. エリアで分ける … 「店舗」シートのエリアの列を使い、10店舗ずつの範囲に分けます

2番目を省くと、同じ事項が2回並びます。 店長が書き足すために送り直すことはよくあり、前の行と後の行でほとんど同じ内容が書かれています。担当者は、それが2件の別の話なのかを確かめるのに時間を使います。

AIに処理させる

させるのは、次の4つです。

6区分は、日報の欄とは別に決めます。

欄の名前で区分を決めさせないのは、店長が欄を選ばずに書くからです。 「その他」の欄に冷蔵庫の不具合が書かれていたり、「お客様の声」の欄に床のタイルが割れてお客様がつまずいた話が書かれていたりします。欄ではなく中身で読み分けるのが、AIに任せる理由です。

要対応とするのは、次のいずれかに当たるものです。

• 修理・交換・点検の手配が要る（設備・備品）
• 仕入先への申し入れが要る（食材・仕入れ）
• お客様への再度の連絡、返金の承認が要る（苦情・トラブル）
• 本部からの応援や採用の手配が要る（人員・シフト）
• 衛生・安全に関わる（すべて要対応）
• 店長が本部に判断や返事を求めている

衛生・安全を無条件で要対応にするのは、判断をAIに持たせないためです。 「軽い話だから要対応ではない」とAIが決めると、その1件は週報のどこにも出てきません。迷うものは要対応に入れ、外すかどうかは人が決めます。

指示内容を固定する

あなたは飲食チェーンの本部で、店舗の日報を読んで週報をまとめる担当者を手伝います。
このシートの「週次」の範囲にある日報だけを読んでください。
Web の情報や、このシート以外のファイルは使わないでください。

【読む範囲】
「週次」シートのうち、エリア列が {area} の行。
「読まない」の印が付いた行と、6つの欄がすべて空の行は読まないでください。

【作業1：区分への読み分け】
6つの欄の記述を、次の6区分に振り分けてください。
欄の名前ではなく、書かれている中身で区分を決めてください。
お客様の声／苦情・トラブル／設備・備品／衛生・安全／人員・シフト／食材・仕入れ

【作業2：傾向のまとめ】
区分ごとに、今週多かった話を3行以内でまとめてください。
件数は書かないでください。「多い」「複数の店舗で」のような言い方にしてください。

【作業3：要対応の列挙】
次のいずれかに当たる記述を、1件も省かずにすべて並べてください。
- 修理・交換・点検の手配が要る
- 仕入先への申し入れが要る
- お客様への再度の連絡や返金の承認が要る
- 本部からの応援や採用の手配が要る
- 衛生・安全に関わる（すべて含める）
- 店長が本部に判断や返事を求めている
迷ったものは含めてください。まとめたり、代表的なものだけを選んだりしないでください。
1件ごとに、行番号・店舗名・営業日・区分・原文の引用を書いてください。
原文の引用は、日報に書かれた文をそのまま写し、言い換えないでください。
前週の要対応の一覧に同じ店舗の同じ話があれば、「継続」と書いてください。

【作業4：同じ話の束ね】
2つ以上の店舗から出ている同じ話があれば、話の内容と店舗名の一覧を書いてください。
1店舗だけの話は、ここには書かないでください。

【厳守事項】
- 日報に書かれていないことを補わないでください。原因や対応策を推測しないでください。
- 従業員やお客様の氏名は書かず、「従業員」「お客様」としてください。
- 最後に、読んだ行の行番号をすべて並べてください。

【前週の要対応の一覧】{last_week}

「迷ったものは含める」を書かないと、要対応が少なめに出ます。 何も言わなければ、AIは「本部が動くほどではない」と見た記述を外します。外すかどうかの判断を人の側に残すために、含める方向に倒させます。 多めに出た分は、担当者が原文を見て外すだけで済みます。

「件数は書かない」は、数をExcelに任せるための一文です。 傾向のまとめに「苦情が12件」と書かれると、その数と週次シートの数が違ったときに、どちらが正しいかを調べる手間が生まれます。数はシートの数式だけから出すと決めておきます。

最後の「読んだ行番号を並べる」は、読み落としの検査です。 この一覧の数を週次シートの行数と比べ、少なければ、どの行が抜けたかが番号で分かります。

出力形式を固定する

Copilot の返答は、次の4つの表で受け取ります。 Word の週報のひな形にそのまま貼れる形にするためです。

表1：区分ごとの傾向

表2：要対応の一覧

表3：複数の店舗から出ている話

表4：読んだ行番号

1471, 1472, 1473, ……

表2の「原文の引用」が、この形の中心です。 週報を受け取った設備担当や購買担当は、要約された言い回しではなく、店長が書いた言葉で状況を知ることができます。「冷蔵庫の不調」と要約されるのと、「午後になると8度まで上がる」と書かれているのとでは、修理業者に伝える内容が変わります。

表2と表3を分けているのは、依頼先が違うからです。 表2の1件ずつは、店舗ごとの手配です。表3は、同じ仕入先や同じ機種の話を束ねたもので、購買担当が仕入先に、設備担当がメーカーに、まとめて申し入れる材料になります。

半自動化以降でAPIやワークフローにつなぐ場合は、同じ4つの表をJSONにします。

{
  "area": "東エリア",
  "week": "2026-09-14/2026-09-20",
  "trends": [{ "category": "設備・備品", "summary": "" }],
  "actions": [
    { "row_id": 1482, "store": "駅前店", "business_date": "2026-09-16",
      "category": "設備・備品", "quote": "", "status": "new | continued" }
  ],
  "clusters": [{ "topic": "", "stores": [] }],
  "rows_read": [1471, 1472]
}

rows_read を配列で持たせるのは、件数の突き合わせを機械でできるようにするためです。 最小構成では人が数を見比べますが、半自動化では Power Automate の側で週次の行数と比べ、合わなければ週報の下書きに進まずに担当者へ知らせる形にできます。

システムへ連携する

最小構成では、どこにも自動で書き込みません。 Copilot はチャットのみのモードで使い、回答ブックを変更しません。週報に貼るのも、Teams に上げるのも人です。 自動化するのは、Forms の回答がブックに入るところまでです。

要対応の事項の割り当ては、Teams の週報の投稿で行います。 表2の1行ごとに、設備担当・購買担当・エリアマネージャーの誰が受け持つかを担当者が書き入れます。翌週の前週の要対応の一覧は、この割り当てと対応状況を書き足したものを使います。

人が確認する

人が時間を使うのは、表2の要対応の一覧と、表4の読んだ行番号の2か所です。

1. 読んだ行の数を確かめる … 表4の行番号の数と、週次シートでそのエリアの読む対象の行数を比べます。合わなければ、抜けた行番号を探し、その店舗だけ読み直させます
2. 要対応の1件ずつを原文と照らす … 行番号で週次シートの行を開き、引用が原文どおりか、区分が合っているかを見ます
3. 要対応から漏れていないかを見る … 週次シートで「設備・備品」と「衛生・安全」の欄に記入のある行を絞り込み、表2に載っていない行がないかを確かめます
4. 外すものを決める … 迷って含められたものを、本部が動く必要がないと判断したら外します。外した理由を1語で書き残します
5. 前半の傾向を読み、言い過ぎを直す … 「複数の店舗で」と書かれた話が本当に複数の店舗の話かを、表3と照らして確かめます

3番目は、AIに頼らない漏れの検査です。 欄の名前で区分を決めさせない設計にしているので、表2の漏れは欄の名前では完全には拾えません。それでも「設備・備品」の欄に書かれた記述が表2に1件も無ければ、それは確実に漏れです。 数式で絞り込むだけなので、数分で終わります。

目標は、900件をならして1件0.6分です。 1件ずつ日報を読む時間はなくなり、人が読むのは表2に挙がった行と、3番の検査で引っかかった行だけになります。表2の件数が多い週はこれを超えます。

例外に対処する

上から2行目が、要約の構成でいちばん起きやすい失敗です。 原文の引用を頼んでも、長い記述を短く言い換えて「引用」として返すことがあります。言い換えられた引用は、設備担当が修理業者に伝える段階で意味がずれます。 1字ずつ比べる必要はありませんが、数字と固有名詞が原文どおりかだけは必ず見ます。

記録を残す

• その週の「週次」シートの写し（読ませた行と、数式で出した提出状況）
• 使った指示文と、エリアごとの Copilot の返答の全文
• 表4の読んだ行番号と、週次シートの行数の比較の結果
• 人が表2から外した事項と、外した理由
• 人が表2に書き足した事項と、どの検査で見つけたか
• Teams で割り当てた担当者と、翌週時点の対応状況

外した事項と書き足した事項を残すのは、指示文を直す材料にするためです。 書き足した事項が毎週「床の破損」なら、要対応の条件に床のことを書き足せば済みます。同じ直しが3週続いたら、指示文のほうを変えます。